請求書とは何ですか？ 請求書の定義と機能

ビジネスを勉強するとき、「請求書」という用語が頻繁に出てくるのを目にするかもしれません。 配送ボックスを受け取ると、「請求書」というタイトルの紙と、サプライヤーから注文した製品のリストも表示されます。 請求のプロセスには時間がかかる場合がありますが、スキップしたり無視したりすることはできません。

この記事では、請求書の概念を理解して、一般的なトランザクションにおける請求書の重要性、機能、および適用性について深く理解します。

請求書とは何ですか？

請求書は、企業がクライアントに提供する製品とサービスを記録し、クライアントがそれらの製品とサービスに対して支払う必要のある義務を確立する文書です。 つまり、請求書は、商品やサービスの購入に関するプロバイダーとクライアント間の合意を証明し、プロバイダーの売掛金を作成します。

請求書の種類

事業規模や提供する製品やサービスに基づいて、請求書にはいくつかの種類があります。

• 標準請求書-これはほとんどすべての業界に適用できる最も一般的な形式の請求書であり、請求書の準備コストを削減するために中小企業によって作成されることがよくあります。 標準の請求書には、名前や連絡先、請求書番号、支払期日など、請求書の基本的な要素が含まれています。
• デビットインボイス-デビットインボイスは、顧客がビジネスに支払うべき金額が増加した場合に使用されます。 つまり、このタイプの請求書を使用すると、既存の請求書を簡単に調整できます。 たとえば、あなたはフリーランサーとして働いています。 特定のプロジェクトでの労働時間を見積もった請求書をクライアントに送信しましたが、実際には最終的に余分な時間を費やしました。 この場合、請求される追加の労働時間の借方請求書をクライアントに送信できます。 借方請求書には常に正の合計数が含まれます。
• クレジット請求書-クレジットメモとも呼ばれるクレジット請求書は、クライアントが割引や払い戻しを要求したとき、または以前の請求書の間違いを修正するように求めたときに、企業によって発行されます。 クレジット請求書には、常に負の合計数が含まれます。 たとえば、顧客が特定の製品に対して100ドルの払い戻しを要求した場合、クレジット請求書に表示される番号は-100ドルになります。
• 商業送り状-オフラインの小売店やレストランで通常受け取られる請求書や請求書とは異なり、商業送り状は外国貿易のために企業によって特別に発行されます。 基本的な商業送り状には、出荷数量、数量、梱包形式、製品の説明、支払い方法、機械部品など、一般的な海外販売を確認するために必要な詳細が含まれています。 カスタムのものについては、国の出身国、運送業者ID番号、真正性検証メモ/署名などの追加要素がある場合があります。
• タイムシートの請求書-このタイプの請求書は、雇用業界で定期的に使用されています。 タイムシートの請求書は、従業員が一定期間（通常は1時間ごと）に雇用主によって評価されるときに使用されます。 請求書の種類は、技術的な職業以外の知的職業でより好まれており、主に心理学者、ビジネスコンサルタント、クリエイティブエージェンシー、または弁護士に提供されます。 タイムシートの請求書は、車、衣装、調理器具のレンタルなどのレンタルサービスにも一般的に適用されます。
• 延滞請求書-支払期日（最初の請求書に記載）が期日であり、クライアントがまだ支払いを提供していない場合、企業は支払いを更新する方法として延滞請求書を発行します。 延滞請求書は、クライアントが支払い期日を逃した直後に送信する必要があります。 また、購入したサービスと総費用の他に、利息または延滞/延滞手数料も含まれています。
• 定期的な請求書-定期的な請求書は、定期的に同じ金額をクライアントに請求するために企業によって発行されます。 一見、中間請求書に似ているように聞こえるかもしれませんが、区別するためにいくつかの重要な違いがあります。 暫定的には、明確な終了を伴う大規模なプロジェクトの合計支払いを小さな期間に分割することができますが、定期的な請求書はかなり無期限に発行されます。 このタイプの請求書は、ITソフトウェアやソーシャルメディアマーケティングソリューションなど、毎月のパッケージサービスを提供する企業に好まれています。
• Pro-Forma請求書-サービスが提供される前に、Pro-Forma請求書がクライアントに送信されます。 これは支払いの要求ではなく、支払いのリマインダーや行われた作業の最終的なコストの見積もりの​​ようなものです。 ただし、見積もりはかなり正確であり、通常、最終的なトランザクションで行われる変更はほとんどありません。
• 中間請求書-中間請求書は通常、複数のマイルストーンを持つ大規模で時間のかかるプロジェクトに使用されます。 重要なマイルストーンが完了すると、フリーランサーまたは企業が請求書をクライアントに送信します。 これらの請求書は、支払いの合計をより小さな部分に分割します。これは、ビジネスのキャッシュインフローを管理するのに役立ちます。
• 最終請求書-名前が示すように、最終請求書は、特定のプロジェクトが完了して支払いを要求したときにクライアントに送信される最後の請求書です。 この請求書は、プロフォーマまたは中間請求書よりも詳細になります。これは、クライアントに提供したすべてのものと、未払いの合計残高も含める必要があるためです。

