複数回線の電話システムの初心者向けガイドと人気の電話のおすすめ

会社が急速に成長している場合、会社の電話システムの規模を超えている可能性があります。
一度に多くの通話を処理できないと、売り上げが低下し、カスタマー エクスペリエンスが損なわれます。 複数回線の電話システムは、通話の保留などの重要な機能を提供します。
最良の部分は、電話ジャックや電話番号の変更が不要になることです。 ビジネス電話システムをセットアップして複数回線をサポートするには、いくつかの方法があります。
このガイドは、ニーズに合った適切な複数回線電話システムを見つけるのに役立ちます。

• 多回線電話システムとは何ですか?
• 複数回線の電話システムはどのように機能しますか?
• 多回線電話の種類
• 複数回線の電話システムをセットアップする方法
• 高度な電話システム機能
• 複数回線の電話システムの利点

多回線電話システムとは何ですか?

複数回線の電話システムを使用すると、2 つ以上の通話を同時に処理できます。 これにより、従業員は通話を保留にしたり、内線番号または外線番号にダイヤルしたり、回線に戻ることができます。
複数回線の電話は、一度に 1 つの通話しか維持できない単一回線の電話とは異なります。 同様に、1 つの電話番号が割り当てられています。 回線が使用中の場合、発信者はボイスメールまたは話中信号に転送されます。

新しい従業員を雇用して顧客ベースを拡大する場合、単線のアプローチでは成長が妨げられます。
企業は、次の 2 つの主な方法のいずれかで複数回線の電話システムをセットアップできます。

• オンプレミスの複数回線電話システム– この老朽化したオンプレミスの電話システムには、通信機器が必要です。 例としては、構内交換機 (PBX) やキー システム ユニット (KSU) などがあります。 どちらも、管理するには多くの技術的スキルが必要です。
• クラウドベースの複数回線電話システム– この最新の電話システムはクラウド内に存在し、使用する電話に無制限の電話回線を提供します。 クラウド電話システムでは、ダイヤル トーンに到達するためにユーザーが現場にいる必要はありません。 この例には、新しい VoIP 電話サービスや一部の IP PBX が含まれます。

ビジネス オーナーは、インストール後に従来の電話システムに触れることはほとんどありませんでした。 ほとんどの場合、複数の回線と電話番号を備えた単一のデバイスで、ビジネス ニーズが満たされました。
かつて、 PBX システムは手頃な価格でセットアップおよび保守できました。 技術が進化するにつれて、資格のある技術者が不足するようになりました。 ハードウェアと才能により、これらを維持するには非常に費用がかかります。 また、リモートで作業するための重要な機能が欠けています。
クラウドベースの複数回線電話システムは、Voice over Internet Protocol ( VoIP ) テクノロジを活用しています。 この新しい電話システムは、個別の回線ではなく、インターネット接続を使用して機能します。 これらの電話システムは、あらゆる規模の企業にとってより優れた機能と費用対効果を備えています。

複数回線の電話システムはどのように機能しますか?

複数回線の電話システムは、個別の内線番号を持つ内部電話ネットワークを作成します。 この機能により、オペレータは着信コールを保留し、他の内線のリアルタイム プレゼンスを確認できます。
従来型とクラウド型は、複数の電話回線をサポートする 2 種類の電話システムです。 各タイプの電話システムの違いを知っておく必要があります。

