プロジェクト管理ソフトウェアで生産性を向上させる4つのステップ
公開: 2022-05-07困難ではなく、よりスマートに作業することで生産性を向上させます。
問題の真実は次のとおりです。1日約3時間、つまり1週間の労働時間の40％しか生産的ではありません。
ほとんどの労働者は一日中忙しいので、生産性を低下させながら、私たちのすべての時間を費やしているのは何ですか？
主な原因はメールと会議です（メールを読んだり返信したりするだけで、1週間の労働時間の約30％を占めます）が、仕事に関係のないことについて同僚に追いついたり、ソーシャルメディアをチェックしたり、休憩時間に軽食やコーヒーを飲んだりすることもあります。部屋。
もちろん、月曜日の朝に仕事のBFFに追いつくのをやめたり、チームのコーヒーの外出に参加することを拒否したりすることはお勧めしません。これらは、パフォーマンスの高いチームに不可欠なソーシャルキャピタルを構築する上で重要な側面です。
ただし、生産性を向上させ、通常「忙しさ」のために失われる1週間の労働時間の60％の一部を取り戻すために、実行できる特定のアクションがあります。
この記事では、プロジェクト管理（PM）ツールを使用して生産性を高める4つの方法を紹介します。
仕事のパフォーマンスを向上させる4つの方法
1.作業のタイムボックス（90分のセッション）
タイムボックスは一貫して生産性のヒントのリストのトップにありますが（正当な理由があります）、それでもこの方法で作業するように教えられている人はほとんどいません。 この手法では、タスクに一定の期間を割り当て、スケジュールを設定し、その期間中は他に何も集中しません（ヒント3で詳しく説明します）。 これはマルチタスクがないことを意味します！
この方法は、やることリストでは達成できない、8時間の勤務時間にわたる作業を効果的に計画するのに役立ちます。 タイムボックスは、平日中に合理的に達成できることの視覚的な内訳を提供します。これは、作業の記録としても機能しながら、期限に間に合うようにタスクに優先順位を付けるのに役立ちます。
デジタル作業カレンダーを使用して、特定のタスクに取り組む時間をブロックすることにより、1日を整理できます。
SPICAのタイムボックスの例（出典）
PMソフトウェアがどのように役立つか
Harvard Business Reviewによると、PMツールの共有カレンダーでの作業のタイムボックス化は、次のようないくつかの点であなたとあなたのチーム/同僚に利益をもたらします。
- 作業中の内容、および（さらに重要なのは）いつかについての透明性を提供します。 これは、チームとより効果的にコラボレーションし、会議の周りでより適切に作業を計画できることを意味します。
- 過去に同様のタスクを完了するのにかかった時間を記録できるため、将来のプロジェクトを計画するときに、より正確な時間の見積もりを提供します。
または、タスクを書き留めて作業を改善する場合は、タイムボックステンプレートをダウンロードできます。
デジタルカレンダーまたはテンプレートのタイムボックスを選択するかどうかにかかわらず、90分のセッションで作業を計画し、その後少し休憩をスケジュールします。 90分（生産性がピークに達する時間）より長いタスクに取り組むように自分自身を押すと、超日リズムに悪影響を及ぼし、実際にパフォーマンスを妨げます。 生産性レベルに関しては、ゆっくりと着実に競争に勝ちます！
2.進行中の作業を制限します
American Institute of Stressの調査によると、従業員の80％以上が仕事でストレスを感じており、過度の作業負荷を最大の要因として挙げています。 仕事の過負荷とは、毎日の割り当てを完了するために必要な時間が1日の利用可能な時間を超えることを意味します。 これは、不健康な仕事と生活のバランス、燃え尽き症候群、および従業員の士気の低下につながる可能性があります。
過負荷の原因は何ですか？ 通常、これは、開いている作業項目の数、作業項目の変動性、高いリソース使用率などの要因の組み合わせです。 キュー内のタスクの待機時間は、これら3つのことに比べて増加します。
しかし、高いリソース使用率とは何ですか？ これは、従業員が完了するために与えられる作業の量を指します。 秘訣は、生産性を維持するための適切なバランスを見つけることです。使用率が高すぎると予想し、労働者が燃え尽きるリスクを冒します。 使用率が低すぎると予想し、従業員のチームを十分に活用しません（さらに、退屈する可能性があります）。
ガートナーのアナリスト、ロバートハンドラーによると、生産性を向上させるためのスイートスポットは、使用率が70％から80％の間です。 つまり、生産性を最適化するには、雇用主は従業員に現実的な目標を達成し、最大生産量の70％から80％を達成するように促す必要があります。 これが80％を超えると、待機時間は指数関数的に増加し始めます。
最大出力の70％で動作する場合、完了するのに2時間かかると推定されるタスクは、キュー内で0.9時間待機し、合計で2.9時間かかります（待機時間+完了までの推定時間）。 80％の場合、キューで1.5時間待機し、完了するまでに合計3.5時間かかります。 しかし、99％の使用率では？ 同じ2時間のタスクは、キュー内で37.1時間待機し、完了するまでに合計39.1時間かかります。
