外部と内部のコミュニケーションが連携する必要がある理由

公開: 2022-10-20

効果的なコミュニケーションは、職場の生産性と企業の成長にとって不可欠です。これらのコミュニケーションチャネルは、内部と外部に分類できます。前者には社内の従業員間のコミュニケーションが含まれ、後者には組織外の利害関係者と共有される情報が含まれます。どちらの形式のコミュニケーションも、組織の効率的な機能を維持する上で重要な役割を果たします。

すべてのチームメンバーが同じページにいる必要があるため、社内コミュニケーションのオープンチャネルは、オフィスワーカーとリモート開発チームの両方にとって重要です。内部コミュニケーションが途絶えると、従業員は混乱し、生産性が低下します。また、従業員がお互いや組織から疎外されていると感じるため、全体的な成長が妨げられます。

あなたのビジネスが部外者から高い評価を得られるように、外部とのコミュニケーションの強力なチャネルを持つことも不可欠です。外部コミュニケーションの傘には、顧客、パートナー、その他の利害関係者、およびより多くの人々が含まれます。外部の通信チャネルも、株価や資金調達などの財政上の懸念を左右するため、これらのチャネルは情報共有の重要な方法となっています。

内部と外部のコミュニケーションが連携して、スムーズな情報の流れを作り出す必要があります。小規模企業の VoIPや電子メールなどを介した顧客とのコミュニケーションと比較して、内部チームメンバー間のコミュニケーションが異なることは事実ですが、会社が一貫したイメージとメッセージを持つことは依然として重要です。

外部および内部通信 - Ragans 給与調査-2

出典: Ragan の給与調査および 2022 年の職場文化レポート

しかし、これは、これらの対人コミュニケーションの両方の形式が調和して使用されている場合にのみ発生することを覚えておくことが重要です. この記事では、内部と外部のコミュニケーションが連携することが重要である理由をさらに探っていきます。

内部と外部のコミュニケーション

これらのコミュニケーション方法がどのように、そしてなぜ一緒にうまく機能するのかを掘り下げる前に、それらが何を意味するのかをより深く見てみましょう。

内部コミュニケーション

内部コミュニケーションは、組織のメンバー間でやり取りされる情報の流れです。クラウドとオンプレミスの両方を通じて、このフローを増やして可能な限り効率的にするために使用できるさまざまなツールがあります。内部コミュニケーションには、従業員に送信される電子メール、目的と目標のリスト、標準操作手順 (SOP)、ガイドラインなどが含まれます。

内部通信には次の 4 種類があります。

垂直: 異なる階層レベルのチームメンバーが互いに話し合う
下向き: 上位の指導的地位にある従業員は、階層の下位にあるチームメンバーと通信します。
上向き: 従業員はマネージャーまたはスーパーバイザーと話します
水平: 同じ階層レベルのメンバーが仕事について話し合う

外部コミュニケーション

外部コミュニケーションとは、会社が外部の人々と共有する情報です。チャリティーイベントに関する重要なプレスリリースを公開する組織や、一般向けの PSA をアップロードする組織を考えてみてください。会社からではなく利害関係者に伝達されるものはすべて、従業員のアドボカシー活動を含む外部コミュニケーションとしてカウントされます。これらは公式でも非公式でもかまいません。

正式には、ブランドの認知度、ブランドイメージ、および評判を構築するために、外部のコミュニケーションチャネルが使用されます。企業は、顧客に特定のイメージを持ってもらいたいと考えています。これが、彼らがコマーシャルを作成し、従業員のブランド擁護プログラムを改良し、製品やサービスを強調するレポートを発行する理由です。利害関係者に連絡するためにコールセンターを設置する組織もあれば、クラウド PBX ソリューションを使用する組織もあります。それは、外部パートナーとの透明なコミュニケーションフローを確立することです。

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内部と外部のコミュニケーションが連携する必要がある理由

SmallBizGenius によると、消費者の 82% は、カスタマイズされたコンテンツを読んだ後、ブランドについてよりポジティブに感じています。これが意味することは、有意義な方法で話し、無用な情報をスパム送信しない企業を人々が信頼する可能性が高いということです。一貫した外部コミュニケーションは、強力な内部コミュニケーションチャネルを持つ企業でのみ実現できます。

ブランドが何であるかを知っている従業員は、その中心的なメッセージをより多くの聴衆に伝えることができます。彼らは、どのような種類の情報を伝達できるか、どのような口調を使用する必要があるか、ビジネスが構築しようとしているブランドイメージの種類について、一貫して説明を受ける必要があります。これらのコミュニケーションチャネルの両方が連携して機能しない場合、組織はバラバラに積み上げられたトランプの家のように崩壊する可能性があります。