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請求書と請求書

請求書と請求書の違いは、サプライヤーとクライアントの立場にあります。 前のセクションで述べたように、請求書は、製品とサービスが生産されて顧客に送られることを記録した文書です。 商品受領前または受領後にお届けできます。 通常、運送会社は、顧客が注文した商品を再確認できるように、配送ボックスに請求書を含めます。

ただし、請求書は支払いの要求に似ています。 通常、請求書は印刷されて顧客に配達されてから、顧客は即時支払いを要求します。 この形式のドキュメントは、ほとんどの場合、レストランやオフラインの小売店に請求書なしで含まれています。

請求書と領収書

請求書は、購入者に支払いを要求し、売上を追跡し、在庫を管理し、商品やサービスの提供を容易にするために使用されます。 いくつかの特別なケースでは、企業は収益を見積もるだけでなく、現金支払い、「アーリーバード」の割引、分割払い、または長期支払いなどの顧客への支払いオプションを提案するために請求します。

領収書は、販売を完了するために支払いが行われたことを示す文書です。 領収書を保管しておくと、あなたが特定の製品の所有者であることが証明される場合があります。 商品またはサービス、価格、クレジット、割引、税金、支払った合計金額、および支払方法が一覧表示されます。 領収書は、購入者または顧客が商品の代金を支払ったことを証明するために使用されます。特に、不良品または不良品の払い戻しを要求する場合に使用されます。

請求書と領収書の受取人は通常顧客ですが、会計士、簿記係、または第三者は、将来の財務および会計目的のために顧客の支払いの証拠として特に領収書を受け取ります。

請求書と発注書

人々は通常、請求書と発注書（PO）を区別することに混乱しますが、実際にはその違いは重要です。 最もよく知られているのは、発注書は取引の前に作成され、請求書は取引の後に作成されることです。 発注書は、顧客からの注文を確認するために作成され、プロバイダーに送信されます。 企業はまた、発注書を使用して、供給に必要な特定の量の製品やサービスも承認します。

一方、請求書には、製品やサービスの受領、価格、支払い条件が記録されます。 言い換えると、請求書は発注書に対する最終的な「応答」です。 発注書には売買契約の詳細が記載されていますが、請求書で確認されます。

請求書番号とは何ですか？

請求書番号は、請求書IDとも呼ばれ、各請求書に割り当てられた一意のコードです。 請求書番号は、企業とそのクライアント間の個々の取引を明確にし、支払いの追跡と会計タスクの実行を容易にするために文書化されているため、請求の最も重要な要素の1つです。

請求書番号がないと、請求書は法的に有効ではありません。 請求書番号には、数字と文字の両方を含めることができます。 請求書番号が必ずしも順番に生成されない場合でも、番号が次々に繰り返されないように注意してください。

請求書には何が含まれていますか？ -請求書のサンプル

さまざまな種類の請求書には、さまざまな要素が含まれています。 ただし、請求書を合法的に有効化するための必須コンポーネントがいくつかあります。

日付

請求書に記載する日付には、供給日、請求書の日付、支払い期日の3種類があります。 供給日と請求書の日付は、製品とサービスが発行されたときと請求書が作成されたときに通知する機能しかありませんが、支払い期日ははるかに重要です。 期日がないと、期限内に支払いが行われ、売掛金が支払われるという保証はありません。

