イベントを計画する方法：簡単な8ステップガイド

公開: 2022-05-07

最初のイベントを計画していますか？私たちはあなたの背中を持っています。

パニックタイムです。あなたの上司はイベントを計画するためにあなたをタップしました。あなたの会社にはイベントチームがないので、それはすべてあなた次第です。

心配しないで。あなたは完全にこれを行うことができます。そして、私たちは支援するためにここにいます。イベントの計画方法に関するこの8ステップのガイドには、開始するために必要なすべてが含まれています。

それに従ってください—そしてイベント管理ソフトウェアに多額の投資をしてください—そしてあなたはあなたの出席者があなたの次のイベントのためにすでに出欠確認をしているままにするイベントでこれから抜け出すべきです。

イベントを計画するために従うべき8つのステップは次のとおりです

ジャンプ先：

イベントの目標とタイムラインを把握する
予算を立てる
会場を探す
あなたの技術を選択してください
パートナーとベンダーを探す
あなたの主な魅力を理解する
マーケティングキャンペーンを構築する
出席者との新しい関係を構築するための計画を立てる

1.イベントの目標とタイムラインを把握する

イベントの計画は大規模な作業です。深く掘り下げる前に、なぜそれをホストしたいのかを考えてください。顧客基盤を拡大したいとお考えですか？売上高を伸ばす？顧客を教育しますか？新入社員を募集しますか？

イベントがあなたの目標にとって最強の選択ではないことに気付くかもしれません。結局のところ、マルチチャネルマーケティングキャンペーンのチャネルとしてイベントマーケティングを採用している企業は49％にすぎません。*

ただし、イベントを進める準備ができている場合は、目標を拡大して、ターゲットの参加者を指定します。たとえば、エンゲージメント目標のあるイベントは、目標到達プロセスの上部にあるリードをターゲットにします。

これらの決定は、後で多くの決定を決定します。

今は、イベントのタイムラインを設定する良い機会でもあります。これは、次の各ステップにどれだけの時間がかかるかを把握するのに役立ちます。

いくつかの理由から、対象業界に他の多くの会議がある日付を選びたくありません。

レンタル価格の上昇
売上高の減少
目立たない

あなたの業界のイベントの大部分がいつ起こっているかを見つけるためにいくつかの掘り下げを行い、その領域外の日付を選んでください。

また、燃え尽きることなくすべてを完了するために、日付を十分に設定する必要があります。

2.予算を立てる

それはシバン全体の中で最も魅力的な部分ではありませんが、すべての楽しいもの（食べ物、スピーカー、盗品、紙吹雪のカノン）にどのようにお金を払っているのかを理解する必要があります。結局のところ、イベントはかなり高価になる可能性があります。

Bizzaboは、イベントを主催した企業の場合、マーケティング予算の21％がそれらのイベントに充てられたと報告しています。リソースを適切に割り当てることが重要です。

イベントの予算を立てる際に考慮すべきことがいくつかあります。

イベントのロジスティクス（サイズ、長さ、会場、スタッフ、配送）
ソフトウェアのニーズ（デジタルサイネージ用のニッチツールから必要なイベント管理ソフトウェアまで）
体験の必需品（ケータリング、A / V機器、装飾）
アメニティ（例：ウェルネスサービス、犬の養子縁組、スワッグバッグなど）
追加の支出（常に小刻みに動く部屋が必要です）

すべてがいくらかかるかを正確に把握したら、そのすべてのお金がどこに行くのかについてのビジネスケースを作成する準備が整います。

3.会場を探す

大規模なイベントを開催する場合は、開催する予定の都市を選択する必要があります。小規模なローカルイベントを開催する場合は、それほど心配する必要はありません。とにかく、大多数の消費者、リード、およびターゲットオーディエンスが簡単にアクセスできるイベントを計画します。

一般的な場所が設定されたら、特定の場所を選択します。

その地域で人気のあるイベント会場、他の企業からの紹介、地元の貿易出版物に基づいて、探索したい場所の候補リストを作成します。会場や持ち株会社をできるだけ自分で調べてから、リストに残っている会場のツアーをスケジュールします。

