ホスト型電話システム: 機能、利点、長所と短所

公開: 2022-10-14

ホスト型電話システムとは何ですか?

ホスト型電話システムまたはクラウド電話システムは、インターネット接続を介して機能し、サードパーティベンダーによってクラウドでホストされるビジネス電話のセットアップです。オンサイトで独自のサーバーと機器を必要とする古い学校の従来の電話システムと比較して、ホストされた電話システムは、メンテナンスコストと機器コストでビジネスコストを節約できます。

ホステッド電話システムには、主に次の 2 つのタイプがあります。

1)クラウドでホストされる電話システム:すべての電話は、外部の VoIP データセンターに接続します。電話は個別のログインで構成され、SIP サーバーに登録するように事前にプログラムされています。
クラウド PBX には、現代の従業員が必要とするすべての重要な機能が備わっています。ボイスメールから電子メール、自動応答、ビデオ会議など、何でも構いません。管理の観点からは、これは最も管理しやすい PBX プラットフォームです。
2) PBX SIP トランキング:既存の PBX を維持しますが、必要なすべての外線の VoIP ベースのトランクを介してバックホールが完了します。 PBX の問題が発生した場合は、電話を実店舗または仮想オフィスにルーティングできます。

ホステッド電話システムまたは仮想構内交換機 (PBX) は、高価なハードウェアコストなしで、従来のオフィス電話システムのすべての利点を提供します。
互換性のあるハンドセット、モデム、ルーター、およびスイッチの初期セットアップコストを除けば、ホストされている電話システムに追加の資本を割り当てる必要はありません。
おお、良くなる。ホスト電話システムには、従来の PBX およびVoIP 電話システムを含めることができます。 IP PBX を既にお持ちの場合、SIP トランキングは、既存の PBX セットアップをインターネットを利用した電話ネットワークに移行します。
より深く掘り下げて、コアとなる概念をいくつか分解してみましょう。

ホステッド電話システムとは？
ホストされたシステムはどのように機能しますか?
ホスト型電話システムの利点
クラウドベースのシステムの欠点
探すべき7つの重要な機能

ホスト型 VoIP ソリューションはどのように機能しますか?

クラウド PBXを使用して、ホストされた電話システムを介して電話を受けることができます。このオンラインサーバーは、VoIP 接続を使用して、SIP トランクで着信および発信通話を管理します。
仕組みは次のとおりです。

あなたの会社は、クラウド PBX を提供するホスト型電話プロバイダーを見つけました。次に、オフサイトのデータセンターに接続します。
ホストされている PBX システムに向かう着信通話を受信します。
ホストされた PBX システムは、その通話データをデジタルパケットに変換し、インターネット接続を介して送信できるようにします。これは、ホストされた電話システムの VoIP 部分です。
PBX は着信通話をオフィスの固定電話にルーティングします。
固定電話が鳴り、あなたが応答します。デジタルパケットは音声メッセージに変換され、接続が確立されます。ホストされている PBX を仲介役として、発信者と話すことができます。

完全なクラウド電話システムにより、インターネットに接続されているすべてのデバイスで電話をかけたり受けたりできます。携帯電話、ラップトップ、デスクトップ、固定電話が会社の電話としても機能します。
関連記事: PBX vs VoIP: 購入前に知っておくべき 26 の主な違い

ホスト型電話システムの 6 つの利点

従来のセットアップでは提供できない、クラウドベースの電話システムを使用する主な利点を次に示します。

1.取り付けが簡単

従来の電話システムのセットアッププロセスは、長く、複雑で、費用がかかる場合があります。しかし、ホストされた電話システムには、これらの問題はありません。
クラウドベースのシステムのインストールとセットアップはオンラインで行われるため、開始するために誰かがオフィスに出向く必要はありません。そのため、費用も安くなります。これは、中小企業や遠隔地にいるチームに最適です。

2.コスト削減

ホスト型電話システムは、2 つの理由から、従来の代替手段よりも安価です。 1 つ目は、新しい機器を購入する必要がないことです。クラウド電話システムなら、お手持ちの機器をそのままご利用いただけます。それには以下が含まれます：

ソフトホン
固定電話
モバイル機器および携帯電話 (iOS または Android スマートフォンを含む)
VoIP ハンドセット

クラウドベースのビジネス電話システムは、メンテナンスに関してもコスト削減を提供します。オフィスに来て問題を解決するためにエンジニアを呼び出す必要はありません。 IT スタッフは、サービスプロバイダーに連絡することなく、最も一般的なVoIP の問題を解決できます。