名前と住所

あなたはあなたのビジネスとあなたの顧客の名前と住所の両方を追加する必要があります。 会計ソフトウェアを使用して請求書を生成する場合、必要なのは顧客の電子メールアドレスだけですが、クライアントがオフラインドキュメントの送信を要求した場合に備えて、物理アドレスを収集する必要があります。

連絡先の名前

あなたのビジネスと個人の両方の連絡先の名前を含めて、それらを正しく綴ってください。 スペルが間違っていると、不要なフラストレーションが発生し、カスタマーエクスペリエンスが悪化します。

請求書番号

請求書番号は、購入記録の追跡とデータベースのファイリングに非常に重要であるため、請求書管理プロセスを最適化するために、一意の番号を付けるようにしてください。 確実性を高めるために、後続の番号付けシステムの使用を検討してください。

購入したアイテムの詳細

購入したアイテムには、製品とサービスの両方が含まれます。 製品の名前と数量の具体的な詳細な説明は、サプライヤーと顧客の間の価値のない混乱を避けるのに役立ちます。 この情報がないと、顧客は受け取った請求書の目的がわからず、支払いを行わない可能性があります。

未払い額

当たり前のように思えるかもしれませんが、この要素は支払いの遅延を回避する上で決定的な役割を果たします。 購入したアイテムの価格、単位、および合計コストを指定し、それらを合計に入れることを忘れないでください。

支払条件

これらの条件は通常、請求書の下部にマークされており、支払い期間について顧客に通知します。 たとえば、「net 30 days」で指定できます。これは、支払いが30日以内に行われる必要があることを意味します。

この標準化された請求書のサンプルを見て、より具体的な外観を得ることができます。

請求書は何に使用されますか？

企業は、支払いを要求するために請求書を提出する必要があります。 請求書は、設定された価格と支払い条件に対する両当事者の合意を示す法的拘束力のある文書です。 さらに、請求書を使用すると、それ以上のことが役立ちます。

記録の維持

請求書は、販売記録を保持する上で決定的な役割を果たします。 これにより、販売された商品と誰が取引に関与しているかを知ることができます。

支払い管理

請求書には、会計上の重要な役割もあります。 これは、売り手と買い手の両方が支払いと未払い額を追跡するのに役立ちます。

法的保護

適切な請求書は、売り手と購入者の間の価格関与に関する合意の証拠です。 したがって、商人を詐欺的な訴訟から保護することは法的に有効です。

税務申告

すべての販売請求書を記録して維持することは、会社が収入を報告し、適切な金額の税金が支払われていることを確認するのに役立ちます。

ビジネス分析

請求書分析は、企業が顧客の購入行動からデータを収集し、消費傾向、人気のある製品、購入タイミングプライムなどを特定するのに役立ちます。 これはあなたのビジネスが後で究極のマーケティング戦略を考え出すのに役立ちます。

クライアントに請求する方法は？

企業は、オンラインの請求書ジェネレーターまたは事前印刷された請求書の両方を後で使用するために利用できます。 請求書は、製品またはサービスを顧客に提供した後、またはプロジェクトを完了したときにのみ作成します。 そのとき、仕事の細部を新鮮に保ち、時間内に支払いを受ける可能性が高くなります。 クライアントにスムーズに請求するために、次のガイドラインに従うことができます。

ステップ1：契約における顧客の期待を明確にする

迅速に支払いを受けるために、クライアントが契約に署名する前に支払い条件を明確にしてください。 「明確化」のプロセスは、単なるプレプリントの議論ではなく、徹底的な会話として実施する必要があります。 彼らの期待を学ぶことで、彼らに特別な要求があるかどうかを知ることもできます。これは、未払いの請求書の割合を減らし、顧客の支払いの好みに対応する意欲を証明するのに役立ちます。

ステップ2：配達するアイテムを特定する

あなたはそれらの量または率で製品とサービスの名前を含める必要があります。 オンラインソフトウェアを使用している場合は、各アイテムの合計が計算されます。 各アイテムには独自の行があり、すべての行の合計が追加されます。

ステップ3：デポジットを要求する

大規模な購入の場合、クライアントが時間どおりに請求書を支払うことを保証するために、保証金を支払う必要があります。 通常、新規顧客は価格に躊躇する傾向があり、支払い期日が遅れる可能性が高くなります。 将来の欲求不満を避けるために、この時点で預金を要求するのが最も適しています。

