あなたの会社は請求書を処理するのにどのくらいかかりますか?

他のビジネス プロセスと同様に、請求書の処理には、内部リソースをできるだけ使わないようにする必要があります。 通常、速度は効率の良い指標です。

請求書の処理は迅速かつ効率的である必要がありますが、これは請求書をすぐに支払う必要があるという意味ではありません。

しかし、請求書を処理するには速すぎて、長すぎてどれくらい時間がかかりますか?

請求書の処理にかかる時間の内訳、処理が遅くなる原因、処理を速くするためのヒントを次に示します。

請求書処理とは何ですか？

請求書処理とは、請求書の管理に関連する各ステップを指します。

請求書が受領されると、それらは「未処理の請求書」と見なされます。 「クローズド」、つまり完了するには、いくつかのステップを経る必要があります。

買掛金 (AP) 部門は、次のようなこれらの手順のほとんどを処理します。

• 請求書の受け取り
• 請求書データ入力
• 請求書の確認
• 請求書の承認
• 支払いのための請求書の提出
• 請求書を総勘定元帳に保存する
• 請求書処理に関するコミュニケーション

AP オートメーションはこれらのステップの多くを処理できますが、手動入力が必要なものもあります。 プロセス全体では、さまざまな部門の同僚や顧客の協力が必要になることがよくあります。

請求書の処理にはどのくらいの時間がかかりますか?

簡単に言えば、場合によります。

請求書の処理にかかる時間は、会社の規模、使用しているソフトウェアの種類(存在する場合)、および関連する支払いと資金調達の条件によって大きく異なります。

請求書を受け取ってから顧客の口座に入金されるまで、平均で3 日から 2 週間かかります。

請求書の処理に 2 週間以上かかる場合は、いくつかの一般的な問題が原因である可能性があります。 この場合、プロセスをスピードアップするために実行できる手順がある可能性があります (以下の「請求プロセスをスピードアップする方法は?」を参照してください)。

ネット 30、60、および 90 の支払条件

多くの企業は、請求書で正味 30 期間を延長します。つまり、支払いには 30 日かかります。 正味60、90、またはそれ以上の条件を与える人さえいます。

これにより、キャッシュフローが改善され、購入した製品やサービスを支払う前に評価する機会が得られます。

さまざまな業界や業界内のニッチでは、支払い条件の基準が異なる場合があります。

たとえば、多くの海運会社は、請求書が発行されてから 60 日、90 日、さらには 120 日後に貨物仲介業者に支払います。 これにより、一部の貨物ブローカーは、キャッシュフローを維持するために請求書ファクタリングに目を向けるようになります.

正味期間要件の前に支払うと、キャッシュ フローに悪影響を及ぼす場合があります。 ただし、これは請求書の処理を開始できないという意味ではありません。 期日まで最終ステップを延期するだけです。

一方、一部のサプライヤーは早期支払い割引を提供する場合があります。 長期的には、これはあなたのビジネスに多くのお金を節約することができます.

請求書処理時間のスケールが重要な理由

ビジネスの規模は、請求書の処理にかかる時間に大きく影響します。

大企業の場合、平均的な SME よりも複雑なシステムと依存関係を導入している可能性があります。

異なる部門間でより多くの承認レベルを持つことは、特に承認が必要な個人が病気や休暇中の場合に、遅延の原因となることがよくあります。

中小企業の場合、処理する請求書が少なくなる可能性がありますが、それらを処理する買掛金部門も少なくなる可能性があります。

したがって、請求書処理操作の規模は、処理時間を短縮する方法に影響を与える可能性があります。

企業間 (B2B) 企業向けの請求書処理

B2B 企業が請求書処理を管理する方法は、より長い支払い条件と利用可能な資金調達の影響を受ける可能性があります。

請求書による融資(請求書割引および請求書ファクタリングを含む) は、比較的大きな購入が一般的である B2B 企業で使用される一般的な種類の融資です。

これにより、B2B トランザクションでのサプライヤの請求書処理に管理レイヤーが追加されます。 ただし、請求書を処理するためにより多くの時間を提供できます。

請求書の処理が遅くなる原因は何ですか?

