ビジネス電話システムの選び方

すべてのビジネスには電話サービスが必要です。 電話をかける顧客、交渉するベンダー、調整するチームがあります。 もちろん、メール、スマートフォン、メッセージングアプリを使用できます。 しかし、音声ベースの通信を最適化し、ビジネスが重要な人々と連絡を取り合うのに役立つように意図的に設計された、信頼性の高いビジネス電話システムに実際に近いものはありません。 さらに、会社の電話番号を持っていると、あなたのビジネスは信頼できるように見えます。人々は、合法的な会社のWebサイトまたはソーシャルメディアページに実際の電話番号が表示されることを期待しています。

ただし、すべての電話システムが同じというわけではありません。

どの電話システムがビジネスに最適かを知るには、いくつかの重要な質問を自問する必要があります。

1. 従来の固定電話を使用するか、Voice over Internet Protocol（ VoIP ）サービスに加入する必要がありますか？
2. デスクトップハードウェアが付属する完全な電話システムを使用する必要がありますか、それとも任意のデバイスでアクティブ化できる仮想電話のみを使用する必要がありますか？
3. VoIPを使用する場合、それをオンプレミスにする必要がありますか、それともクラウドベースにする必要がありますか？
4. 業界、予算、従業員数、オフィスの場所、および顧客ベースの観点から、最高のビジネス電話サービスは何ですか？

簡単な概要：

• 固定電話とVoIPビジネス電話システムの違いは何ですか？
• あなたのビジネスに適した電話システムを特定する方法
• 一般的なビジネス電話システムの種類
• ビジネス電話サービスを選択する際のベストプラクティス

これは、2種類のオフィス電話システムの主な特性を比較した表です。

固定電話とVoIPビジネス電話システムの違いは何ですか？

あなたのビジネスに適した電話システムを特定する方法

ビジネス電話システムのインストール、アップグレード、または交換を決定するときは、いくつかの重要な要素を考慮する必要があります。 まず、ビジネスアクティビティ、予想される通話量、目標、および予算を検討します。

ビジネス電話プロバイダーを比較するときに確認する必要がある主な要因は次のとおりです。

• 費用
• 信頼性
• 安全
• 可動性
• スケーラビリティ
• サポート
• 含まれる機能

費用

これは、多くの電話システム関連の決定に影響を与える主な要因である可能性があります。 信頼性が最優先されるべきですが、これがあなたの議題の最上位項目である場合、あなたはあなたのビジネスのための手頃な固定電話またはVoIPバンドルを見つけることができます。

まだシステムを導入していない場合は、VoIPシステムを使用する方が賢明です。 これは、VoIP電話システムのセットアップ、長距離、およびランニングコストが、一般的に固定電話サービスと比較して低いためです。 ただし、すでに従来のシステムを導入している場合は、ビジネスニーズに応じて、アップグレードまたはハイブリッドシステムを利用できます。

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信頼性

優れたビジネスを運営するには、チーム、ベンダー、パートナー、および顧客が使用できる、信頼性が高くアクセス可能な通信チャネルが必要です。 これがないと、ビジネスの継続性が損なわれ、運用を実行または依存している人々の信頼と、ダウンタイム中に発生する可能性のある潜在的な収益が失われます。

サインアップする前に、サービスプロバイダーのリスク管理、フェイルセーフポリシー、およびバックアップ計画を確認してください。

安全

敵対的なエンティティによる詐欺、マルウェア、フィッシングの試みを防ぐために、ビジネス電話システムも完全に保護する必要があります。 ただし、セキュリティには電話サービス自体だけでなく、独自の内部リソースも含まれることに注意してください。 実証済みの真の暗号化、認証、冗長アーキテクチャ、およびその他のセキュリティシステムを備えたバンカブルサービスプロバイダーとのみ提携します。

可動性

スマートで成功している企業は、ほとんどの場合、同業他社よりも優れたモビリティを備えています。 VoIP電話システムを使用すると、オフサイトにいるときでも、どこからでも電話をかけたり受けたりすることができます。 対照的に、従来の電話システムでは、電話を使用するためにオフィスにいる必要があります。

スタッフがいつでもどこにいてもチームや顧客とつながることができるモバイルアプリとデスクトップアプリを提供するサービスを利用してください。

コラボレーション

一部の固定電話システムでは、 3者間通話が可能です。 VoIPサービスはさらに多くの機能を提供します。 これには、無制限の参加者向けのビデオ会議や、CRMや電子メールなどのコラボレーションおよび生産性ツールとの統合が含まれます。

スケーラビリティ

企業は、拡大するか縮小するかにかかわらず、運用の俊敏性を必要としています。 これらの期間中、リソースは、それらが使用されている事業運営の規模に一致するように再構成する必要があります。

あなたのビジネスの安定性について考えるとき、それがあなたが選ぶビジネス電話システムのタイプにとって重要である理由はここにあります：

• あなたのビジネスは音声通話に大きく依存していますか、それとも最小限の電話要件でうまく機能していますか？
• 戦略的成長のためのあなたの計画は何ですか？
• 精力的な営業チームを採用していますか？
• 電話システムを統合する必要がありますか？
• より多くの顧客を拡大する必要がある場合は、信頼性の高い電話システムが必要です。

