（時間）効率を最大化する方法はありますか？

あなたは一日にすべてを達成するのに十分な時間がないと思ったことがありますか？

マイナス面としては、24時間以上かかる可能性はほとんどありません。

良い面としては、24時間以上は必要ありません。すでに持っている時間を最大限に活用するには、さまざまな方法があります。

この記事では、効率を最大化し、時間を最大限に活用する方法について説明します。

作業効率に関する神話

（時間）効率の秘密に飛び込む前に、いくつかの一般的な神話を打ち破らなければなりません。

効率的であることは、可能な限り一生懸命働くことを意味します

優先度の高いタスクに取り組むことなく、やることリストから重要性の低いタスクを1日中完了することがありますか？ または、実際の作業を行わずに、やることリストを作成し、調査し、考えられるすべての結果について考えることにすべての時間を費やしていますか？

家族や友人と過ごす時間がめったにない場合、常に何かをしているが目標に近づいていない場合、仕事をしていないときに罪悪感を感じる場合、あなたは間違いなく忙しいですが、生産的ですか？

忙しさは必ずしも生産性と同じではありません。 タスクの完了は、作業に費やした時間よりも生産性のより良い指標です。

在宅勤務は効率が悪い

自宅で仕事をするということは、仕事用のラップトップが隣に開いているときに、パジャマを着てNetflixを見て、ペットと遊ぶことを意味すると誤解されることがあります。

最近の研究は違いを求めています—自宅で仕事をする方がオフィスで仕事をするよりも生産的であるようです。 16,000人の労働者を含む9か月にわたって行われたスタンフォード大学の調査では、自宅で仕事をすることで生産性が13％向上することがわかりました。 パフォーマンスの向上は、より便利な作業環境に貢献しているだけでなく、休憩や病欠も少なくなっています。

ConnectSolutionsの調査によると、月に少なくとも数回リモートで作業する人の77％は、生産性の向上を示しています。30％はより短い時間でより多くの作業を行い、24％は同じ時間でより多くの作業を行います。

成功するには、非常に成功した人々の習慣をコピーする必要があります

すべての成功した人の朝のルーチンには、非常に早く目を覚ます、厳格なトレーニングルーチンを行う、冷たい水でシャワーを浴びる、瞑想、読書、感謝の日記をつける、非常に健康的な朝食をとることが含まれるようです...リストは続きます。 そして、それはすべて午前9時前です。

私はそのようなルーチンが彼らのためにうまくいき、彼らがそれを楽しんでいることを嬉しく思いますが、彼らの習慣をコピーすることにはいくつかの問題があります：

1. それらはすべての人のためのものではなく、すべての人のライフスタイルに合うものでもありません。 あなたはあなたの毎日の習慣をあなた、あなたの目標、そしてあなたの生き方に合わせるべきです。 私たちは皆異なっているので、何かが他の人のために働くという事実はあなたにそれがあなたのために働くという保証をあなたに与えません。
2. これは物議を醸すかもしれませんが、1）朝の人で、生産性がピークに達するとき、または2）早朝に重要なことをする必要がある場合を除いて、午前5時に起きる本当の理由はありません。
3. 毎分カウントしているわけではないので、他の人の習慣や日常生活で生産性や罪悪感を感じさせないでください。 これは私たちを次の神話に導きます…

あなたは一日の毎秒生産的でなければなりません

休むことは働くことと同じくらい生産的です。 常に仕事をしなければならないことは、疲れすぎて適切に集中できないため、燃え尽き症候群、疲労感、パフォーマンスの低下につながります。

専門家は、あなたの心が新鮮で集中し続けることができるように、あなたが仕事をしているときは定期的に休憩を取るだけでなく、一晩に最低7時間の睡眠を勧めています。 作業間隔は、25分（ポモドーロテクニックの場合のように5分の休憩あり）から90分（20分の休憩時間）までのどこでもかまいません。

