IP 電話システムとは何ですか? 私のビジネスには IP 電話システムが必要ですか?

公開: 2023-12-12

現在の固定電話の設定を最大 60% 節約できたらどうでしょうか? コスト削減と引き換えに、リモートチームがどこからでもアクセスできる、より信頼性の高いビジネスフォンシステムを手に入れることができます。
公衆交換電話網 (PSTN)設定から最新の IP 電話システムに切り替えることで、これらの利点を享受できる可能性は十分にあります。

IP電話とは何ですか?

従来の電話システムについて考えるとき、私たちは卓上電話と着信を受け付けるサーバールームを思い浮かべます。サーバーを各アナログ電話に接続するには多数の電話線が必要となり、その結果、オフィス全体にケーブルが迷路のように入り組むことになります。
IP 電話システム (またはIP PBX ) はその問題を解決します。サーバーはクラウドベースです。オフィス内にサーバールームは必要ありません。つまり、銅線の迷路に悩まされる必要がなく、インターネット接続を使用して着信を受けることができます。

IP 電話システム全体は、VoIP (Voice over Internet Protocol)テクノロジーを使用して実行されます。これは、あらゆる種類のインターネット接続を使用して電話をかけたり受けたりできることを意味します。
では、IP電話とはどのようなものなのでしょうか?
VoIP ソリューションを使用すると、IP または SIP 電話と呼ばれるインターネットに接続された任意のデバイスで通話を受けることができます。これには以下が含まれます:

携帯電話 (Apple や Android など)
ノートパソコン
あなたのPC

結論: インターネットアクセスと互換性のあるIP テレフォニーアプリケーションがあれば、どの端末でも VoIP 電話にすることができます。

IP電話システムはどのように機能するのでしょうか?

基本的には、着信通話はプロバイダーがホストする仮想サーバーに転送されます。その後、VoIP プロバイダーが通話を音声ファイルに変換し、そのデータを IP 電話に送信します。
その後、通常どおり発信者に接続されます。実際の送信は携帯電話の塔ではなくインターネット経由で行われます。
IP 電話システムの重要なコンポーネントは次のとおりです。

1) 仮想 PBX

クラウド PBXとも呼ばれる、これは着信を管理し、音声ファイルに変換するサーバーです。インターネット経由で電話をかけたり受けたりするには、クラウドでホストされているサーバーが必要です。

2) 音声ゲートキーパー

従来のオフィス電話システムは、PSTN を使用して携帯電話接続を使用して通話を発信します。ただし、新しい IP 電話システムは音声ゲートキーパーを使用してシステムへのアクセスを制御します。
このコンポーネントを使用して、誰が VoIP システムを使用できるか、いつ、どのデバイスが接続されているかを判断します。

3) ゲートウェイ

このコンポーネントは、電話接続の確立方法を管理します。これを使用すると、IP 電話を使用して非 VoIP 番号に電話をかけることができます。
ゲートウェイは最小通話ルーティングルールに基づいて実行できます。つまり、発信通話を VoIP または固定電話のいずれかにダイヤルする番号に接続する最も迅速な方法を自動的に見つけます。

4) IP固定電話

アナログ電話アダプタ(ATA) を使用すると、すでに所有している機器を IP 電話に変えることができます。
これらは従来の卓上電話に接続し、インターネットに接続します。彼らはあなたの声をオーディオファイルに変換し、あなたが電話をかけている番号のIPアドレスを見つけます。これは、インターネットに接続されていない機器を介して VoIP 通話を行うことができることを意味します。

回線交換とパケット交換

これが従来の固定電話 (回線交換) 設定とどのように異なるのか疑問に思いませんか? IP 電話システムはパケット交換を使用します。
VoIP は会話を小さなデータパケットに分割し、インターネット経由で送信します。
次に、アナログ電話アダプタ (ATA) がこのデータをアナログ形式に変換し、最終的に聞こえるようになります。こうすることで、必要のないときに IP 電話が回線を使い果たすことがなくなります。

