タイムシートの間違いを最小限に抑える方法

仕事中に出勤または退勤を忘れる頻度はどれくらいですか。 あなたがよく組織された労働者であるとしても、特に忙しい日には、タイムシートに記入することは通常あなたの心を滑らせるでしょう。 そして、この小さな間違いは、タイムシートの全体的な精度に影響を与える可能性があります。

タイムシートエラーのトピックをよりよく理解できるように、職場で発生する可能性のある最も一般的なケースに光を当てます。 さらに重要なのは、タイムシートの間違いを最小限に抑える方法を紹介することです。

紙とデジタルのタイムシート

タイムシートの間違いの基本を深く掘り下げる前に、まず紙とデジタルのタイムシートの違いを明確にしましょう。

紙のタイムシートを使用する場合、従業員は手動で勤務時間を入力する必要があります。 次に、毎日、毎週、隔週、または毎月、上司またはマネージャーにタイムシートを渡します。 紙のタイムシートには通常、次のような詳細が含まれています。

• 始まる時間、
• 終了時間、
• 昼休み、
• 残業時間。

労働者がタイムシートの記入を終えたら、総労働時間を計算するのはマネージャー次第です。 さらに、一部のタイムシートには、休暇、病欠などのカテゴリが含まれています。

一方、デジタルタイムシートを使用すると、労働時間を追跡するプロセスがはるかに簡単になります。 従業員は、1日の終わりに手動で時間を入力するか、作業中にタイマーで時間を追跡することができます。 次に、デジタルタイムシートが1日、1週間、1か月、または1年あたりの合計労働時間を自動的に計算します。 次に、マネージャーまたはスーパーバイザーは、従業員が記録した時間を分析できます。 もう1つの便利な機能は、作業者がプロジェクトの請求可能時間と請求不可能な時間を記録できることです。

では、あらゆる種類のタイムシートを使用することの主な利点は何ですか？ 時間の記録とは別に、タイムシートは次のことに役立ちます。

• 出席と残業を追跡するだけでなく、従業員に支払うべき金額のより良い手がかりを与えます。
• プロジェクトを監視して、特定のプロジェクトに何時間取り組んだかを確認してください。 したがって、クライアントに請求する必要がある金額がわかります。 その上、タイムシートはあなたがより良いプロジェクト予算を作ることを可能にするでしょう。
• 公正労働基準法（FLSA）や防衛契約監査機関（DCAA）などの業界標準とコンプライアンスに従ってください。

最も一般的なタイムシートエラーは何ですか？

タイムシートとその記入方法に精通している場合でも、間違いを犯す可能性があります。 そして、それは完全に問題ありません。 ただし、最も一般的なタイムシートエラーを認識できれば、タイムシートを台無しにする可能性は低くなります。

入力エラー

紙のタイムシートに関しては、従業員は手動で記入する必要があります。 その後、マネージャーはこれらのタイムシートを確認し、データを分析します。 したがって、ご想像のとおり、従業員が判読できない手書き文字を持っている場合、マネージャーまたはスーパーバイザーはいくつかの数字を誤って解釈する可能性があります。 たとえば、1番は4番のようになります。これにより、次のエラーが発生します。

計算エラー

管理者がタイムシートの特定の部分を読み間違えると、適切に働いた合計時間を計算できなくなります。 手書きが読めないために間違いを犯す以外に、他の種類の計算エラーは、数字を逆にし、間違った数字を追​​加することです。

実際にはどういう意味ですか？ マネージャーが計算を誤ると、従業員は総労働時間に対して適切な金額を得ることができません。 したがって、労働者は過少または過払いになります。

さらに、計算エラーはクライアントにも影響を与える可能性があります。 その理由は次のとおりです。正確なタイムシートがあるということは、会社がクライアントに対しても正確な請求書を作成できることを意味します。 それどころか、不正確なタイムシートは不正確な請求書をもたらすだけです。

時間の盗難

時間の盗難は、従業員が働いていない時間の支払いを受けるときに発生します。 このタイムシートの間違いは、いくつかの方法で現れる可能性があります。

• 労働者は長い休憩を取る
• 労働者は同僚に代わって出勤または退勤します（バディパンチ）
• 労働者は個人的な活動（ソーシャルメディア、ウェブサイトなどの閲覧）に時間を費やしています
• 労働者は、仕事をしているときに出勤または退勤するのを忘れています。

