請求書処理の仕組み

公開: 2022-09-16

キャッシュフローがほとんどのビジネスの生命線である場合、請求書処理はその心臓部です。

この比喩をもう少し拡張すると、請求書処理の非効率性は、ビジネス全体の健全性を低下させ、対処しなければ問題が悪化するリスクが高くなります。

請求書処理ワークフローの自動化が必要な治療法であることを認識する企業が増えています。

詳しく見てみましょう。

請求書処理とは何ですか？

請求書処理とは、請求書の管理です。それは、それらが受領されてから、支払い後に総勘定元帳に登録されるまでの各ステップを含みます。

これは通常、買掛金部門によって実施され、自動化された請求書処理ソフトウェアによって支援されます。

請求書処理の 7 つのステップ

以下は、請求書処理で実行される一般的な手順です。

このプロセスは、各企業または買掛金チームによって若干異なる場合があります。たとえば、会社によっては、請求書が発注書 (PO) にリンクされているかどうかによって、請求書の処理が異なる場合があります。

1.請求書の受け取り

プロセスに直接関与する人にとって、 「請求書の受け取り」は、このタスクの誤解を招く単純な名前のように思えるかもしれません。「受け取る」とは、受動的で率直な事柄を意味します。

実際には、「狩猟」または「牧畜」の方が適切な説明かもしれません。

請求書は、さまざまな手段 (複数の電子メールアドレスまたは送信者) を介して、いくつかの形式 (物理、デジタル、またはファックス) で届く場合があります。また、早く到着したり、遅く到着したり、まったく到着しなかったりすることもあります。

請求書が適切なタイミングまたはチャネルで受信されなかった場合、システム内で失われる可能性があります。

要約すると、請求書を受け取るまでの過程は必ずしも簡単ではありません (下記の No. 7 を参照)。

2.請求書データ入力

請求書を受け取ったら、分類して優先順位を付ける必要があります。これは、それぞれのデータをチェックし、他の会計システムに入力することによって行われます。

請求書にはさまざまな形式があり、間違いが含まれている場合があります。紙の請求書の場合、多くの場合、スキャンしてデジタルフォームを作成する必要があります。

データ入力プロセスの重要な部分は、総勘定元帳コード(各クレジットまたはデビットエントリの一意のコード) を各請求書に割り当てることです。これにより、次の処理手順とレポート作成がはるかに簡単になります。

このデータ入力プロセスは時間がかかり、特に手動で行うとエラーが発生しやすくなります (下記の「一般的な請求書エラー」を参照)。

3. 請求書の照合（関係書類との照合）

詳細を確認せずにやみくもに請求書を支払うことは、最終的には間違いにつながります。

請求書は、発注書 (PO) 、貸方票、または請求書に記載されている費用を説明するその他の情報などの裏付けとなる証拠と照合する必要があります。

自動化された請求書処理システム (以下の「自動化された請求書処理」を参照) がなければ、サポートドキュメントをさまざまな場所から収集する必要があります。

それらは異なる個人から、または別の個人に送信された可能性があり、それらを照合する人は、それらを変更する他の既存の通信またはサポート文書に気付いていない可能性があります.

また、詐欺の可能性もあります。 Barclays は最近、請求書詐欺(請求書の支払いの詳細を更新している企業を装った詐欺師) が増加しており、英国の詐欺師によって失われたすべてのお金の最大 55% を占める可能性があると警告しました.

4. 請求書の承認

上記の手順が完了したら、支払いが行われる前に、誰かが各請求書を承認する必要があります。

承認ワークフローはさまざまですが、一般的に言えば、承認の要件は普遍的です。つまり、請求書を承認する人は次のものが必要です。

請求書
すべてのサポートドキュメント
その他の情報 (メモ、クエリ、締め切りリマインダーなど)