これらのツアー中にあなた自身とあなたが出会うベンダーに尋ねるいくつかの質問があります：

いくつの部屋（大小）が必要ですか？
空港にどれくらい近いですか？
複数のホテルにどれくらい近いですか？
会場はすでにケータリング会社と契約を結んでいますか？
レンタルにはどのようなA/V機器が含まれていますか？
彼らのセキュリティポリシーは何ですか？
彼らはどのようなアメニティを提供していますか？

4.技術を選択します

そこにはたくさんのソフトウェアがあります。いくつかはあなたのイベントに役立つでしょう、そしてそれのいくつかは将来のイベントに役立つかもしれません。

最も基本的なレベルでは、Capterraのイベント管理ソフトウェア購入者ガイドを読んで、どのツールがあなたに適しているかを理解してください。

イベント管理ソフトウェアは、登録、プロモーション、編成、および（この段階で最も重要な）計画を支援します。

次のツールも検討する必要があります。

チケット、プロモーション、および支払いの場合：イベント予約ソフトウェア
実際のイベントでのサインの場合：デジタルサイネージソフトウェア
会議のライブストリーミングの場合：Web会議ソフトウェア
マーケティングとプロモーションの場合：Eメールマーケティングとソーシャルメディア管理ソフトウェア
参加者の経験のために：モバイルイベントアプリ
イベント自体の場合：会議ソフトウェア

複数のツールに投資している場合は、お金を使う前に、それらがすべて互いに統合されていることを確認してください。これにより、シームレスなユーザーエクスペリエンスが保証され、隙間から何も落ちません。

また、登録時に出席者が同様にスムーズな体験をするようにする必要があります。視聴者がその購入ボタンをクリックする方法をできるだけ簡単に見つけられるようにします。

これを行う1つの方法は、さまざまなマーケティングソフトウェアツール（マーケティングオートメーション、電子メールマーケティング、ソーシャルメディアマーケティングなど）を登録ソフトウェアと統合できるようにすることです。

5.パートナーとベンダーを探す

選択した会場に応じて、スペシャルを提供したり、独自のケータリング業者やA/Vサービスを提供したりする場合があります。外部ベンダーを呼び込めない場合は、利用できる特定の取引を提供しているかどうかを確認する必要があります（たとえば、特定の参加者のしきい値に達した場合、非営利団体や割引の取引を提供する場合があります）。

サードパーティ/外部ベンダーの持ち込みが許可されている場合は、買い物をして、最良の取引が行われていることを確認してください。

食べ物、光景、音以外にも、次のことを調べる必要があります。

交通機関（ホテルにご宿泊の方は会場への送迎）
ウェルネスサービス（フィットネスクラス、犬の養子縁組、工芸品クラスなどを含む）
テンパリングエージェンシー（イベントに十分なスタッフがいることを確認するため）
セキュリティ（イベントが完全に安全であることを確認するため）
エンターテインメント（イベントはビジネスだけのものではないため）

また、このイベントへの資金提供と開催を支援できる可能性のあるパートナーを探してください。リソースを組み合わせることで、お金とリソースの面で自分のコストを削減すると同時に、パートナーがアクセスできる未開拓の市場に参入することで参加者を増やす可能性があります。

ただし、会場の選択について話し合ったのと同じ理由で、パートナーとベンダーを適切に精査することが重要です。

6.あなたの主な魅力を理解する

人々をあなたのイベントに参加させるのは何ですか？
多分それは主題であり、多分それはスピーカーです。それはイベントによって異なり、それ以上に、参加者によって異なります。
あなたの聴衆について考えてください。何が彼らを興奮させるのでしょうか？何が彼らを動機づけるのでしょうか？
たとえば、会社のアワードバンケットを開催する場合、食事は夕方の一部になる可能性がありますが、アワードは誰もが注目するものです。企業イベントを開催する場合は、利用している市場とその問題点について考えてください。彼らは何を知る必要がありますか？それに話すことができるスピーカーを見つけてください。

幅広い魅力を持つアトラクションに焦点を当てるようにしてください。あなたのアトラクションが個人/人々のグループである場合は、あなたのイベントに参加する可能性が高くなる、大勢の熱心なフォロワーを持つ人を見つけてください。

