2024 年の複数のオフィス拠点向けの電話システムの選択

複数のオフィスの場所間で通話を転送しようとするのは悪夢のような作業です。 発信者に保留状態を維持し、手動で切断してから他のオフィスにリダイヤルし、誰かがすぐに電話に出るよう祈る必要があります。 接続したら、最初から発信者を再度紹介する必要があります。

全社的な会議や電話会議を開催する必要がある場合は、さらに状況が悪くなります。 簡単にダイヤルインする方法がないため、複数の会議回線とアクセス コードをさまざまなチームやオフィスの場所に電子メールで送信する必要があります。

このばらばらのコミュニケーション シナリオに見覚えがあると思われる場合は、おそらく、複数の場所やオフィスで時代遅れの電話システムを使用していることでしょう。 幸いなことに、ユニファイド コミュニケーション(UC) のおかげで、はるかに優れた方法があります。

音声、ビデオ、メッセージング、ファイル共有のための 1 つのシームレスなクラウドベースの通信プラットフォームを通じて、すべてのビジネス ニーズにどのように対応できるかを見てみましょう。

複数の場所に統合電話システムが必要な理由

マルチサイト ビジネスに真の UC ソリューションを導入すると、従来の非接続型電話ソリューション セットアップの制約に比べて、驚くべきメリットが得られます。 主な利点をいくつか示します。

顧客体験の向上

従来のオンプレミスPBX 電話システムは、各拠点間での固有の統合がなく、各拠点から独立して動作します。 クラウドベースの電話システムに移行すると、これらの障壁が取り払われ、組織全体があらゆる場所で使用できる単一のシームレスなコラボレーション プラットフォームが作成されます。

簡単な例を示します。大都市で人気のレストラン チェーンを経営しているとします。 顧客は予約するために Google が提案する間違った番号をダイヤルすることがよくあります。 統合された電話システムを使用すると、スタッフは電話を切って、見慣れない新しい電話番号にダイヤルする必要がなく、通話を目的の場所に転送できます。

Nextiva のようなユニファイド コミュニケーション プロバイダーを使用すると、チームは 1 つのアプリで電話、ビデオ、メッセージング、ファイル共有を介して共同作業できます。 これにより、物理的な距離や場所に関係なく、シームレスなコミュニケーションとコラボレーションが可能になります。

コラボレーションの強化

ほとんどの多拠点電話システムは、HD ビデオ会議、音声/VoIP 通話、チーム メッセージング、画面共有、ファイル バックアップ/共有などの職場での重要なコラボレーション ツールを 1 つの直感的なインターフェイスに組み合わせています。 この統合により、オフィスの全拠点に分散したチームや従業員が、必要なツールをオンデマンドで使用して簡単に接続し、共同作業できるようになります。

たとえば、リモート チーム メンバーは、音声通話から画面共有を使用したビデオ会議に移行できます。 また、統合されたチーム メッセージング チャネルを通じて、ファイル、ドキュメント、または更新を共有し、共同作業することもできます。

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従業員エクスペリエンスの向上

クラウドベースの通信ソリューションを使用すると、スタッフは、リモートで作業しているときや旅行中にスマートフォンやタブレットなど、インターネットに接続されているあらゆるデバイスから完全な通信およびコラボレーション機能にアクセスできます。

これにより、物理的なデスクの場所に関連付けられた従来の電話システムよりも、よりモバイルで柔軟なワークフォース エクスペリエンスが実現します。 従業員は、オフィス、自宅、外出先を問わず、電話をかけたり受けたり、ビデオ会議に参加したり、ボイスメールをチェックしたり、同僚とチャットしたりすることができます。

IT管​​理の簡素化

ユニファイド コミュニケーション ソリューションの最大の利点の 1 つは、単一の Web ベースの管理ポータルを通じて IT スタッフまたは管理者に提供される集中管理機能です。

IT チームは、オフィスの各拠点で個別のオンプレミス PBX システムを個別に管理する代わりに、クラウド電話システムを使用して、すべてのユーザー プロビジョニング、設定、コール ルーティング、セキュリティ ポリシー、システム アップデート、トラブルシューティングを 1 つの統合コンソールから集中管理できます。

成長のためのスケーラビリティ

ビジネスが拡大し、新しい建物の場所や市場に成長するにつれて、既存の複数オフィスの電話システムにサイトを追加するのは簡単です。

真剣に、ポイントクリックするだけで簡単です。 複数か月 (または複数年) にわたる移行計画は必要ありません。 複雑なオンサイトの設置や、新しいハードウェアや PBX システムの再構成は必要ありません。

UC サービスはクラウド内に存在するため、管理者は集中管理ポータルを使用して新しい場所とユーザーをプロビジョニングするだけで済みます。 これにより、従来のオンプレミス設定と比較して、大規模なシステム中断や技術リソースを必要とせずに、機能を簡単に拡張し、ビジネスの成長に対応できます。

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費用対効果

クラウド PBX を使用すると、運営するすべてのオフィス拠点で複雑なオンプレミス PBX ハードウェアとインフラストラクチャを購入、導入、維持するために必要な多額の初期投資コストが不要になります。

代わりに、すべての拠点にわたる UCaaS サービスに対して、予測可能なユーザーごとの月額サブスクリプション料金を支払います。 この価格モデルでは、コストの予測可能性が向上し、オンプレミスの機器、メンテナンス、サポートの合計コストよりも長期的には費用対効果が高くなります。

