フリーランサーとしてクライアントに請求書を正当化する方法
公開: 2022-05-07クライアントとのコミュニケーションが、クライアントと再び仕事をするかどうかを決定する最大の要因の1つであることは誰もが知っています。 それは信頼を築き、あなたをプロとして描き、彼らのプロジェクトが安全な手にあることを彼らに知ってもらいたいですよね？ さて、あなたの請求書を正当化することは、そのクライアントとフリーランサーの関係の成功に大きな役割を果たすことができます。 これは、成功する長期的なパートナーシップの構成要素を表しています。クライアントは、戻ってきて、サービスを推奨し、肯定的なフィードバックを残し、疑いなくあなたの判断を信頼し始める可能性が高くなります。
請求書を正当化する必要があるのはなぜですか？
はじめにこれに触れましたが、それに加えて、請求書を正当化することで、不当な請求を行うことで支払いを回避するクライアントからあなたを守ることができます。 彼らはその価格の結果に満足していないか、なぜあなたが改訂のためにもっと請求するのかを「理解していない」か、特定のタスクにもっと時間をかけるというあなたの選択に同意しません。
それでも確信が持てない場合は、請求書に添付された作業/プロジェクトレポートがあなたのキャリアにどのように役立つかを次に示します。
レポートは誤解を避けます
クライアントにはさまざまな種類があります。請求書を送信するだけで、髪の毛から離れることに完全に満足しているクライアントもいます。 結局のところ、それは彼らのお金であり、彼らはそれがどこに行くのか知りたいので、他の人はもう少し詳しく知りたいと思っています。
適切に構成されたレポートにより、請求内容とその理由をクライアントに正確に示すことが容易になります。 私たちの仕事が何を意味するのかを誰もが知っているとは限りません。 そのため、簡単な説明が大いに役立ちます。
たとえば、調査に多くの時間を費やした理由がレポートに示されている場合は、誤解の可能性のあるいくつかの機会をカバーしています。
- クライアントは、あなたがそれらをだまそうとしているとは思わないでしょう。
- あなたは先駆者として、または熟練していないとして外れることはありません。
- 透明性のために尊敬を築きます。
- クライアントが後で取引または料金を変更しようとした場合に備えて、書面による証跡があります。
たぶん、その特定のタスクはクライアントが許可するよりも少し複雑だったか、技術的な問題があったか、または単に可能な限り最高の仕事をしたいと思っていました、そして最終結果はそれを反映しています。 タスクを特定の方法で実行する理由を率直に伝え、方法を支持することを恐れないでください。
正当化された請求書は透明性を育みます
クライアントは、あなたがあなたのワークフローについて自由に話し合い、あなたがどのように仕事をしているのかを見せてくれることを知ったとき、あなたが隠すものが何もないという自信を深めます。 通常、仕事のスケジュールを過度に保護している人は、仕事のスケジュールがないか、完全に混乱しているか、クライアントの基準に達していないかのいずれかです。
これは不信感につながるだけであり、潜在的な質問に答えたり、アドバイスや提案をしたりすることを望まないクライアントを示しています。 請求書を疑ったり尋問したりしたくない場合は、途中で会ってください。 あなたが信頼できるプロの人であることを示してください。
レポートは前向きな評判を築くのに役立ちます
すでに触れたように、レポートを通じて請求書を正当化する慣行に落ち着くと、業界での評判に役立ちます。
幸せなクライアントは、ビジネスパートナーや知人などにあなたを勧める可能性が高くなります。良い口コミは、多くの場合、あなたができるすべてのネットワーキングよりも価値があります。
請求書を正当化する方法
請求書の正当化は、プロジェクトの進捗レポートを通じて行うのが最適です。 あなたとクライアントの両方に利益をもたらす堅実なレポートを作成する手順はかなり簡単です。 ただし、タイムシートに記入したり、ほとんどすべてのタスクの時間を追跡したりするなど、ある程度の準備と習慣の変更が必要です。
これらが問題にならない場合は、次のプロセスが簡単になります。 レポートとディスカッションに含める必要のある要素を確認してください。
クライアントに業界の料金を紹介する
何よりもまず、クライアントは、業界および特定の支店の1時間あたり（またはプロジェクトあたり）の平均レートを知っている必要があります。
また、料金がによってどのように異なるかを説明することもできます
グローバルデータに裏打ちされた信頼できる情報源を見つけてください。 これが、私たちが調査してまとめた2021年のフリーランスとコンサルティングの料金です。
あなたの時間を追跡する
すべての優れたレポートのバックボーンは、そのタイムシートです。
ここで、すべてのタスクをスケジュールし、説明し、作業中のプロジェクトの各側面を完了するのにかかる時間を追跡します。 この方法に慣れていない場合は、時間追跡を選択して、どの時間追跡方法が最適かを見つけてください。
現在、時間追跡は、請求可能な時間と請求不可能な時間を計算するのに明らかに最も役立ちます。 ただし、請求に関する手順についてはここにいません。 私たちは、時間追跡がそれを正当化するのにどのように役立つかを見るためにここにいます。 たとえば、これはデジタルタイムシートがどのように見えるかです：