3.ユニファイドコミュニケーションプラットフォームである

ユニファイドコミュニケーションプラットフォームを使用すると、1 つのツールで内部と外部の両方と通信できます。
1 つがあれば、セールスやカスタマーサポートなどのさまざまなチームが、ホステッド VoIP ソリューションを中心に戦略全体を構築できます。適切なプロバイダーは、電話をかける機能に加えていくつかの機能を提供します. チームメンバーにインスタントメッセージを送信したり、ビデオ会議を主催したり、顧客に電話したりできます。これらはすべて、ホストされている同じ電話システムを介して行うことができます。
(繰り返しになりますが、これはコスト削減に影響を与えます。1 つのジョブを実行するだけのツールにお金を費やす必要はありません。)

4.リモートチームの柔軟性

リモートチームはありますか？海外出張中でも自宅で仕事をしていても、ホストされている電話システムで電話を受けることができます。固定電話を受け取るためにオフィスにいる必要はありません。
これは、ほとんどのホスト型電話システムプロバイダーがユーザー向けのソフトウェアを提供しているためです。リモートチームは、会社の電話ソフトウェアを各自のデバイスにダウンロードできます。 PBX プロバイダーは接続を確立するだけで、着信通話または発信通話をデバイスに転送します。特にプロバイダーがマスクされた発信者 IDを提供している場合、発信者は違いに気付かないでしょう。

5.スケーラビリティの向上

ビジネスの成長に合わせて拡張できる電話システムを持つことが重要です。新しいチームメンバーを追加するたびに、従来の電話システムから呼び出しを受けるのは、イライラするだけではありません。それも高価です。
そのため、ホスト型電話システムの最大の利点の 1 つはスケーラビリティです。新しいチームメンバーを追加しますか? プロバイダーのクラウドプラットフォームにサインインして、それらを取得するだけです。

6.より安全です

企業が電話システムのセキュリティに関心を持っているのは当然のことです。データ侵害の平均コストは392 万ドルです。
ソーシャルエンジニアリングは、最も一般的な種類のデータ侵害の 1 つです。これは、ハッカーが電話プロバイダーを模倣して、情報を引き渡すように依頼した場合に発生します。彼らはそのデータを使用してシステムを乗っ取ることができます。
ただし、ホストされた電話システムには、ソーシャルエンジニアリングに対する追加の保護層があります。評判の良い VoIP プロバイダーの大半は、強力な ID 管理ツールを備えています。だまされてハッカーから情報を引き渡されることは決してありません。
また、強力な暗号化により、ハッカーがビジネス通話を盗聴することはありません。

ホスト型電話システムの欠点

ホスト型電話システムには多くの利点があることがわかっています。しかし、マイナス面になると、真実は次のとおりです。多くはありません.
考慮する必要があることの 1 つは、VoIP 通話に十分な強度のインターネット接続があるかどうかです。あなたがオフィスにいる場合、それは比較的簡単です。
しかし、リモートチームの場合は、各チームメンバーが強力なインターネット接続にアクセスして電話をかけたり受けたりできるようにする必要があります。
VoIP 通話には、回線ごとに少なくとも 100 kbps のアップロードおよびダウンロード帯域幅が必要です。さらに、10 件の高品質の同時 VoIP 通話のために、少なくとも 1 メガバイトの利用可能な専用帯域幅が必要です。
主要な通信事業者は、ビジネス加入者向けにギガビット速度 (1000 Mbps) を提供しています。中小企業の場合、単一の DSL またはファイバー接続で十分です。

帯域幅の増加を示すグラフ — Nielsen の帯域幅速度成長の法則 – 1983 年以来毎年 50% の成長。 (Nielsen Norman Group)

ただし、ホスト型 VoIP の最大の欠点は、従来の電話のような常時接続の性質がないことです。ホスト型電話システムでは、インターネットアクセスを提供するために、電話とネットワークインフラストラクチャの両方に電力が必要です。
一般に、従来の PBX 電話システムの方が信頼性が高いと見なされているのは、2 つの外部電源に依存していないためです。

探すべき7つのホストされた電話システム機能

選択できるホスト型電話システムプロバイダーはたくさんあります。それらのすべてがビジネスに必要な機能を提供するわけではありません。
VoIP サービスプロバイダーを選択する際に探すべきいくつかの高度な機能を次に示します。

