完璧なビジネスメールの書き方(プロセスとヒント)
公開: 2022-09-19電子メールは、日常の私生活や職業生活において避けられないものになっています。
考えてみれば、メールを受信しない日はありません。 調査によると、平均的な人は 1 日あたり 100 通以上のメールを受信しています。
40 億人を超える人々が毎日電子メールを使用しているため、電子メールはコミュニケーションの重要な部分であると言っても過言ではありません。 はい、ビジネスに関しても！ 世界中のほぼすべての企業が、チーム メンバー、クライアント、見込み顧客、パートナー、サプライヤーなどと通信するためにメールを送信する必要があります。
友人や家族にメールを書くのは簡単かもしれません。 しかし、クライアントや上司にビジネスメールを書くのは、状況によっては少し威圧的に感じるかもしれません。 単語や文が 1 つでも間違っていると、誤解が生じる可能性があります。
完璧なビジネスメールを書きたいなら、ここが最適です! このブログ投稿では、効果的なビジネスメールを書くためのプロセスを順を追って説明し、ビジネスコミュニケーション全体を改善するのに役立ちます!
始める準備はできていますか？ それからすぐに飛び込みましょう！
ビジネスメールとは？
ビジネス電子メールは、特定の組織または会社によって使用される電子メールです。 これは、従業員、顧客、利害関係者、加入者、およびその他の外部組織にとって重要なコミュニケーション ツールです。
通常、ビジネス メールは、明確で簡潔で、明確な目的を持って書かれています。 彼らは、読者に情報を提供し、関与し、刺激することを目指しています。 ビジネス メールは主に、製品のマーケティング、顧客のサポート、苦情の管理、最新情報や情報の共有などに使用されます。 一言で言えば、組織のコミュニケーションの生命線です。
一般的なビジネス メールには、次の 5 つの主要部分が含まれます。
- 件名
- 正式な挨拶
- メール本文
- 結びの言葉/サインオフ
- サイン
上記のメール作成形式に従うと、ビジネスメールを構造化し、数分で迅速かつ効果的に作成するのに役立ちます.
ビジネスメールとは何かがわかったので、次は作成方法を見てみましょう。
プロフェッショナルなビジネスメールの書き方(手順)
1. 聴衆を知る
ビジネスメールを書き始める前にまずしなければならないことは、相手を知ることです。 メールの書き方は、誰のために書くかによって異なります。 ですから、あなたは自問する必要があります – 私の聴衆は誰ですか?
メールのトーンから内容まで、すべてを決定するのは聴衆です。 そのため、電子メールの読者、背景、知識、およびその人物が誰であるかを知ることができるその他の情報について、適切な調査を行うようにしてください。 これを行うと、より説得力のあるメールを書くのにも役立ちます。
2.件名を入れる
件名が多くを語っていることは否定できません。 結局のところ、読者がビジネス メールを開く前に最初に目にするのは、ほとんどの場合、これです。 したがって、彼らがあなたのメールを開くかどうかは、件名とその書き方に完全に依存します。
ビジネス メールの件名は、シンプルで、具体的で、鮮明で、人目を引くものにしてください。 メッセージの内容を簡潔にまとめて一目で伝えるキーワードが含まれている必要があります。
3.挨拶から始める
すべての電子メールは挨拶で始まる必要があります。 簡潔で、簡潔で、形式的なものにする必要があります。 送信するメッセージのコンテキストに応じて、特定の人を名前で指定することを選択できます。 ただし、特定されていない人に送信する場合は、名前を記載しない場合があります。
ビジネスメールに含めることができる挨拶の最も一般的な例には、挨拶、おはよう、こんにちは、こんばんは、または単にDear Dr./Mr./Miss/Mrs.などがあります。
4.短い楽しい時間を含める
次にすべきことは、ビジネスメールを短いあいさつから始めることです。 あなたとメールの受信者をつなぐ冒頭の行を含めます。
これには、読者とのやり取りを思い出させ、メールのコンテキストを理解してもらうために、読者とどのようにつながったかについて話す行を含めることができます。
たとえば、昨日のネットワーキング イベントでお会いできてよかったです。
受取人から何かを受け取った場合は、アドバイスや支援を提供したり、情報やコンテンツを送信したりしたことに感謝することから始めてください。
例:ビジネス戦略に関する記事を共有していただきありがとうございます。 それらは非常に有用であり、私のプロジェクトを支援するためにあなたが費やした時間と労力に感謝します.