IP電話システムの種類

どちらのタイプの IP 電話システムも、PBX (構内交換機) を使用して実行されます。これには、次の 2 つの形式があります。

1) オンプレミス

オンプレミス PBX では、VoIP 通話に必要なすべての機器とハードウェアがオフィス内にあります。
これは、先ほど説明した銅線によるサーバーと固定電話の接続です。従来からオフィスに設置されていたもの。
オンプレミスの IP 電話システムは、LAN 接続を使用してオフィス内の PBX に接続します。高度な機能を簡単に追加でき、追加のSIP トランクを介して電話をバックアップするオプションもあります。
何よりも、VoIP 電話システムの動作を制御できます。回線の変更、接続の追加および変更をすべてオフィス内で行うことができます。ただし、これを行うには社内の IT サポートを雇う必要がある場合があります。

2) クラウドベース (または仮想)

ホスト型 PBX、またはクラウド PBX は、サードパーティ会社が IP 電話システムに関連するすべてを処理する場所です。セットアップとメンテナンスは仮想的に行われるため、インストールのためにエンジニアがオフィスに来る必要はありません。
必要なのは、「ハードウェア」としての強力なインターネット接続と、IP 電話ソフトウェアをインストールするデバイス (スマートフォンなど) だけです。
クラウドベースのビジネスフォンシステムは、従来のシステムに相当する最新のシステムと考えてください。
メンテナンスや高価なセットアップを必要とせずに、高品質の通話を送受信することができます。

オンプレミスまたはクラウドベースのソリューションを使用する必要がありますか?

オンプレミスまたはクラウドベースの IP 電話システムのどちらを選択するかは、リソースによって異なります。
オンプレミスではシステムを完全に制御するオプションが提供されますが、IP 電話システムの管理を社内の専門知識に依存するリスクがあります。外部のサポートリソースを呼ぶ必要がある場合は、追加費用が発生するため、かなりの費用がかかる可能性があります。
また、必要な部品が在庫切れまたは販売されていない可能性もわずかにあります。最後に、オフィスに必要な機器を追加できるスペースが必要です。すべての企業に、電話サーバー専用の余裕のある部屋があるわけではありません。
ただし、クラウドベースの IP 電話システムに必要なのは、おそらくすでに持っているもの、つまり高品質のインターネットサービスだけです。

IP電話システムのメリット

現在の電話システムを廃止して、インターネットを使用して通話を行う IP 電話システムを選択する価値があるかどうか疑問に思っていますか? 考慮すべき点は次の 6 つです。

1) セットアップとメンテナンスが安価になる

中小企業の経営者が考慮すべき最も重要なことはおそらく予算です。ビジネスの電話を受けるために、大金を払いたくないでしょう。しかし、ここで IP 電話システムが際立っています。

IP 電話システムは、2 つの点で昔ながらの有線セットアップよりも安価です。まず、新しいネットワークの使用を開始するために、新しい機器は必要ありません。

必要なのは、すでに用意されている 2 つのものだけです。インターネット接続と、インターネットに接続されたハンドセットまたはソフトフォンです。

つまり、IP 電話システムのメンテナンスが必要になるリスクが少なくなります。ワイヤーが切れたり、サーバーが過熱したりする可能性はありません。ソフトウェアアプリケーションを最新の状態に保つことを約束しているだけです。いずれにせよ、VoIP プロバイダーがそれを思い出させてくれます。

2) より信頼性が高い

現在、有線電話ネットワークを使用している場合は、それがいかに信頼性の低いものであるかがわかるでしょう。気まぐれな卓上電話や、特定の位置にあるときのみ機能する危険なワイヤーがあるかもしれません。

イライラしますよね？

IP 電話システムでは、インターネット接続のみに依存します。ただし、インターネットがダウンした場合でも、常にオンになっている柔軟な電話転送のおかげで電話をかけることができます。

設定を変更するだけで、別のインターネット接続を使用して通話を別のハンドセットに転送できます。 (例: オフィスの Wi-Fi がダウンした場合は、4G を使用している携帯電話に通話を転送します。) 通話品質は低下しません。

