一般データ保護規則 (GDPR): PR に携わる場合に知っておくべきこと

5 月中、引き続き通信を受信するための同意または承認を求める企業からの電子メールの流入に気付いたかもしれません。 聞いたことがない方のために説明すると、新しい EU 一般データ保護規則 (GDPR) 法がその原因です。 多くの企業が大量のユーザーの個人データを削除しなければならなかった理由でもあります。 最大 2,000 万ユーロの罰金を科される可能性があるという脅威は、企業が屋上から大声で注意を喚起し、誰のデータを保持、変更、または削除できるかを評価しようとしているという事実の背後にある要因です。

これが、PR やコミュニケーションにおける日々の活動にどのように直接影響するかを自問しているかもしれません。 この記事では、PR の専門家として、メールや招待状などに影響を与える法的制限と、連絡先を適切に管理することの重要性を明確に理解できるように、このトピックに取り組みたいと思います。プレス、VIP、またはインフルエンサーのもの。

PR でのメール送信: GDPR は私にも影響しますか?

GDPR 法は、欧州市民に属する個人データを扱うすべてのビジネスに影響を与えます。 これは、米国、日本、アルゼンチンのいずれであろうと、本拠地に関係なく、この法律が課した制限に留意する必要があることを意味します。 多くの場合、データがどこから来たのかという履歴はありません。つまり、連絡先が話す言語がわかっていれば幸いです。 データベースがかなり大きい場合、連絡先に関する情報を 100% 制御することは不可能であるという事実に直面する必要があります。

したがって、マーケティングおよびコミュニケーション部門がジャーナリスト、インフルエンサー、またはパートナーの長い連絡先リストを扱っているが、それらの連絡先をどのように取得したか、どこから来たかについての情報がない場合は、EU にいなくても、GDPR の制限に注意する必要があります。 .

この新しい法律が企業に課す要求の 1 つは、個人データの「管理」に関連しています。 つまり、企業として、保存しているデータの種類、保存方法、時期、および理由を把握し、このデータが除外されたり失われたりしないことを保証することが期待されています。 これは、Excel シート、Google Drive のスプレッドシート、Word のリストなどを処理または作成するときに、それらを非常にうまく制御する必要があることを意味します。 特に、情報を簡単に紛失したり、整理し損ねたりするデリケートなシステムであるためです。

これがわかったので、上記の質問に対する答えが圧倒的に「はい」である理由を理解できると確信しています。たとえあなたが PR の仕事をしていて、日々の活動が法律や法律とは何の関係もないとしてもです。メールマーケティング部門。 個人データを処理し、連絡先と通信する際は、GDPR 法に従うために、これらの制限と要求を念頭に置いてください。

ジャーナリストとして電子メールを送信する:引き続き連絡を取り、データをファッションまたはライフスタイル コミュニケーション部門に保管することはできますか?

ジャーナリストのデータベースには、明らかに、その分野の他の専門家に属する個人データの収集と処理が含まれており、これには GDPR 法も影響しています。 [email protected]のようなグループ アドレスに電子メールを送信しても害はありません。この場合、個人ではなくメディア チームに宛てているからです。 それでも、姓名と電子メール アドレスを持つデータベース内の連絡先を処理する場合 (それが仕事用の電子メールであっても)、GDPR 法が適用されます。

このような状況に直面した場合に、会社が検討できる 3 つのオプションまたは代替手段があります。

• 外部データベースに頼る:連絡先の同意を得ることに関連する潜在的な頭痛の種から解放できる外部データベース プロバイダーがあります。 これらのサービス プロバイダーの 1 つと連携することは、個人データの不適切な取り扱いに対して責任を負うものであるため、安全にプレイできることを意味します。 一方、ジャーナリストのプロのコミュニティに接続されたツール (GPS Radar など)を使用することも、他のジャーナリストと連絡を取りながら GDPR コンプライアンスを確保するための優れた方法になる可能性があります。このようなプラットフォームでの対応もより自然に感じられます。
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• 同意を得るための戦略を実行する: 独自のデータベースを持っている場合、GDPR の制限を順守していることを 100% 確実にするための最善の方法は、連絡先から同意を得て、個人データを引き続き保存できるようにすることです。通信を送信します。 以下の Stradivarius や Bershka の例のように、すべてのジャーナリストの連絡先に個別にメールで同意を求めるか、ワンクリックで同意できるページに誘導するという進歩的な戦略を検討してください。
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• 「正当な利益」の法的根拠を利用する: 現在、多くの企業が「正当な利益」の例外を利用して、コミュニケーション部門とジャーナリストの間などのやり取りを正当化しています。 「正当な利益」の例外は、通信が「業務範囲内で情報を送信する」ことを含み、それが相手にとって重要である限り、連絡先がデータの保存または通信の送信に同意することを必要としません。彼らの職業生活に関しては受信者。 この例外は非常にあいまいであり、送信する予定の通信の種類に基づいて、使用する価値があるかどうかを判断するのは会社次第です。 「正当な利益」の時流に乗ることになった場合は、ジャーナリスト関連の仕事に関して彼らに利益をもたらす連絡先情報のみを送信し、商業的利益がないことを確認してください.

