7 つのステップで最適なタイム トラッキング ソフトウェアを選択する方法

デジタル革命は、組織を運営する新しい方法に適応する方法を見つけることを企業に課しています。

あなたの会社が完全なリモート、ハイブリッド、またはオフィスに戻る作業のセットアップを行うことにしたかどうかにかかわらず、仮想ツールを使用してそれを管理する可能性があります。 つまり、古い手動プロセスに頼るのではなく、特定のデジタルまたはクラウドベースのシステムを実装することを意味します。

デジタル化によって特にメリットが得られるプロセスの 1 つは、職場でのタイム トラッキングです。

パンデミックが始まって以来、従業員監視ソフトウェアの使用率は 59% 増加しました。 デジタル ソフトウェアによるタイム トラッキングにより、管理者は、チームを細かく管理することなく、チームの作業を簡単に追跡できます。

このブログ記事では、タイム トラッカーを使用するメリットをすべて説明し、自分とチームに適したタイム トラッキング ツールを選択する方法を紹介します。

時間追跡ソフトウェアの利点

米国の労働者の約 95% が喜んで自分の時間を記録しています。 なんで？ 彼らは、時間を正確に追跡することが重要であることに同意します。

この数字が非常に大きい理由は、これらの人々が、追跡ソフトウェアが会社とその従業員の両方にもたらす可能性がある他の利点を見てきたためです.

では、なぜ企業は時間追跡ソフトウェアの使用を開始する必要があるのでしょうか?

ここにいくつかの理由があります。

メリット #1: タイム トラッキング ソフトウェアで生産性が向上

仕事の目標が時間とエネルギーを最大化することである場合、時間追跡は非常に有益な方法です。

これにより、人々は自分の時間がどこに行くかを監視し、それに応じてスケジュールを再編成できます.

従業員が自分の時間を追跡すると、どのタスクが望ましい結果をもたらさない可能性があるかを確認し、将来それらを再スケジュールしたり、削除したりすることさえできます。

従業員は、どのタスクが価値があるか (および価値がないか) をよりよく理解するだけでなく、特定のタスクにどれだけの時間を費やしているかもよりよく理解できます。

タイム トラッキング ソフトウェアにアクセスできると、管理者はチームの作業負荷を調べて、さらに人員を追加する必要があるかどうかを確認したり、従業員が時間、エネルギー、リソースを節約するのに役立つツールを導入したりすることもできます。

メリット #2: タイム トラッキング ソフトウェアで透明性が向上

一部の職場ではバディ パンチが発生しており、企業は年間 3 億 7,300 万ドルの損失を被っています。 実際、米国の従業員の 16% とカナダの従業員の 34% がバディ パンチを認めています。

そのため、時間の盗難は多くの企業にとって大きな問題です。 会計士によると、クライアントの 92% が時間の盗難に対処しています。

タイムトラッキングのおかげで、マネージャは従業員がどのような作業をしているかをいつでも監視できます。 同時に、チーム メンバーは、同僚が何をしているか、現在どのようなタスクを実行しているかをよりよく把握できます。

したがって、時間追跡ソフトウェアを使用すると、チーム内の透明性が向上します。

メリット #3: タイム トラッキング ソフトウェアが収益性を向上

組織の生産性が向上すると、ビジネスの成長は自然に起こります。

時間を節約し、収益を最大化し、従業員の離職率を下げたいと考えている企業は、時間追跡ソフトウェアが企業の生産性を向上させ、ひいては収益性も向上させるために役割を果たすことができることに気付くでしょう。

つまり、時間追跡ソフトウェアは、チームがタスクをより適切に整理して優先順位を付けるのに役立ち、収益性の高い活動により集中できるようにします。

また、時間追跡により、チームはプロジェクトのコストを追跡し、そのプロジェクトが利益を上げているかどうかを判断できます。

時間追跡ソフトウェアの選び方

タイム トラッキング ソフトウェアが非常に有益である理由がわかったところで、問題は、企業が自社に適したタイム トラッキング ツールをどのように見つけるかということです。

ここでは、会社に最適な従業員の時間追跡ソフトウェアを探す際に従うべきいくつかの手順と、時間追跡に役立つヒントをいくつか紹介します。

ステップ #1: チームに相談する

ビジネス管理と同様に、従業員の時間を追跡するための万能のソリューションはありません。

まず、従業員の固有の課題と強みを考慮する必要があります。

そのため、使用したい時間追跡機能について、少なくとも 1 つのチームまたは部門に相談することをお勧めします。

おそらく、そのチーム/部門はより多くの自律性を望んでいるのかもしれません.

または、人々がさまざまな場所からログインできるジオタグ機能を備えたツールが必要な場合もあります。これは、たとえば、フィールド ワーカーにとって優れたソリューションです。

それはすべて、従業員が最も必要としているものによって異なります。そのため、従業員が使用する時間追跡アプリを選択する過程で従業員に相談する必要があります.

このようなアプローチは、選択したツールを使い始めると、より多くの賛同を得ることができます.