1.請求書のエラー

請求書は非常に複雑な場合があります。 多くの場合、それらを識別して検証するために必要な複数の詳細が特徴です。 これは、請求書番号、支払いの詳細、日付などを含む複数のフィールドが必要であることを意味します。 これらのフィールドのいずれかで間違いを犯す可能性があります。

状況が変われば、正しい請求書も不正確になる可能性があります。 たとえば、商品を受け取った後で、注文の返品または変更が必要になる場合があります。 このような状況では、サプライヤーからの貸方票が役に立ちます。

以下は、最も一般的な種類の請求エラーの 2 つです。

1.1 消費税免除の間違い

米国では、売上および税に関する規則は州ごとに異なります。 免税証明書は、監査の裏付け書類として保管する必要があります。 この問題に関連する間違いは比較的一般的です。

1.2. 付加価値税 (VAT) エラー

VAT は比較的複雑な分野です。 VAT の間違いは、単純なタイプミスから、誤って請求したり、場合によっては請求しなかったりすることまで、さまざまです。

2.通信エラー

現在、平均的なオフィス ワーカーは 1 日 121 通のメールを受信して​​います。 そのため、請求書が「郵便で紛失」するのは簡単です。

また、大企業と中小企業の両方で、請求書が組織内の間違った個人に送信または宛てられたために、エラーまたは遅延が発生する可能性があります。

3. 請求書詐欺

請求書詐欺とは、一般に、悪意のある第三者が本物のパートナーを装って請求書を送信し、企業を欺く行為を指します。

そのため、サプライヤーからのように見える請求書を受け取る場合があります。 これにより、サプライヤーではなく詐欺師に支払うことになる可能性があります。 この種の詐欺は、受信者が忙しすぎてその信憑性を再確認できないことに依存しています。

この取引は事業資金を失うだけでなく、修正に時間とリソースがかかります。

最悪のシナリオでは、サプライヤーからの本物の請求書を無視してしまう可能性があります。 これにより、支払い遅延の罰金が発生したり、クライアントとの関係が損なわれたりする可能性があります.

請求書の処理をスピードアップするものは何ですか?

1. ベスト プラクティスの確立

請求書の処理効率を向上させるためのベスト プラクティスがいくつかあります。

たとえば、経理部門の 1 人以上の特定の担当者を、請求書の処理を担当するように指定できます。 このようにタスクを割り当てると、部門で行われる他の多くのプロセスとの混乱を避けることができ、請求書がタイムリーに処理されるようになります。

また、経理チームと話し合い、請求プロセスの各ステップの特定の期限について合意することもできます。 これにより、支払いが迅速かつ効率的に処理されることを保証する主要業績評価指標 (KPI) が得られます。

2.請求書発行ソフト

クラウドベースの請求書発行ソフトウェアは、同僚への承認要求リマインダーの送信からレポートの生成まで、請求書の処理に関連する多くのステップを自動化できます。

また、エラーを減らして貴重なデータを生成することもできます。これにより、クライアントと従業員のプロセスと支出パターンに関する洞察を得ることができます。 このようなデータは、事業計画や予測の目的で使用できます。

一部の企業は、紙ベースの手動プロセスを引き続き使用している場合があります。 これらは非効率的であり、ビジネスにリスクをもたらします。ドキュメントが誤って失われたり、破棄されたりする可能性があるからです。

請求書作成ソフトウェアの最大の利点の 1 つは、すべての請求書を記録および追跡するための中央集中型インターフェイスを買掛金部門に提供できることです。

3. 統合請求

統合請求とは、企業が一定期間のすべての請求書を 1 つの請求書にまとめることです。

たとえば、通常、月の初め、中間、および月末に購入する場合があります。 仕入先は、購入ごとに個別の請求書を受け取って処理するのではなく、請求書をまとめて毎月末に送信できます。

これにより、あなたと売り手の両方が多くの管理作業を節約できます。

4. 不正リスクの軽減

組織は、アクセス プロトコル、セキュリティ対策、ハードウェアおよびソフトウェア ソリューションを確立することにより、データと情報を効果的に管理する必要があります。

また、権限のないアクセスや悪用からデータを保護することの重要性を、すべての担当者が認識していることを確認する必要があります。

さらに、組織は、従業員が業務に必要な情報のみにアクセスできるようにする必要があります。

結論：

請求書の処理は、いくつかの個別のステップで構成されており、組織内の複数の関係者や相互依存関係が含まれる場合があります。

間違いがなければ、平均的な SME は数日から 2 週間で請求書を処理できるはずです。

大企業は処理する請求書が多く、 AP自動化ソフトウェアの恩恵を受ける可能性があります。 これにより、エラーが減り、支払いの記録と追跡が容易になります。

多くの企業では、請求書に正味条件が添付されています。 これは、一定期間後にのみ支払う必要があることを意味します。 これよりも早く支払うと、利用可能なキャッシュフローが減少する可能性がありますが、早期支払い割引が提供される可能性があります.

ベスト プラクティスを確立し、請求書を統合し、不正行為のリスクを軽減することは、請求書処理システムでの時間と間違いの可能性を減らすのにも役立ちます。

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