このような再構成の実装の容易さは、他のパフォーマンス測定の中でも生産性に影響を与えます。

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サポート

あなたは常にあなたのビジネスのために一流のカスタマーサービスサポートを望んでいるでしょう。 優れたカスタマーサポートの明確な実績を持つサービスプロバイダーを探してください。

含まれる機能

固定電話は実質的に進化を止めており、将来的には時代遅れになる可能性があります。 後で不可欠になるすべての新しい機能を備えた通信システムを将来にわたって利用できるようにする必要がある場合は、堅牢なVoIPシステムを選択するのが正しい方法です。

仮想ビジネス電話システムを使用すると、テレフォニーを、電子メール、ビデオ会議、仮想ファックス、生産性、従業員トレーニング、ERP、CRMソフトウェアなどのビジネステクノロジープラットフォームと統合できます。

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一般的なビジネス電話システムの種類

前に説明したように、接続に基づく2つの主要な電話システムタイプがあります。固定電話とVoIPです。 ただし、知っておく必要のあるサブタイプとハイブリッドバリアントがあります。

1）仮想電話システム

インターネット経由で電話をかけたり受けたりできるブラウザベース、デスクトップ、またはモバイルアプリとしてパッケージ化されたソフトウェアベースのソリューション。 ソフトフォンとも呼ばれます。

• 長所：手頃な価格で、インストール、展開、使用が非常に簡単
• 短所：フル機能の電話システムではありません
• 最適な用途：予算が限られている中小企業、および複数の場所にスタッフまたは請負業者が配置されている企業。

2）固定電話システム

銅線を使用して音声通信を送信します。 アナログ電話とも呼ばれます。

• 長所：非常に安定していて信頼性が高い
• 短所：セットアップ、保守、およびスケーリングに比較的コストがかかります。 将来的には時代遅れになる可能性があります
• 最適な用途：すでに固定電話があり、電話のアップグレードを必要としない中小企業。 ヴィンテージテクノロジーが好きな人

3） VoIP電話システム

インターネットを介して音声をデータとして送信します。

• 長所：今日のほとんどのビジネスにとって重要な幅広い機能、機能、およびソフトウェア統合。 簡単にスケーリングできます。 手頃な価格
• 短所：緊急電源がないか、プロバイダーにフェイルセーフ機能がない限り、停電の場合は無効になる可能性があります
• 最適な用途：あらゆる種類、規模、業界の将来を見据えたビジネス

4）クラウドおよびオンプレミスシステム

唯一の違いが構内交換機（PBX）がホストされている場所であるVoIPシステム。 IP PBXとも呼ばれるオンプレミスシステムには、LANに接続されたメインサーバー（顧客の場所にあります）が含まれ、従来の固定電話とインターネットを介して通話を送受信します。 一方、クラウドまたはホスト型PBXシステムとは、 PBXがプロバイダーによってホストされているVoIPシステムを指します。

• 長所：クラウドベースのPBXは、通常、セットアップと保守にかかるコストが低くなります
• 短所：オンプレミスシステムでは、PBXの保守はサービス加入者の責任です。 最適な用途：オンプレミスシステムは、コミュニケーションツールの制御を強化したいチームに最適です。 クラウドベースのシステムは、独自のPBXを管理するという追加の責任を負いたくない企業に適しています。

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ビジネス電話サービスを選択する際のベストプラクティス

会社に最適な電話システムを特定するのに役立つヒントをいくつか紹介します。

1. 業務用電話サービスをアップグレード、インストール、または交換する必要がある理由を理解します。
   • あなたの目標は何ですか？
   • 現在、どのシステムを使用していますか？
   • 電話サービスに必要な特定の機能はどれですか？
2. 従業員数、オフィスの場所、および顧客、ベンダー、パートナー、チーム、その他の利害関係者との音声ベースのエンゲージメントに基づいて、ビジネスの現在および潜在的な通話量を評価します。
3. 将来の成長に関しては、スケーラビリティオプションを検討してください。 あなたの戦略に合ったサービスを探しましょう。
4. 電話サービスを統合するリソース、プラットフォーム、およびテクノロジースタックを監査します。 ローカルインターネットサービスがVoIPソリューションに適した品質と速度であるかどうかを判断します。
5. 電話システムに妥当な予算を割り当てます。
6. 予算と運用上のニーズに一致するサービスまたはプロバイダーを求めて、テレフォニーシステム市場を精査します。
7. 信頼性とカスタマーサポートに関して、サービスプロバイダーの実績、特に評判を調査します。
8. スヌープして、業界のリーダーが使用しているシステム/サービスプロバイダーを見つけます。
9. オプションの候補リストを作成します。
10. サインアップする前に、デモをリクエストし、最終候補のサービスを試して/ストレステストしてください。

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まだ質問がありますか？

企業が電話システムをアップグレードする必要がある理由はたくさんあります。 おそらく、より多くの機能またはより高度なモビリティが必要です。 おそらく、コストを削減するか、業界で間もなく廃止されるレガシーシステムを置き換える必要があります。

理由が何であれ、重要なのは、目標を明確にし、選択肢を理解し、適切なインターネット電話サービスと提携することです。