従来の複数回線電話システム

アナログ複数回線電話システムには 2 つの種類があります。
1 つ目は、単一の固定電話が既存のワイヤを使用して 2 回線機能を提供する場合です。 黄色と黒のワイヤーを使用して、これらを電話ジャックに配線します。 それを使用するには、電話会社から追加の回線の料金を支払う必要があります。 アナログ ハンドセットは、フラッシュ ボタンを使用して回線を切り替えたり、通話を保留にしたりできます。
2 番目のタイプは構内交換機 (略してPBX ) です。 基本的な固定電話またはトランク経由で複数の電話回線を受け入れます。 これらは、ボイスメール、自動転送、スピーカーフォンなどの電話機能を提供します。 外線に接続するために 9 をダイヤルする必要がある場合は、PBX を使用しています。
着信回線が使用中の場合、発信者は話中信号を受信します。 この制限は、成長が必要なビジネスにとって大きな懸念事項です。
従来の電話システムには、複数の回線を受け入れることができる固定電話が必要です。 これらの電話は、ヘッドセットやコードレス電話(DECT) 機能などの機能を提供します。 ただし、その人気は低下し続けており、代替手段である VoIP が支持されています。
クラウドで実行される複数回線の電話システムは、VoIP システムと PBX システムの両方の長所を提供します。 ボンネットの下を見て、それらがどのように機能するかを見てみましょう。

クラウドベースの複数回線電話システム

従来の電話システムの後継がクラウド電話システムです。 無制限のスケーラビリティを備えたマルチライン機能を提供します。 さらに、需要の高い多くのビジネス機能が含まれています。

これはどのように可能ですか？
このタイプの複数回線電話システムは、Voice over Internet Protocol を使用します。 VoIP で地元の電話会社を完全にバイパスします。 信頼できるビジネス VoIP プロバイダーとして、Nextiva はクラウド内に完全な電話システムを提供し、優れたアップタイムを実現します。
クラウド電話システムは通話をデータ パケットに変換します。 それらを近くのデータセンターに送信します。 ほんの数ミリ秒で、IP 電話はオーディオを聞こえる音に変換します。 VoIP プロバイダーは、ビジネス クラスのユーザー専用の仮想 PBX を提供します。
複数回線の電話システムに関して言えば、「仮想」は重要な違いです。
内線番号は物理的な電話回線ではありません。 電話ジャックもありません。 これらは、クラウド PBX が通話をキューに入れたり、通話パーキングを提供したりするための論理的な表現です。 回線ごとに最大 525 の通話をキューに入れることができます。 それはたくさんの電話です！
信頼できるインターネット接続があれば、必要な数の回線を持つことができます。

複数回線電話の種類 (および使用例)

あなたの会社の携帯電話を選ぶことは、偶然のゲームである必要はありません. 複数回線の電話システムで使用できる電話機にはいくつかの種類があります。 行数が多いほど良いとは限りません。
回線数に基づいて電話を分類し、例を示します。

2回線電話

2 回線の電話システムは、通話量が予測可能な小規模企業に最適です。
2 つの回線を使用できる企業のユースケースの例には、次のようなものがあります。

• 販売用に 1 つのライン、サービス用に 2 つ目のラインを持つソロプレナー。
• 従業員が 2 人の小さなオフィスなので、それぞれに 1 つの回線があります。
• 着信コールと管理用の 1 つの回線を受け入れる小さな小売店。

約 80 ドルで 2 回線のVoIP 固定電話を見つけることができます。 Poly VVX 150 は、予算が限られている方に最適です。

4回線電話

従業員が電話を保留にする必要がある場合、ウォーム転送、4 回線の電話が最適です。
使用中の 4 回線電話の例を確認してください。

• 顧客からの電話に応答する営業担当者とアカウント マネージャーがいる小規模な代理店。
• サポート担当者がいるカスタマー サービス チームは、顧客、ベンダー、および従業員に電話をかけ直します。
• 複数の着信に応答して転送する必要がある受付係。

4 回線の電話の価格は、ハンドセットあたり約 160 ドルからです。 Poly VVX 250 または Cisco IP Phone 6851 は、頑丈なVoIP 電話に最適です。

6 ～ 12 回線の電話

マルチライン電話の次の層は、下位の VoIP 電話よりも優れたパフォーマンスを提供します。 標準の電話よりも高速なチップセット、より多くのメモリ、およびさらに多くのカスタマイズ機能を備えています。 このレベルでは、ライン プレゼンスやソフトキーなどの高度な機能を提供します。
これらは、これらのビジネス ニーズに最適なオプションです。

