SMB で請求可能な使用率を最適化する方法

公開: 2023-12-13

ビジネスオーナーとして、あなたはすでに厳しい利益率と限られたリソースで事業を行っています。したがって、既存のリソースを最適化し、損失と非効率を削減して利益を最大化することが重要です。

ここで、請求対象の使用量を計算、追跡、改善する必要があります。

この用語に馴染みがない方のために説明すると、これは従業員が収益を直接生み出す仕事にどれだけの時間を費やしているかを示す単なる尺度です。請求可能な使用率を向上させると、会社全体の効率が向上し、追加のリソースを投資することなく、より多くの収益を生み出すことができます。

この記事では、請求可能な使用状況について詳しく説明し、ビジネスのためにそれを改善する方法を示します。

請求可能な使用状況とは何ですか? それがなぜ重要ですか?

請求対象の使用率は、従業員とチームメンバーが収益を生み出す作業に費やした時間の割合です。チーム全体および個々の従業員に対して計算できます。

言い換えれば、従業員の請求対象稼働率スコアは、総労働時間のうち、収益をもたらすビジネス成果を生み出す作業にどれだけの時間を費やしたかを示します。

請求対象の使用率が高いということは、リソースを効率的に使用し、最も重要なプロジェクトに時間を投資していることを示しています。一方、請求対象の使用率スコアが低い場合は、プロセスを最適化し、キャパシティプランニングを使用してリソースプランを再評価する必要があることを意味します。

たとえば、マーケティング代理店が新しいプロジェクトに取り組むために高価なコピーライターを雇ったとします。彼らは、有料のクライアントプロジェクトのみに確実に取り組むことで、コピーライターの有料利用を最大限に活用したいと考えています。

しかし、コピーライターが会議に多くの時間を費やし、ボトルネックや、ランディングページツールの設定や WordPress のインストールなどの技術的なタスクの処理に費やす場合、代理店はその時間に対してクライアントに請求できないため、請求対象時間は減少します。

したがって、代理店は、コピーライターの総労働時間のうち、コピーライティングプロセス以外の作業に使用できる時間がほとんど、またはまったくないことを保証する必要があります。

請求可能な使用状況を測定する利点

チームの請求可能な使用量を把握すると、いくつかの利点があります。この指標を追跡することで、次のことが可能になります。

効率と機能を業界のベンチマークと比較し、調整します
適切なリソースが適切なジョブに確実に割り当てられるようにする
追加のリソースを投資せずに収益性を向上
将来のプロジェクトに取り組むためのリソース能力を明確に把握する
請求可能なプロジェクトのプロジェクト計画とリソース割り当てを通知します。

適切な課金対象使用率はどれくらいですか?

100%課金可能な使用率は不可能であり、望ましいものでもありません。最も有能な従業員であっても、トレーニング、スキル開発、直接請求の対象とならない管理タスクに時間が必要です。一部の役割は他の役割よりも直接請求に適しているため、理想的なスコアは仕事の性質によっても異なります。

一般に、プロフェッショナルサービスをベースとする企業は、請求可能率が 80 パーセントを超えることを目指す必要があります。ただし、業界ごとにベンチマークが異なるため、特定の業界のコンテキストでスコアを確認することが重要です。

スコアが業界のベンチマークを下回っている場合は、利用可能なリソースが十分に活用されていないため、請求可能な使用量を最適化する必要があります。一方で、業界平均の数値を大幅に上回っている場合は、リソースを過剰に活用していることになり、長期的には燃え尽き症候群を引き起こし、従業員の生産性と効率が低下する可能性があります。

請求可能な使用量とリソース使用量

これら 2 つの用語はよく混同されますが、ビジネスの異なる側面を表します。リソース使用率は、請求対象外の時間を含む、チームのすべてのタスクとアクティビティを表します。請求対象の使用率は、チームが請求対象のタスクやアクティビティに費やした時間の割合を表す、より具体的な指標です。

