自宅やオフィスで VoIP 電話システムをセットアップするための 7 つの簡単な手順

公開: 2022-10-06
VoIP電話システムのセットアップ方法

ますます多くの企業が VoIP への切り替えを検討しています。
毎月の請求額が安くなり、より高度な機能が魅力的ですが、一部の企業はまだ従うことをためらっています.
彼らは、ハードウェアのコストが高すぎる、またはすべてをセットアップするのに時間がかかり、困難なプロセスになると考えています。
ただし、適切なプロバイダーを準備して選択すれば、クラウド電話システムへの移行をシームレスに行うことができます.
ビジネスに VoIP をセットアップし、初期費用を削減し、新しい VoIP 電話システムを最大限に活用する方法を正確に示します。
VoIP 電話システムをセットアップする方法を順を追って説明します。

  1. ネットワークとインターネット接続をテストする
  2. 適切な VoIP ハードウェアに投資する
  3. 適切な機能を備えた VoIP プロバイダーを見つける
  4. 会社の電話番号を取得する方法
  5. VoIP 電話システムを設定する
  6. 新しい VoIP 回線をテストする
  7. VoIP 機能を最大限に活用するためのスタッフのトレーニング

VoIP電話システムの違いは?

詳細に入る前に、ボイス オーバー インターネット プロトコル ( VoIP ) 電話をアナログ電話と区別するものを確立する必要があります。
アナログ電話は、専用の固定電話を介して公衆交換電話網 (PSTN) に直接接続します。 電話は地元の電話会社によって促進され、事実上、電話ジャックに直接接続する必要があります。

IP 電話は、インターネット経由で VoIP プロバイダーを介して電話網に接続します。音声をデータ パケットに変換し、インターネット プロトコル (IP) を使用して送信します。次に、プロバイダーのデータセンターが信号をアナログに変換し、PSTN に転送します。


IP 電話は、インターネット経由で VoIP プロバイダーを介して電話網に接続します。 音声をデータ パケットに変換し、インターネット プロトコル (IP) を使用して送信します。 プロバイダーのデータ センターは信号をアナログに変換し、PSTN に転送します。
SIP 電話は専用の固定電話を必要としないため、VoIP を使用してオフィスを拡張する方が簡単です。 従来の電話システムでは、電話サービスを複数の従業員と共有するには、オンプレミスの構内交換機 ( PBX ) が必要です。

VoIP とは何かがわかったところで、VoIP 電話システムの設定を開始する方法について説明しましょう。 あなたがよりよく学ぶならば。

1) ネットワークとインターネット接続をテストする

VoIP が使用する帯域幅について心配するかもしれませんが、経験則では、1 行あたり約 100 kbps のアップロードとダウンロードです。
現在、ほとんどのインターネット サービス プロバイダーは、ビジネス プランでギガビット速度を提供しています。 したがって、現在の接続は VoIP 電話システムとしては十分に高速です。 1 つの注意点は、一部の DSL 接続など、一部のホーム接続ではアップロード速度がはるかに遅いことです。
速度に加えて、VoIP 通話の品質に影響を与える問題は、多くの場合、接続の不安定さに関連しています。 ジッターとパケット損失は、調査すべき 2 つの指標です。 ファイバーやケーブルなどの有線インターネット接続が推奨されます。 電子レンジやその他のオプションが不安定すぎる。
また、ネットワーク ハードウェアもボトルネックになる可能性があります。 ルーターまたはネットワークがピーク トラフィックを処理できない場合、音声が途切れたり、通話が途切れるなどの問題が発生する可能性があります。 ほとんどの場合、 Wi-Fiは問題なく動作しますが、有線接続の方が常に優れています。
VoIP 速度テストを実行して、ネットワークのストレス テストを行い、潜在的な問題を特定します。 結果は、接続が VoIP インストールを処理できるかどうかの良いアイデアを提供します。
また、VoIP パケットとデータに優先順位を付けるために、Quality of Service (QoS) の構成を検討することもできます。 こうすることで、音声トラフィックは YouTube や Netflix などのトラフィックの上に配置され、遅延とパケット損失が少なくなります。

2) 適切な VoIP ハードウェアに投資する

すでに VoIP プロバイダーをお持ちの場合、VoIP セットアップの次のステップは VoIP ハードウェアへの投資です。 ここ数年で VoIP がビジネスの標準になったため、多くの最先端のオプションがあります。 VoIP システムを稼働させるために必要な機器の種類の概要については、以下のビデオをご覧ください。