• スクリーニングを行い、幹部のライン ステータスを知る必要があるエグゼクティブ アシスタント。
• 一度に複数の通話を監視する必要があるチーム スーパーバイザー。
• 経営陣と在庫と価格を確認する必要がある上級アカウント エグゼクティブ。

5 回線を超える固定電話は、通常 250 ドルを超えます。 費用対効果の高い Nextiva X-885 VoIP 電話は、わずか 190 ドルで 12 回線をサポートします。
究極の柔軟性を得るには、Nextiva X-835 VoIP 電話をお試しください。 これは、ビジネス電話システムの熱狂的なプリンス リッチによるレビューです。

ビデオ: Rich Technology Group による Nextiva X-835 デバイスのレビュー

柔軟な電話回線数

利用可能な電話回線の数が事前に定義されている電話を選択するという課題はありますか? ビジネスコミュニケーションのニーズを理解し、将来の要件を予測する必要があります。
会社で使用する回線の数に関係なく、より多くの回線を処理できる電話を使用することをお勧めします。 これらの電話機は 1 本のワイヤしか必要としないため、取り付けが簡単です。
年間を通して 4 つの電話回線が必要だが、繁忙期には最大 10 回線が必要な場合はどうすればよいでしょうか?
従来の電話システムでは、通話量を迅速に拡大することはできません。 また、積極的に採用している場合は、回線を追加して新しい携帯電話を購入する必要があります。
ここで、ホステッド VoIPの出番です。ニーズが変化した場合は、必要なときに管理ダッシュボードから直接電話回線を追加できます。
新しい携帯電話を購入する代わりに、スマートフォンでビジネス電話アプリを使用できます。 ブーム、完了！

複数回線の電話システムをセットアップする方法

従来の電話システム ルートを使用する場合は、電話会社にすべての回線をインストールしてもらう必要があります。 また、オンプレミスの PBX とすべてをセットアップする技術者のために多額の予算を確保する必要があります。 PBX とインターフェイスするように固定電話を構成する必要があります。
クラウドベースの複数回線電話システムは、より単純な代替手段です。 必要なのはインターネット接続だけで、所要時間は約 20 分です。

複数の回線を使用して仮想電話システムをセットアップするための 4 つの手順を次に示します。

1. ビジネス電話サービスを選択します。 ビジネスニーズに基づいてプランを選択してください。 Nextiva には、強力な機能が満載のさまざまな電話プランがあります。 無料でお試しもできます。
2. 内線番号を割り当てます。 管理ポータルでは、各チーム メンバーの内部拡張機能の追加を開始できます。 これにより、内線ダイヤルと通話転送が簡単になります。
3. 電話のあいさつを録音します。 カスタム グリーティングをアップロードするか、携帯電話 (またはコンピューター) から録音します。 人々があなたの会社に電話をかけたとき、永続的な第一印象を残してください。
4. 電話の発信と応答を開始する:まだ VoIP 電話を持っていない場合は、電話が来るのを待つ必要はありません。 ソフトフォン アプリのおかげで、iOS または Android スマートフォンから始められます。

1 時間以内に複数回線の電話システムが完成します。 Nextiva の VoIP 電話にはすべての設定が組み込まれているため、接続する必要があります。

複数回線の電話システムの高度な機能

複数回線の電話システムで何ができますか? 彼らは、複数の電話内線番号以上のものを提供しています。 一部の機能は、オンプレミスの PBX とクラウド電話システムの間で異なります。
複数回線の電話システムに必要な VoIP 機能のトップを見てみましょう。

1) 自動受付

自動応答は、発信者のキーパッド入力に基づいて、着信を適切な人またはチームに転送します。
自動受付を使用すると、待ち時間が短縮され、カスタマー エクスペリエンスが向上します。 また、会社の規模に関係なく、プロフェッショナルなビジネスのイメージを伝えることができます。
これらの既製の自動応答スクリプトのおかげで、時間を節約できます。