5. 支払請求書の提出

請求書の支払い準備が整うまでに、請求書の承認を担当する個人は、人的ミスやその他の未解決の問題がないことを確信する必要があります。

請求書が即時または後で支払うようにマークされているかどうかは、各買掛金チームおよび各請求書によって異なります。

請求書の延滞など、酌量すべき事情がある場合は、この段階で送信者がフラグを立てる必要があります。

6. 請求書を総勘定元帳に保存する

請求書は、支払われたらすぐに総勘定元帳に保存する必要があります。

この段階で欠落、遅延、または間違いを犯すと、明らかに内部報告とキャッシュフローに大きな問題が発生する可能性があります。

外部との関係を損なうことさえあります。請求書が記録されていない場合、誤った延滞リマインダーが顧客に送信される可能性があります。

7. 請求処理に関する連絡

請求書処理の各ステップでは、チームと顧客の間のコミュニケーションが必要です。これには次のものが含まれます。

受領確認
変更
エラー (または潜在的なエラー) の明確化
一般的な質問

督促、貸方票請求書の使用、早期支払割引、請求書割引、請求書融資など、その他の買掛金勘定機能も機能する可能性があります。

これは通常、同じ場所、つまり電子メールの受信トレイで発生する大量の他のタスクの中で発生します。

Abode の調査によると、平均的な米国の労働者は、毎日 3.1 時間を仕事のメールのチェックに費やしています。これは、請求プロセスを確認するまでに、新しい情報がさらに埋もれてしまうことを意味します。

一般的な請求書のエラー

いくつかの比較的大きな間違いであろうと、多数の小さな間違いの累積的な影響であろうと、請求書の誤りは高くつく可能性があります。

私たちの経験では、最も一般的なのは次の 2 つです。

1. 消費税免税の間違い

消費税および使用税の規則は州ごとに異なります。免税証明書は購入者から販売者に発行され、販売者は監査の証拠として保管する必要があります。それらをいつ、どのように適用するかを正確に知ることは困難な場合があり、この面での間違いはしばしば請求書のエラーにつながります.

2. 付加価値税 (VAT) エラー

VAT がいつ適用されるかの基準は複雑です。この領域での間違いは、多くの場合、タイプミスではなく、ケースの誤解や見落としによるものです。

自動請求書処理

請求書処理の各ステップには、ミスの可能性が含まれています。承認は、休暇中の従業員、買掛金部門のスタッフの離職などによって遅れることもあります。

プロセスにある程度の安定性と効率性を追加する 1 つの方法があります。請求書処理の自動化です。

自動化により、収集と処理のワークフローを高速化し、改善できます。また、社内スタッフへの通知を自動化することもできます。

請求書処理ソフトウェア

適切な請求書処理ソフトウェアを使用すると、ビジネスのゲームチェンジャーになる可能性があります。

一部のソフトウェアは上記のプロセスを自動化しますが、他のソリューションには、請求プロセスの一部として取引クレジットを提供する機能が含まれる場合があります。

これは、B2B サービスプロバイダーが、請求および回収プロセス全体を、債務を引き受ける第三者にアウトソーシングできることを意味します。そうすれば、売り手は注文を受けてから数日以内に支払いを受けることができ、顧客には請求書を決済するためのより長い期間を与えることができます.

結論

請求書の処理には、請求書の受領から支払い、総勘定元帳への記録までのすべてのステップが含まれます。

すべての傾向がデジタル請求書発行と請求書処理の成長を示していますが、紙の請求書は依然として一部の状況で使用されており、スキャンしてデジタル形式にする必要があります。

処理ワークフローには、詳細とコミュニケーションへの注意が必要です。その中に存在する承認ワークフローの間違いや遅延によって遅れをとってしまう可能性があります。

請求書処理の自動化は、請求書処理を大幅に改善する 1 つの方法です。潜在的なエラーの数を減らし、コミュニケーションと承認を一元化します。

自動化ソフトウェアは、パーソナライズされたフィールドを含む請求書データをすばやく抽出して記録します。これは、手動で行うよりも迅速に行うだけでなく、より正確に行うこともできます。

B2B サービスプロバイダーは、ビジネスニーズに最適な自動化ソフトウェアの種類を検討する際に、さらに先に進むことを希望する場合があります。

B2B の売り手は、チェックアウト時に完全に引受取引信用を提供する TreviPay などのソリューションを展開できます。このオプションは、請求と集金のプロセス全体を効果的にアウトソーシングすると同時に、より高い支出と顧客ロイヤルティを促進します。

改善された処理ワークフローのプラスの効果は、ビジネスの健全性と効率に劇的な影響を与える可能性があります。選択したオプションによっては、B2B 販売者がより緊密で収益性の高い顧客関係を形成するのにも役立ちます。