バッククライアントに謝罪メールを書く方法
公開: 2020-08-28
間違いをすることを恐れないでください、それらを認識しないことを恐れてください。 人間は完璧ではなく、欠点が起こります。 完璧なマーケティングチームでも。 ビジネスでは、謝罪の電子メールサンプルを使用し、プロジェクトでのクライアントエクスペリエンスを向上させるために、正式な謝罪の手紙を書く方法を知っていることが不可欠です。 Carey School of Businessによると、失望したクライアントの37％は、間違いの見返りとして何かが与えられたことに満足していました。 さらに、ブランドがクレジットに加えて謝罪した場合、満足度は74％に増加しました。 それで、謝罪を書く方法は？ しかし、問題は、この瞬間を捉えて、謝罪メールと謝罪メールテンプレートを使用して顧客の忠誠心を取り戻すために顧客に申し訳ありませんと言う方法です。 答えを見つけるために、電子メールキャンペーンの種類に関するシリーズのもう1つの記事を読んでください。謝罪メールとは
おっとメールは、失敗したことをお詫びする手紙です。 ブランドが間違いを犯した場合は、クライアントに謝罪のメールを送信する必要があります。
たとえば、ウェブサイトが壊れていて、しばらくの間機能していませんでした。 あなたの顧客は購入することができませんでした。 問題を解決した後、会社はそのような謝罪の電子メールを送信する必要があります。 
クライアントへの面白い謝罪メール謝罪メールの件名の書き方
件名はニュースレターの顔であり、完璧なはずです。 おっとメールでは、許しを得るためにあなたが与えるのは小さなバラです。 トピックをクライアントに正式な謝罪の手紙を書く方法に関する上位5つのバリエーションを集めました。謝罪メールの件名のサンプル
- 「おっと─リンクが間違っていた」ブランドが本当の間違いについて語り、クライアントはメールを送信する理由を確認します。 受信者は、正しいリンクを知りたいので、謝罪メールの件名が付いた謝罪メールを読みます。
- 「修正版」このような定式化により、受信者は謝罪ニュースレターで正しい情報を入手できることを知ることができます。
- 「本当にお詫びします」この件名は、会社がお詫びしていることを示しています。 処方はとても甘くてフレンドリーで、おそらくほとんどの場合、クライアントはおっとメールを開いて読みたいと思うでしょう。
- 「私たちの会社は間違った情報を提供してとても申し訳ありません」ブランドは許しを求め、それがどんな間違いをしたかを言います。
- 「ウェブサイトの技術的な問題のため、心からお詫び申し上げます」同じ意味ですが、定式化が異なります。 とにかく、両方のバリエーションは誠実で楽しいように聞こえます。
正式な謝罪メールマガジンを顧客に送る方法
トラブルが発生する可能性があり、クライアントがこの状況に関与している可能性があります。 顧客があなたの製品を使用した経験が悪い場合、あなたの仕事は電子メールで謝罪し、彼らの信頼をブランドに戻すことです。 ここでは、氷を壊す間違いの謝罪の手紙のサンプルを作成するためのいくつかの魔法の言葉、アイデア、およびおっとメールの例を見つけることができます。 私たちと一緒に謝罪するブランドの芸術をマスターしてください。共感する
おっとニュースレターが無感情であってはならないことは明らかです。 誰かがあなたに許しを求めたら、あなたは彼らにあなたを理解してもらいたいのです。 間違いを謝罪するメールで「ごめんなさい」と言うことは可能ですが、共感しなければあなたの言葉は意味がありません。 最初のステップは、クライアントの立場に立って理解することです。- あなたのミスのために彼らはどのような問題を抱えていましたか？
- 終わるまでどのくらいかかりましたか？
- 彼らはお金を失ったり、ブランドへの信頼を失ったりしましたか？
- あなたの仕事のプロセスにとってそれがどれほど重要かを理解しています。
- このバグのためにあなたがどれほど失望しているのか想像します。
- もし私があなただったら、私はあなたのようにイライラするでしょう。
共感のいくつかのメモは、クライアントへの謝罪の電子メールにあります。 誠実な言葉と補償があります。
積極的に
お客様への謝罪の手紙でできるだけ早く答えてください。 顧客の苦情対応メールとは異なり、謝罪はあなたのイニシアチブでなければなりません。 顧客が欠陥のある製品を受け取ったか、ソフトウェアがクラッシュしたと想像してください。 それでも、顧客は正式な苦情を送信しません。顧客は、あなたから再度購入しないか、来年の契約を更新しないことなどを決定した可能性があります。その後、クライアントに謝罪の手紙を送信するのはあなた次第です。共鳴し、状況を最善に変えます。
