経理部門の構造を確立する方法

このガイドを使用して、会計Aチームを構築します。

あなたが最初にビジネスを始めたとき、あなたはおそらくガレージバンドのようで、夢を生き、その場で問題を解決していました。

しかし、ビジネスが成長するにつれ、共同創設者のデイブ（CTOと会社の法務チームを兼ねる）に頼ってベンダーへの支払いを継続し、成長する従業員チームはもはやそれを削減しません。

ビジネスを継続的に成長させたい場合は、一連の経理業務を処理し、ビジネスとともに拡大できる経理部門構造を設定する必要があります。

5つの重要な中小企業の会計タスク、それらの各役割の人員配置にどのように取り組むべきか、そしていつ助けが必要かを知る方法を見てみましょう。 そして、あなたのビジネスは人間の努力だけで実行することはできないので、会計ソフトウェアがあなたのチームをどのようにサポートできるかについても説明します。

中小企業の会計には人と技術が必要です

会計ソフトウェアは中小企業にとってなくてはならないものですが、すべてを行うことはできません。 ソフトウェアの背後にいる人間が、数値を再確認し、出力を分析し、統合されていないシステム間で調整し、悪意のあるベンダーや不正な従業員によってビジネスが奪われないようにする必要があります。

最低限、給与を支払う人、ベンダーに支払いをして請求書を送る人、そして毎月本を処理する人が必要です。そうすれば、納税時期のバランスが取れます。

共同創設者のデイブはこれらすべてのことを行うことができるかもしれませんが、それは彼がこれらすべてのことを長期的に行うべきだという意味ではありません。 しかし、中小企業の所有者として、あなたがより少ないものでやり遂げる必要がある時があります。

あなたの経理部門の構造は、あなたの会社のソフトボールチームの名簿のようには決して見えません。 これらは、あなたが記入する必要のあるラインナップカード上のポジションではありません。 これらは、役割とリソースの組み合わせを通じて実行する必要があるタスクです。 その組み合わせがあなたのビジネスとあなたが持っているリソースにとってどのように見えるかを正確に理解するために、組織のリーダーとしての裁量を示す必要があります。

この記事を青写真として使用して独自の構造を構築できますが、ビジネスの規模（スタッフとビジネスの量の両方）とチームの能力に基づいて流動性を期待することを忘れないでください。

5つの重要な会計タスクとそれらに取り組む方法

以下のセクションでは、5つの重要なビジネス会計タスク、それらのタスクを処理するために探す必要のあるスキル、および強化が必要な危険信号について説明します。 最後に、会計ソフトウェアが各タスクに役立ついくつかの方法を見て、基本的な中小企業の会計部門の構造の例を示します。

1.請求/請求

重要な理由：米国中小企業庁は、2015年の時点で、売上/キャッシュフローの低さが中小企業の閉鎖の最大の原因であると報告しています（昨年、米国国勢調査局がそのようなデータを収集しました）。 これは請求と何の関係がありますか？ 顧客への請求に時間がかかるほど、支払いを受けるのに時間がかかります。 従業員やベンダーに支払うことができるように、支払いを受ける必要があります。 あなたが正確にそして時間通りに支払われないならば、あなたのビジネスは低いキャッシュフローのために失敗する危険にさらされています。

誰がそれを行うべきか：請求を処理するためにCPAは必要ありません。 数字が得意で、細部に気を配っている人なら誰でも、このタスクを処理できるはずです。 正確性に加えて、適時性は請求に不可欠であるため、時間厳守で期限に間に合う人が必要です。

助けが必要な兆候：

• 顧客はタイムリーに請求書を受け取っていません
• 顧客に間違った金額が請求されている
• 顧客が適切な金額または期限内に支払っていない

2.支払い/買掛金

重要な理由：インスティテュートオブファイナンスアンドマネジメントは、一流の組織では、1人のフルタイムの買掛金専門家が年間約23,000件の請求書を処理できると報告しています。 これは、1営業日あたり約85の請求書です。 一度に数枚の請求書しか支払っていない場合は、おそらく追いついていないでしょう。 また、ベンダーに期限内に支払うことを優先しないと、遅延料金を支払うことになり、さらに悪いことに、ベンダーを失うことになります。 電気が切れるまでこれを延期したくない。

