リスクを管理する方法：プロジェクトマネージャーのためのガイド
公開: 2022-05-07プロジェクトマネージャーがリスクを軽減し、成功率を高めるための5つの効果的なヒント。
プロジェクトマネージャーとして、「プロジェクト管理のリスク」を読んだときに最初に頭に浮かぶことは何ですか？
プロジェクトをエラーのないものにすることを目指している場合、「プロジェクト管理のリスク」というフレーズは憂慮すべきことに思えるかもしれません。 リスクにはさまざまな形やサイズがありますが、それはあなたがそれらについて何もできないという意味ではありません。 リスクは、追求する機会または回避する脅威である可能性があります。それはすべて、リスクをどのようにとるかによって異なります。
リスクの管理は、プロジェクトの成功に不可欠です。 しかし、どのようにしてリスクを適切に管理しますか？ どこから始めますか？ プロジェクトが失敗しないようにするにはどうすればよいですか？
あなたを助けるために、私たちはこのブログでこれらすべての質問に答えます。 また、プロジェクトが軌道に乗らないように、リスクを適切かつ効率的に管理するための実用的なヒントを共有します。
リスクはプロジェクトの成功にどのように影響しますか？
「リスク」という用語は、生活の多くの側面で一般的に使用されています。 プロジェクト管理に関しては、リスクはプロジェクトの目的に影響を与える障害または望ましくないイベントとして定義されます。 タスクの完了の遅れからコストの増加まで、何でもかまいません。
リスクは、プロジェクト全体の成功にさまざまな形で影響を与えます。
- それらは、何かがうまくいかず、プロジェクトの結果に悪影響を与える可能性を高めます。
- それらは、プロジェクトの完了の遅延、またはさらに悪いことに、完全なキャンセルにつながります。
- それらはコストの増加を引き起こし、プロジェクトの収益を損ないます。
つまり、リスクはプロジェクトの成功に悪影響を与える可能性があります。 したがって、それらはそのように扱われる必要があります。 そのため、プロジェクトのリスクを管理する能力は、プロジェクトマネージャーを雇用する際に不可欠なスキルと見なされます。
リスクは、主にプロジェクトの次の側面に影響します。
- 範囲：リスクはプロジェクトの範囲の変更につながり、プロジェクトの完了に必要な時間に影響を与えます。
- スケジュール：リスクはプロジェクトのスケジュールを遅らせ、プロジェクトの完了日と全体的なコストに影響を与えます。
- コスト：リスクはプロジェクトに関連するコストを増加させ、プロジェクト全体の予算を妨げます。
- 品質：リスクはプロジェクトの成果物の品質に影響を与え、プロジェクトの評判を妨げます。
1.リスクの特定をチーム活動にする
プロジェクトのリスク管理に関して、あなたができる最も重要なことの1つは、リスクの特定をチームの活動にすることです。 チーム全体を巻き込むことで、プロジェクトに関連する潜在的なリスクを特定する可能性が高くなります。
また、チームをリスク特定プロセスに参加させることで、リスク管理戦略を実装するためにチームから賛同を得られます。 プロジェクトリスクの特定をチームアクティビティにする方法は次のとおりです。
- 会議中に全員にアイデアを提供してもらいます。これにより、チームはさまざまなリスクシナリオをブレインストーミングし、考えられる解決策を提案できます。 これらのブレーンストーミングセッション中に、チームメンバーに、日常の業務中にチームミーティングの外で遭遇するリスクも報告するように依頼します。
- 全員がリスク管理プロセスを理解していることを確認します。これにより、リスクの管理方法に関してすべてのチームメンバーが同じページにいることが保証されます。
リスクの特定をより効果的なチーム活動にするためのヒント
これらのヒントは、チームがすべての潜在的なリスクを特定して対処するのに役立ち、問題や遅延を回避するのに役立ちます。- すべてのチームメンバーとリスクについて話し合い、どのリスクに対処することが最も重要であるかについて合意に達します。
- 現実的になりなさい。 発生する可能性が低い、または何もできないリスクを特定しようとしないでください。
- リスク評価に時間をかけてください。 不正確な結果につながる可能性があるため、プロセスを急いで進めないでください。
- すべての潜在的なリスクを確実に特定するのに役立つため、さまざまなリスク特定方法を使用してください。
- リスクが効果的に管理されていることを確認するために定期的にフォローアップします。
リスクを特定したら、チームと協力して、リスクを軽減または回避するための戦略を立てます。 これには、緊急時対応計画の作成、プロジェクトスケジュールの変更、またはプロジェクト予算の変更が含まれる場合があります。
