ギャップ分析とは何ですか？あなたのビジネスのために1つを実行する方法は？

公開: 2021-12-24

今年の初めに立てた計画からどれくらい離れていますか？

何がうまく機能しているかについて何か考えがありますか？

実際のところ、多くの企業は、彼らが非常にスムーズに運営されていると信じており、株主にそれを誇らしげに発表しています。ただし、それは口で言うほど簡単ではないことを忘れないでください。

このようにうまく調整された状態に到達するには、作成する期待と実際に得られる結果を明確に把握する必要があります。それを判断するのに役立つ実証済みの方法の1つは、ギャップ分析です。

このガイドでは、ギャップ分析の正確な定義、一般的なギャップ分析ツール、およびビジネスで実行するために特に必要な手順について説明します。

今すぐ始めましょう！

ギャップ分析とは何ですか？

ギャップ分析について言及するときは、シーソーについて考えてください。あなたは子供の頃、これにとても精通していましたよね？

シーソーの片側は現在のパフォーマンスであり、反対側は希望する将来の目標です。それらの間にはギャップがあります。あなたの仕事は、現在のパフォーマンスと望ましい将来の目標との間のこの違いまたはギャップを調べて評価することです。

したがって、一般に、ギャップ分析は、実際の状態を理想的な状態または目標と比較するプロセスとして定義され、改善の欠点と機会を浮き彫りにします。これの他の名前には、ニーズ評価、ニーズギャップ分析、およびニーズ分析が含まれます。

それは次の質問に要約することができます：

私たちは今どこにいますか？
どこになりたいですか？
どのようにギャップを埋めるつもりですか？

現在の状態をターゲットの状態と比較することにより、ビジネスユニット、企業、またはチームは次のことができます。

彼らが直面している弱点や制限を検出します。
パフォーマンスや結果を改善するために何が必要かを判断します。
マネージャーと投資家が意思決定を行うのをサポートします。
パフォーマンスレベル、生産性、タスク能力などのいくつかの属性を調べて、個人またはチームのパフォーマンスを評価します。
製造または生産の場合、現在の割り当てレベルから最適レベルに近いリソースの割り当てと統合のバランスを取ります。リソースには、お金、材料、時間、または労働力があります。

ギャップ分析は、次のような多くの領域に適用できます。

売上高
人的資源管理
財務実績
品質管理
従業員満足度
ITスキル
原価管理
市場競争力

ギャップ分析のメリットとデメリット

ギャップ分析は、企業や組織に一連のメリットをもたらすため、頻繁に使用されるツールです。これらの利点は次のとおりです。

プロジェクトの要件が計画どおりに満たされていることを確認します。
知覚と現実の間のギャップを明らかにする。
製品、効率、収益性、顧客満足度、パフォーマンス、競争上の優位性など、さらなる改善が必要な分野への洞察を提供します。
対処する必要のある弱点と欠点を特定する。
管理者と意思決定者に必要な情報を提供し、パフォーマンスの向上にさらに役立ちます。
リソースとエネルギーを効率的に割り当てます。

ギャップ分析は必要かつ価値がありますが、完全ではありません。ギャップ分析プロセスに関連するいくつかの制限は次のとおりです。

ギャップ分析を行うには、時間とお金さえかかります。
ギャップ分析の成功は、プロセスに関与する人々の永続性と知識に大きく依存します。
十分に深く調査しないと、問題の本当の根本原因が解決されないままになり、その背後にあるさまざまな複雑さが見落とされる可能性があります。
特に動きの速い業界や大規模な組織では、絶え間ない変化と変化のために、分析結果が不正確で時代遅れになる可能性が高くなります。

ギャップ分析を実行する際にはいくつかの既存の欠点がありますが、このプロセスのさまざまな側面を確認および調査するために、会社は少なくとも1回は試行することをお勧めします。

ギャップ分析の例

前に述べたように、ギャップ分析はビジネスの多くの分野に及びます。以下は、このプロセスの使いやすさと適用性を理解するのに役立ついくつかの例です。

販売実績

マネージャーまたはメーカーは、自分の製品を見て、どれがうまく機能していて、どれがそうでないかを評価できます。これにより、製品が適切であるかどうか、そしてより多くの利益を上げ、将来の需要を満たすために必要な改善または販売戦略を評価することができます。

製品またはサービスの評価

製品またはサービスを市場に投入する前に、企業はギャップ分析を実装して、すべての機能と機能が予測どおりに機能しているかどうかを知ることができます。

新製品発売

企業が新製品またはサービスを開始する特定の時間の後に、ギャップ分析を実行して、売上が期待を満たさない理由を見つけることができます。

供給管理

たとえば、直送小売業者は、自分の店で物資が頻繁に不足していることに気づき、ギャップ分析を実行して背後にある理由を特定できます。それを作成した後、彼は原因を検出し、彼のビジネスのためのより良いドロップシッピングサプライヤーを見つけるかもしれません。