ステップ #2: タイム トラッキングで達成したいことを考える

時間追跡ツールを選択する前に、それを使用して何を達成したいかを考えてください。

また、タイム トラッキングの目標がチームのタイム トラッキングの目標と一致していることを確認してください。

従業員が特定のツールの使用に慣れていないことは、ツールの実装とはほとんど関係がなく、適切な境界を設定することに関係していることを忘れないでください。

タイム トラッキング ソフトウェアを使用する目的には、次のようなものがあります。

• より良い時間管理、
• 欠勤が減り、
• 職場の相互作用の最適化、および
• 気晴らしの影響を最小限に抑えます。

ここで、従業員に関して言えば、時間追跡の取り組みと結び付けるために、いくつかの追加の目標を検討する必要があります。

考慮すべき最も重要な目標は、人々のプライバシーを確​​保することです。

そのため、追跡する必要があるものだけを追跡し、残りは従業員に任せることを習慣にしてください。

さらに、会社所有のデバイスまたは業務目的で使用される個人のデバイスのみを追跡します。

ステップ #3: いくつかのオプションを取得して比較する

パラメータ、目標、チームの賛同を得たら、最適なタイム トラッキング ソフトウェアを探し始めることができます。

次のような時間追跡アプリのリストを作成します。

• ご予算内で、しかも
• 従業員が時間追跡の目標を達成するために必要な機能を備えています。

次に、これらのパラメーターを比較し、必要なアクティビティをどれだけうまく実行できるかに基づいてアプリを評価します。

2022 年に最適な時間追跡ツールのこのリストを確認して、最適なオプションを選択することから始めましょう.

ステップ #4: ソフトウェアを選択する

自分に最適な出勤アプリと退勤アプリのリストを照合したら、次に使用するツールを 1 つ選択します。

複数のサービスに料金を支払う必要がないように、会社全体で 1 つのソフトウェアのみを選択することをお勧めします。

これは、サイロを構築したり、さまざまなチームや部門内で混乱を招いたりするのを避けるのにも役立ちます。

ステップ 5: ゆっくりとロールアウトします

すでに確立したように、時間追跡ソフトウェアの選択は、長年の運用に影響を与える可能性がある主要な決定です。

そのため、選択したら、ゆっくりとソフトウェアを導入してください。

まず、試用期間を設けて、タイム トラッカーの機能を評価し、日常業務で本当に使用したいツールであることを確認します。

ただし、頻繁にツールを切り替えることは避けてください。従業員が数か月ごとに新しいツールの使い方を学ばないようにするためです。

ステップ #6: フィードバックを得る

また、以前に確立されたように、最高の時間追跡アプリは、従業員が最も快適に感じるものです。

結局、あなたの選択が正しかったかどうかの最終的な決定は、タイム トラッカー ツールを使用する人々に委ねられます。

そのため、従業員がしばらく使用した後、そのツールがどれほど実用的かについて従業員からフィードバックを得るようにしてください。

フィードバックを得る効果的な方法の 1 つは、ツールの試用期間後にアンケートを実施し、従業員にツールの使用経験を共有してもらうことです。

次のような要因を調べることができます。

• 使いやすさ、
• ツールの快適さ、および
• 望ましい目標を達成する。

ステップ #7: 全社的に実装する

適切なツールを見つけ、試用期間の後にテスト チームまたは部門にその有用性を承認してもらったら、タイム トラッキング ツールを会社全体で正式に使用するときが来ました。

そのため、ツールを他のチームや部門に導入し、できるだけ多くのトレーニングを提供してください。

コンプライアンスについて厳しくなる前に、全員がツールの使用方法を習得していることを確認してください。

覚えておいてください - この移行段階では、少しの忍耐が大いに役立ちます。

タイム トラッキング ツールを既に使用している場合は (デジタルか従来型かに関係なく)、従業員が古いソリューションから新しいソリューションにスムーズに移行できる期間を割り当てます。

また、継続的にフィードバックを得ることができます。

そのため、ツールを実装するときは時間をかけてください。ただし、完全なロールアウト日を設定して、従業員が新しい時間追跡ツールの学習と慣れに怠惰にならないようにします。

まとめ: 従業員の時間追跡 vs マイクロマネジメント

従業員の時間追跡は、マイクロマネジメントのように感じることがありますが、マネージャーや利害関係者が従業員のニーズを考慮せずに急いで実装した場合に限ります。

これらのツールがあなたとあなたの従業員の両方にどのように役立つかを時間をかけて伝え、常にウィンウィンの状況を追求してください.

チームはあなたの側にいる必要があることを忘れないでください。 ツールを実装する方法は、その目標を達成する上で重要な役割を果たします。

️ 仕事中の時間をどのように記録していますか? 特に便利だと思ったツールはありますか? [email protected] までご連絡ください。あなたの回答がこの記事または今後の記事で取り上げられる可能性があります。 また、最適な時間追跡ソフトウェアを選択する方法に関するヒントが特に役立つと感じた場合は、この記事を知っている人に共有してください。