2.リスク許容度を決定します
リスク許容度は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの目標を達成するために喜んで受け入れるリスクの量です。 これは、許容できる不確実性のレベルと許容できる潜在的な損失の量を指します。
リスク許容度を決定する1つの方法は、プロジェクト管理ソフトウェアのリスク管理機能を使用することです。 これにより、プロジェクトに関連するすべてのリスクを入力し、それぞれの確率を特定できます。 結果を使用して、リスク対応計画を作成できます。
たとえば、リスクが発生する可能性は低いが、プロジェクトに深刻な影響を与える可能性がある場合は、それを回避するための措置を講じることができます。 一方、リスクが発生する可能性が高いが、影響が小さい場合は、それを受け入れることを決定できます。
Capterraの2021年のプロジェクト管理ユーザー調査によると、プロジェクトマネージャーの43％が、プロジェクト管理ソフトウェアにリスク管理機能を備えており、積極的に使用しています。 （ここで調査方法を参照してください。）
プロジェクトのリスク許容度を決定するときは、次の要素を考慮してください。
- プロジェクト目標の重要性
- プロジェクトの目標に対する潜在的なリスクの影響
- リスクが発生する可能性
- 潜在的なリスクを処理するチームの能力
3.管理するリスクを決定します
すべてのプロジェクトリスクを管理できる、または管理する必要があるわけではありません。 リスクを管理することの潜在的な利益とコストを、それらを管理しないことの潜在的な利益とコストと比較検討する必要があります。 リスクを特定して評価したら、リスク許容度と利用可能なリソースに基づいて、どのリスクに基づいてアクションを実行するかを決定します。
特定されたすべてのリスクまたはそれらの一部のみを管理することを決定できます。 たとえば、許容度が低い場合は、最も深刻なリスク、つまりプロジェクトの目標に重大な脅威をもたらすリスクのみに対処することを選択できます。 どのリスクを管理することを選択した場合でも、それらに対処するための適切なリスク軽減計画があることを確認してください。
管理するリスクを決定する際には、次の要因を考慮してください。
- 影響の重大度：リスクがプロジェクトに重大な影響を与える可能性がある場合は、それを優先する必要があります。
- 発生の可能性：リスクが発生する可能性が非常に高い場合は、リスクを軽減または回避するための措置を講じる必要があります。
- 利用可能なリソース：リソースが限られている場合は、最初に最も深刻なリスクに時間とお金を費やすのが賢明です。
- リスク許容度：一部のリスクは他のリスクよりも受け入れられます。 優先するリスクの決定は、リスク許容度に基づいています。
4.リスクを軽減するための計画を作成します
管理するリスクを決定したら、それらのリスクを回避または対処するための行動計画を作成し、計画の各タスクの責任者を確立する必要があります。 計画は、直面している特定のリスクと利用可能なリソースに合わせて調整する必要があります。
さらに、計画には、緊急時対応計画の作成、プロジェクトスケジュールの変更、プロジェクト予算の変更などの戦略の組み合わせが含まれる可能性があります。 また、プロジェクトの進行に合わせて計画を監視および更新するためのプロセスを確立する必要があります。
リスクを回避または対処する計画を立てるときは、次の要素を考慮してください。
- 各タスクの責任者は誰ですか？ 各タスクの責任者を特定して、誰もが何をする必要があるかを理解できるようにすることが重要です。
- 何をすべきですか？ 何をする必要があるかについて混乱しないように、各タスクが明確に定義されていることを確認してください。
- いつ行う必要がありますか？ 各タスクに期限があることを確認して、時間どおりに完了するようにします。
- それはどのように行われますか？ 各タスクが、それを完了するために必要なスキルとリソースを持っているチームメンバーに指定されていることを確認してください。
確実なリスク管理計画を作成するための鍵は、プロジェクト計画機能を備えた適切なプロジェクト管理ソフトウェアを活用することです。 このソフトウェアは、潜在的なリスクを早期に特定し、必要な戦略を策定し、脅威を軽減してプロジェクトの失敗を防ぐのに役立ちます。
5.プロジェクトのライフサイクル全体でリスクを追跡する
リスク軽減計画を作成したら、プロジェクトのライフサイクル全体でそれを追跡する必要があります。 これは、発生した新しいリスクを特定し、既存のリスクが悪化しているか改善しているかを判断するのに役立ちます。