「ごめんなさい！」と言ってください。
意外とですね。 しかし、そのような重要な詳細があります。間違いではなく、会社の謝罪の手紙で痛みを謝罪する必要があります。 あなたの顧客が抱える問題のためにあなたがとても申し訳ないことを言ってください。 自分を正当化しようとしないでください。 それはあなたが罪悪感を感じず、顧客に謝罪するために電子メールを使用して無実を証明したいということを意味します。 あなたのクライアントはそれを高く評価しません。 彼らはあなたが彼らに誠実ではないと思います。 メールでの心からのお詫びは、クライアントへの配慮を示し、ブランドへの信頼レベルを高めるための最良の方法です。
リンクスオブロンドンチームは許しを求め、それが起こる理由を説明します。
間違いを認識する
あなたやチームが謝罪のメールを台無しにしたことを受け入れることを恐れないでください。 顧客とブランドへの間違いの影響について考えてください。 問題に責任を持つことが不可欠であり、それが深刻であるかどうかは関係ありません。 「私は間違っている！」と言います最初に自分自身にそれを認めて、それからそれを顧客に見せてください。 もう1つの重要なことは、責任を従業員に移さないことです。 「私たちのマネージャーのジョンがあなたにメールを送るのを忘れたので、間違いが起こります。 ごめんなさい。 心配しないでください、私たちは彼を罰しました！」 このような謝罪の手紙のサンプルはひどいものであり、間違いを避けるためのサンプルとして役立ちます。 あなたが友達を訪ねていて、彼らが戦い始めたときの状況を想像してみてください。 あなたはぎこちなさを感じます。 同じことが顧客にも起こり、せいぜいです。 あなたは良心的な人ではなく、他人を尊重していないように見えます。 状況を受け入れて、私たちのアドバイスに従って行動を開始してください。 クライアントは、燕尾服を着て眠り、他人の気持ちを無視する、強い男ではなく、生きている人を見るでしょう。 あなたのクライアントは誠実な言葉に感謝し、あなたがした間違いを許します。
委任
顧客への謝罪の手紙に対するフィードバックを誤って受け取った場合は、常にユーザー/クライアントに通知し、必要に応じて適切な部門にリダイレクトしてください。 問題をすぐに解決できない場合は、メールを受信したことと、クライアントの問題は何が起こったのかを担当する有能なスタッフが対処することを顧客に知らせてください。 電子メールが適切な部門にリダイレクトされたらすぐに、公式通知の正式な謝罪で顧客に通知することを急いで歓迎します。
また、そのようなケースをまだ経験しておらず、件名のアイデアを視覚的にサポートする必要がある場合は、顧客の謝罪の手紙のサンプルを練習に使用してください。
問題を説明する
間違いが起こった場合、顧客は明確な説明が必要です。 彼らはストレスの多い状況にありました、そして彼らを落ち着かせるために、あなたは理由を言うべきです。 それが技術的な問題である場合は、それについて教えてください。それがあなたのせいで起こった場合は、それも言ってください。 おっとメールの例： 「午前3時にメールを送信して申し訳ありません。新しいイベントを準備し、クライアントに通知する必要があるため、昨日はニュースレターがたくさんありました。 私たちはただ手紙を混乱させました。 この間違いを許してください！」 少し時間を取って、メールを書いてください。 それはあなたにとってクライアントの重要性を示しています。 一部のマーケターは大失敗をします：説明の代わりに、彼らは言い訳のリストを与えます。 謝罪メールを正しく書く方法は？ クライアントに答えられないと想像してみてください。 彼らはがっかりしてあなたを去りたいと思っています。 あなたの仕事は、クライアントの信頼を返すための状況を説明することです。 あなたへの質問のリストはそのようなものでなければなりません：- 私たちはクライアントに答えませんでした、なぜですか？
- 忙しかったのに、なぜ？
- 自由な人が不足していたのに、なぜですか？
- いつものように仕事が多かったのに、なぜですか？
- 新しい特別イベントの準備をしていたからです！
同社は問題を簡単に説明し、クライアントへの謝罪メールでどのように改善できるかを推奨するよう求めています。
問題を解く
言葉だけではないのなら、謝罪はそれだけの価値があります。 クライアントは誠実な言葉だけでなく、行動と問題の除去も必要とします。 申し訳ありませんと言った後、間違いを認識し、問題を説明し、問題を解決するためにチームが行った行動計画を示します。 間違えるのに最適なのはそれを取り除くことです。