ヘッドセットを VoIP 電話の背面に差し込みます。

通話の音質を向上させたい場合は、Polycom VVX601 などのハイエンドVoIP 卓上電話に投資する必要があります。 通話の発着信のみが必要な場合は、両方の固定電話の安価なオプションも利用できます。
VoIP ヘッドセットは、通話中に歩き回ることができるように、ビジネス電話を補完するのに最適です。 エージェントは、顧客情報を検索したり、チームとチャットしたり、CRM にメモを追加したりできるようになります。

古い固定電話を維持したいですか? VoIP アダプターを使用する

既存のオフィス電話機器を使用したい場合でも、VoIP で使用できます。 Analog Telephone Adapter (ATA) を使用すると、VoIP に切り替えて、すべてのアナログ電話を保持できます。 VoIP アダプターは電話とネットワークの間で機能し、アナログ信号をデジタル化します。
機器を変更しないため、スタッフ全員が電話の操作方法を既に知っています。 スタッフをトレーニングする必要はありません。

ソフトフォンでハードウェア コストを最小限に抑える

コストを削減するもう 1 つの方法は、固定電話の代わりにビジネス電話アプリの使用を検討することです。 これらのアプリは、ソフトフォンとも呼ばれます。 ソフトフォンをパソコンやスマートフォンにダウンロードできます。
VoIP はインターネットを使用するため、専用のハードウェアは必要ありません。 そうすれば、オフィス電話のインストール手順の一部をスキップできます。
ソフトフォンとは、電話の送受信を可能にするソフトウェアまたはモバイル アプリです。 通常の電話のように機能し、通話を処理します。 VoIP サービスを使用すると、任意の電話またはモバイル ネットワークで番号をダイヤルできます。
デスクトップ用の Nextiva アプリでは、通話を効率的に処理するために必要なのは、高品質の USB または Bluetooth ヘッドセットだけです。 ラップトップを使用している場合は、すぐに電話をかけるためのマイクとスピーカーが既に用意されています。 Nextiva アプリは Android または iOS デバイスでも利用できるため、チームは携帯電話でビジネス コールを処理できます。

3) 適切な機能を備えた VoIP プロバイダーを見つける

VoIP への切り替えは、固定電話を置き換えるだけではありません。 また、追加料金なしでビジネス コミュニケーションを 21 世紀に移行する機会でもあります。
2019 年後半、私たちはビジネス コミュニケーションについて 1,000 人以上の専門家を対象に調査を行い、その洞察を利用して2020 年のビジネス コミュニケーションの現状に関するレポートを作成しました。 重要な洞察の 1 つは、3 社に 1 社以上が社内のコミュニケーション エラーにより顧客を失ったことです。
適切な VoIP プロバイダーは、このような問題を解決するのに役立ちます。 あなたの会社は、サイロを排除し、効率的な部門間のコミュニケーションを作成するために必要な機能を手に入れることができます。
電話サービスだけでなく、CRM、通話分析、ユニファイド コミュニケーションを利用できます。 そのため、選択を行う前に、プロバイダーがビジネスに必要な適切な機能を備えていることを確認してください。
以下は、Nextiva で利用できるVoIP 機能の一部です。

  • 高度なコール ルーティング: 柔軟なポリシーを使用して、着信コールを社内の利用可能なエージェントにルーティングします。
  • 自動応答: 録音されたメッセージとオプションを使用して着信コールを歓迎し、適切な部門に案内します。
  • 通話分析: 個々のエージェントとコール センターのパフォーマンスを示す詳細なレポートにアクセスします。
  • コール ポップ: 着信コールに応答するときに、発信者に関する関連情報を自動的に表示します。
  • ビルトイン CRM : 顧客をサポートし、営業チームに顧客の 1 つのビューを提供します。
  • IVR : Interactive Voice Response は音声認識を使用して、顧客が適切な部門に到達し、簡単な問題を解決できるようにします。
  • Voicemail to Text : SMS 経由で受信することにより、ボイスメールへの応答効率を向上させます。
  • 低コストの国際通話: Nextiva の国際通話料金は、1 分あたり 0.01 ドルから始まります。

企業向けには、ユニファイド コミュニケーションや、通話の暗号化などのより高度な機能も提供しています。 特に、Nextiva のネットワークには多数の冗長データ センターがあり、拡張に必要な高い信頼性とパフォーマンスを組織に提供します。