生産性

チームが目標の生産性レベルを達成できない場合、リーダーはそれを改善する理由と方法を知る必要があります。そこで、ギャップ分析が役立ちます。

個別評価

eコマース企業のチームリーダーは、各メンバーにギャップ分析を実行させ、これらの結果を使用して、各メンバーのパフォーマンスを向上させる方法を見つけるだけでなく、誰もが採用できるベストプラクティスを引き出すことができます。

さまざまなタイプのギャップ分析

「ギャップ分析」という用語は、現在の場所を確認し、それを目的の場所と比較するプロセスでは非常に明確でわかりやすいものですが、コンテキストとニッチに応じて、検討する必要のあるいくつかの異なるアプローチがあります。あなたの分析の。

「ギャップ」には4つの異なるタイプがあり、それらはすべて非常に理解しやすいものです。

パフォーマンスギャップ

実際のパフォーマンスと意図したパフォーマンスの違い。たとえば、Instagramを介してビジネスを成長させようとしています。現在1,000人のフォロワーがいて、この数を1か月で2,000人に増やしたいと考えています。しかし実際には、あなたのInstagramページは500以上しか引き付けません。したがって、このパフォーマンスギャップの背後にある理由を固める必要があります。

製品/市場のギャップ

現在の売上と予想される売上のギャップ。それはより積極的であるという点で市場調査とは異なります。つまり、市場の一歩先を行くだけでなく、戦略に影響を与える突然の予期しない変更を回避することを意味します。

利益ギャップ

会社の実際の利益と期待される利益の差異。利益予測の問題には、事業計画または実行のいずれか、あるいはその両方が含まれる可能性があります。市場動向、激しい競争、予期しない政治的影響など、多くの外部要因が利益に影響を与える可能性があります。

マンパワーギャップ

必要な労働力の数と質と組織の実際の力との間に遅れがある場合、それは人的資源のギャップとして理解されます。このような人的資源のギャップ分析は、人事マネージャーに労働力の能力と必要に応じて人的資源の調整の明確な概要を提供します。

5つの一般的なギャップ分析ツール

それでもギャップ分析を行うのが難しく、従うべき信頼できるツールまたはフレームワークが必要な場合は、ここにあります！

実際、ギャップ分析を実行する場合、利用できるツールとモデルがいくつかあります。各ツールは、原因の発見と変更の推奨の両方の構成原則として使用できます。また、このセクションは、最も一般的なギャップ分析ツールを理解するのに役立ちます。だから、私たちに従ってください！

ブレーンストーミング

ブレーンストーミングは、限られた期間内に特定の主題に関するアイデアを生成するための発散的な思考ツールです。これは通常、セッションまたはワークショップ環境で行われ、批判的で創造的な思考を刺激し、問題に対する有用で革新的な解決策を生み出します。

その目的は必ずしも質ではなく量であり、「2つの頭が1つよりも優れていることが多い」という原則に基づいています。

そのため、ビジネス分析チームがビジネスプロセスに存在する問題とその解決方法についてのアイデアをブレインストーミングするために、一連の会議またはディスカッションを開催できます。

基本的に、ブレーンストーミングはそれほど複雑ではありません。 一言で言えば、ブレーンストーミングの仕組みは次のとおりです。

問題、課題、または機会に取り組むために人々のグループを集めます。
メンバーに、「壁から外れている」場合でも、できるだけ多くのアイデアを生み出すように依頼します。
アイデアを確認し、最も興味深いものを選択してから、アイデアを組み合わせ、改善し、実装する方法について話し合いを進めます。

ベンチマーク

ベンチマークとは、会社のプロジェクト、製品、またはサービスのパフォーマンスを業界または他の会社のベストプラクティスで測定し、この情報を使用して可能な改善を推進するプロセスです。

この手法を理解しやすくするために、新しく設立されたeコマースストアビルダーの例を取り上げます。このサイトのマネージャーは、自分のビジネスのギャップ分析を実行する方法としてベンチマークを使用したいと考えています。 したがって、彼は次の手順でこれを実装できます。

目的を確認する：ベンチマーク基準に基づいて、彼がどこにいて、どこになりたいかを見つけます。
ベンチマークパートナーを特定する：Shopify、Wix、WooCommerceなどの最近の最高のオンラインストアビルダーと比較できます。
データの収集：分析に必要なデータには、ベンチマークパートナーに関する内部および外部のリソースを含める必要があります。
データを分析する
機会を特定する：現在の対策と望ましい対策の間のギャップを狭めるための方法を探します。
ギャップを埋めるために推奨されるアクティビティを実装します。

