グローバルに分散したチームを管理する方法 — Flock マネージャーからのヒント

ビジネス全体が変化したとき、チームをどのように管理しますか?

2020 年は、世界中のビジネスに多数の大規模な組織変更をもたらしました。 多くの人は、初めて分散したチームに適応することを学んでいます。 公平を期すために、学習曲線はかなり急勾配であるため、企業が何が機能し、何が機能しないかを理解するのは、ほとんど試行錯誤の連続です.

ありがたいことに、Flock は数年前から分散型企業となり、従業員はムンバイ、バンガロール、ボストンなどに分散しています。 世界中のビジネス リーダーが、新しくリモートになったチームを管理するためのベスト プラクティスとアプローチを構築し続けている中、私たちは Flock のシニア リーダーに、グローバルに分散したチームを管理するためのヒントとコツを尋ねました。

マネージャー紹介

Shourya Sahaは、Flock のカスタマー サポート責任者です。 経験豊富なストラテジストである Saha は、Flock に入社する前に、国際企業のリーダーシップ チームと協力して戦略的ソリューションの定義と実行に成功しました。

Ninad Ravalは、Flock の製品およびデザインの責任者です。 Raval は 20 年近くにわたり、主に SaaS と e コマース スペースに重点を置いて、デザイン チームと製品チームを管理および指揮してきました。

チームのタスクとその進捗状況を追跡するために、どのツールを使用していますか?

Flock は全社的に Jira、Asana、North、Google Docs、Sheets などのツールを使用して、タスクの管理、ファイルの整理、共同作業を行っています。 Flock の統合を使用してこれらすべてのツールを接続しているため、すべてが 1 か所にあります。

当社の製品チームは、North スプレッドシートと Google スプレッドシートを組み合わせて使用​​し、プロジェクトの締め切りとパフォーマンス指標、OKR、イニシアチブの両方を追跡しています。 開発または設計からの部門横断的なサポートが必要なタスクについては、Jira と Google ドキュメントを使用して共同作業を行います。

非常にデータ駆動型のカスタマー サポートのようなチームにとって、Zendesk のような CRM ツールとメタベースのデータ視覚化は、パフォーマンスの追跡とコミュニケーションの合理化に役立ちます。 Shourya は、カスタマー サポートの進捗状況を定量的に追跡し、生産性、顧客満足度、初回コール解決などの指標を測定しますが、これらに限定されません。 定性分析のために、彼はチームにランダムなケースレビューを制定することを勧めています。 サポート チーム (および Flock のすべての社内チーム) も、Flock や Zoom などのビデオ会議ツールを使用して、離れた場所にいても顔を合わせてつながります。

分散したチームとどのくらいの頻度でミーティングを行いますか?

「サポート チームとして、私たちは毎週 1 回ミーティングを行っています」と Saha 氏は言います。 「通常、私たちは先週のパフォーマンスについて話し、チームに関連するプロセス、ポリシー、またはテクノロジの更新を浸透させ、ベスト プラクティスを共有し、並外れた仕事をした可能性のある人を呼びます。」

私たちの製品チームは、サポートよりもカジュアルに物事を進めており、毎週金曜日に「チーム TGIF」に集まり、新しい学習や興味深いトピックについて話し合ったり、簡単なチャットやゲームで一緒にリラックスしたりしています。

どのくらいの頻度で従業員と 1 対 1 で会いますか?

Saha も Raval も、月に 1 回、チームのリーダーと 1 対 1 で会うと言っています。

「リーダーとエンジニアの間の会話は、より戦術的です」と Saha 氏は語ります。 「私にとっては、文化的、全体的なキャリア計画と進歩に重点を置いています。 このようにして、チームが長期的および短期的な目標の両方に集中できるようにします。」

Raval も、個人のキャリア開発と 1 対 1 のコーチングに重点を置いており、OKR を対象とした障害やプロセス関連の問題を整理しています。 彼は Flock のリマインダーを使用して定期的な会議を設定するだけでなく、従業員との共有ドキュメントを使用して、会議の前に話題を収集し、後でメモを追跡します。 彼は、1 対 1 の会議の生産性を維持するために、ディスカッションを 30 ～ 55 分に制限することを推奨しています。

チームミーティングが効果的であることをどのように保証しますか?

会議を効果的に行うための Raval のヒントは、各会議が機能する異なる形式であることを確認することです。 彼の毎週のプロジェクト管理 (PM) ミーティングでは、従業員が持ち回りで議長を務めるため、全員が関与し続け、議論はより実りあるものになります。 これらの毎週の PM ミーティングの議題の概要は次のとおりです。

プロジェクト管理チームの会議の議題

• 他の人が何に取り組んでいるのか、また、どのように誰かの助けを得ることができるのかを知る
• 質問をして、短期的および長期的な目標について考える
• 誰かがチームと共有したい新しいことやエキサイティングなことはありますか?
• チームからのブロッカーまたは更新
• PM、設計、および開発プロセス、提案、およびフィードバック

毎週、現在の会議の主催者は、次の PM 会議を担当する新しい主催者を指名してバトンを渡します。 主催者は、すべてのチーム メンバーからディスカッション アイテムを収集して議題を作成し、ミーティングがスケジュールされて出席されるようにします。 また、会議を推進し、すべての議題項目が網羅されていることを確認し、すべての参加者にとって適切で価値のある議論を維持する責任があります。 最後に、主催者が追いつくことができなかった場合、会議中に全員にスナックを購入する必要があります! :)

分散したチームを初めて率いるマネージャーへのアドバイスはありますか?

Raval はシンプルに保ちます。

• 定期的に 1 対 1 を行う
• チームと気軽に会う
• 目標と結果を明確にレイアウトする
• フィードバックと評価を文書化する

Saha はさらに 2 つのアドバイスを提供しています。

• あなたのチームを知ってください。 一人一人が異なる願望と才能を持っています。 それらを追跡します。
• あなたのビジネスを知ってください。 個々の希望に応える機会はないかもしれませんが、直属の部下の新しい道を切り開くのに役立ちます。

たとえば、Saha 氏は次のように述べています。 やがて、チームのパフォーマンス向上に役立つアプリを作成できる機会を作りました。 これはウィンウィンです！」

両方のマネージャーは、文化的にも地理的にも多様なチームをナビゲートするには、「すべてのビジネス」から休憩する必要があることに同意します。 従業員は、文化的感受性と社会的背景によって動機づけられ、つながりの機会として機能します。

しかし、多くの場合、分散したチームを管理するための真の鍵は自分自身を管理することです。

「自分自身を改善するために、フィードバックのすべてのチャネルを使用してください」とサハはアドバイスします。 「チームとビジネスが毎回正しく行うことは不可能です。 あなたは失敗するでしょう。 改善に関するフィードバックを提供するよう人々に勧めます。 あなたがそれを歓迎することを繰り返してください。 匿名調査を実行します。 結果をチームで共有してください。」

さらにヒントが必要ですか？ 従業員エンゲージメントのガイドを今すぐダウンロードしてください。