統計脳調査によると、バディパンチと言えば、この種の時間の盗難は企業に年間500億ドルの費用をかけます。

忘れられた従業員に関しては、意図せずに労働時間を記録しなかった労働者がいることは言及する価値があります。 たとえば、従業員が1日を通してたくさんのことをしているとき、タイムシートに記入するだけで彼らの記憶を逃れることができます。 一方、一部の労働者は、仕事が終わったとしても、意図的にタイムトラッカーを動かし続けます。 したがって、従業員が意図的にログアウトするのを忘れた場合、（実際にはそれほど多くの時間を費やしていなくても）より多くの労働時間を稼ぐためにこれを行います。 そのような怪しげな行動でしょ？

賃金の盗難

時間の盗難は従業員の失敗ですが、賃金の盗難は常に雇用主の過ちです。 このタイムシートの間違いは、雇用主が従業員に過小支払をしているときに発生します。 したがって、雇用主は公正労働基準法（FLSA）の規制に違反しています。

雇用主が次のような場合など、賃金の盗難にはいくつかの種類があります。

• 労働者に彼らの給料を与えることに失敗する
• 従業員に最低賃金よりも少ない賃金を支払う
• 従業員の残業や時間外労働の支払いに失敗します。

破損したタイムシート

このタイプのエラーは、紙のタイムシートを使用している場合にのみ発生する可能性があります。 ご想像のとおり、タイムシートを机のいたるところに置いておくと、誤って水やコーヒーをこぼしてしまう可能性があります。 したがって、そのようなタイムシートは破損するため、勤務時間をもう一度書き直す必要があります。 さらに、マネージャーはすべてのデータを再計算する必要があります。

これらの損傷とは別に、物理的なタイムシートは他の作業文書の中で簡単に置き忘れられる可能性があります。

タイムシートエラーを最小限に抑える方法は？

紙のタイムシートを使用するかデジタルタイムシートを使用するかに関係なく、前述のいくつかの間違いに対処する可能性があります。 これらのエラーを最小限に抑えるために、いくつかの実用的なヒントを紹介します。

透過的な時間追跡システムを設定する

雇用主と管理者は、明確な時間追跡システムを設定し、すべての従業員がこれらの規則を理解していることを確認する必要があります。 したがって、労働者は自分の時間を記録する方法を正確に知っているので、タイムシートのエラーが減ります。

時間追跡ガイドラインには、次のカテゴリを含める必要があります。

• 時間記録方法。 従業員にどのように勤務時間を記録してもらいたいですか？ たとえば、紙のタイムシートに1日または1週間に1回、手動で時間を追加します。 または、デジタルタイムシートを使用します。 労働者が時間追跡システムに関して問題や懸念を持っている場合は、これらの問題を必ず解決してください。 紙のタイムシートを選択した場合は、タイムシートを適切に使用する方法と安全に保管する場所に関するすべての詳細を従業員に提供します。
• 休憩の追跡。 一部の企業では、日中の休憩を追跡することが義務付けられていますが、他の企業はこの部分をスキップしています。 あなたの会社が従業員に彼らの予定された休憩を計時することを要求するならば、彼らにこのセグメントに入る方法を知らせてください。 さらに、雇用主として、早めまたは遅めの出勤を許容する場合は、この規則についても労働者に通知してください。
• 残業の追跡。 あなたの会社が従業員に残業を許可している場合は、必ず労働者に知らせてください。 また、残業が認められる状況を定義し、これらの余分な時間を記録する方法を労働者に伝えます。 したがって、賃金の盗難のリスクを回避できます。

ここでのもう1つの貴重なヒントは、時間追跡システムに関するすべての重要な情報を含むドキュメントを作成することです。 次に、このドキュメントをすべての従業員と共有するか、会社のwikiページに保存します。

明確な時間盗難ポリシーを持っている

会社での時間の盗難を防ぐ最も便利な方法は、会社の公式の時間の盗難ポリシーを設定することです。 必ず以下を含めてください。

• 時間の盗難としてカウントされる行動の例、
• これらの規制に違反した場合に従業員が経験しようとしている結果。

管理者は、時間の盗難としてカウントされないものについても説明する必要があります。 たとえば、従業員に1日中休憩する権利があることを思い出させます。 もちろん、労働者は休憩とその期間に関する会社の規則に従う必要があります。