内部と外部のコミュニケーションが連携すると何が起こるかを詳しく見てみましょう。

1.投資収益率 (ROI) の向上

企業がさまざまな部門に異なる重要業績評価指標 (KPI) を設定していることは事実ですが、本当の目的は利益を上げることです。美しいソーシャルメディアの投稿を作成し、それを 1 日と呼ぶためだけにビジネスを始める人はいません。最終的には、どれだけ売れているか、どれだけうまくやっているかがすべてです。

内部と外部のコミュニケーションを調整しているブランドは、そうでないブランドと比較して、より高い ROI を享受しています。これは、組織内外のすべてのタッチポイントでの一貫したコミュニケーションのおかげであり、標準化されたサービスや品質につながります。顧客は、最高の製品を継続的に提供してくれる会社に信頼を寄せることができ、ロイヤルティと新しいリードを確実に獲得できます。

社内および社外のコミュニケーション - ビジネスにおける社内コミュニケーションを理解し、改善するための Happeo ガイド

出典: ビジネスにおける社内コミュニケーションの理解と改善のためのガイド

2. ビジネスの成長を促進

成功するビジネスは急速に拡大します。 Meta は成長を促進するために Instagram を買収し、Google は YouTube を買収しました。急成長中のブランドは頻繁に買収や合併を行っていますが、これらの動きは彼らのために働く人々にとって驚くべきことではありません.

従業員は、会社の変更についてできるだけ早く通知されるべきであり、外部ソースから知られるべきではありません。これは、従業員の信頼と生産性を妨げるだけでなく、製品の発売を遅らせ、統合ソフトウェアツールの実装やその他の社内イニシアチブを遅らせる可能性があります。従業員が通知またはトレーニングを受けていない場合、この情報を顧客、パートナー、またはベンダーに伝えることができず、混乱したポジショニングが伝えられます。

従業員が通知を受けると (社内コミュニケーション)、有意義な方法で情報を広めることができ (社外コミュニケーション)、評判が高まり、ブランドイメージが向上します。これは、新しい技術やソフトウェアツールの実装が中断されることがないため、ビジネスの成長を後押しするのにも役立ちます。

3.数多くのブランドアンバサダーを輩出

効果的な社内コミュニケーションは従業員のアドボカシーにつながり、それがあなたのビジネスのブランド大使を生み出します。組織の核となるメッセージを真に信じているブランド内の従業員の擁護者がいることは、非常に有益です。その後、彼らは有益な情報を提供し、より質の高い会話に参加し、より良い人材プールを提供することができます.

社内外のコミュニケーション - 従業員アドボカシーの力

従業員のブランド大使は、口コミマーケティングも必要な場合に役立ちます。たとえば、企業がビジネスのオンライントランザクション用のメインフレームの最新化に関与しているテクノロジー分野で働く人々を考えてみましょう。これはかなり特殊なニッチですが、企業の従業員のすぐ近くにテクノロジーに興味のある人がいる可能性があります。この人口統計をターゲットにすると、具体的であっても、ビジネスの製品への関心が高まる可能性があります。最終的に、これにより、ビジネスのランディングページにアクセスして新しい機能を試す人が増える可能性があります。

熱狂的な社内ブランド大使は、ビジネスの改善についてより多くの聴衆に知らせることにも熱心です。彼らは、共有される情報がブランドイメージと一致していることを確認し、より多くの顧客を引き付けるのに役立つ魅力的なコピーを作成します。

4. 従業員が新しいスキルを習得できるようにする

コミュニケーションチャネル全体を処理する人を雇う必要がある場合はどうなりますか? 内部コミュニケーションまたは外部情報共有の専門家を選択しますか? 正解は、選択する必要はありません。この役割の理想的な雇用は、両方を行う方法を理解している人です。

社内と社外のコミュニケーションを調整すると、既存の従業員にさまざまな役割を与え、スキルをレベルアップできます。たとえば、IT ロールの誰かが開発用のマイクロサービスについて学ぶことができ、その結果、有用なハイブリッドワークロールが得られます。外部の利害関係者に対して使用するのと同じ戦略を使用して、内部のチームメンバーのモチベーションを維持することもできます。

これは、リモートワーカーとオンサイトワーカーの両方に当てはまります。マーケティングの専門家は、「クラウドコミュニケーションとは何か」を調査し、内部コミュニケーションソフトウェアを使用して重要な内部情報を中継する場合があります。彼らは社内で一貫したブランドイメージを構築するだけでなく、それを外部に提示する方法について全員を調整し、1 人を使用できる場合に 2 人を雇う手間を省きます。