テクノロジーがビジネスをより効果的にする 5 つの方法

すべてのビジネスは、無駄な時間やお金を使わずに、十分に油を差した機械になることを夢見ています。 少し大げさかもしれませんが、私たちはかつてないほど近づいています。 テクノロジーは常に進化しており、多くの企業がさまざまなメリットを享受しています。

ビジネス テクノロジが向上し続けるにつれて、効率化のための新しい機会が生まれます。 ワークフローを合理化し、無駄をなくし、ビジネスをより効率的にするための多くのツールがすでに利用可能です。

ビジネスの効率化を支援するためにすでに使用されているテクノロジーの 5 つの例を以下に示します。

1. クラウド ソフトウェアとは、どこからでも何にでもアクセスできることを意味します

「クラウド」という言葉は流行語としてよく使われます。 そもそもクラウドとは？ 簡単に言えば、クラウドは、あらゆる企業が生産性を高めるために利用できる最高のツールの 1 つです。 クラウド コンピューティングとその使用法に関する知識は、ビジネスの柔軟性を高め、コストを削減するのに役立ちます。

より具体的には、クラウドは、インターネット経由でアクセスできるリモート サーバーを指します。 クラウド アプリケーション開発を活用している企業の最も良い例は、Netflix や Google Docs などの大規模な有名ブランドです。 Netflix はすべての映画をリモート サーバーでホストしており、顧客は Web ブラウザーを使用してインターネット経由でそれらのサーバーにアクセスします。 主な原則は、リモートサーバーがすべてのデータを保持するということですが、インターネットに接続できる場所ならどこでも、さまざまなデバイスからアクセスできます.

これは、信じられないほどの柔軟性を提供するため、ビジネスの専門家がより効率的に作業できるようにする上で重要な資産です。 従業員は、オフィスにいるかどうかに関係なく、必要なドキュメントやアプリケーションにアクセスできるようになりました。 自宅で仕事をしている間、彼らはオフィスにいるのと同じ量のツールとドキュメントを持っています。休暇中は、時間に敏感な問題を簡単に確認できます。

クラウドは、物理的なスペースをより有効に活用し、メンテナンス コストを削減することで、ビジネス全体をより効率的にする上で大きな役割を果たします。 大部分のデータをクラウド上に保持することで、大規模なサーバーでオフィス スペースを占有する必要がなくなり、代わりにその領域をより生産的な手段に使用できます。 また、企業のサーバースペースを利用すれば、自社で設備を維持する必要がなくなります。

2. ビジネスコミュニケーションツールで会話がさらに簡単に

ビジネス全体でタイムリーにコミュニケーションできることは、すべてを円滑に進めるために不可欠です。 迅速で実用的なフィードバックを提供し、問題の解決を支援し、プロジェクトに対する期待を共有することで、誰もが生産性を維持できるようにするための鍵は、明確で頻繁な人とのやり取りとコミュニケーションです。

これには、ビデオ チャット、メッセージングなどが含まれます。 この例は、VoIP ビジネスである 8x8 です。 Slack、Zoom、RingCentral などもあります。 コミュニケーション ツールは、コラボレーションを促進したり、リモート ワーカーを配置したり、単にワークフローを整理したりしたいビジネスを成功させるための鍵となります。 これは、現代の職場にとって不可欠です。

3. セキュリティを念頭に置いて、反復的な小さなタスクを簡素化する

小さな反復作業は、効率的なビジネスを狂わせる可能性があります。 これらの割り当てを簡単にする方法や、それらを完全になくす方法を見つければ、思ったよりも多くの時間と労力を節約できます。

パスワード管理ツールを使用することは、ファイルやドキュメントの共有とセキュリティに役立つため、開始するのに最適な方法です. パスワード管理ツールを使用することで、特定のサイトにアクセスできる従業員を制御し、いつ、どのようにアクセスするかを制御できます。 これにより、ユーザーがサイトやドキュメントにアクセスするためにパスワードを絶えず検索したり、他の従業員に迷惑をかけたりする時間が短縮されます。

単純なビジネスの日常業務に対するもう 1 つの優れたソリューションは、Robotic Process Automation を実装してバックエンドのビジネス タスクを自動化することを検討することです。 従業員が対処しなければならない単調なタスクを取り除くことで、企業は新しいレベルの生産性に到達できます。

自動化により、エラー率を 0% まで下げることができ、多くのプラットフォームで大量の反復タスクを実行できます。 企業はまた、以前に使用されていた多くのリソースを解放し、従業員が大規模なプロジェクトを遂行するためにより多くの自由時間を与えることができます。 単純なタスクを自動化することで、現在の従業員との上方移動が可能になり、ビジネスを競争の一歩先に進めるための優れた方法になります。

4. 従業員アドボカシー ソフトウェアが従業員のエンゲージメントを高める

従業員がビジネス環境にもっと関与できるようにすることで、会社に利益をもたらすことができます。 従業員アドボカシー ソフトウェアは、共有するコンテンツを従業員に提供するだけでなく、ソーシャル メディア チャネル全体でエンゲージメントを追跡することもできます。

従業員が会社に投資することで、チームの仲間意識が生まれ、レベルに関係なくすべての従業員に共通の関心が生まれます。 従業員間のこのつながりを作ることは、士気を高める優れた方法であり、コンテンツを共有することで、他の方法では見られないような前向きな見方で会社を位置づけることができます。

従業員エンゲージメントは、実際に従業員の仕事の効率を高めることができます。 ウォリック大学の経済学部が実施した調査によると、幸せな従業員は生産性が 12% 高いことがわかりました。 従業員のアドボカシーを高めることは、会社の認知度を高めるだけでなく、日常的な環境でより効率的になるのにも役立ちます。

5.プロジェクト管理ソフトウェアはコラボレーションに役立ちます

業務を遂行し、プロジェクトを達成するための適切な計画を立てていることを確認することは、ビジネスにとって非常に重要です。 進捗状況の追跡、タスクの割り当て、およびその他の便利な機能のためにプロジェクト管理ソフトウェアを利用すると、従業員に最高のサービスを提供できます。

Hive は、Fortune 500 企業で最もよく使用されているプロジェクト管理ツールの 1 つです。 このプラットフォームは、企業がプロジェクト タスクと従業員が完了する必要のある各割り当てを整理するのに役立ちます。 プロジェクトの各段階で何を達成する必要があるかを全体像で把握するために、各タスクの概要ビューにアクセスできます。

プロジェクト管理ツールは、規模に関係なく、あらゆるビジネスにとって優れた追加機能です。 時間管理は、ビジネスが行うすべてのタスクの重要な部分です。 各プロジェクトを可能な限り効果的に達成することで、時間と労力を大幅に節約できます。

新しいテクノロジーを採用することは、ビジネス効率の改善を迅速に確認するための優れた方法です。 ファイルやドキュメントに簡単にアクセスするためのクラウド ソフトウェアの使用から、シームレスなコミュニケーションのためのビジネス ツールの組み込みまで。 反復的なタスクを取り除き、従業員のアドボカシーを強調することで、士気を高め、従業員の関与を維持することができます。 適切なプロジェクト管理ソフトウェアを見つけることで、各プロジェクトに必要な構造と組織を提供できます。 これらのテクノロジーのいずれかを試して、ビジネスの効率を改善してください。