ベンチマークの目的が適切な品質メトリックと信頼性を設定することである場合、ギャップ分析はベンチマーク結果に基づいて、現在直面しているギャップを測定することを忘れないでください。

SWOT分析

SWOT分析は、内部環境の長所と短所、および外部環境の機会と脅威に焦点を当てています。これらの用語で問題を説明することで、潜在的な脅威を回避する方法を示しながら、強みを利用して貴重な機会を活用することで、解決策への道を示すことができます。

SWOTを使用してギャップ分析を行う方法を見てみましょう：

SWOTが実行されている理由（通常は現在の状態に問題が発生したとき）と、このアクティビティからどのような結果が期待されるかを説明します
関連するチームまたは部門のすべてのメンバーをリストアップし、招待します
2 x 2のマトリックスを作成し、各セクションに以下のようにラベルを付けます

メンバーに彼らの目的（望ましい状態）について次の質問をする

目的を達成するのに役立つポジティブで優れた内部特性をリストアップする（強み）
目標の達成に成功する可能性を減らすプロセス/領域をリストします（弱点）
目的をより達成可能にする外部の状況または条件をリストします（機会）
目的のターゲットの成功にリスクをもたらす可能性のある要因をリストします（脅威）

上記の要因を分析し、脅威を回避しながら、強みを利用して機会を活用する方法を評価します。

この手法は、業界の競合他社に対してどこでどのように際立っているかを理解するのにも役立ちます。

PESTLE分析

PESTLE分析は、マーケターやアナリストが組織に影響を与えるマクロ環境（外部）要因を監視および強調するために使用するツールまたはフレームワークであり、PESTモデルの拡張です。

SWOTと同様に、PESTLE分析は、ビジネス環境の次の6つの外部要因を調べることにより、脅威と機会を特定するのに役立ちます。

政治的
経済的
社会学
技術的
法的
環境

この分析は、現在の問題を特定し、今後の変化の機会を強調し、市場のリスクを最小限に抑えることで、ギャップを解消します。

たとえば、サプライヤーの国の不安定な政治的および経済的状況により、サプライヤーが期待どおりに十分な資材を輸送することが困難になっています。目標の売上を達成できない理由になるかもしれません。

マッキンゼー7Sフレームワーク

私たちが推奨する最後のツールは、マッキンゼー7Sフレームワークです。このフレームワークは、構造、システム、戦略、スタッフ、スキル、スタイル、共有価値という7つの主要な内部要素を調べて企業の組織設計を分析します。

会社の特定の部分が期待に応えていない場合は、マッキンゼー7Sフレームワークを使用できます。分析では、これらの各側面の観点から会社の特性を調べ、ギャップがどこにあるかを調べます。

ギャップの原因が、たとえばスキルの欠如、または適切な構造であることが明らかになった場合、焦点を絞った方法で問題に対処できます。

マッキンゼー7Sフレームワークは、以下の目的のいずれかで役立ちます。

ビジネスに現れる可能性のあるギャップを特定する
業績を促進するために最適化が必要な領域を特定する
合併や買収の際に部門とプロセスを調整する
あなたのビジネス内で起こりうる将来の変化の結果を調べてください。

7つの要素は2つのグループに分けられます。ハード要素（比較的簡単に識別でき、管理が直接影響を与える可能性があります）とソフト要素（説明が難しく、具体性が低く、企業文化の影響を強く受ける可能性があります）です。

硬い要素：

戦略：競合他社に対する競争上の優位性を構築および維持するための行動計画。
構造：会社の組織方法、およびチームと部門の構造。
システム：従業員が仕事を遂行するために使用する公式および非公式の操作方法、手順、およびコミュニケーションフロー（ITシステムなど）。

ソフト要素：

スタッフ：従業員とその能力。
スキル：組織と従業員の両方のスキル。
スタイル：リーダーシップと管理のスタイル。
共通の価値観：企業文化と一般的な労働倫理に示されている、組織のコアバリュー。

では、このフレームワークをギャップ分析にどのように適用できますか？ ここに答えがあります：

関連性のある有能なチームの周りに集まります
すべての要素が互いに適切に位置合わせされているかどうかを確認します（要素間の関係のギャップと欠点を特定します）
これらの要素が最適に配置される状態を定義します
要素を再調整するための具体的で現実的な行動計画を考え出す
変更を実装し、7Sを定期的に確認して、前進します。

要するに、上記は徹底的なギャップ分析の実施を支援する最も頻繁に使用される5つのツールです。 5つのツールの1つまたは複数を使用して、最良の結果を得ることができます。

4段階のギャップ分析プロセス

大規模な組織では、ギャップ分析プロセスは通常、ビジネスアナリスト、プロジェクトマネージャー、またはプロセス改善チームの責任になります。しかし、適切に設計されたガイドと少しのトレーニングで、誰でもプロセスを進めることができます。