2) 通話保留と通話パーキング

通話保留を使用すると、通話を一時停止して、同僚と話したり、別の通話に応答したりできます。 通話パーキングも同様ですが、保留した通話を他のユーザーが取得できるという利点があります。
通話を保留して保留すると、すべての顧客の通話を解決できるという利点があります。 また、保留中の音楽が発信者を引き付け、支払いオプションなどのカスタム メッセージをアナウンスします。

3) 通話分析

通話量を測定し、それをビジネス活動に関連付けることで、組織の規模を拡大できます。 Nextiva のビジネス グレードのインターネット電話サービスは、リアルタイムの通話データとビジネス分析を表示します。
スーパーバイザーは一目でレポートを表示し、リーダーシップとスタッフが最高のパフォーマンスを発揮できるようにカスタム ダッシュボードを作成できます。

4) 電話転送

着信転送機能を使用すると、通話を任意の電話番号またはデバイスに転送できます。 プロバイダーによっては、通話をボイスメール、固定電話、または携帯電話にルーティングすることもできます。
着信の転送は、外出中も含めて業務を継続するのに役立ちます。 不在着信やビジネスチャンスの逸失をなくすことができます。

5) コール ルーティング

コール ルーティングは、定義した条件に基づいて着信コールを任意の人に転送する VoIP 機能です。 このロジックには、時刻、発信者 ID、および自動応答の選択が含まれます。
次のいずれかのポリシーを使用して、通話をチームにルーティングできます。

• ラウンドロビン:通話はチーム全体に均等に分配されます
• 通常:電話は時系列で応答されます
• 均一:コールは、対応可能な時間が最も長いエージェントに転送されます
• 同時:すべての電話が鳴り、最初に応答したエージェントが電話に出ます
• 加重:各エージェントにルーティングされるコールの比率を設定します

6) ビジネスボイスメール

時間内に電話に出られない場合は、発信者がボイスメールを残せるようにします。 つまり、潜在的なリードや顧客を喜ばせるチャンスを失うことはありません。 さもなければ、彼らはあなたの競争相手に頼るかもしれません。
ビジネス ボイスメールでは、ボイスメールのトランスクリプトをメールまたはテキスト メッセージに送信することもできます。 タイムリーにフォローアップできるように、ボイスメールを常に把握しておいてください。

7) スクリーンポップ

スクリーン ポップには、電話が鳴った瞬間に発信者に関するリアルタイムの情報が表示されます。 Nextiva の Call Pop は、顧客の感情や過去のやり取りなどのデータを表示します。 これを CRM と統合することで、カスタマー エクスペリエンスを次のレベルに引き上げます。

8) フリーダイヤル番号

フリーダイヤルのビジネス番号は、全国的な存在感を得るのに役立ちます。 フリーダイヤル番号は、固定電話の通話料がかからない 800/888/866 市外局番を特徴としています。
オーディエンスとの信頼を確立し、マーケティング キャンペーン全体で着信を追跡します。 また、1-800-CONTACTS のようなフリーダイヤル番号を取得して、さらに強力なブランドを構築することもできます。

9) 電話会議

電話会議を使用して、電話またはインターネット接続を使用して会議を主催します。 電話会議は最新の電話システムの定番ですが、通常は固定電話のセットアップ用のアドオンです。
電話会議は、高価な PBX やサードパーティ サービスを使用せずに参加者を集めます。 同僚、パートナー、または顧客との生産的な会議を楽しむことができます。 クラウドベースの VoIP ソリューションは、参加者も HD 通話品質を体験できることを意味します。