天候の影響、ハードウェアの問題、停電についても同様です。通話をボイスメールまたは携帯電話に転送することで、IP 電話システムを常に稼働状態にすることができます。ダウンタイムはもうありません。

3) リモートフレンドリーです

私たちの調査によると、38% 以上の企業がリモートで働くチームメンバーを抱えています。それだけでなく、ビジネスプロフェッショナルの 88% は、少なくとも週に 1 回、モバイルデバイスを介して仕事上のコミュニケーションを行っています。

IP 電話システムは、リモートワーカーに対応します。

なぜ？なぜなら、相手がオフィスにいないときでも、IP 電話システムに相手の会社用携帯電話番号を追加して、通話を相手のデバイスに転送できるからです。

さらに、在宅勤務の場合は、IM やビデオ会議によってコラボレーションが容易になります。

VoIP を使用すると、低料金で電話をかけたり、インターネット経由で無料のテキストメッセージを送信したりできます。そのため、仮想コンタクトセンターなど、多数の在宅勤務スタッフがいる場合には、IP 電話システムが不可欠です。

4) IP 電話システムの拡張は簡単です

固定電話で電話会議を行いますか? 追加のハードウェアおよび接続コストを支払う準備をしてください。新しいスタッフを雇用するたびに、デスクに電話回線を引きに来るエンジニアも雇用する必要があります。

ただし、IP 電話ではこれは問題ありません。 VoIP プロバイダーに電話し、その相手をオンラインアカウントに追加し、その相手のデバイスにソフトウェアをダウンロードするだけです。それだけです。彼らは営業中です。（そして電話します。）

これは特にコールセンターに最適です。ビジネスの成長に伴い、常に新しいカスタマーサポートエージェントを雇用する必要があります。 IP 電話システムでは、マルチ会議ユニット (MCU) が提供されている限り、これを簡単に行うことができます。

IP 電話システムでは、インターネット帯域幅が許す限り多くの人が通話に参加できます。

これにより、ビジネス向けのユニファイドコミュニケーションプラットフォームを構築できます。

ビデオ通話、カスタマーサポート、チームトレーニングなど、すべてのコミュニケーションが 1 か所、つまりインターネットで行われます。

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5) 顧客満足度を高めることができます

従来の固定電話システムを使用して電話を受けている場合、顧客をイライラさせる可能性があります。電話をかけた電話番号が通話中の場合は、すぐにボイスメールにつながります。それは顧客サービスとしては良くありません。

ただし、IP 電話システムを使用して、必要なだけ電話をかけることができます。複数の発信者は次に対応可能なエージェントが待機するまで保留にできるため、複数の発信者を処理するために追加の電話番号は必要ありません。

コールキューは拒否されたコールを最小限に抑え、優れた顧客エクスペリエンスを提供します。

さらに、IP 電話システムでは VoIP 間の通話に料金がかからないため、顧客満足度がさらに高まります。

顧客が IP 電話システム (Nextiva や Skype など) を使用して電話をかけている場合は、長距離通話に高額な費用を支払う必要はありません。電話をかけるのは完全に無料です。

注目すべき 6 つの IP 電話機能

ボイスメール: 従業員が電話に出られない場合は、ボイスメールと電話転送が役に立ちます。サービスプロバイダーが発信者にメッセージを残すことを許可しているかどうか、またボイスメールから電子メールへのサービスを提供しているかどうかを確認してください。そうすれば、受信トレイ内のメッセージをスキャンして、不在着信をフォローアップできます。
通話録音: 厳しく規制されている業界にいる場合は、通話録音が必要になります。また、顧客の成功を改善し、営業担当者をトレーニングするためにも使用できます。録音された実際の通話のライブラリがあり、例として使用できます。
自動応答: この IP 電話機能は、すべての発信者を自動メッセージで「歓迎」し、発信理由に応じて別の人に転送します。迅速かつシンプルな顧客エクスペリエンスを提供します。
発信者 ID:発信する前に、発信者 ID を変更して会社名と電話番号を表示します。これは、電話をかけている相手の地域を理解するのに役立ちます。
音声およびビデオ会議: 同じ通話に複数のチームメンバーが必要ですか? 音声通話だけでなくビデオ会議にも対応する強力な会議機能を備えた IP 電話システムを探してください。