ビジネスメールを一般的なものにしておきたい場合は、次のように言ってください。
5. メール本文を書く
今すぐ本当の取引に取り掛かりましょう - メールの本文です。
メール本文は、「ワン シング ルール」と呼ばれるメールの慣例に従い、複数のアクションではなく1 つのアクションのみに焦点を当てる必要があります。 メールで複数のアクションが言及されると、混乱が生じます。 読者がすぐに理解できるように、常に 1 つのことだけを含める必要があります。
メールの最初の部分で目的を定義します。 メールの内容を具体的かつ直接的に伝えます。
例–このメールは、先週の水曜日に開催された予算会議に関するものです。 予想される費用と追加費用に基づいて、予算の大まかな概要を作成しました。 予算についてご意見をお聞かせください。
誰も長いメールを好まないことを理解しなければなりません。 メールが長ければ長いほど、読者がメールを読む可能性は低くなります。 したがって、いくつかの文で短い段落を書くようにしてください。 簡単に言えば、甘くてシンプルに短くしてください。 読者が理解しやすいように、番号付きリストや箇条書きを追加することもできます。
6.追加情報を含める
読者は、リソースへのリンク、タスクやアクティビティの説明、サンプルなど、特定の事柄に関する追加情報を必要とする場合があります。したがって、これらすべての関連コンテンツまたは詳細をビジネス メールに含めるようにする必要があります。
7.行動を促すフレーズ（CTA）を書く
通常、ビジネス メールを送信する主な目的は、タスクまたはアクションを達成することです。 そのため、メールの最後には、読者が何をすることが期待されているかを明確に述べる必要があります。
混乱や誤解の余地がなく、読者が何をすべきかを完全に理解できるように、特定の行動を促すフレーズまたは CTA を作成してください。 これにより、彼らはより効果的に対応することができ、あなたも望ましい結果を得ることができます.
8. メールをまとめる
これで、ビジネス メールの作成はほぼ完了です。あとは、適切に構成された結びの行で締めくくるだけです。 読者に感謝することから始めて、肯定的なメモでメールを終了してください。
例–時間を割いていただきありがとうございます、またはご検討いただきありがとうございます。ご返信をお待ちしております/ご連絡をお待ちしております。
最後に、締めくくりの行またはフレーズを使用して、全体を締めくくることができます。 最も一般的で適切な締めくくりのフレーズには、「よろしく/よろしく」、「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」などがあります。
9. 名前と連絡先情報の提供
最後に、電子メールの最後に署名し、その下に連絡先情報を記入してください。 正式な電子メールの場合はフルネームを、非公式の場合は名だけを入力できます。 また、電話番号、住所、ウェブサイトなどの連絡先情報も含めてください。
ビジネスメールを書くための手順がわかったので、プロセス中に覚えておく必要があるいくつかのヒントとコツを次に示します。 見てみましょう！
続きを読む：2022年の9つの最高の電子メール署名ジェネレーターツール
プロフェッショナルなビジネスメールを書くためのヒント
1.フォーマルなトーンを使う
ビジネスメールは、常にプロフェッショナルでフォーマルなトーンでなければなりません。 礼儀正しく、率直で、自信を持っている必要があります。 したがって、非公式の言葉、感情的な言い回し、略語、または短縮形を使用しないようにしてください。 言うまでもなく、フルレングスのフレーズや文章を使用して、よりフォーマルに見せましょう。
2.フォーマットに注目する
電子メールに関する問題は、誰もが電子メールを注意深くまたは完全に読む時間がないということです。 そのため、ほとんどの人はそれをざっと読みます。 このため、メールが気を散らさずシームレスなフォーマットに従っていることを確認する必要があります。
周囲に十分な余白を確保し、段落を短くし、箇条書きとリストを含め、見出しとタイトルで概念を分割します。 これにより、読者はメールを簡単に読み進めることができます。
3. 校正。 校正。 校正。
最後に、一連の校正なしに文章は完成しません。 結局のところ、間違いや間違いを犯すのは人間の本性です。 そのため、メールに不適切な文法、スペルミス、タイプミス、ぎこちない文構造、句読点の間違いなどがないことを確認してください。 文法チェッカーまたはライティングチェッカーソフトウェアを利用して、メールが一流であることを確認してください!
…ほら、これでビジネスメールを書く準備が整いました! 素晴らしいコンテンツで視聴者を驚かせたいと思っていることでしょう。
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続きを読む: Elink を使用してプロ並みのニュースレターを作成しましょう! テンプレートと例
結論
ビジネスメールは、ビジネス目標を達成するための重要な要素です。 それらを正しい方法で使用すると、それらがあなたのビジネスに驚異的な効果をもたらすことがわかるでしょう!
ビジネスメールを書くことはあなたの専門分野ではないかもしれませんが、このブログ投稿があなたのそれを変えてくれることを願っています!
あとは、elink にアクセスして、ビジネス メールを作成し、送信を開始するだけです。 皆さん、ハッピーメールを送ってください！ チャオ！
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