このお詫びのメールから、問題が解消されたことが明らかになりましたが、会社はそれに対してどのような行動をとったかについては述べていません。
顧客の損害を認める
私たちはすべて人間であり、間違いを犯します。メールを配信できず、サービスが停止し、雇用主はひどい日を過ごす可能性があります。 エラーが深刻な問題を引き起こすと、クライアントの理解は止まります。 その場合は、状況の範囲に注意を払う必要があります。 おっとメールで、間違いがクライアントのビジネスにどのように影響するかを伝えます。 そうすることで、クライアントが受けるであろう甚大な被害についての理解を表明するので、あなたの謝罪はより誠実になります。
FilterEasyは、クライアントが被る被害についての理解を表明し、メールで謝罪します。
行動計画を共有する
将来の間違いを防ぐために行う次のステップを提供します。 あなたはあなたの問題でクライアントを放っておくことを望みますか？ いいえの場合、会社が修正するために行う変更を示します。 クライアントは、あなたがそれらを気にかけていて、状況を修正する準備ができていることを確認する必要があります。 ステップを作成して顧客に説明することは、関係を改善し、ブランドへの忠誠心を高めることにつながります。 ユーザーは、あなたが問題を心配していることを確認し、問題を変更する準備ができています。
クライアントは謝罪の電子メールから彼らがしなければならない行動を知っていますが、会社が何をしたかについての説明を持っていません。
キャンディーをあげる
多くの人にとって、見返りを与えずに謝罪することは何の意味もありません。 上記のすべての電子メールの例で、この「甘いごめんなさいキャンディー」であることに気付くかもしれません。 割引またはプロモーションコード付きの特別オファー。 それにはいくつかの良い面があります：ユーザーは報酬を受け取り、購入し、そしてあなたの忠実なクライアントを長期間とどまらせるでしょう。 多くのブランドにはそのような慣習があります：
いくつかの良いおっとメールの例。
後で連絡する
謝罪メールを送信する1週間待ってから、もう一度ユーザーに連絡してください。 間違いを繰り返さないように、すべてを行ったとしましょう。 あなたが彼らのためにもっと何ができるか尋ねてください。 ブランド開発戦略に顧客のフィードバックを追加します。 彼らはあなたが彼らの意見に興味を持っていることを感謝しています。
ブランドは1つに簡単な質問をし、クライアントへの謝罪の手紙を使用してフィードバックをユーザーに促します。
あなたのブランドのスタイルで書いてください
これは謝罪のメールであり、中世の卒業証書ではありません。 ブランドの声が友好的である場合は、おっとメールにもそれを保管してください。 クライアントはあなたの会社のニュースレターを特定する必要があります。彼らは彼/彼女を見ることなくお気に入りの歌手の声を特定するからです。
お詫びのメールは以前と同じように猫のスタイルです。
適切な場所で適切なタイミングで
たとえば、eコマースの平均顧客満足度はStatistaの調査によると約82％です。 うーん、それは良い結果のように見えますが、実際には、100人の顧客のうち約18人があなたのサービスに不満を持っていることを意味します。 顧客の謝罪の手紙が最初に考慮されます。 そして、ほとんどの場合、適切なタイミングで送信された誠実な謝罪の電子メールが違いを生みます。 謝罪の郵送のタイミングを考えてください。 それはすべて、購読者にアピールする理由によって異なります。 繰り返しになりますが、顧客への謝罪の手紙のサンプルを探して、顧客を支援するための良い試みをしてください。自分自身を説明する
たとえば、クライアントはすでに問題に不満を持っているため、顧客へのビジネス謝罪の手紙を待たせないでください。 常に、謝罪するときは問題を思い出してください。 あなたの顧客はその理由を知るに値します。 しかし、慎重に行動してください。誰かや会社のせいにしないでください。 第一に、顧客はこれに興味がありません。 第二に、彼らはあなたが問題について通知され、それを修正するために働いていることを知りたがっているだけです。 一般的に、顧客への専門的な謝罪の手紙で軽薄に行動しないでください。これは、顧客の目にすぐにあなたの評判を台無しにする可能性があります。 さらに、迅速な対応を提供する場合は、クライアントをトリガーして、問題を効率的かつタイムリーに解決するのに役立てることもできます。 または–寛大な言い訳としてあなたの費用で何かを購入してください。 素敵なおっとメール：