時間の盗難となると、それはすべて従業員とスタッフの間で正直を奨励することです。 労働者が信頼され、感謝されていると感じれば、彼らはできる限り最善の仕事をする可能性が高くなります。 したがって、彼らは時計をだまそうとはしません。

タイムシートテンプレートを使用する

タイムシートの重要なカテゴリを毎日整理して記入することを心配する代わりに、タイムシートテンプレートを試してみることができます。 テンプレートには、次のようなさまざまな種類があります。

• 月次および半月
• 毎週および隔週
• 毎日の毎時および毎日のスーパーバイザータイムシート
• プロジェクトのタイムシート。

したがって、たとえば、あなたが雇用主であり、週に1回労働者に支払う場合は、ウィークリータイムシートを使用できます。 その場合、従業員は開始時間と終了時間、および昼食時間を書き留める必要があります。 休暇や病気休暇を追加するための列もあります。 さらに、上司は従業員の通常時間と残業時間を計算して、合計労働時間を取得できます。

出典：Clockifyによる無料の印刷可能なタイムシートテンプレート

紙のタイムシートがお好みの場合は、これらのテンプレートをPDFで印刷し、データを書き留めてください。 または、マネージャーで、従業員の仕事を確認したい場合は、これらのテンプレートのGoogleスプレッドシートまたはGoogleドキュメントフォームに時間を記録してから、共有するように従業員にアドバイスしてください。

タイムシートテンプレートは、計算エラーを頻繁に発生させる場合に特に便利です。 この問題を解決するには、必ずGoogleスプレッドシートバージョンのテンプレートを使用してください。 したがって、あなたはあなたの計算スキルをアップグレードすることができるでしょう。

提出する前にタイムシートを確認してください

雇用主と管理者は、上司に送る前にタイムシートを確認する機会を従業員に与える必要があります。 これは、作業者がエラーに早期に気づき、さらに問題が発生する前に間違いを修正するための最良の方法です。 すでに説明したように、正しいタイムシートを提出することで、適切な支払いが保証され、時間と賃金の盗難のリスクが低下します。

毎日タイムシートに記入する

金曜日の1週間の勤務時間にログインする習慣があるかもしれません。 しかし、その週に取り組んだすべてのタスクを覚えていると確信していますか？ そうでない場合は、毎週のタイムラインにいくつかのギャップがあります。

このような間違いを避けるために、毎日タイムシートに記入することを検討してください。 なぜそんなに重要なのですか？ AffinityLiveの調査によると、タイムシートを1日1回処理する従業員は、タイムシートに1週間に1回記入する従業員と比較して、記録管理の精度が高くなっています。

さて、あなたが毎日あなたの労働時間を記録するのを忘れることを心配しているなら、私たちはあなたのために2つの素晴らしい解決策を持っています：

• カレンダーの招待。 毎日同じ時間にカレンダーの招待状を追加します。たとえば、就業日の最後の30分間です。 次に、タイムシートにデータを入力するのに数分かかります。 さらに、マネージャーはすべてのチームメンバーに対して毎週招待を行うことができます。 さらに良いことに、リーダーはこれらの招待状に「タイムシートレビュー」という名前を付けることができます。これは、週に1回タイムシートを再確認するための完璧なリマインダーになります。
• Clockifyリマインダー。 Clockifyなどのデジタルタイムシートを選択する場合は、必ずタイムシートのリマインダーを試してください。 まず、チームが追跡する目標時間数（1日、1週間、または1か月あたり）を設定する必要があります。 次に、誰かが目標時間より多いまたは少ないログを記録した場合にリマインダーを送信するかどうかを選択します。 目標時間数を追跡していない人には、Clockifyから次のようなメールが届きます。

出典：Clockifyのターゲットとリマインダー

あなたは毎日あなたのタイムシートを完成させることがすぐにあなたの新しいルーチンになることに気付くでしょう。

結論

タイムシートを完成させるときに間違いを犯すことが非常に頻繁に発生する可能性があります。 時間や賃金の盗難などのタイムシートエラーを防ぐために、雇用主または管理者は会社の公式の時間追跡システムと時間盗難ポリシーを設定する必要があります。 従業員については、上司に提出する前にタイムシートを注意深く確認する必要があります。 これは、間違いを早期に発見するための最良の方法です。 最後に、タイムシートテンプレートを使用すると、計算エラーのリスクが軽減されるため、誰にとっても役立ちます。