ユニファイド コミュニケーション ソリューションを選択する際に注意すべき点

クラウド UC の需要が高まる中、貴社のような複数拠点のビジネスのニーズに応えようとするVoIP および UCaaSベンダーが不足することはありません。

ただし、すべてのソリューションが同じように作成されるわけではないため、次の点に注目してください。

1) 集中化されたニーズ

必要なコア機能は、ビジネス コミュニケーションとコラボレーションのニーズを、あらゆるオフィスや場所にわたる単一の完全に統合されたソリューションに統合できる UC サービス プロバイダーです。 これには以下を含める必要があります。

• クラウド VoIP/音声通話: 着信およびカスタマー サポートのための使いやすい音声/ビデオ通話および会議機能
• ユニファイド メッセージング:統合されたボイスメール、チャット、SMS、FAX、さらにはボイスメールから電子メールへの文字起こし機能
• オンライン会議: 画面共有による HD ビデオ会議
• コラボレーション ツール: ファイル共有、バックアップ、チーム メッセージング チャネル
• モバイル アプリ: あらゆるデバイス/場所からすべてのツールにアクセスできる機能

会社が Microsoft 365 または Office アプリに投資している場合は、Microsoft Teams との緊密な統合を提供する UC ソリューションを見つけることが理想的です。 これにより、スタッフがすでに日常的に使用している Teams インターフェイス内で直接、通話の発着信、ボイスメールの表示、ファイルの共有が可能になります。

2) オンボーディングとユーザーの利便性

大きなユーザー トレーニングや変更管理のハードルを必要とせずに、組織全体に迅速かつ簡単に導入できる VoIP 電話システムが必要になります。 クラウドベースの通話管理ソリューションには、ユーザーフレンドリーなインストールと直感的なインターフェイスの点で、厳格なオンプレミス システムに比べて本質的な利点があります。

Nextiva などのトップ UC ベンダーは、モバイル アプリとデスクトップ アプリ全体でクリーンでわかりやすいインターフェイス設計による最新のユーザー エクスペリエンスを提供しています。 従業員は、大規模な準備やトレーニングを行わなくても、直観的に電話をかけたり、会議を管理したり、ボイスメールにアクセスしたり、チャットしたり、システムのその他の統合機能を活用したりできる必要があります。

特に、システムの通話機能は消費者にとって使いやすいものである必要があります。たとえば、数回クリックするだけで、場所と内線間で通話を転送できる必要があります。

3) 多拠点通信

スムーズなクロスサイトコミュニケーションの促進は必須です。 次のような堅牢な通話処理機能を備えたビジネス コミュニケーション プラットフォームを探してください。

• 場所に依存しない通話の転送と転送: 従業員は数回クリックするだけで、異なるオフィス、内線、モバイル デバイス/リモート ユーザー間で音声通話を簡単に転送できます。
• 仮想受付: 高度な仮想受付を使用して発信者を適切な担当者/部門に効率的にルーティングし、適切なチームまたはオフィスに連絡するためのメニューを発信者に提供します。
• 統合された社内ディレクトリ: 一元化されたディレクトリを名前または部門で検索するだけで、どこにいても同僚をすばやく見つけてつながります。

さまざまな場所に独立性を提供する UC システムにより、複数拠点の組織全体での通信がシームレスになります。

4) 集中管理

一元的な管理と監視は、マルチサイト UC の導入と継続的な管理業務を大幅に簡素化する重要な機能です。

すべての場所にわたるリアルタイムのシステムの健全性とパフォーマンス データを可視化することで、IT チームは問題を迅速にトラブルシューティングし、コール ルーティングを最適化し、通信インフラストラクチャの一貫した稼働時間を確保できます。 統合分析は、より良いビジネス戦略を推進するために、通話量、使用パターン、チームのコラボレーション行動などに関する貴重なインテリジェンスも提供します。

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Nextiva でビジネスコミュニケーションを統合

複数の場所やオフィス向けに設計されたクラウドベースの電話システムを使用すると、さらに多くの機能が得られます。 企業コミュニケーションを改善するには、次のような方法があります。

• 統合された音声、ビデオ、メッセージング、およびファイル共有ツールによる、場所をまたがるシームレスなコラボレーション
• どこからでも通信にアクセスできる、強化されたモバイル従業員電話サービス エクスペリエンス
• 一元的な管理とプロビジョニングによる管理の簡素化
• 転送、アテンダント、ディレクトリ統合などの堅牢な複数サイトおよび複数回線の通話処理機能
• 複雑なアップグレードを必要としない拡張性により、成長に合わせて新しい場所を簡単に追加できます。
• 予測可能なユーザーごとのクラウド サブスクリプション価格による費用対効果

ビジネス コミュニケーション ソリューションを評価するときは、直感的なユーザー エクスペリエンス、一元化された統合機能、複数の場所の最適化、堅牢なセキュリティ/信頼性、および貴社のような企業にサービスを提供する実証済みの実績を提供するソリューションを優先します。

Nextiva は、米国に複数の拠点を持つ企業向けに最適なオールインワン UCaaS プロバイダーとして浮上しています。 同社のクラウド コミュニケーション プラットフォームは、VoIP 通話、ビデオ会議、チーム メッセージング、モバイル アプリ、生産性ツールを 1 つの使いやすいソリューションに緊密に統合します。

主なマルチサイト機能には、拠点間のシームレスな通話転送、すべてのオフィスの集中管理、CRM 統合、拡張を簡素化するユーザーごとの価格設定などが含まれます。 Nextiva は、内蔵のトレーニング、24 時間年中無休のサポート、エンタープライズ グレードのアップタイムを備え、小規模、中規模、および大規模な複数の拠点を持つ企業向けに、将来に備えた VoIP 電話システムを提供します。

今すぐコミュニケーションのニーズをコントロールしましょう。 Nextiva で組織全体を統合し、すべての拠点でコラボレーション、モビリティ、コスト削減を強化します。