連絡先の管理: 連絡先を整理するための 3 つのルール

新しい規制は、企業が責任を持って敬意を持ってコミュニケーションを管理することを要求するだけでなく、個人データを厳密に管理することも求めています。 これは、保存している個人情報の種類を正確に把握し、連絡先から同意を得て、データベースを常に更新および管理することを意味します。

そのため、GPDR 法の要求を満たすために、すべての個人データ (ジャーナリスト、インフルエンサー、VIP 連絡先などのデータを含む) を一元化するのに役立つデジタル ツールが今のところ不可欠です。

これから連絡先をどのように整理すればよいか迷っていますか? 次の 3 つの方法があります。

1. 同意に基づいて: 一時的な連絡先 (イベントに招待し、そのイベントの後に、データを保持することに同意していないために削除した人) または永続的な連絡先 (同意した人) に出くわします。または「正当な利益」の例外に該当する連絡先です）。
2. 彼らの活動に基づいて: GDPR 規則は、これまで多くの企業によって無視されてきた義務を確立します。 データベースを常に管理する必要があり、連絡先の活動を明確に登録することが基本です。 プレスの連絡先に関しては、メディア企業 (ジャーナリストの退職または別の部署への異動など) の離職率が高いのはよくあることです。そのため、「活動」フィルター (例:過去 2 年以内にあなたのコミュニケーションをクリックしたかどうか) が、GDPR ゲームで優位に立つための鍵となります。
3. 類型論に基づく:保存する個人情報の種類には注意が必要です。正当なものでなければならないからです。 これは、この連絡先との関係で、着用する衣服やアクセサリーのサンプルを送ることが含まれない限り、サイズなどの詳細を保存しないようにする必要があることを意味します. 配偶者の有無、栄養の必要性、さらには誕生日に関するメモには注意してください。現時点では、正当である必要があり、正当である場合は、連絡先管理ツールでパーソナライズされたフィールドを使用すると、この種の情報をすばやく見つけることができます.

ユーザーが簡単に購読解除、データの変更、プライバシー ポリシーの閲覧を行えるようにします。

この新しい EU 規制には、「購読を取り消す」権利、または会社のデータベースから削除される権利の伝達に関する仕様も含まれています。 これは、ファッション、高級品、化粧品のマーケティングおよびコミュニケーション チームが今後送信するすべてのコミュニケーションに存在する必要があります。 そのため、プレス関連、イベントへの招待、製品発表のお知らせなど、大量の電子メールを送信する際には、自動化されたツール (CRM、電子メール マーケティング プラットフォームなど) を使用して、プライバシー ポリシーへのリンクを含めることが基本となります。購読解除、および「データの変更」ページ。

ユーザーがデータの削除または変更を簡単に要求できるランディング ページを自動的に提供する電子メール ツールがあります。

メールの最後にこれらのランディング ページへのアクセスを含めるか、これらのリンクを自動的に統合するシステムを使用してください。

PR やコミュニケーションで電子メールを送信する場合、常に大きな疑問があります。個人の電子メール アドレスから電子メールを送信できますか? 答えは「はい」です。ただし、それらが個人的または専門的な性質のものであり、大量送信の一部ではなく、個人データの保存を伴わない場合に限ります。 その場合、明示的な同意は必要ありません。

データ消去のプロトコルを確立する

GDPR が対処するもう 1 つのポイントは、企業が保存するすべての個人データにアクセスするユーザーの権利です。 連絡先からこの種の要求を受け取った場合は、法律でこの種の情報を提供するための 72 時間の時間枠が定められているため、できるだけ迅速に対応する必要があります。

いずれにせよ、連絡先からデータベースから削除するリクエストを受け取った場合、このユーザーに関連するすべての情報を削除するには、最大 72 時間かかります。 前に指摘したように、個人データを処理するために必要な機敏性を提供できるシステムで、連絡先のすべてのデータを一元化することを強くお勧めします。

以下のスライドシェアを自由に参照してください。これには、新しいGDPR法での作業を容易にする連絡先管理ツールを使用する際に留意すべき点が含まれています。

おわかりのように、GDPR は法務部門やメール マーケティング部門だけに関係するものではなく、すべての PR 専門家が日常業務を行う際に認識しておく必要があるものです。 PR でメールを送信することにまだ疑問がある場合は、次のガイドを確認することをお勧めします。 そして、下にコメントを残すことを躊躇しないでください!

* この記事の内容は、PR チームが日々のビジネス活動に対する GDPR の影響を理解するのに役立つように設計されていますが、ここに含まれる情報は法的助言として解釈されない可能性があり、解釈に関しては自分の法律顧問に相談する必要があります。 GDPR 法に基づくお客様固有の義務、および個人データを処理するための会社の製品およびサービスの使用。