ハイブリッド ワーク スケジュール: 機能させる方法

あなたのチームは現場での作業についてどのように感じていますか? 完全なリモートワーク環境はどうですか?

従業員が迷っている、またはどちらかの選択肢に決着がつかないことに気付いた場合、彼らはハイブリッド ワーク スケジュールに即座に移行するますます多くの従業員に属している可能性があります。

しかし、ハイブリッド ワーク スケジュールは実際にどのように機能するのでしょうか。 また、チームの作業環境をすぐに変更する必要がありますか?

このタイプの勤務スケジュールについて知っておく必要があることはすべて、その利点と欠点から、ハイブリッドな勤務スケジュールをうまく実装するのに役立つ慎重に精選されたヒントまで説明します。

ハイブリッド ワーク スケジュールとは

ハイブリッド ワーク スケジュールは、従業員がリモートとオンサイトの両方で作業タスクを完了できるようにする作業モデルであり、通常はこれら 2 つのオプションを交互に使用します。

両方の長所を組み合わせることで、ハイブリッド ワーク スケジュールは、リモート ワーク モデルの柔軟性をあきらめずに、従来のオフィス環境で協力するオプションをチーム メンバーに提供します。

4種類のハイブリッド勤務スケジュール

リモートワークが登場した瞬間、働く場所と時間の両方に対する私たちの認識が変わりました。 より柔軟なスケジュールに移行するために 9 時 5 時から抜け出し、キュービクルをホーム デスクとカフェに交換しました。

この変革により、再設計された職場と再構築された勤務スケジュールの両方の複雑さを包含する可能性のあるさまざまな作業モデルが生まれました。

当然のことながら、いくつかの異なるタイプのハイブリッド ワーク スケジュールが表面化したため、企業はチームのワークフローに最適なモデルを選び出し、決定することができます。

タイプ #1: コホート ハイブリッド ワーク スケジュール

オフィスが過密状態になって気を散らされるのを避けたい場合は、コホート ハイブリッド ワーク スケジュールがあなたとあなたのチームの解決策になる可能性があります。

コホート勤務スケジュールは、事前に決められたスケジュールに基づいて勤務時間を編成したい企業向けに設計された、慎重に構成されたハイブリッド勤務モデルです。

これにより、次のいずれかを実行できます。

• 異なる曜日にオフィスで働くように異なる部門をスケジュールする、または
• 毎週、新しい事務計画を立てましょう。

重要なのは、チームメンバーがいつオフィスに来るかを正確に知ることができるように、事前に計画を立てておくことです。

対象:従業員数が 100 人を超える大企業

潜在的な欠点:従業員の柔軟性の欠如

タイプ #2: 柔軟なハイブリッド ワーク スケジュール

柔軟なハイブリッド ワーク スケジュールは、コホート ハイブリッド ワーク スケジュールとは正反対です。 従業員は、時々オンサイトでタスクを完了することが奨励されていますが、オフィスでの勤務スケジュールを調整し、いつオフィスで働くかを選択することが許可されています。

最適:従業員が 100 人未満の中小企業

潜在的な欠点:構造の欠如。 オフィススペースが不足するリスク

タイプ #3: リモート優先のハイブリッド ワーク スケジュール

このハイブリッド ワーク スケジュール モデルはリモート ワークを支持しますが、オンサイト ワークを完全になくすわけではありません。

通常、従業員は自分の勤務環境を選択することができます。 これは、事前に決められたスケジュールに縛られることなく、時々仕事の風景を変えたり、チームとミーティングをしたりしたいチーム メンバーにとって素晴らしいオプションです。

対象:グローバルに事業を展開している企業、またはオンプレミスのオプションを手元に置いておきたい企業

潜在的な欠点:対面でのエンゲージメントの欠如

タイプ #4: オフィス優先のハイブリッド ワーク スケジュール

チームが通常物理的に存在するか、直接共同作業する必要があるが、それでも時々自宅で仕事をするオプションを提供したい場合は、オフィス優先のハイブリッド ワーク スケジュールが最適なオプションかもしれません。