したがって、ギャップ分析プロセスを実行するための4つの基本的な手順を以下に説明します。

現在の状態を分析する

まず、あなたはあなたがあなたのビジネスのどの領域に焦点を合わせたいかを選択し、あなたの現在の状態から始める必要があります。

製品の品質、財務、またはマーケティング活動のいずれであっても、ドリルダウンする必要のある特定の問題領域を選択します。たとえば、マーケティングの場合、特定の領域は電子メールマーケティングになります。

または、あなたの会社はあなたの業界で最も優れたカスタマーサービスを望んでいますが、あなたのチームは多くの顧客がフラストレーションで彼らの電話を終えると報告しています。あなたは自分自身に尋ねるべきです：あなたの製品やサービスに何か問題はありますか？あなたのサポートチームは、困難で怒っている顧客を処理するためのより多くのトレーニングコースを必要としていますか？

掘り下げるまで正確にはわかりません。つまり、関係者と話し、データを収集し、改善点を見つける必要があります。毎週受けた否定的な電話の数などの定量的な情報、または現在の電話に関するサポート担当者からの顧客のコメントやフィードバックなどの定性的な情報を収集する場合があります。

このステップで最も重要なことは、問題の根本を理解することです。これは、考えられるすべての原因となる事実を整理すると、はるかに簡単に特定できます。実際のところ、ギャップ分析プロセスでは、「全体像」を把握するために最近行ったすべてのことを評価する必要があります。

理想的な将来の状態を形式化する

全体像を把握し、チームまたは会社が現在どのように機能しているかを理解したら、理想主義的である必要があります。あなたがなりたい場所について考えてください！

そこにたどり着く方法について心配する必要はありません。それが次のステップのタスクです。空が限界なので、今、あなたはただ大きく夢を見る必要があります！ただし、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限付きのSMART目標で、理想的な将来の状態を描くことを忘れないでください。

例として、カスタマーサービスの前のケースを取り上げます。このシナリオでは、現在のパフォーマンスが明らかに不十分であるか、変更する必要があります。しかし、状況を無視したり、バンドエイドを叩いたりする代わりに、理想的な写真を描くことはあなたに大いに役立ちます。

上記のセクションで述べたように、優れたギャップ分析ツールがあなたの味方になります。それは、ブレーンストーミングボード、またはチームの創造性を刺激するための単なるマインドマップである可能性があります。次に、カスタマーサポートチームにSMART目標を設定できます。たとえば、肯定的なレビューや電話は来月に30％増加するはずです。

既存のギャップを特定して文書化する

最初の2つのステップを完了するだけでは、すばらしい結果は得られません。それらを組み合わせると、実際のパフォーマンスと潜在能力の間に欠けているものを明らかにすることができます。

ギャップ分析は、次の質問を提起する可能性があります。理想的な将来の状態に到達することを制限するものは何ですか。

この例では、カスタマーサポートチームの生産性に影響を与える要因には、平凡なレベルの従業員、トップパフォーマーへのインセンティブがない、チームのダイナミクスの欠如などがあります。

既存のギャップを特定すると（これは、上記で推奨した便利なツールが再び機能する場所です！）、目標の達成を妨げている原因を正確に知ることができます。

ギャップを埋めるための計画を考案して実施する

考えられるギャップを明確にした後、ギャップを埋める計画を実行し、チームの他のメンバーに協力してもらうときが来ました。行う変更は他の部門やチームにも影響を与える可能性があるため、計画を立てることが不可欠です。

明確な戦略と達成可能な目標を確立して、目標を実現し、全員を参加させるのに役立てます。

たとえば、上司や幹部にプレゼンテーションを行うときは、計画の詳細なスケジュールやスケジュールを用意します。また、トレーニングコースの提供、トップパフォーマーへの適切なインセンティブの提供、チームスピリットを奨励するための野外活動の組織化など、チームのパフォーマンスを促進するためのより包括的なアクションを作成することもできます。

結局のところ、ギャップを埋める方法は、組織とチームの優先順位に大きく依存します。だから、一緒に働いて何が最もうまくいくかを見つけてください！

結論

ギャップ分析を実行することにより、今日のビジネスの状態を正直に見せるだけでなく、ビジネス目標の達成を制限している特定の要因を特定することができます。

このガイドは、定義、利点、制限、4つの一般的なタイプ、5つの頻繁に使用されるツール、そして最後に4ステップのギャップ分析プロセスを含むギャップ分析に関するすべてをカバーするのに役立ちました。それで、うまくいけば、それを読んだ後、あなたはあなたのビジネスをより良く発展させそしてそれを市場でより競争力のあるものにすることができます！

ギャップ分析とは何ですか？ あなたのビジネスのために1つを実行する方法は？