メールの書き方簡単なステップバイステップガイド

相互に接続して通信するためのコミュニケーションおよびソーシャル メディア プラットフォームには複数の方法があります。 ビジネスでは、顧客、従業員、またはビジネス パートナーと通信するための最良の方法は電子メールです。

メール マーケティングは、顧客とコミュニケーションをとってビジネスを拡大するための最も説得力のある方法です。 ビジネスメールは、クライアントとの強い関係を構築するのに役立ちます。 そのため、電子メール マーケティング キャンペーンを後押しするのに十分なほど効率的な電子メールであることを確認してください。

受信者から適切な応答を得るには、メールを慎重に作成する必要があります。 この記事では、メールの書き方をご案内します。

メールとは？

電子メールとは、電子メールの略で、通信手段の 1 つです。 これは、インターネットを使用して、あるコンピューターから別のコンピューターにメッセージを送信または伝達する方法です。 コンピューターやラップトップを使用して、インターネット経由で他のユーザーに電子メールを送信できます。 両方のメールアドレスとインターネットが必要です。

電子メールは、個人用または業務用のいずれでもかまいません。 これは、デジタル世界でメッセージを送信する方法です。 すべての種類の電子メールで、いくつかの電子メール エチケットに従う必要があります。 メール マーケティングは、優れた収益を生み出すための重要なソースです。 したがって、ビジネスにとって効果的なメールを作成することは非常に重要です。

効果的なメールを書くためのヒントをいくつか紹介します。

プロフェッショナルなメールは、あなたのビジネスを反映しています。 メールのエチケットとブランドのトーンが含まれている必要があります。 より効果的にするためのメールの書き方には、いくつかのヒントがあります。 受信者の注意を引くためのメールの効率が向上します。 ヒントは次のとおりです。

• 業務用の電子メール アドレスを使用する必要があります。
• メール全体でフォーマルなトーンを管理し、ブランド アイデンティティをアピールします。
• シンプルでキャッチーな件名を使用してください。
• ポジティブな挨拶でメールを始めましょう。
• メッセージやメールは短く簡潔にする必要があります。
• 単一のフォントを使用し、画像を使用しますが、無理をしないでください。
• 肯定的な発言でメールを締めくくります。
• サインオフするときは、シンプルで親切にしてください。
• あなたの名前、肩書き、会社のウェブサイトなど、適切な署名を使用してください。
• スペルミス、文法など、メールのすべてを校正します。
• メールの予約ができます。
• リマインダーとフォローアップを設定できます。

メールを書くための段階的なガイド

ビジネスメールまたはプロフェッショナルメールは、メッセージを伝えるために使用されます。 正しく行うと、Web サイトへのクリックスルーや返信など、受信者から肯定的な反応を得ることができます。メールを書いている間は、収益を押し上げる重要性を理解する必要があります。 したがって、電子メールの作成は電子メール マーケティングの一部です。

ここでは、メールを非常に簡単に作成する方法を示す手順を示します。 これらのいくつかのステップは、理解する必要があるいくつかの洞察に満ちたポイントで適切なメールを作成することを教えてくれます. 次のようにメールを作成するには、8 つの簡単な手順があります。

1.件名

件名は、受信者が最初に読むものです。 件名は、受信者の注意を引き、メールの内容についてのヒントを与えることを目的としています。 メールが開かれる前の最も重要な部分なので、創造的かつシンプルであることが望ましいです。

受信者の好奇心を惹きつけてメールを開封するのは、目を引くものでなければなりません。 メールの内容を受信者に明確に示す必要があります。 絵文字を使用して受信者の注意を引くことができます。

2. ご挨拶

前向きな挨拶でメッセージを始めましょう。 正式なメールや仕事用のメールでは、挨拶に使用する言葉に注意を払う必要があります。 それは肯定的であるべきですが、友好的すぎたり、堅すぎたりしてはいけません。