勤務時間は柔軟に調整できますが、従業員は通常、リモートで作業できる 1 か月あたりの日数が限られています。

対象:主にオンサイトで運営する企業

潜在的な欠点:従業員の柔軟性が限られている

ハイブリッド勤務スケジュールのメリット

リモート ワークの柔軟性と対面での共同作業のオプションを融合させることで、ハイブリッド ワークは両方のワーク モデルのメリットを公平に共有します。

実装するハイブリッド ワーク スケジュール モデルに関係なく、すぐに見つけられる 3 つの利点を選び出しました。

メリット1：ワークライフバランスの向上

仕事に対するまったく新しい視点とともに、仕事以外の生活に対する見方も変わりました。 したがって、米国の従業員のなんと 61% が、より良いワークライフ バランスのために転職する準備ができているように見えることは驚くべきことではありません。

ただし、ハイブリッド ワーク スケジュールは、柔軟性と選択肢を促進することで、このように変化した仕事の視点のニーズに対応します。

ハイブリッド ワーク スケジュールは、従業員が時折どこからでも作業できるようにすることで、ストレスを相殺し、勤務時間外の活動を簡単にスケジュールするのに役立ちます。 これは、リモート環境に切り替えた後、毎日の通勤に別れを告げた従業員に特によく見られます。

利点 2: グローバルな人材プールへのアクセス

リモート スケジュールと同様に、ハイブリッド ワーク スケジュールにより、企業は採用プールを拡大し、世界中から人材を採用することができます。

十分な柔軟性を備えた慎重に考え抜かれたハイブリッド ワーク プランにより、企業は最も適任な人材に簡単に連絡を取り、採用することができます。

世界中で従業員を検索するオプションは、IT 業界などの人材不足が深刻な分野で採用を検討している企業にとっても有益です。

利点 #3: 生産的なコラボレーションの余地

従来のオフィス環境からハイブリッド ワーク モデルに移行することで、企業は両方の環境を最大限に活用することができます。

特定の日にオフィスで働く従業員は、気を散らすものを避けるために勤務時間を費やす代わりに、これらの時間を生産的なコラボレーションに利用できます。

このようにして、毎月のミーティング、ブレインストーミング、チームのチェックインなどのセッションはすべてオンサイトの時間帯に開催できます。リモートの時間は、気を散らすことのない環境を必要とする個々の作業やタスク専用に確保されます。

ハイブリッド勤務スケジュールのデメリット

その利点と同様に、ハイブリッド ワーク スケジュールの欠点は、従来の 9 時から 5 時までのスケジュールとリモート ワーク モデルの両方との関係に起因します。

ただし、ハイブリッド チームを率い始めようとしている場合に直面する可能性のある最も一般的な 3 つの欠点を調べることで、それらを回避できる可能性が高くなります。

デメリット #1: 燃え尽き症候群のリスクが高い

ハイブリッド ワーク スケジュールは、完璧なワークライフ バランスを実現するのに役立ちますが、柔軟に対応できる場合は常に過労のリスクもあります。

明確な境界線と仕事からの切り離しのルールがなければ、従業員は通常、長時間働き、圧倒されて疲れ果ててしまう傾向があります。

同様に、ビジネス ワークフローを適切に調整せずにハイブリッド ワーク モデルに切り替えることにした場合、チームは毎日真夜中のろうそくを燃やしてしまう可能性があります。

ハイブリッド チームのストレス レベルが限界を超えないようにするには、明確なハイブリッド ワーク ポリシーを導入し、過重労働へのプレッシャーを増やすのではなく、明確な期待値と主要業績評価指標を設定します。

デメリット 2: 職場での不平等の拡大

ハイブリッド チームの管理には、希望する勤務地に基づいて特定の従業員を優遇するリスクが伴います。

この現象は近接バイアスと呼ばれます。 何世紀にもわたって、人間が最も安全で最も慣れ親しんだ選択肢を選択するのに役立ってきましたが、無意識のうちにえこひいきをしたり、職場での昇進の機会が不平等になったりする可能性があります。

そのため、マネージャーは従業員に昇進の機会を均等に与えるのではなく、オフィスで働く従業員がより頻繁に会うという理由だけで昇進の機会を提供する傾向があります。

自宅で働く従業員を除外し、敷地内で働く従業員に特権を与えないようにするには、距離のギャップを埋め、すべての人に平等に出世する機会を与える方法を見つける必要があります。