10) 通話録音

通話を録音すると、チームの説明責任とトレーニングの機会が増えます。 これにより、見込み客と顧客体験に関する強力な洞察が得られます。
大規模なコール センターから採用されたVoIP 通話録音は、カセットや機器を必要としません。 この機能をカスタマイズして、すべての通話を録音したり、ユーザーを選択したり、オンデマンドで録音したりできます。

複数回線の電話システムの利点

複数回線の電話システムの利点を納得させる必要がありますか? 考慮すべきいくつかの特典を次に示します。

低コスト

チームに複数の電話回線を提供するには、クラウド電話システム ルートを使用するのが最善の方法です。
Plain Old Telephone System (POTS) に基づく固定電話システムは、1 回線あたり平均 50 ドルかかります。 通常、その通話プランは市内通話専用です。 また、企業が現在使用しているビジネス電話機能もありません。
企業が AT&T、Verizon、CenturyLink、Frontier などからクラウドに移行したことは周知の事実です。 通信費を最大 65% 節約しています。
VoIP を利用した電話システムの料金は、1 回線あたり毎月 20 ドル未満です。 無制限の通話のおかげで、インストール、PBX サーバー、通話料もかかりません。

信頼性

電話システムは、信頼性が高く安全である必要があります。 オンプレミスの電話システムでは、電力やネットワークの停止に対して脆弱です。
VoIP 電話システムは、冗長性のために複数のデータ センターに依存しています。 電話インフラストラクチャに何が起こっても、ビジネスは中断することなく機能します。
その上、主要なサービス プロバイダーは、PCI、SOC 2、 HIPAAなどの標準に準拠しています。 セキュリティ監査について心配する代わりに、顧客に集中してください。 万歳！

柔軟性

リモートでの採用、新しいオフィスの開設、またはハイブリッド ワークフォースへの切り替えを行っているとします。 その場合、従業員がどこからでも作業できる電話システムが必要です。
従来の複数回線の電話システムでは、オフィスに限定されていました。 リモートで作業しているときは、コミュニケーションが難しくなります。
クラウドベースの電話システムにより、チームに必要なツールを柔軟に装備できます。 彼らは、携帯電話とインターネット接続の便利さから仕事をすることができます。

スケーラビリティ

あなたの会社が成長しており、テクノロジーに邪魔されたくない場合は、クラウド VoIP システムが最善の策です。 電話回線を簡単に追加できます。 同じ電話システムにさらにロケーションを追加することも、技術的なスキルがなくても実行できます。
需要が急増したり、従業員数が増えたりしても、電話サービスが妨げになることはありません。 カスタマー サービス チームを拡大する別の方法として、コール キューイングを検討してください。
Nextiva のようなクラウド電話プロバイダーは、驚異的な 99.999% のアップタイムと可用性を誇っています。

快適

複数回線の電話システムは、あなたと従業員の生活を簡素化します。 彼らは生産性を高め、会社を前進させることができます。
自動応答やフリーダイヤル番号などの機能のおかげで、顧客からの信頼を得ることができます。 インバウンド コール センターを設定する必要がある場合は、1 日もかからずに完了できます。
電話会社があなたを立ち往生させる時代は終わりました。 支援が必要な場合は、24 時間年中無休でご連絡ください。

最高のビジネス電話システムを体験してください

ビジネス電話システムを選択するときは、現在のニーズと数年後のニーズを考えてください。 顧客と対話する理想的な方法は何ですか? 通信プラットフォームは、成功を左右する可能性があります。
オンプレミスの複数回線の電話システムでは、可能性が制限される可能性があります。 コストが増加し、チームが必要とする高度な機能を利用できなくなるため、妨げになります。
クラウドベースの電話システムは、スタートアップ、中規模、大企業のいずれにとってもゴールド スタンダードです。 US Newsは、Nextiva を 2020 年と 2021 年に全国で最高のビジネス電話サービスに選出しました。
Nextiva は、完全な複数回線の電話システムを、固定電話の半分以下のコストで提供します。 月額 $18.95からすべてを手に入れれば、後戻りすることはありません。