1) ボイスメールからメールへの文字起こし

ボイスメールが電話システムに必要な重要な機能であると聞いても、驚くことではありません。それがなければ、電話に出られなかった人が二度と電話をかけないリスクがあり、顧客を失う可能性があります.
ただし、これらのボイスメールを通過する時間を見つけるのは難しい場合があります. この機能を使用すると、ボイスメールメッセージを書き起こし、受信トレイに直接送信できます。応答するためにメッセージを聞く必要はありません。ボイスメールの文字起こしを聞くだけで、着信通話の内容を永続的に記録できます。

2) ビデオ会議機能

職場は今まで以上にリモートワークを受け入れています。これは、企業がパッケージの一部としてビデオ会議を提供するホスト型電話システムプロバイダーを探すことを意味します。
仮想 PBX は、チームの会議ツールとしても機能します。 Google Meet、Skype、Zoom などのビデオ会議用のアドオンはもう必要ありません! 選択したパッケージにこの機能が含まれていることを再確認してください。

3) 安全性と信頼性

ホストされた電話システムの信頼性は、クラウドテクノロジーを初めて使用する多くの企業にとって懸念の原因となっています。しかし、恐れる必要はありません。VoIP 接続は、従来の有線セットアップと同じくらい (そうでない場合は、それ以上) 安全です。
重要なのは、Nextiva などの安全な VoIP プロバイダーを選択することです。 当社のネットワークは 99.999% のアップタイムを誇り、接続はキャリアグレードのデータセンターを通じて行われます。言い換えれば、誰かが接続をハッキングしてあなたの通話を盗聴することはほとんど不可能です。
関連記事: VoIP は安全ですか? VoIP セキュリティと暗号化の詳細

4) 通話録音

1 対 1 の進行状況のレビューであろうとトレーニングであろうと、通話の録音は顧客とのやり取りを監視するのに役立ちます。たとえば、ある営業担当者の成約率が他の営業担当者よりも低いことがわかる場合があります。
通話の録音を使用して、その原因を突き止めます。 USP の 1 つを説明できていないことに気付くかもしれません。これが成約率の低さにつながっています。

5) リアルタイム通話分析

ほとんどの企業に、チームがどれほど効果的かを尋ねると、彼らはそれを見つけるのに苦労するでしょう. 従来の電話システムは、かかってきた電話を受信して、固定電話に合わせるだけです。それだけです。追加の統計はありません。
ただし、ホストされた電話システムの中には、リアルタイムの通話分析を提供するものもあります。 これは、次のような実際のデータを使用して、チームの効果を報告できることを意味します。

着信コール
合計通話数
応答した通話
不在着信
フリーダイヤル
内外通話
連続通話時間
国際電話
ボイスメール通話
キュー内の通話

6) 自動応答

ホステッド電話プロバイダーが自動応答を提供している場合は、着信を選別して転送する受付係は必要ありません。この自動化されたメッセージは、発信者が何を必要としているかを尋ね、最も適切な人にそれらを伝えます。
Interactive Voice Response (IVR) とも呼ばれるこのコールルーティングシステムは、全員の時間を節約します。システムのルールをオンラインで設定できます。そのため、誰かがあなたの会社の電話番号に電話をかけ、カスタマーサポートエージェントの 2 番を押した場合、どのエージェントの回線が鳴るかについてのルールが既にあります。
(コールセンターをお持ちの場合は、エージェントの回線のグループを鳴らすように選択することもできます。ホストされた電話システムは、それらを次に利用可能なエージェントに送信します。)

7) 優れた通話品質

VoIP ベースの電話システムに切り替える企業にとって共通の懸念事項は、通話品質です。彼らは、接続が有線ではない (そしてインターネット接続が不安定になる可能性がある) ため、品質が低下すると想定しています。
それは真実ではありません。実際、ホストされた VoIP 通話は、従来の電話回線よりもはるかにクリアです。少なくとも 100 Kbps のまともなインターネット接続が必要ですが、ほとんどの ISP は少なくともその 100 倍 (10 Mb) を提供しています。つまり、長距離電話をかけている場合でも、仮想電話システムを介して高品質の通話を発信および受信するように既に設定されている可能性があります.

ホスト型電話システムに切り替える準備はできましたか?

ホストされた電話システムが前進する道であることは間違いありません。オフィスの周りに銅線が迷路を作り、数か月ごとに交換が必要な使い古されたテクノロジーの時代は過ぎ去りました。
ただし、新しい電話サービスプロバイダーが必要な高度な機能を提供しているかどうかを必ず確認してください。そうすれば、オフィス全体を占有する時代遅れで高価な電話システムにビジネス全体で対処する必要がなくなります。
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