ソース：Clockify.me
それでは、これらのエントリの1つと、この形式の時間追跡が請求書の正当化にどのように役立つかを見てみましょう。
これは、Clockifyの特定の時間エントリの詳細です。 タスクに取り組んだ時期と期間を表示するだけでなく、プロセスを必要なだけ詳細に説明するオプションもあります。 これは、レポートの作成に最適です。 タスクがどのように進んだか、時間がかかったのか短いのか、そしてその理由を書き留めてください。 そうすれば、レポートを生成する必要があるときに、クライアントに必要なすべての情報を用意できます。
進捗状況を追跡する
デジタルタイムトラッカーは、プロジェクトの進捗状況を追跡することもできます。
プロジェクトを開始するときは、プロジェクトの特定の側面とタスク自体がどのくらい続くかを見積もります。 見積もりを通じて、すべてを完了するのにかかるおおよその時間をクライアントに伝えることができます。
デジタルタイムトラッカーでは、これらの見積もりを入力し、毎日作業して時間を追跡しながら、実際の作業時間との比較を確認できます。 例えば：
ソース：Clockify.me
上記のエントリの見積もりの一部は、開発には20時間かかるというものでしたが、マーケティングが正しく評価されている間は、代わりに10時間かかりました。 これは、料金を正当化する際の貴重な情報にもなります。
あなたが抱えていた問題、または「道路上のバンプ」をリストしてください
問題の原因と実行した手順について詳しく説明します。
場合によっては、タスクに時間がかかるため、クライアントのコストが高くなることがあります。 問題に対処する前に、問題の原因に気づき、書き留めることで、潜在的な非難や批判からのストレスを軽減できます。 そうすれば、後でクライアントに提示する必要がある場合に備えて、情報が最新の状態に保たれます。
彼らが数字を見たら否定的な意見を形成する機会を得る前に、あなたは彼らにあなたの決定を安心させることができます。
あまり詳しくは説明しないでください
完璧な長さと完璧な言語を見つけましょう。
ほとんどのクライアントは、どんなに要求が厳しくても、レポートのページを読みたくないでしょう。 彼らは単にレポートを無視し、おそらくそれの要約されたバージョンを求めます。 結局、あなたは誰も読まないレポートに時間を無駄にするだけです。
最善の行動は、座ってクライアントとレポートについて話し合うことです。 あなたが通常追跡しているものを彼らに知らせ、彼らが必要とする情報と必要としない情報を確認してください。 あなたの側で当て推量をする必要はなく、クライアントは何を期待するかを知っています。
最後に、Clockifyがタイムトラッカーを使用してクライアントに請求する方法を確認できます。 それは明確な説明で段階的にプロセスをリストします。
請求書を正当化するときに使用するフレーズ
請求書の決定を説明する際にクライアントにアプローチする方法について、すべてを網羅したテンプレートを作成することはできません。 すべての業界が同じであるとは限りません。また、同じ職種の2人のフリーランサーでさえも同じではありません。 私たちにできることは、会議、電話、および電子メールに適したオープナーとクローザーのリストを提供することです。
まず、クライアントを会議に招待します
クライアントとの連絡を確立したいので、レートとそれらがワークフローにどのように関連しているかを説明できます。 まず、クライアントをその特定の会議に招待する電子メールテンプレートから始めます。
こんにちは、XY
ご健勝のことと存じます。
お会いできて光栄です。このプロジェクトで一緒に仕事ができることを楽しみにしています。 私はあなたが満足する結果をあなたに提供するために最善を尽くします。
このメールをお送りしますので、会議または電話を設定することをお勧めします。このプロジェクトでどのように取り組むかについて、もう少し詳しく説明できます。 これはあなたがあなたの期待を共有するための優れた方法であり、私がこれらの料金を請求する理由を説明するための優れた方法であると私は信じています。 あなたは私の仕事の迅速で簡単な内訳を得るでしょう、それであなたはあなたのお金がどこに行くのかを知るでしょう、そして隠れた費用がないので安心してください。
私の専門的な関係は透明性に基づいており、すべてが公開されているときは、よりスムーズに実行されると思います。
（DATE AND HOURS）は無料です。 あなたの考えを教えてください、そしてこれらの時間のいずれかがあなたのために働くかどうか。
あなたからの返信を楽しみにしています。
敬具、
ZY
もちろん、あなたはそれをより個人的なものにするために、あなたが望むどんなフレーズでも自由に変えることができます。
請求書を正当化するときに使用するフレーズ
このセクションを短く簡潔にするために、メールと直接の両方で使用できるオープナー（およびクローザー）をいくつか紹介します。
- 「これに似たプロジェクトの経験から、最も一般的な問題は（XY）であり、完了するまでに時間がかかることがわかりました。 そのため、その地域では潜在的に長い作業時間が予想されます。」