誰がそれをすべきか：請求や請求と同様に、買掛金に関しては正確さと適時性が最も重要です。 組織が小規模な場合は、1人または少人数のチームで買掛金と売掛金（請求）を処理してもかまいません。 ベンダーは正確に請求することを信頼する必要がありますが、このタスクは請求よりも少し複雑になりますが、この役割は、ベンダー番号を再確認して、請求が多すぎたり、請求されなかった商品やサービスに対して請求されたりしないようにすることができる誰かが果たす必要があります。実際には提供されていません。

助けが必要な兆候：

• ベンダーは、支払いを受けていないことに不満を持っています。
• 彼らの最善の努力にもかかわらず、あなたの買掛金チームは追いつくことができず、支払いが遅れています。
• 買掛金の専門家は、追いつくために残業しなければなりません。

3.給与

重要な理由：給与処理のベストプラクティスに関する記事で説明したように、従業員に時間どおりに支払わず、適切な金額を支払わないと、スタッフを失い始め、その後は支払わなくなります。もうあなたのビジネスを運営することについて心配する必要があります。

誰がそれをすべきか：あなたのビジネスが非常に小さい場合（2〜3人の従業員）、あなたはあなたの買掛金と売掛金の人に同様に給与を処理させることで逃げることができるかもしれません。 ただし、会社がそれをはるかに超えて成長すると、経験豊富な給与スペシャリストまたはサードパーティの給与サービスのいずれかが必要になります。 優れた給与スペシャリストとは何ですか？ 時間厳守で細心の注意を払うことに加えて、あなたの給与担当者は、避けられない問題を解決するために他の人とうまく連携する必要もあります。

助けが必要な兆候：

• 従業員は日常的に遅れて支払われています。
• 事務的なミスにより、従業員は不足または過払いになっています。
• 給与を担当する従業員は圧倒され、時間外に給与を受け取るために残業しています。

4.簿記

重要な理由：バランスの取れた本はあなたのビジネスの真北であり、中小企業の経営者として夜に安らかに眠るのに役立つはずです。 良い簿記とは、基本的に、すべての請求書が支払われ、すべての顧客があなたに借りているものを支払ったことを意味し、あなたは同じくらい多くを示すきれいな記録を保持しています。 それはそれほどエキサイティングに聞こえないかもしれませんが、あなたの体温が常に素晴らしい、退屈な98度の周りにあるべきであるのと同じように、それはあなたのビジネスの経済的幸福に絶対に不可欠です。 あなたの本がオフになっている場合、それは何かがうまくいかなかったことを意味します。

誰がそれをすべきか：ある意味で、このリストの他のすべてのタスクは簿記に関係しているので、バランスが取れていて、数字が正確で、他の人とうまく機能する人が必要です。 請求は請求書の送信に責任があり、買掛金は請求書の支払いに責任がありますが、簿記係は最終的にこれらすべての取引と残高を記録および追跡する責任があります。 あなたの簿記係はまた、ほとんど常に会計ソフトウェアを使用しているので、彼らはあなたのビジネスが使用するどんな会計プログラムにも熟練している必要があります。

助けが必要な兆候：

• あなたの本はバランスが取れていません（あなたが説明できないお金を稼いだり使ったりしています）。
• 納税時期がくると、必要なレポートと領収書が不足します。
• 年末に、あなたは事業費を見つけるために個人的な経費をふるいにかける必要があります。

5.税の準備

重要な理由：政府に支払うべき金額を支払う必要がありますが、それ以上支払うことのないように、資格のあるすべての控除のクレジットを取得する必要もあります。 また、従業員が期限内に税金を申告できるように、すべての従業員にW2を配布する必要があります。 これが重要でないと思われる場合は、IRSが答えのない質問の長いリストをノックするまで待ってください。

誰がそれをすべきか：専門家。 理想的には、スタッフのCPA、または必要に応じてIRSにあなたのビジネスを代表することができる外部の会社からのいずれかです。 納税時期は年に1回だけですが、納税期限までの数日から数週間しか心配する必要がないと考えるのは愚かなことです。 年間を通じて経費と収入を把握し、それらを税務上の影響の観点から適切に記録することは、税の時期が来たときに大きな違いを生みます。 ブックキーパーは、税務準備を担当する人と協力して、納税申告書を徹底的かつ正確に準備するために必要なものがすべて揃っていることを確認する必要があります。