そこにあるすべての生産性アプリをダウンロードすると、

私たちが生産性アプリのファンであるのと同じように、それらのすべてをダウンロードして使用しようとすると、通常、良いというよりも害があります。 圧倒されるのを防ぐために、あなたが最も役立つと思うものだけをダウンロードすることから始めて、それらがあなたのために働くかどうか確かめるためにそれらをテストしてください。

もしそうなら—素晴らしい。

また、そうでない場合は、いつでも別の方法をダウンロードするか、別の方法を試すことができます。

効率を最大化する方法

いくつかの神話を打ち破ったので、効率を最大化するための最も効果的な方法のいくつかを次に示します—時間を最大限に活用することから、先延ばしを打ち負かすことまで。

あなたの時間を追跡する

効率的であることは、あなたの時間を最大限に活用し、それを賢く使うことを意味します。

しかし、最初に、あなたは自分自身に尋ねる必要があります—あなたは何に時間を費やしますか？

わからない場合は、時間を追跡し始める必要があります。 この練習は、あなたがあなたの時間を過ごす方法を分析し、次のような質問への答えを提供するのに役立ちます：

• 多かれ少なかれ時間をかけてやるべきことはありますか？
• ニーズに合わせてスケジュールを変更するには、どのような変更を加えることができますか？
• 時間管理のどの領域を改善する必要がありますか？

さらに、時間追跡により、特定のプロジェクトを完了するために必要な時間を正確に見積もることができます。 また、パフォーマンスの確認に役立つデータも提供します。

カエルを食べる

フランス料理のファンになる必要はありません。カエルを食べる方法では、仕事の最初に最も恐れる作業を行う必要があります。
「カエル」は、非常に難しいタスク、非常に重要なタスク、または非常に困難で重要なタスクになる可能性があります。 「カエル」を使い終わったときだけ、重要度の低い次のタスクに移ります。

完了は完璧よりも優れていることを忘れないでください

あなたは常に最善を尽くすように努めるべきです。 しかし、あなたが過度に批判的になり、自分自身や他の人に非現実的に高い基準を設定すると、それは問題になる可能性があります。

100％完璧ではありませんが、完了は完璧よりも優れていることを覚えて、タスクを完了してください。 この考え方は次のようになります。

• 結果を得るのを手伝ってください。
• 過労や燃え尽き症候群を避けてください。
• 生産性を高めます。
• 時間を節約するのに役立ちます。
• メンタルヘルスを楽にしてください。

積極的に

有能な人は積極的な人です。 彼らは、現在の状況に自分たちの道を選ばせるのではなく、自分たちが管理していることに焦点を合わせ、決定を下すことによって自分たちの道を作ります。 より積極的になるには？

• 事前に計画します。
• チームメンバーとマネージャーにタイムリーな更新を提供します。
• チームディスカッションに積極的に参加します。
• 問題解決;
• フィードバックを求める。
• 間違いにこだわるのではなく、間違いから学びましょう。

物事がうまくいかない場合は計画Bを持っている

先を見越して計画を立てることについて言えば、計画が失敗する可能性があることを考慮に入れてください。 よく考えられている限り、予期しないことが常に発生する可能性があります。 驚きの要因を最小限に抑えるために、万が一の場合に備えて、うまくいかない可能性のあることを調べて、計画Bを作成します。

気を散らすものを最小限に抑える

何が一番気を散らすかを考えてください。

それはあなたの電話ですか？ 通知をオフにするか、電話を別の部屋に置きます。

それはあなたの同僚と話しているのですか？ 重要なタスクに取り組んでいることと、休憩時間にチャットすることを伝えます。
せんさく好きな職場ですか？ ノイズキャンセリングヘッドホンに投資します。

準備は成功への鍵です。ワークフローをよく理解し、ワークフローを中断させる可能性のあるもの、および中断を回避するために必要な手順を理解すればするほど、効率が向上します。