請求可能な使用量の計算方法

請求対象となる使用量の計算は非常に簡単です。請求対象となる合計時間数を、休日や請求対象外のアクティビティなどを除いた利用可能な合計時間数で割ります。

このパーセンテージに 100 を掛けて、請求対象の使用率を求めます。

請求可能な使用量= (請求可能な時間/利用可能な合計時間) x 100

たとえば、ビジネスの年間請求可能時間が 1,200 時間で、合計利用可能時間(休日を除く) が 2,000 時間の場合、請求対象の使用率は (1,200 / 2,000) x 100 = 60 パーセントとなります。

同じ式を使用して、個々の従業員の稼働率を計算できます。

請求対象時間を追跡する方法

請求対象時間を追跡する最も信頼性の高い方法は、チームの活動を記録し、包括的なタイムシートを管理し、毎日の活動を明確に把握できる、一元化された完全に自動化された時間追跡システムを使用することです。

もちろん、課題は、チームの全員が自分の時間を正直かつ定期的に記録することです。

それを実現するためのヒントをいくつか紹介します。

チームに時間追跡の利点と、それがビジネスの効率化にどのように役立つかを説明します。
すべてを記録することがチームのパフォーマンスを強調するのにどのように役立つかを明確にします。
時間の追跡を簡単かつ手間のかからないものにします。
リマインダーを共有します。
さまざまなレベルで毎日または毎週の監査を実行して、チームが労働時間と毎日のタスクを確実に記録できるようにします。

ビジネスの請求可能稼働率を高める 5 つの方法

課金対象の使用状況を継続的に最適化することは、収益性を高め、ビジネスの成長を加速する最良の方法の 1 つです。

その方法は次のとおりです。

1. プロジェクト管理と CRM ツールに投資する

時間を追跡するだけでなく、プロジェクトとそれに割り当てられたリソースを 360 度ビューで把握できる統合プロジェクト管理システムが必要です。

ActのようなCRMシステムと連携することで！販売およびマーケティングのパイプライン全体の可視性をさらに高めることができ、ワークロードとリソースの可用性をより効率的に計画できるようになります。

CRM とリソース管理システムを組み合わせると、次のことがわかります。

チームの総利用可能時間
現在の請求対象時間と光熱費
来月または四半期にオンボーディングする準備ができている営業およびマーケティングのリード
ユーティリティスコアが高いまたは低い個々のチームメンバー。

このような透明性とリアルタイムの洞察により、意思決定が簡素化され、効率が向上します。

2. 請求対象外のタスクを移動または最小限に抑える

チームの作業負荷を慎重に評価して、請求対象外のタスクに不必要に関与していないことを確認します。非生産的なタスクをより安価なリソースに移し、生産性を損なう気を散らすものを最小限に抑えることで、請求可能なユーティリティを最適化します。

3. 従業員のトレーニングとスキルアップ

場合によっては、請求可能な効率を高める最も簡単な方法は、チームのトレーニングと開発に投資することです。タイムリーなスキルセットのアップグレードにより、同じタスクをより効率的に実行できるようになり、その結果、収益性が向上します。

4. テクノロジーをアップグレードする

ビジネス機器とテクノロジーを評価して、それらが最適な状態にあり、業務の遅延を引き起こさないことを確認します。必要がある場合は、より高度なテクノロジーに投資して、チームが同じタスクをより短時間で実行できるようにします。

5. 自動化を活用する

すべての企業は、自動化できるタスクと操作を評価する必要があります。これにより、リソースが解放され、効率が向上し、少ないリソースでより良い結果を得ることができます。

たとえば、「アクト！」は、自動化されたランディングページ、電子メールキャンペーン、リードスコアリングなどのツールを通じて、販売、サポート、マーケティングのワークフローを自動化できます。

請求可能時間の最適化は中小企業にとって容易に実現します

中小企業は、事業の成長に投資するための流動性を常に持っているわけではありません。請求可能時間を最適化することは、大きな経費をかけずに収益性を高める優れた方法です。 Act! のような CRMと組み合わせた統合リソース管理システムを使用することにより、請求対象となる作業を計算、追跡、増加させるために必要なすべての情報を取得できるため、効率と成長が向上します。

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