助けが必要な兆候：

• あなたは年末に自分で事業税を課そうとしていて、適切な報告書とフォームを見つけるのに苦労しています。
• 年末には、前年よりもはるかに高い払い戻し額または未払い額が発生し、その理由を説明できません。
• あなたがあなたの税金を提出した後、あなたはIRSから監査通知を受け取ります、そしてあなたは彼らの質問に答える準備ができていません。

会計ソフトウェアがどのように役立つか

自動請求：毎月10ポンドのコーヒーを注文するクライアントがいるとします。 彼らが最初に注文するとき、あなたは彼らのすべての情報を請求書テンプレートに記入し、それからあなたはそれを毎月同じ日に送るように設定します。 注文を増やしたり減らしたり、1か月スキップしたり、キャンセルしたりする場合は、請求スペシャリストが行って設定を変更するだけです。 しかし、残りの時間、この請求書は時計仕掛けのように出て行きます。

自動支払い：優れた会計ソフトウェアは、最初に支払いを行った後に請求書を記憶するため、同じベンダーから同様の請求書を次に受け取ったときに、支払いスペシャリストが自動支払いを設定できます。 高度な機能には、支払いの追跡（支払いがいつ受け取られたかを確認できる）と自動承認が含まれるため、オフィスマネージャーが休憩室にソーダを追加注文するたびにフォームにデジタル署名する必要はありません。

Payroll： Payrollソフトウェアは非常に複雑であるため、QuickBooks Online（「最も人気のある会計ソフトウェアのトップ20」リストで5年間実行されているトップツール）など、会計ソフトウェア分野で最大の打者のみを対象とした組み込み機能です。 したがって、給与も処理する会計ツールを探す代わりに、人気のある給与アプリと統合するこれらのツールの1つを試して、直接預金や源泉徴収などを自動化することで、給与スペシャリストの生活を楽にすることをお勧めします。

自動簿記：会計ソフトウェア簿記はすべての会計ソフトウェアに組み込まれており、ビジネスに出入りするすべてのお金をきれいに記録し、不一致にフラグを立てます。 これにより、ブックキーパーは、面倒なデータ入力や単純で反復的な計算に時間を費やすのではなく、ソフトウェアにデータをフィードして数値を再確認し、ゲートキーパーとして機能することができます。

税の準備：会計ソフトウェアはあなたに代わって税を行うことはできませんが、必要なすべてのデータを記録および整理し、必要な税フォームを提供できるため、税の時期が来たら、いくつかのボタンをクリックして会計士のレポートを作成できます領収書の靴箱を机に捨てる代わりに。

基本的な中小企業の経理部門の構造

基本事項の概要を説明したので、ビジネスを開始できる基本的な経理部門の構造を見てみましょう。

このような設定では、事実上すべての中小企業の会計ニーズに対応できますが、柔軟性の余地があります。 あなたのビジネスが十分に小さい場合は、簿記係に買掛金/売掛金を自分で処理させることができます。または、それが圧倒的になった場合は、外部の会社に買掛金を処理させる方が理にかなっているかもしれません。

中小企業のリーダーとしてのあなたにとって重要なことは、成長を監視し、必要に応じて適応することです（助けを得るために給料が3連続サイクル遅れるまで待たないでください）。

同じように、専門家の助けを得るときは常に注意を怠ってください。 あなたはあなたが知らないことを知りません、そして少しのお金を節約するよりもあなた自身を焼き尽くすことなくあなたの会計を正しくすることははるかに重要です。

あなたの中小企業の会計ラインナップは何ですか？

この記事では主要な経理部門のポジションについて説明しましたが、会社が成長するにつれて、これらのチームを拡大し、CFOや財務アナリストなどの新しいポジションを追加して、焦点を浮き沈みから成長に移す必要があります。

また、あなたはあなたのビジネスのあらゆる分野の専門家である必要はありません、あなたはあなたより多くを知っている人々に耳を傾ける必要があります。 あなたの主任会計士があなたの給与のアウトソーシングを始める時が来たとあなたに言うならば、彼らに耳を傾けてください。