受信者との関係は、挨拶に使用する単語を決定するのに役立ちます。 たとえば、Dear、Hey friends などの単語は使用しないでください。ビジネス用のメールで簡単に使用できる挨拶の例としては、Hi、Dear (name)、Greetings、Hi everyone などがあります。

3. 自己紹介またはメールの目的を伝える

前向きな挨拶から始めたら、自己紹介またはブランドを紹介し、メールの背景を設定する必要があります。

次に、受信者にメールを書く理由や、受信者とつながる理由など、メールの目的を説明します。 また、メールを送信する相手によっても異なります。 たとえば、メールの受信者がお客様で、初めてメールを送信する場合は、ブランドについて言及する必要があります。

4. メールの本文またはメッセージ

短く簡潔にする必要があります。 メールのメッセージは的を射たものでなければなりません。 最近、みんなのメールボックスがメールでいっぱいになっています。 長いメールを読む時間はありません。

したがって、短くシンプルにする必要があります。 メール全体で単一のフォントを使用する必要があり、画像や GIF を使用してメッセージを簡潔に説明することもできます。 少なくとも 1 つの CTA を使用してください。 これにより、あなたの成長が加速します。 そして、あなたのブランドのトーンを維持してください。 顧客にオファーを提供して、ユーザー エンゲージメントを高めることができます。

5. 結びの文章

挨拶と同じくらい重要です。 ポジティブな挨拶のように、ポジティブであるべきです。 メッセージの最後に、受信者に前向きな反応を促すテキストを添えることができます。 メールの最後で、受信者を会話の進むべき場所に誘導します。

結びの言葉は、受け手との次の会話の始まりであるべきです。 たとえば、「お返事をお待ちしております」、「喜んでお手伝いいたします」、「お気軽にお電話ください」などです。

6. サインオフ

ビジネスメールの最後にサインオフするときは、シンプルで親切な言葉を使用してください。 短くシンプルにする必要があります。 受信者に初めて電子メールを送信する場合は、正式で適切なサインオフの方法を管理する必要があります。 最後にシンプルな 'thank you' または 'thank you for your time' を使用できます。

サインオフには、次のような良い言葉を使用できます。

7. 署名

メールの最後には必ず専門家の署名を使用してください。 あなたのブランド、名前、会社での役割を示す電子メール署名を使用する必要があります。 受信者の信頼と信憑性を構築するのに役立ちます。 会社のソーシャル メディア リンクと連絡先の詳細 (電話番号と住所) を含める必要があります。 HTML 署名を使用できます。

8. すべてをチェックするか校正する

メールのメッセージが終わり、受信者に適切なメールを書いたら、もう一度すべてを確認してください。 送信ボタンをクリックする前に、メールを校正してください。 メールの内容に問題がないことを確認してください。

文法やスペルミスがあると、メッセージが台無しになります。 すべてのフォーマット、画像、CTA、および文法やスペルが正しい必要があります。

注: メール テンプレートを作成する

電子メールの作成はマーケティングに不可欠であり、ビジネスを成長させるのに最適でなければなりません. 同じ種類のメールを何度も書く時間を最小限に抑えるには、テンプレートを作成する必要があります。 目的を持って作成したメール テンプレートは、送信先のすべての受信者に使用できます。

カスタマイズしたメール テンプレートを必要な数だけ作成できます。 適切に作成された電子メール テンプレートは、時間を節約し、間違いを防ぐのに役立ちます。

結論

メールでのコミュニケーションは、マーケティングにおいてビジネスで強い関係を築くために不可欠です。 メールのエチケットを含むメールの書き方を知り、ヒントや変更点を常に把握しておく必要があります。 プロフェッショナルなメールをより効果的にするための重要なヒントをいくつか共有しました。

クライアントまたは従業員にメールを書いているかどうかにかかわらず、ブランド価値を向上させます。 シンプルで要点を守ってください。

完璧なメールを作成し、事前に作成されたテンプレートを使用するには、NotifyVisitors メール マーケティング ソフトウェアの使用を検討してください。 詳細については、無料のデモをスケジュールしてください。

よくある質問