ハイブリッド チームを管理している場合は、全員と連絡を取り合うことができる適切なツールを選択することから始めます。 また、職場の場所に関係なく、すべてのチーム メンバーがすべての関連情報にアクセスできるようにしてください。

デメリット #3: サイバーセキュリティのリスクが高まる

組織がハイブリッドに移行するとすぐに、チームがオフィスの外で作業しながら会社のデータを処理する必要があるため、潜在的なデータ セキュリティ侵害のリスクが生じます。

それでも、会社がデータ インシデントを経験しないようにする方法はあります。 それらには以下が含まれます。

• 会社の敷地外で情報を処理およびアクセスするための詳細な手順を考案し、
• データ セキュリティを保証するソフトウェア ソリューションの実装。

あなたとあなたのチームがハイブリッド ワーク スケジュールに切り替えることを決定したばかりの場合は、次のことを確認してください。

• 誰もが安全なインターネット接続を確保できるように、
• ファイアウォールや VPN の導入、および
• 機密情報へのアクセス制限。

ハイブリッド ワーク スケジュールを実装するための 6 つのヒント

ハイブリッド ワーク スケジュールへの切り替えは、詳細かつ長期的な計画と準備が必要なプロセスですが、いくつかの手順をスキップする方法があります。

ハイブリッド ワーク スケジュールの実装を成功させるための 6 つのヒントを紹介しました。

ヒント #1: ハイブリッド ワークの基本ルールを設定する

ワークフローがオフィス時代と同じレベルの透明性と効率性を保持していることを確認したい場合は、事前に明確なプロセスと手順を確立する必要があります。

ハイブリッド ワークの手順は会社の規模や日常業務によって異なる場合がありますが、すぐに設定する必要がある普遍的な基本ルールがいくつかあります。

• オフィス外で働くために満たす必要がある正確な条件を定義することから始めます。 仕事の性質上、一部の従業員は敷地内にとどまる必要があるかもしれません。そのため、リモート環境に切り替える基準を明確にしておいてください。
• 従業員がいつ現場にいると予想されるかを示す詳細なハイブリッド ワーク スケジュールを作成します。 オンボーディング、1 対 1 のミーティング、またはチーム ビルディング活動のいずれであっても、従業員は自分の職場環境に関する経営陣の期待を明確にする必要があります。
• 従業員の労働時間に関する規則を伝達します。 柔軟な勤務スケジュールを導入する場合は、リモートで作業している間、すべての従業員がオンラインであると予想されるコア時間を指定していることを確認してください。

ヒント 2: ツールを慎重に選択する

従業員がオフィスで働くことを好む場合でも、リモート ファーストのハイブリッド ワーク スケジュールを導入した場合でも、物理的な距離に関係なく全員が効率的に共同作業できる必要があります。

信頼できるチーム チャット アプリを選択することから始めます。これにより、あなたとあなたの同僚は次のことが可能になり、効率的なワークフローを維持できます。

• 共有ファイル、
• 簡単なビデオ通話に飛び乗って、
• 保存データも。

ワークフローの透明性を高めるために、あなたとあなたのチームがタスクの進捗状況を視覚化し、同僚の生産性を常に把握できるようにするタイム トラッキング アプリを導入できます。

チームのハイブリッド ワークフローに導入する各アプリをテストするための十分な時間を確保することを忘れないでください。 こうすることで、正式にハイブリッド ワーク スケジュールに切り替える前に、すべてが稼働していることを確認できます。

ヒント 3: 生産性評価について考える

チームが作業環境を変更すると、マネージャーは、変更された条件で各従業員の生産性レベルを評価するのが困難になる傾向があります。 従業員のデスクを垣間見ることができなければ、マイクロマネジメントの餌食になることさえあります。