もう 1 つ考慮すべき点は、セキュリティです。最も低コストのプロバイダーを利用したくなるかもしれませんが、より安全な選択肢は、複数回線のオフィス電話に最高のサポートとセキュリティを提供するベンダーです。

ベンダーの認定、潜在的な脅威を特定して軽減する方法、セキュリティプロトコルを内部でどのように処理するかについて、遠慮なくベンダーに問い合わせてください。

IP電話システムの料金はいくらですか?

Nextiva を使用すると、 4 段階の料金プランから 1 つを選択し、ビジネスに必要なシート数に合わせてスライダーを調整できます。

1) 必須の VoIP システム

基本的な VoIP システムは、ユーザーあたり月額 20 ドルから始まります。通常、無料の番号ポーティング、市内またはフリーダイヤルの番号、無制限の通話が付属しています。

基本パッケージには、自動応答、保留音楽、無料のオンライン FAX も付属している必要があります。

2) プロフェッショナル VoIP システム

Pro VoIP システムを使用すると、上記のすべてに加えて、テキストメッセージングと無制限の電話会議を利用できます。

電話サービスの完全なモビリティを可能にする Nextiva アプリも入手できます。アプリを使用すると、プロフェッショナルな挨拶を録音したり、任意のデバイスでビジネス通話に応答したりするオプションも利用できます。

3) エンタープライズ VoIP システム

エンタープライズ VoIP システムを使用すると、通話録音、ボイスメールからテキストへの変換、音声分析など、上記のすべてを実現できます。エンタープライズ VoIP システムの価格とコスト削減は、組織の規模と全体的なニーズによって異なります。

IP電話システムを設定するにはどうすればよいですか?

ビジネスコミュニケーションに IP 電話システムの使用を開始する準備はできていますか? オフィスに最適な設定を見つけるには、次の基本的な VoIP の質問に答えてください。

通信範囲に必要な電話の数電話番号の数 (および地域オフィスに別の番号が必要な場合)
発信する着信通話と発信通話のおおよその数

1) ユーザーは何人いますか?

ユーザー数を理解したら、現在のインターネットカバレッジが新しいオフィスの電話システムをサポートするのに十分かどうかを判断できます。

速度テストツールを使用して、既存のインターネットサービスが処理できるデータ量を評価するとよいでしょう。

ユーザー数を把握することは別のことですが、ビジネスをサポートするために必要な実際の回線数を把握する必要があります。次の 3 つの重要な要素に注目することをお勧めします。

2) どのハードウェアを使用したいですか?

オンプレミスまたはクラウドベースの PBX システムを使用する場合、ハードウェアのセットアップにはいくつかの標準リソースが必要になります。

高品質のインターネット接続は当然ですが、ルーターとサーバー、SIP トランク、ワイヤレスルーター、およびサーバーに接続して従業員が通話できるようにする IP 電話も必要です。

3) VoIP プロバイダーを選択します

最後に、IP 電話のセットアップを完了するには、電話をインストールするクラウドベースの VoIP サービスプロバイダーを選択する必要があります。

セットアップをサポートしてくれる VoIP プロバイダーを選択すると、作業が楽になります。たとえば Nextiva を使用すると、すべてを手動でインストールする必要はありません。

必要なのは、インターネット接続、ヘッドセット、マイクだけです。それなら営業中です！

アップグレードの時期ですか?

IP 電話システムを導入するのに最適な時期は昨日でした。 2番目に良いのは今日です。

良いニュース？今すぐ最初の一歩を踏み出すことができます。月額わずか 19 ドルからのIP 電話システムでお客様のビジネスの成功をどのように支援できるかについてお問い合わせください。