理由を説明する
システムのクラッシュや技術的な問題など、お客様に深刻な影響を及ぼしたとしても、制御できない問題が発生した場合は、常にユーザーに謝罪してください。 人々はあなたを信頼し、あなたは適切なレベルのサービスを提供することができませんでした–それが彼らの考えです。 彼らは理由が何であったかを知らないか、気にしません。 事実は事実です。 この場合、間違いについて顧客に謝罪する方法は次のとおりです。- データ侵害
- サイトのクラッシュ
- お客様への技術的なお詫びの手紙
ここで行う顧客への謝罪の手紙の別の例： 
ご覧のとおり、実り多いカスタマーサポート作業で使用できる数千のメールの例とテキストのバリエーションがあります。 空は限界です！- 同じトリガーメールを再送信することをお詫びします
謝罪の画像：哀れなことなく「ごめんなさい」と言う方法
お客様の100通のoopsメールを分析し、謝罪のどの画像が受け入れられるかについてのヒントを収集しました。 画像なしで申し訳ないニュースレターを送信するブランドが非常に多いという事実から始めましょう。
画像のないおっとメール。
私たちの考えでは、それは効果的で退屈ではありません。 さらに、画像は感情的な知覚に影響を与えます。 これらの電子メールの適切に設計されたモデルは、あなたを許したいというクライアントの欲求を強めることができます。 謝罪のために画像のチャートをキャッチします。- 最初のヒント─Googleフォトは使用しないでください。 まず、誰かの作者の画像に出くわして召喚状を受け取ることができます。 さらに、そのような写真は誰もが使用しています。 おっとニュースレターには、これまで誰も見たことのないユニークな写真が含まれている必要があります。
このお詫びニュースレターのブランドはグーグルの写真を使用せず、会社のために特別に撮影された写真を使用しています。 猫や犬などの甘い動物はあまり使わないでください。 あなたは施しではなく許しを求めます。 動物向けのものを販売する場合や、同情を呼び起こさないために使用する場合に適しています。
このメールの猫は甘いですが、意味がありません。 テキストを読まないと、クライアントはニュースレターの目的を理解できません。 
このような状況では、ペットの栄養を販売しているため、犬のイメージがよく見えます。ブランドアイコンを忘れないでください。 顧客の受信トレイには何千ものおっとメールがあります。 彼らはあなたのものを識別する必要があり、ブランドアイコンはせいぜいそれを行います。
会社の業務を参照する画像を使用してください。 たとえば、コーヒーショップがあり、サブスクライバーは週に1回コーヒーに関する興味深い事実を入手します。 メールの1つで、情報が間違っていました。 お詫びのニュースレターでは、一杯のコーヒーなどの写真を使用することができます。 最初のヒントについて覚えておいてください。
これは美容製品店のおっとメールです。 同社は、髪とメイクの良いモデルの写真を使用しています。 さらに、ロゴも忘れずに。最後の一般的なルール─明るすぎて異なる色を使用しないでください。 謝罪ニュースレターでは、企業は注意を払い、色や鮮やかな写真でそれを行いたいので、この問題はより大きく、盲目になりたいという欲求を呼び起こします。
テキストと背景色の非互換性のため、電子メールは読みにくいです。
さまざまなシナリオでお客様に謝罪の手紙を書く方法
さまざまな顧客/システムの問題に対処しているときに遭遇する可能性のあるすべてのシナリオについて、顧客テンプレートへの謝罪の手紙を作成しました。 それらを使用して電子メールの間違いを謝罪することは、時間と他のリソースを節約するので、より簡単でより効果的です。 だから、ここに行きます：- 重大なミスについてクライアントに謝罪の手紙を送り、個々の顧客に送付します。
- 個々のお客様に軽微なミスをお詫び申し上げます。
- 顧客の複数に謝罪する重大な間違いのために;
- 小さな間違いについて、顧客または複数の顧客への謝罪の手紙のシナリオサンプル。
謝罪メールの書き方についての結論
間違いが起こります。 これは各社の典型的な状況です。 ブランドに対するクライアントの信頼は、あなたの「ごめんなさい」がどのように聞こえるかによって異なります。 ヒントについて覚えておいてください。- 自分を正当化し、他人を責めようとしないでください。
- 問題を説明し、それを解決します。
- 後でフィードバックを求めます。