7.マーケティングキャンペーンを構築します

あなたはそれらの席に人々を入れたいですか？これはそれを行うステップです。

あなたはあなたのイベントテーマのための特異なビジョンを開発し、それを中心にあなたのマーケティングキャンペーンを構築する必要があります。あなたのテーマは、あなたが最初に設定した目標とあなたが追いかけている聴衆に結び付けられるべきです。

そこから、マーケティングチームが自由に使える限り多くのチャネルを利用する必要があります。メールマーケティング、コンテンツマーケティング、広告購入、ソーシャルメディアマーケティング以外にも、早期に出欠確認を行った人に連絡して、ソーシャルメディアでイベントを宣伝するかどうかを確認する必要があります。

すべてのマーケティングが、そのコアテーマを中心に（グラフィカルとコピーの両方で）設計されていることを確認してください。より多くの聴衆を呼び込む出席者に紹介率を提供します（たとえば、誰かが他の人に出席するように説得した場合は、チケットの無料アップグレードを提供します）。最もレビューされているキャンペーン管理ソフトウェアツールの1つはmonday.comです。同様の機能を備えた製品に興味がある場合は、これらのmonday.comの代替品から始めるのが最適です。

8.出席者との新しい関係を構築するための計画を立てます

イベントはまだ発生していませんが、計画プロセスの一環として、それを超えて考える必要があります。

イベントが生成する関係を拡大するための計画を立てる必要があります。

イベントでは、会社の情報（ペン、磁石、バインダー、トートバッグなど）を含む無料の盗品をたくさん提供することで、将来の関係の基礎を築きます。

このように、イベント後も、冷蔵庫を開けたり食料品を袋に入れたりするたびに、人々はあなたの会社を最前線に置くことができます。

イベント後、参加者にアンケートを送信して、成功を測定し、特定の洞察を得ることができます（たとえば、どの人口統計がイベントで最高/最悪の経験または最大/最小のプレゼンスを持っていたか）。

イベントの計画を開始する時が来ました

さあ、始めましょう。このビデオをチェックして、イベントの計画を成功させる4つの方法を学びましょう。

最近参加したイベントについて考えてみてください。彼らの目標は何だったと思いますか？結果はそれらの目標と一致しましたか？

今、あなた自身の目標について考え始めてください。それらを達成するための最良の方法は何ですか？ステップ1へようこそ。あなたはこれを行うことができます。

特に成功したイベントと、それを思い出深いものにしたと思うことについて、以下にコメントしてください。自分のイベントで機能するように調整する方法を含めると、ボーナスポイントが得られます。

*ガートナーのマルチチャネルマーケティング調査では、企業がインサイト主導のアプローチを使用して、関連性のあるパーソナライズされた会話を提供する方法と、テクノロジー、技術、タイミングを活用して、より広範なビジネス目標のコンテキストで顧客データを実用的で、帰属し、プライバシーに準拠させる方法を調査しました。。調査は、米国（n = 218、58％）、カナダ（n = 66、17％）、英国（n = 97、26）を含む381人の回答者を対象に、2018年11月から2019年1月の間に外部パートナーによってオンラインで実施されました。％）; 回答者は、自社のマルチチャネル管理戦略と実行に関する決定に関与する必要がありました。回答者はまた、少なくとも3つのデジタルチャネルに責任を向ける必要がありました。回答者の79％は、年間収益が10億ドル以上の組織から来ました。回答者は、金融サービス（82人の回答者）、ハイテク（88人の回答者）、製造業（44人の回答者）、消費者向け製品（32人の回答者）、メディア（13人の回答者）、小売（61人の回答者）、ヘルスケアプロバイダーなどのさまざまな業界から来ました。（31人の回答者）および旅行とホスピタリティ（30人の回答者）。この調査は、マーケティングをフォローしているGartnerアナリストのチームによって共同で開発され、GartnerのResearch Data Analyticsチームによってレビュー、テスト、および管理されました。免責事項：この調査の結果は、世界的な調査結果や市場全体を表すものではなく、この調査の対象となる国、業界、企業規模のセグメントの結果の単純な平均です。