リスクの追跡には、重大度または可能性の変化についてリスクを監視すること、および軽減と回避の取り組みの進捗状況を追跡することが含まれます。 これは、リスクレジスターの作成や定期的なリスク会議の実施など、さまざまなツールや手法を使用して行うことができます。
ネットワークおよびシステムエンジニアリングを扱うすべてのプロジェクトを管理するTRGDatacentersのシニアネットワークエンジニアであるEricMcGeeに、リスクレジスターを持つことの重要性と、リスクの監視と評価を改善するためにそれをどのように使用するかについて話を聞きました。
エリックは、プロジェクトのリスクを管理するための彼の頼りになるアプローチは、彼と彼のチームがプロジェクトの潜在的な危険のすべてを書き留めるリスクレジスターを作成することであると私たちに言いました。 リスクレジスターはチャート形式で表示されることが多く、各リスクが項目化され、優先度、潜在的な影響、および推奨される軽減アクションが明確に表示されるため、リスクの管理が簡単になります。
「リスクレジスターに定性的および定量的情報を含めると、リスク評価と視覚化がより包括的になります。」
エリック・マッギー
TRGデータセンターのシニアネットワークエンジニアプロジェクトのライフサイクル全体でリスクを追跡するときは、次の要因を考慮してください。
- 何を追跡する必要がありますか？ 新しいリスクまたは潜在的なリスクを特定するために、正しい情報を追跡していることを確認してください。
- 誰がそれを追跡しますか？ リスクを追跡する担当者を割り当てて、リスクが時間どおりに監視および対処されるようにします。
- いつ追跡する必要がありますか？ プロジェクトのライフサイクル全体でリスクを追跡し、発生した新しいリスクまたは潜在的なリスクを特定できるようにします。
- どのように追跡する必要がありますか？ 追跡プロセスを定義して、誰もが何をする必要があるかを理解できるようにします。
新しいリスクが発生したときにそれを報告するためのシステムを作成し、それらをすべてのプロジェクトの利害関係者に定期的に伝達します。 定期的なリスクレビューを実施し、それに応じてリスクレジスタを更新し、必要に応じて軽減アクションを設定します。 また、プロジェクト後に発生したリスクから学ぶために、プロジェクト後のレビューを実施します。
ボーナスのヒント：リスクを活用する
いくつかのリスクは、適切に管理されていれば、実際にプロジェクトに利益をもたらす可能性があります。 これらは「機会」として知られています。 機会は前向きなリスクであり、正しく管理されれば、プロジェクトのより良い結果につながる可能性があります。
たとえば、新製品の発売には複数のリスクが伴う可能性がありますが、市場シェアを獲得する機会も提供します。 ローンチをうまく管理すれば、あなたの会社はその機会を活用し、市場での地位を向上させることができます。
プロジェクトの成功を確実にするためにリスク管理を使用するすべてのプロジェクトには固有のリスクがありますが、前述のヒントを使用すると、それらのリスクを管理するための適切な戦略を立てるのに役立ちます。 リスクを早期に特定し、リスク許容度を決定し、管理する必要のあるリスクを決定し、それらを防止および対処するための計画を考案し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてリスクを監視することにより、プロジェクトの成功の可能性を高めることができます。 プロジェクトが完了したら、リスク管理の取り組みの有効性を評価することを忘れないでください。 これは、あなたの経験から学び、将来のプロジェクトのために改善を行うのに役立ちます。 |
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調査方法
Capterraは、2021年3月に米国を拠点とする422人のプロジェクトマネージャーを対象にプロジェクト管理ユーザー調査を実施しました。そのうち367人はプロジェクト管理ソフトウェアユーザーです。 資格のある回答者は意思決定者であるか、組織の日常のプロジェクト管理に深く関わっています。 各回答者が目前の意味とトピックを完全に理解できるように、質問を言いました。
Capterraは、2021年12月に、中小企業でプロジェクトを管理する528人の米国を拠点とする専門家を対象に職場調査で心の知能指数を実施しました。 回答者は、雇用状況（フルタイム）、事業規模（2〜500人の従業員）、およびプロジェクト管理への関与（非常に関与している）についてスクリーニングされました。