- 「これらは業界の平均レートです…」
- 「以前に同意したように…」
- 「請求プロセスの一部が不明な場合はお知らせください。」
- 「私と一緒にこれを経験するために時間を割いてくれてありがとう。」
- 「進捗レポートでプロジェクト開発のどの側面に焦点を当てたいですか？」
紛争の処理方法
あなたがたぶん滑って、これらのステップのいくつかを逃す時があります。 たぶん、あなたはしっかりしたレポートに必要なものを準備しないでしょう、あるいはあなたのクライアントは彼らの決定の1つでフリップフロップします。 誤解（よくあることです）を回避できなかった場合は、いくつかの方法があります。
現在、紛争には多くの理由が考えられますが、請求に関連する理由は次のとおりです。
- プロジェクトに時間がかかりすぎた
- 請求可能時間率は最初から明確ではありませんでした
- クライアントが同意しなかった追加の作業がありました
請求書の紛争にどのようにアプローチしますか？ 請求書の正当化を専門的にどのように処理しますか？
1.状況を分析する
あなたの最初の本能は、誰が見落としたのか、あなたかクライアントかを特定することです。
あなたが誤解を引き起こしたのであれば、問題を解決するためにあなたが見ることを彼らに保証する謝罪の電子メールを彼らに送ってください。 これは、問題が最終製品にある場合に機能します。
- 彼らは製品の品質に満足していません
あなたは新しい方向性を持って製図板に戻りますが、またあなたが再び請求し、追加の時間を請求することを彼らに知らせます。 改訂にもかかわらず、彼らはあなたの仕事を「好きではない」ので、支払うことを避けようとする人もいるので、これについては非常に明確にしてください。
以下は、そのような状況の1つの優れた穏やかな処理の例です。
出典：Clientsfromhell.net
- なぜ時間がかかりすぎたり、少なすぎたりするのか理解できません
これに対抗するには、レポート、タイムシート、およびプロジェクトで作業したときに書いたすべてのメモをプルアップする必要があります。 請求書と行った選択を正当化する意欲を示して、会議または電話を手配します。
クライアントが誤解の背後にある場合は、2つの方法があります。
- 誤って問題を引き起こしている
通常、早い段階で重要な質問をするのを忘れたり、同意したことを思い出せなかったりすることが原因です。 あなたの契約、契約のセクション、そしてあなたが持っていた電子メール交換を思い出させる簡単な電子メールは彼らの記憶を揺さぶるでしょう。
- 意図的に問題を引き起こす
これらは通常、自分のお金で惨めになるクライアントです。 事後に苦情を提起することは、ただ空想されたフリーマーケットの物々交換です。 このようなクライアントはまれですが、すべてのフリーランサーは、人生で少なくとも1回か2回は彼らに会っています。
きちんとしたドキュメントを維持することで、クライアントがお金を払うのをやめる前に、多くのフリーランサーを救うことができました。 極端な場合には、弁護士の関与を考慮しても、頼りになるはずです。 あなたは支払いを受けるに値する。
2.準備ができている証拠を持っている
この間ずっと、すべてを文書化することがいかに重要であるかを強調してきました。 それはあなたの仕事、評判、そして支払いが保護されていることを確認する唯一の方法です。
メールを削除したり、テキストやチャットログのスクリーンショットを作成したり、会議や通話の概要を作成したりしないでください。
️重要な注意：
違法であるため、クライアントの知らないうちに会議や通話を録音することは控えてください。 最初に何かを記録することに同意を求める必要があります。 彼らが拒否した場合は、会議/電話で同意した内容の要約を入力し、メールを転送するだけです。 あなたの要約が正しいかどうかを彼らに確認してもらい、彼らが確認した場合、あなたはあなたに有利に働く可能性のあるもう1つの「紙の証跡」を作成しました。
3.市民のまま
クライアントがどのように反応しても、礼儀正しさとマナーに勝るものはありません。
難しいかもしれませんが、相手が頑固になったり、単にあなたが伝えようとしていることを理解できない場合でも、冷静な姿勢を保ちましょう。 個人的な経験から、失礼なことなくクライアントに支払いを求めるためのテンプレートのリストを作成しました。
結論
クライアントがあなたの労働倫理を疑うようになったときに、請求書を正当化することは後から考えるべきではありません。 これが起こらないようにするには、実際には、パートナーシップのほぼ最初の段階で、請求書を正当化する必要があります。 クライアントが最初から請求するのと同じくらい請求する理由を知っていると、後で変更や苦情を申し立てる可能性が低くなります。
タイトで詳細なドキュメント（タイムシート、電子メール、レポート）を保持することで、紛争が発生した場合に活用できるようになります。 最終的に、価格設定プロセスの簡単な内訳は、透明性を通じて信頼を構築するのに役立ちます。 クライアントはあなたと再び仕事をする可能性が高く、仲間にあなたを勧めることさえあります。
あなた自身の習慣はありますか？ [email protected]であなたの経験を私たちと共有してください、そして私たちは私たちの次の記事の1つであなたを紹介することができます。