4) 会社の電話番号を取得する方法

VoIP プロバイダーによっては、選択した VoIP プランに市内の電話番号が含まれている場合があります。 これは Nextiva の場合です。
ビジネス用の電話番号を取得するには、いくつかの方法があります。 すでに持っている場合は、それを移植します。 それ以外の場合は、利用可能なローカル番号を選択するか、フリーダイヤル番号を選択できます。

さまざまな種類の電話番号:

  • ローカル電話番号:ローカル エリアの電話番号は、小さなビジネスや限られた市場エリアを持つ企業に最適です。 ローカル番号は通常無料ですが、月額 10 ドルまでかかる場合があります。
  • フリーダイヤルの電話番号:フリーダイヤルの番号は場所に縛られない 800 番号であり、顧客にとってよりプロフェッショナルで信頼できるように見えます。 サポート ラインに電話する際に顧客が料金を支払う必要はありません。 フリーダイヤル番号は通常、月額約 10 ドルです。
  • バニティ ナンバー:バニティ ナンバーは通常、1-800-FLOWERS など、特定の単語を綴る覚えやすいフリーダイヤル番号です。 これらの数字は通常、月額 10 ～ 50 ドルの費用がかかります。 認識可能な番号を確保するには、サードパーティ ベンダーから番号を購入する必要がある場合もあります。
3 種類の会社の電話番号 - ローカル (市外局番)、フリーダイヤル (800)、バニティ (覚えやすい、会社名または製品のスペル)。

Nextiva は、米国のすべての州のローカル ビジネス電話番号を提供し、フリーダイヤルおよび仮想電話番号も提供します。
関連:会社の電話番号を取得するにはどうすればよいですか?
新しい番号が必要ない場合は、Nextiva が無料のポーティングを提供しているため、追加料金なしで既存の電話番号を維持できます。

ポーティングで既存のビジネス番号を保持

番号ポーティングとは、既存のサービス プロバイダーから新しいサービス プロバイダーに電話番号を移行する方法です。 Nextiva のすべてのお客様を対象に、番号の移行を無料で処理します。
任意の番号を Nextiva に転送するには、以下の 3 つの簡単な手順に従ってください。

  1. ビジネス電話プランを選択します。 強力な機能を備えたビジネスに合ったプランを選択してください。
  2. 一時的な番号をリクエストします。 一時的な番号が必要であることをお知らせください。初日に準備いたします。 古いプロバイダーで着信転送を設定して、すぐに Nextiva を使い始めることができます。
  3. 委任状 (LOA) に記入します。 スタッフが古いプロバイダーでの移植プロセスを処理できるように、必要な詳細をすべて提供してください。

このプロセスを完了した後、当社のチームが 10 ～ 20 営業日で移植を処理します。 VoIP への切り替えが簡単かつシームレスになるように、そのステータスを常にお知らせします。

5) VoIP 電話システムをセットアップする

プロバイダーとハードウェアを用意したら、オフィスでセットアップを完了します。 具体的な手順は、ハードウェアと従業員の数によって異なります。

プラグアンドプレイ対応の電話とハンドセットのみを販売しています。 以下では、VoIP をセットアップして実行するための簡単なプロセスの概要を説明します。 他のプロバイダーを使用したり、サードパーティから電話を購入したりする場合は、プロセスに追加の手順が必要になる場合があります。

VoIP 固定電話と受話器を設定する方法

必要な手順は、購入したモデルとネットワーク設定によって異なります。 標準のネットワーク スイッチが配置されているため、セットアップ プロセスは簡単です。 Power over Ethernet (PoE) を使用している場合、電気信号は 1 本のワイヤで伝送されるため、AC アダプターは不要です。

PoE のない VoIP 卓上電話またはハンドセット:

  • AC アダプタをコンセントに差し込み、電話機またはハンドセット ベースに差し込みます。
  • CAT5e または CAT6 ケーブルを使用して、IP 電話をスイッチまたはルーターに接続します。
  • 電話が初期化されるのを待ってから、発信音を確認します。

Power over Ethernet (PoE) をサポートするルーターを使用している場合、プロセスは少し異なりますが、さらに高速になります。

VoIP 卓上電話から PoE 対応ルーターへ:

  • 電話を PoE 対応スイッチまたはルーターにイーサネット ケーブルで接続します。 ツイスト ペア ケーブルの推奨最大長 328 フィート以内に収めてください。
  • 接続すると、電話機の電源がオンになります。 VoIP プロバイダーへの接続が自動的に確立されます。

VoIP ヘッドセットの設定方法

電子フック スイッチのインストールが VoIP 電話でどのように機能するかを示す図。

すべてのヘッドセットがワンタッチ応答機能を提供しているわけではありません。 これを使用するには、ワンタッチ対応の最新のヘッドセットが必要で、それを電子フック スイッチ (EHS) ケーブルに接続します。

EHS ケーブルをサポートするワイヤレス VoIP ヘッドセットおよび電話:

  1. AC アダプターを最も近いコンセントとヘッドセットのベース ユニットに差し込みます。
  2. EHS ケーブルをヘッドセットのベース ユニットに接続します。
  3. もう一方の端を固定電話のヘッドセット ネットワーク ポートと EHS ポートに接続します。 詳細な手順については、EHS の取扱説明書に従ってください。
  4. ヘッドセットを装着し、コールコントロールボタンを押して接続を確認してください。

通常の電話ジャックを使用する有線ヘッドセットの場合、プロセスはさらに簡単です。

ヘッドフォン ジャック/ポートを備えたヘッドセットおよび固定電話:

  1. 直接接続ケーブルを使用して、ヘッドフォン ケーブル ジャックをマークされたヘッドセット ポートに差し込みます。 多くのモデルでは、ヘッドセット ポートの左側に小さなアイコンが付いています。
  2. ヘッドセットを装着し、コール コントロール ボタンを押して発信音を確認します。
  3. テスト通話を行い、音量と通話品質を確認します。 ヘッドセットの音量が小さい場合は、アンプが必要になる場合があります。

6) 新しい VoIP 回線をテストする

すべてが正しく行われ、接続が高速であれば、問題は発生しません。 後悔するよりも、安全であることをお勧めします。
電話をかけるときの注意点

  • オーディオ品質: 通話はクリアで一貫していますか? 低品質のオーディオの静的またはその他の兆候はありますか?
  • レイテンシー:何かを言ってから受信者がそれを聞くまでに、かなりの遅延がありますか?
  • 接続の安定性:通話が一時的に途切れましたか? 一部のファイアウォール設定では、通話が 11 分後に完全にドロップされる可能性があるため、少なくとも 15 ～ 30 分間テストする価値があります。

他にも多くのネットワーク アクティビティがある場合は、回線をテストすることもお勧めします。 ネットワークの輻輳は、通話の切断や音声の途切れなど、さまざまな回線の問題を引き起こす可能性があります。
プロのヒント: Wi-Fi を使用するよりも、有線の直接接続を常にお勧めします。 最小限の遅延やその他の VoIP の問題については、Wi-Fi 接続ではなくイーサネットを使用してください。
(800) 444-4444 に電話して、診断サービス番号に電話して発信者 ID を確認することもできます。
関連： 10の一般的なVoIPの問題（+簡単な修正）

7) スタッフをトレーニングして VoIP 機能を最大限に活用する

多くの中小企業にとって、VoIP への切り替えは、有意義なビジネス電話機能を初めて利用することを意味します。
これらの通話機能は通常、従来の電話プランには含まれていません。 Nextiva を使用すると、電話をCRMと直接統合したり、カスタム ルーティング ポリシーを作成したり、ボイスメールを電子メールに転送したり、電話を転送したり、クラウドで通話を録音したりできます。
スタッフがこれらの機能を確実に利用できるように、チームをトレーニングするための時間を確保する必要があります。
必要ないと思うかもしれません。 しかし、そうです。 マネージャーの 63% が、オフィスでの新しいテクノロジーの導入が遅すぎると回答しました。 従業員は、ビジネス通信機器を使用して、顧客へのサービス提供と販売に集中できるようにしたいと考えています。
Nextiva を使用すると、独自のトレーニング資料やプレゼンテーションを作成する必要はありません。 トレーニング ビデオ、ユーザー マニュアル、およびオンライン ガイドの広範なライブラリを使用できます。 新しい CRM インターフェイスとそのすべての機能を簡単に理解できます。
同様に、1 対 1 のガイダンスと問題に関するヘルプが必要な場合は、カスタマー サポート チームに連絡することもできます。

Nextiva で簡単に VoIP をセットアップ

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