重要度の低いタスクを委任する

自問してみてください—どのタスクがあなたの正確なスキルセットと一致し、具体的にあなたが実行しなければなりませんか？ これらはあなたの最も重要なタスクです—あなたのやることリストの優先事項にしてください。 優先度が最も低いものを委任して、主要なタスクに取り組むのに十分な時間とエネルギーを持てるようにしてください。

効果的なコミュニケーション

職場での効果的なコミュニケーションは、明確で、簡潔で、敬意を持っており、オープンで頻繁です。 他の人が積極的に耳を傾けている間、誰もがチームの議論の間に彼らの意見を話し、声を出す順番を持っているべきです。 話し合いのポイントと解決しようとしている問題を常に念頭に置いてください。 良好なコミュニケーションは、間違いや誤解を最小限に抑え、すべてをスムーズに進めます。

これは、チームがリモートで作業する場合、またはハイブリッド作業モデルを採用している場合に特に当てはまります。 その場合、メールからチームチャットアプリまで、適切なコミュニケーションツールを見つけることも同様に重要です。 私のチームは、選択したチームチャットおよびコラボレーションアプリとしてPumbleを使用しています。無制限のユーザーは無料で、無制限のチャット履歴にアクセスできるため、予算のソリューションを探しているチームに最適です。

「いいえ」と言うことを学ぶ

時間は貴重です—仕事や私生活を含むすべてを達成するのに毎日1440分しかかかりません。 あなたがそれをどのように使うかについて気をつけてください。

しかし、他の人はおそらくあなたの時間に関して同じ感情を持っていないので、あなたは「いいえ」と言うことを学ぶ必要があります。 断定的ですが、礼儀正しくしてください。 拒否の理由を人々に伝えますが、説明しすぎたり、詳細に説明しすぎたりしないでください。

先延ばしには「2分ルール」を使用します

このヒントは私のお気に入りです。 何かが私が生産的になるのを助けるなら、これはそれです。

最初のステップは最も難しいステップです。そのため、2分以上かかることはありません。 開始をできるだけ簡単にします。

「書き込み」は「新しいドキュメントを開く」、「運動」は「トレーニング用の服を着る」、「メールを確認する」は「メールアプリを開く」になります。

悪くないですね。

なんとか始めたとき、あなたがする必要があることを続けて、最終的にそれを終えることは突然はるかに簡単になります。

助けを求める

行き詰まった場合でも、助けを求めるのは恥ずかしいことではありません。 特にあなたが新入社員の場合、それは神経を痛める可能性があることを理解していますが、学ぶための最速の方法は尋ねることです。 その上、簡単に避けられる間違いをするよりも、正しく尋ねてそれをする方が良いです。

最初のオプションは、答えがまだあなたと共有されていないか、または単にグーグル検索であるかどうかをチェックすることです。 そうでない場合は、問題に適切な人を見つけて、遠ざけてください。

会議をメールにすることができる場合は、メールにします

Atlassianによると、平均的なサラリーマンは月に31時間、非生産的な会議に出席しています。 平均的な会議参加者の91％は、会議中に空想にふけっていると主張し、73％は他の仕事をし、39％は眠りさえし、45％は出席する会議の数に圧倒されたと感じました。

会議では、いくつかのことについて話し合い、ブレインストーミングする必要があります。 他の人はただの電子メールである可能性があります。 前者の場合は、会議を適切かつ生産的にしてください。

あなたがおそらく考えていなかった効率を最大化するための追加の方法

先延ばし、混乱、および生産性に対する他の敵と戦う通常の方法の他に、効率を最大化するために試みることができるいくつかの楽しいおよび/または興味深いものもあります。

適切なプレイリストを見つける

あなたが音楽なしでは機能できない人々の一人であるなら、うまくいくための完璧な曲を見つけることはあなたの成功の重要な要素です。 背景音のあるアプリを好む人もいれば、ローファイやジャズラジオを楽しむ人もいれば、ハッスル専用のYouTubeプレイリストを持っている人もいます。 それとも、ノイズキャンセリングヘッドホンがあなたのためにトリックをしますか？ 音楽は生産性にプラスとマイナスの両方の影響を与える可能性があるため、適切なプレイリストを見つけるようにしてください。