顧客が保証金を支払ったら、請求書にその情報を含めます。 割引情報もお気軽に追加してください。

ステップ4：支払い条件を明確にし、さまざまな支払い方法を提供する

時間通りに支払いを確実に受けたい場合は、請求書の下部にある支払い条件を厳密に明確にする必要があります。 顧客は請求書を請求する前に支払い条件契約のセクションを無視または無視する傾向があるため、顧客が期限内に支払うことを保証し、クライアントが支払い期日を知らないと主張する望ましくない状況を回避するために、延滞条件を含める必要があります。余分な延滞料。

顧客が支払うとき、請求書番号は領収書に記載され、会計ソフトウェアの領収書と一致している必要があります。これにより、請求書が支払われたことは明らかです。 支払いにより、売掛金勘定から未払い額が引き落とされます。

ステップ5：請求書をすぐに送信する

請求書は、顧客に郵送、電子メール、またはファックスで送信できます。 迅速に支払いを受けるには、できるだけ早く請求書を送付してください。 これはあなたのビジネスをあなたのクライアントの心の最前線に保ちます。 また、細部に注意を払っていることも示しています。これにより、選択したサービスにとってビジネスが最良の選択であることが再度保証されます。

紙ベースの請求よりもオンライン請求

紙とペンで請求書を作成する方法は、テクノロジーの助けを借りて、徐々にオンライン請求書に置き換えられています。 紙ベースの請求書は、準備、印刷、処理から顧客サービスの提供とアフターサービスまで、企業に最大30ドルの費用がかかると見積もられています。

ただし、企業とその顧客が経験することは、高額な費用と同等ではありません。請求書の配達の遅れ、請求書の管理の難しさ、望ましくない発生する間違いなどです。 この不便さのために、多くの企業は、コストを削減し、請求プロセスを加速するために、クラウドベースの請求アプローチを最終的に使用しています。 現在、ほとんどの請求書はデジタルプラットフォームで作成および送信されています。

請求書を作成する方法は？

ステップ1：請求書作成アプローチを選択する

前のセクションで述べたように、従来の請求書作成方法と技術的な請求書作成方法の両方が、今日でも並行して使用されています。 しかし、明らかに、デジタルベースの請求アプローチは、紙ベースのシステム追跡請求書よりもかなりの利点があります。 請求書にコンピューターを使用する場合は、データベースプログラムまたは請求書生成ソフトウェアを使用してください。

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ステップ2：請求書のテンプレートを作成します。

請求書の最初の部分に、顧客の連絡先住所と会社名を含めるための空きスペースをいくつか残しておく必要があります。 標準化された請求書には、顧客の購入日、購入したアイテムのリストとその数量および合計価格、およびオプションのアイテムの説明などの基本情報が含まれている必要があります。

ステップ3：会社名と住所を追加する

自動請求書生成ソフトウェアを使用する場合は、請求書シートの上部に会社のロゴ用のスペースを残してください。 このルールは、紙の請求書にも同様に適用されます。請求書のコピーの上部に名刺を貼り付けます。 請求書のレターヘッドは、顧客があなたの会社を識別し、あなたのファイリングプロセスに利益をもたらすのに役立ちます。

ステップ4：請求書の下部に署名スペースを作成する

署名は、ビジネスが将来の法的な問題を回避するのに役立つ検証の証明です。 たとえば、サービスの提供後にクライアントが価格について苦情を申し立てた場合、最初の契約を参照して請求書に署名を表示できます。

ステップ5：上部に請求書番号を挿入します

すべての請求書には、追跡とファイリングを改善するために一意の請求書番号が必要です。 顧客に問題がある場合は、請求書のコピーの上部にある請求書番号をスキャンすることで、データベースファイルから顧客の請求書のコピーを探すことができます。

最後の言葉

請求書の定義と機能に慣れると、プロセスが簡単になり、ビジネスを代表してよりプロフェッショナルに見え、より早く支払いを受け、間違いや問題に賢明に対処し、製品やサービスをより効率的に管理できるようになります。

請求のコアコンセプトを理解することに加えて、プロセスを実践することも同様に重要です。 最善の方法は、オンライン請求書ジェネレーターまたは電子請求書を使用して最新のテクノロジーを活用し、不要な作業を最小限に抑え、最適化された最終結果を取得することです。

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