長期にわたって持続可能である職場の生産性に関しては、時には少ないほうが多い場合があります。 従業員の作業負荷に注意することで、生産性レベルが向上するだけでなく、従業員の士気とエンゲージメントも向上します。
PMソフトウェアがどのように役立つか
解決策は簡単です。 より多くの作業を実行したい場合は、進行中の作業を制限してください。 PMソフトウェアは、次のようないくつかの方法でこれを実現するのに役立ちます。
- さまざまなタスクに必要な時間を追跡することで、作業レベルの見積もりの精度を高めます。
- タスク管理にかんばんボードを使用すると、実際の仕掛品（WIP）制限を設定して、ボード上の未処理の作業項目の数を規制できます。
- リソース容量計画を使用すると、利用可能な従業員の効率的な利用を計画できます。
3.通知をオフにします
中断後、タスクに戻るのに平均23分かかることをご存知ですか？
誰かがあなたの机で簡単なチャットのために立ち寄ったときなど、職場の中断の一部はあなたのコントロールの外にあります（仕事関連のタスクについての場合もありますが、昨夜の「私たち全員が今見ているものは何でも」のエピソードについての場合もあります）。 しかし、私たちが就業中に直面する中断の大部分は自主的なものです。電子メール、ソーシャルメディア、電話、および使用する自動化ツールからの通知です。
これらの通知の1つを読むために行っていることを停止するたびに、生産性が大幅に低下します（通知への応答に費やした時間+タスクに戻るための23分）。
通知をオフにする（または少なくとも通知をスヌーズする）ことで、気を散らすものを排除し、その時間の一部をタスクに再投資できます。
PMソフトウェアがどのように役立つか
作業をタイムボックス化する場合は、90分間のセッションの通知をオフにし、生産性を最適化するためにこれらのツールを1日にチェックインする特定の時間を計画します。
- ほとんどのPMツールでは、ユーザーがステータスを設定できます。 これを使用して、作業内容と期間を示します。これにより、あなたに連絡しようとする人は誰でも、いつ返信を期待できるかを知ることができます。 次に、ツールを「邪魔しない」に設定します。
- メールが暗くなるのが心配ですか？ しないでください。 電子メールは生産性を大幅に低下させます（平均的な労働者は1時間に36回電子メールをチェックします）。 実際には、次の予定された休憩まで待つことができない即時の対応を必要とする問題はほとんどありません。 （MIAとして表示されることを本当に心配している場合は、自動応答を使用して、応答をいつ期待するかを人々に知らせることを検討してください。）
4.作品を視覚的に表示する
Planviewの調査によると、必要な情報を視覚的に表示すると、労働者の生産性が20％向上します。
データの視覚化は、一目で情報を吸収するのに役立ち、言葉だけよりも多くの意味を伝えることができます（たとえば、黄色を使用してプロジェクトステータスレポートの懸念事項を報告し、項目に注意が必要であることを関係者に警告します）。 データの視覚化は一般的にレポートに使用されますが、日常のワークフロー管理には十分に使用されていません。
PMソフトウェアがどのように役立つか
そこにあるほぼすべてのPMソフトウェアオプションは、情報を視覚的に表示するのに役立つ機能を提供します（色を使用してさまざまなステータスを表す、さまざまなプロジェクトにラベルを付けるなど）。
ただし、チーム全体の生産性を向上させるのに役立つシンプルなタスク管理ツールがあります。それは、タスクボード（かんばんボードとも呼ばれます）です。 タスクボードには、さまざまなワークフローステージ（実行、進行中、完了など）を表す列があります。 タスクはカードとして表示され、タスクがワークフロー内を移動するときに別の列に移動します。
チームは、ボード上のすべての作業項目のステータスを一目で知ることができます。 より高度なボードを使用すると、WIP制限を設定して、開いている作業項目の数を調整し、チームが最適なペースを維持できるようにします。
SwiftKanbanのかんばんボードの例（出典）
チームは、ボード上のすべての作業項目のステータスを一目で知ることができます。 より高度なボードを使用すると、WIP制限を設定して、開いている作業項目の数を調整し、チームが最適なペースを維持できるようにします。
もっと欲しい？
この記事を書いているときに、生産性のヒントに関する興味深い研究がたくさん見つかりましたが、そのすべてがソフトウェアを使用して効率を高めることに集中しているわけではありません。 最も生産的な足を前進させるために努力している間、あなたの日常に取り入れるべきいくつかのライフスタイルの秘訣はここにあります：
- 散歩してください。 運動は全体的な生産性を15％向上させるだけでなく、ウォーキングがストレス解消やうつ病との闘いに役立つという実質的な証拠があります。 そうすることで、それは学習、記憶、および認知を高めることができます。
- 十分な睡眠をとる。 従業員の睡眠不足は、雇用者に年間最大650億ドルの費用をかけます。 睡眠なしで新しい記憶を作る能力が40％不足し、免疫細胞の活動が70％低下します。 キッカー？ 睡眠障害は、早期の認知機能低下とアルツハイマー病に直接関連しています。