チーム メンバーのプレッシャーに油を注ぐことを避けるために、最初から明確な期待値と透明性のある生産性評価システムを設定するようにしてください。

送信されるメールの量や会議に費やされる時間に集中する代わりに、次のことを試してください。

• 最終結果を分析し、
• 大規模なプロジェクトをより小さな測定可能な目標に分割することを奨励し、
• 明確な KPI を定義します。

また、タスクを割り当ててその進捗状況を追跡するのに役立つプロジェクト スケジューリング ソフトウェアを使用することもできます。

それでも、生産性評価システムを作成するプロセスにどのように慎重に取り組んでも、各部門に同じ指標を使用することはできません。

いくつかの成立した取引を調査することもあれば、従業員の効率の指標がイノベーションのレベルになることもあります。

ヒント #4: オフィスをあなたの意図に合わせましょう

ハイブリッド ワーク スケジュールに切り替えた後、従業員がオフィスで過ごす時間数に関係なく、その時間を有意義にすることが重要です。

オフィスのスケジュールを設定する前に、いつ、なぜチームがオフィスに来る必要があるかを考えてください。 その時間を社交やチームの結束に使いたいですか、それともタスクを完了するためにオフィスアワーを予約しますか?

どちらのオプションを選択する場合でも、オフィスの時間を最大限に活用するというあなたの意図に、職場環境がどのように適合するかを考えてください。

チームの交流とコラボレーションを促進したい場合は、オフィスを再編成して、できるだけ多くのオープン スペースを残すことを検討してください。 このようにして、従業員が自然に交流し、協力するための条件を従業員に提供します。

従業員がオンプレミスの時間を生産的に過ごすようにしたい場合は、気を散らすものを減らし、自然光が十分に差し込む静かなスペースを提供して、気分と生産性の両方を高めてください。

ヒント #5: チームと連絡を取り合う

ハイブリッド ワーク スケジュールの実装を決定したら、組織の運用、ツール、および作業時間を最適化する必要があります。 ただし、自分のスケジュールを調整し、チームとリアルタイムでコミュニケーションできるようにする必要もあります。

物理的な距離が関係しているため、チームのコミュニケーションはより慎重に行う必要があります。そのため、勤務時間と空き状況を必ず声に出してください。

カレンダーにアクセスするオプションをチームに提供し、時々あなたとのミーティングをスケジュールするようにチームに勧めます。

このようにして、各チーム メンバーに細心の注意を払うことができるだけでなく、次のことを行う機会も得られます。

• 新しい勤務スケジュールについて直接フィードバックを受け取り、
• 従業員の悩みを聞き、
• タスクをスケジュールする際に適切な調整を行います。

ヒント #6: 一度に 1 日ずつ実行する

ハイブリッド ワーク スケジュールを正式に作成する前に、すべてが計画どおりに進むように、小さなことから始めて適応期間の余地を作ります。

同僚がしばらく完全にリモートで働いていて、オフィス優先のハイブリッド スケジュールに切り替えたい場合は、週に 1 回オフィスに来るように招待することから始めます。

リモート優先のハイブリッド スケジュールに切り替えようとしているオンプレミス ワーカーにも同じことが言えます。人間は習慣の生き物だからです。

実際、科学は、人間の行動が物理的環境と密接に結びついていることをすでに証明しています。 したがって、従業員に職場環境を突然変更するよう促すと、生産性の大幅な低下に気付く可能性があります。

これが組織のワークフローに大混乱をもたらすのを避けるには、新しい作業スケジュールを徐々に導入し、最初は時計仕掛けのように機能しないかどうかを理解するようにしてください.

まとめ: ハイブリッド ワーク スケジュールの設定はチームの取り組みです

すでにお気づきかもしれませんが、ハイブリッド ワーク スケジュールの実装は 1 人の仕事とはほど遠いものです。

ハイブリッド モデルを機能させるには、チームの習慣を考慮に入れ、途中で意見や懸念を表明するよう奨励する必要があります。

次のことも必要です。

• 新しく概説したスケジュールで動作する一連のツールを選択し、
• 組織のハイブリッド ワーク ガイドラインについて検討し、
• 移行をどのように計画したかに関係なく、変更を加える準備をしてください。

途中で直面する間違いは、新しい仕事のスケジュールを微調整するのに役立つことを覚えておいてください。そうすれば、成功に向けてハイブリッド チームをすばやく設定できます。

️ あなたのチームはすでにハイブリッド ワーク スケジュールに切り替えていますか? その過程でどのような課題に直面しましたか? [email protected] までご連絡いただければ、この記事または今後の記事にあなたの経験を掲載する可能性があります。 そして、このブログ記事が気に入ったら、この記事を読むことに興味があると思われる人と共有してください。