適切な音楽的背景の重要性を無視しないでください！

スタンドアップミーティングを開催する

スタンドアップミーティングを開催してみてください。名前が示すように、全員がスタンドアップミーティングです。 これは珍しいように思えるかもしれませんが、次のような多くの利点があります。

• 時間がかかりません。
• チームの関与を維持し、パフォーマンスを向上させます。
• より的確です。
• 体へのストレスを軽減します。具体的には、長時間座った後に痛みを感じる可能性のある首、背中、肩などです。

自分に少しの報酬を与える

いくつかのタスクは非常に退屈で難しいものですが、実行する必要があります。さらに悪いことに、それらはあなたが具体的に実行する必要があります。

多くの経験的研究の結果、私は自分自身にそのような仕事をさせる最善の方法は自分自身に小さな報酬を約束することであるという結論に達しました。 私は反対の方法を使う人々と話しました：彼らが仕事をしなければ彼らは彼ら自身のために罰を選びます、しかし私は報酬の方法がもっと好きです。 それはあなたにあなたの仕事との否定的なものの代わりに肯定的な関係を形成させます。

そして、パークス・アンド・レクリエーションのトムとドナの賢明な言葉で、あなたは「自分で治療する」べきです。

繰り返し可能なショートカットを探す

何度も何度も何かをしていることに気付いた場合は、常に同じプロセスを繰り返す時間を無駄にしないでください。代わりに自動化してください。

たとえば、同じまたは非常に類似した回答を必要とするメールを大量に受け取る場合は、同じものを複数回入力するのではなく、テンプレートを作成します。

ワークスペースを快適で刺激的なものにする

同じ場所で8時間以上過ごす場合は、その場所を楽しくすることができます。次の方法で行うことができます。

• あなたの机、あなたのラップトップ、そしてあなたの電話を片付けます。 使用しないものはすべて捨てて削除して、近藤麻理恵に誇りを持ってもらいましょう。 植物や額入りの写真など、重要なもの、または彼女が言うように「火花の喜び」のものだけを机の上に置いてください。
• スペースをより快適に作業できるように、いくつかの個人的なタッチを追加します。
• 明るすぎない適切な照明を選択することで、目を覚まし、集中力を保つことができます。

どこから始めればよいかわからない場合は、オンラインでインスピレーションを調べてください。 私の個人的なお気に入りは、YouTubeの美的な机のセットアップと文房具のコレクションです—私は魅了されているようにそれらを見ています。 説明できないほどの喜びをもたらすだけでなく、不必要なものを衝動的に購入させてしまうので、注意して見てください。

先延ばしにする場合は、説明責任のパートナーを見つけてください

ジムに行ったり、健康的な食事をしたりするとき、人々は通常これを行いますが、ねえ、なぜそれを仕事にも適用しないのですか？ 先延ばしに苦しんでいる場合は、あなたと同じ船に乗っている人を見つけて、お互いに責任を持ち、軌道に乗ってください。

これは両刃の剣なので、説明責任の仲間を選ぶときは注意してください。 お互いが一緒にもっと先延ばしできるようになると、逆効果になる可能性があります。これは、私たちが達成しようとしていることとは正反対です。

結論

効率とは、最小限の労力で最大の生産性を達成することを意味します。 私たちの場合、それはまた、賢く働き、あなたの時間を意図的にすることを意味します。 これを実現するには、気を散らすものを最小限に抑えて「カエルを食べる」ことから、適切なプレイリストを見つけてタスクを達成するための報酬をほとんど与えないことまで、さまざまな方法があります。 あなたはあなたのために最もよく働く方法を見つける必要があります、そしてあなたはあなたの効率を最大にするための良い方法になります。