効率的な経費管理を設定する方法

経費管理を最適化すると、時間とお金の節約に役立ちます。 ビジネスを拡大したり、複数の場所に拡張したりする予定がある場合、適切な経費構造を構築することで、その上に強固な基盤を築くことができます。

Juni のシニア ファイナンシャル プランニング & グロース アソシエイトである Patricia MacCarthy に話を聞き、デジタル コマース ビジネスの効率的な経費管理を作成するためのステップバイステップのガイドを共有しました。

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強固な政策構造を作成する

ビジネス内でよく知られた経費ポリシーを確立することが、適切な管理の鍵となります。 ドキュメント、社内 Web ページ、Notion などのソフトウェアなど、すぐに利用できる形式で標準化されたプロセスを使用すると、従業員が簡単に従うことができます。

ポリシー構造では、推奨ベンダーをリスト化し、出張の日当などの経費の支出制限を設定できます。 たとえば、ファーストクラスやビジネスクラスの旅行など、何が受け入れられ、何が受け入れられないかを明確にすることも重要です。 従業員が経費を支払う方法や、必要に応じて払い戻しを受ける方法に関する情報も含める必要があります。 ポリシーの内容が何であっても、ポリシーが見つけやすく、よく知られており、理解しやすいものであることを確認してください。

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会社のクレジットカードを配布する

従業員に法人カードを付与すると、管理財務チームが経費管理に費やす金額を削減できます。 従業員がカードを使用して自分の領収書をアップロードするだけで、払い戻し、領収書の確認、フォームへの記入などの管理者を追加する必要がなくなります。

法人カードには通常、支出制限を設定し、カードを簡単にアクティブ化または非アクティブ化する機能が付いているため、自動制御がよりスムーズになります。

Juni を使用すると、SEK、GBP、EUR、または USD で必要な数の仮想カードを作成し、カード レベルでメディアの支出を監視、制限、またはブロックするための制御を設定できます。 マネージャーと財務チームは、支出の可視性と管理が向上することで恩恵を受けるでしょう。 キャッシュ フローを増やす必要がある場合は、Juni Capital を使用して迅速かつ柔軟な資金調達を行うことができます。 Juni Capital の詳細については、こちらをご覧ください。お住まいの国での利用可能状況については、こちらをご覧ください。

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自動化された経費管理システムを選択する

経費管理システムを選択するときは、時間を節約し、エラーを減らし、ワークフローを改善するのに役立つ自動化が含まれていることを確認してください。 どのソフトウェアを使用するかは、ビジネス ニーズによって異なります。 しかし、メディア支出に関しては、Juni は自動化によって時間を節約できる金融プラットフォームです。

Juni は、Google 広告と Facebook 広告の請求書を自動的に収集してスキャンし、統合によりすべての支払い詳細を事前に入力できます。 また、支払い済みの請求書と適切な取引を照合するため、お客様がその必要はありません。 また、1 つのスマート ダッシュボードで、広告支出に関する自動化された分析情報とリアルタイム データを活用することもできます。 Juni の幅広い統合により、経費管理の合理化に役立ちます。

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会計ソフトウェアと統合する

経費管理ツールは会計ソフトウェアと統合されている必要があります。 これにより、仕訳入力を作成するためにトランザクション、領収書、その他の情報を手動でアップロードするタスクが省略され、時間を大幅に節約できます。

Juni は Xero と統合して、銀行フィードを自動的に同期します。 Netsuite や Fortnox などのソフトウェアにシームレスにエクスポートすることもできます。 間もなく、会計プロセスを簡素化し、貴重な時間をさらに節約できるよう、SIE ファイル エクスポートやその他のツールをリリースする予定です。

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追跡と報告を確実に行ってください

効果的な経費管理には、会計ソフトウェア、ERP、または Juni などの財務プラットフォームでの定期的な追跡とレポート作成が不可欠です。 支出を追跡すると、傾向を特定し、それに基づいて意思決定を遅らせずに行うことができます。

定期的な追跡は実際にお金を節約することができます。旅行などの特定の分野での出費が高すぎることがわかった場合は、すぐに行動して支出を減らすことができます。 あるいは、経費が予想よりも低いことに気付いた場合は、ビジネスの他の場所に投資できる資金が残っている可能性があります。

定期的な追跡のもう 1 つの利点は、詐欺や不当な経費請求を発見できることですが、多くの従業員を抱える大規模なビジネスを経営している場合、これらを見つけるのは困難になる可能性があります。 一元化された自動システムを使用すると、異常なトランザクションを特定するのが簡単になります。

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関係者と協力する

経費ポリシーを設定し、時間をかけて最適化する場合は、ビジネス全体の関係者と連携することが重要です。 誰と話すかは企業によって異なりますが、いくつかの例を次に示します。

コマーシャルまたはセールス

営業部門または営業部門の責任者は、顧客との打ち合わせや頻繁な出張が必要な​​営業担当者に、妥当な予算に関するガイドラインを提供できます。 また、事業開発や財務の側面から貴重な意見を提供してくれる可能性もあります。つまり、自分の部門での過去の支出について十分な知識を持っていることになります。 彼らは、さまざまな経費の大まかなコストを情報に基づいて把握できる必要があります。

人材または人事

人事チームまたは人事チームは、オフサイトおよびチーム構築のコストについてアドバイスを提供できるほか、人材を惹きつけて従業員のエンゲージメントを維持するために他の企業が行っている取り組みのベンチマークも行うことができます。

上級幹部およびその他の予算保有者

上級リーダーは、部門内でどの経費が必要かについて意見を得ることができます。 たとえば、マーケティングの上級リーダーは、顧客を引き付けるためにどのような費用が必要かについてアドバイスできます。

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複数の国に拡張する場合に考慮すべきこと

健全な経費管理システムを設定すると、ほとんどの作業を他の国に移転できるようになります。 したがって、ビジネスを成長させて世界規模に拡大すれば、経費を効率的に管理できる有利な立場に立つことができます。 ただし、税金への影響については注意する必要があります。

税金への影響を知る

事業経費は納税義務から控除される場合があります。 ただし、これがどのように機能するかは地域によって異なります。 たとえば、娯楽に費やすのに妥当な金額はいくらか、仕事の経費として分類できる金額はいくらか、これらの経費が会計処理でどのようにコード化されるかなどです。

企業として従業員に与えているガイダンスが、さまざまな国やその規制機関にまたがって整合していることを確認する必要があります。 税務コンプライアンスは、他国への拡張において不可欠な側面であるため、デューデリジェンスを必ず行い、何が許容され、何が許容されないかを明確に理解してください。

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ポリシーを定期的に確認する

ポリシーを作成したら、特にビジネスを拡大している場合は、定期的にポリシーを確認する必要があります。 幸いなことに、複数の国に展開する場合でも、経費管理のほとんどを変更する必要はおそらくなく、準拠していることを確認するだけで十分です。