チームにタイムトラッキングの必要性を説明する方法
公開: 2022-05-07時間追跡は、その規模に関係なく、どの企業にとってもかけがえのない資産として根付いています。 適切に使用すると、成長、経済的安定、ワークフローと仕事の満足度の向上をもたらします。 ただし、ほとんどのチームは、評判が悪いわけではないため、時間の追跡について確信が持てません。
労働力管理ソフトウェアとサービスを提供する多くの企業は、厳格な従業員監視方法のごく一部として時間追跡を行っています。 最近のCNBCの機能である、自宅で仕事をしているときに雇用主があなたをスパイしている可能性があるため、多くの人が（当然のことながら）自分の仕事のパフォーマンスを追跡するあらゆる種類のソフトウェアに警戒しています。
そこで私たちは、あなたがその恐れの一部を取り除くのを助け、簡単な時間追跡ソフトウェアを導入しても彼らのプライバシーに影響を与えないことを示すためにやって来ます。 実際、従業員としての権利を保護し、全体としてより良い習慣を身に付けることができるということ。
職場での時間追跡に関する最も一般的な懸念
時間追跡は私のプライバシーを侵害するために使用されますか？
部屋の中の象に対処しましょう–従業員の監視とプライバシー。
人々は、時間追跡が継続的な監視とより詳細な調査への入り口であることを恐れています。
2018. BBCの記事では、多くの従業員が前に出て、従業員の監視がどのように彼らを不安、恐れ、ストレスにさせたかについて話をしました。 多くの人が、追跡ツールが全体的なパフォーマンスに役立つと主張して実装された方法を強調しましたが、それ以外はすべて行いました。
同じ記事で、あるトラックの運転手は、設置されたカメラとマイクが彼のパフォーマンス（制限速度、運転スコアなど）に集中しすぎた理由について言及しました。 実際、彼は実際に運転している間、その瞬間に焦点を合わせることがあまりにも多くなりました。 このような高レベルの圧力は、パフォーマンスの低下につながる可能性があり、ほぼ確実に燃え尽き症候群を引き起こす可能性があります。
正しい理由で時間を追跡することを目指します。 従業員を完全に監視するためのテストランとして使用しないでください。間違いなく、獲得できる以上の損失を被ることになります。
私は8時間すべて完全に生産的であることが期待されますか？
21世紀ですが、19世紀のワークフローを期待しています。
産業革命以来、労働者は1日16時間、週6日以上働くことが期待されていました。 公正労働基準法は1938年に制定されました。労働の性質が変化したという理由だけで、労働時間を週40時間に制限することでこれを是正することができました。
では、なぜ私たちはまだ同じように仕事を扱っているのですか？
CollectiveCampusのCEOであるSteveGlaveskiは、近代化、テクノロジーの進歩、インターネットによって、1938年当時と比べて、私たちの働き方が劇的に変化したことを指摘しています。全8時間の生産性。
ドイツのスタートアップRheingansDigitalEnablerは、自身のCEOであるLasseRheingansによる実験のモルモットでした。 彼は、従業員の生産性と仕事の質が向上すると信じて、従業員が8時間の勤務時間から5時間の勤務時間に移行できるかどうかを確認したいと考えていました。 言うまでもなく、実験は成功し、従業員自身も、一日中生産性を発揮しようとするプレッシャーを感じなかったため、改善を感じました。
彼らは気晴らしや残業に屈する可能性が低かった。
Rheingansの例は、1日8時間は誰も生産的ではないという多くの科学的主張を証明しており、CEOやマネージャーはそれを期待すべきではありません。 同様に、チームが常にハイパーフォーカスされることは期待されないことをチームに説明します。 その時間追跡は、彼らのピーク時間を見つけ、彼らのタスクにより良い優先順位を付けることを学ぶ方法です。
そして、十分なデータと改善があれば、あなたの会社は経済的損失なしに週5時間または6時間の労働時間に切り替えることができるかもしれません。
時間追跡は、パフォーマンスの低下に対する罰の一形態ですか？
業績不振を罰する手段として時間追跡を見る従業員がいます。 スタッフ全員が自分の時間を追跡し、レポートを提出する必要があると言われたばかりの人の立場になってください。 すぐに彼らはいくつかのことを考えることができます：
- 私は自分の仕事を間違っていますか？
- パフォーマンスが悪いですか？
- マネージャーは私たちを信頼していませんか？
- 時間の追跡は私の仕事を評価する唯一の方法ですか？
彼らの最初の考えはほとんど常に否定的であると予想されます。 マネージャーが各アクティビティに費やす時間を確認したい場合は、100％以上を与える必要があると感じます。そうしないと、「手首を叩く」ことになります。 そして、圧力-ストレス-燃え尽き症候群のパターンに戻ります。
タイムトラッキングは、ペナルティを与えるためのツールとして、または終了の理由として使用されないことを最初から強調します。 代わりに、本当の理由にすぐに対処します。特定のプロセスを促進し、チームが集合的にペースを上げたり、少し緩めたりできる場所を確認したり、すでに圧倒されているチームメンバーよりも多くのタスクを引き受けることができるチームメンバーについてより多くの情報を得たりします。
タイムトラッキングは、従業員のマイクロマネジメントに使用されますか？
従業員の勤務時間のあらゆる小さな側面を監督するための言い訳として時間追跡を見るマネージャーやCEOを見つけることは珍しいことではありません。
VonageのシニアバイスプレジデントであるReggieScalesは、CNBCのレポートで、今では悪名高い主張をしています。 これは、時間追跡が実装されたときに多くの従業員が取得するイメージの完璧な表現です。
彼らのすべてのステップは監視され、精査され、フィードバックや修正の山の上に山を受け取ります。 これを自分の価値を示す機会と見なす人もいますが、大多数は自分が得意な仕事をしていても不安になります。 それは恐れています：
- 「どうして同じタスクで昨日より15分短縮されたのですか？」
- 「あなたのチームメートは締め切りまでにすべてを終えました、あなたの報告は遅れているようです」
- 「必要なものがすべて揃っているのに、なぜこのタスクに通常よりも時間がかかるのですか？」
- 「スケジュールにギャップがあるようですが、それらのメールはどうですか？」
優先順位をどのように分類し、仕事をするかについての各従業員の個々の自由はなくなりました。
私たち全員が個人的な問題、非生産的な日、チームメイトの仕事、中断などに対処していることは言うまでもありません。また、このトピックに記事全体を捧げており、チームを理解しようとしている多くのチームリーダーにとって目を見張るものがあります。 '時間追跡の方が重要です。
以上のことをすべて踏まえて、チームでの時間追跡の実装を発表するときに、最初の打撃をどのように和らげることができますか？ さらに、疑問の一部またはすべてをすばやく軽減する必要性をどのように説明できますか？
時間追跡の期待に対処する
時間を追跡する理由が倫理的で意味のあるものであることを確認してください。
前のセクションでは、時間追跡を、進行を支援するのではなく、進行を妨げるツールとして扱うプラクティスに焦点を当てました。 チームと話すことを決定する前に、考慮すべきことがいくつかあります。 最終的に、これらの反省は、チームに自信を持ってアプローチし、必然的に続く質問に備えるのに役立ちます。
時間追跡は時間管理を大幅に改善できます
そして、その意味ではありません。人々がどれだけの時間を無駄にしているのかを見ると、突然、自分の選択をより意識し、良くなるでしょう。
代わりに、自己改善の観点からこの声明を見てみてください。 時間追跡は、個人の時間管理を改善し、私たちが何をどのように優先するかについて多くを明らかにすることができます。 チームと話すときは、次の個人的なメリットを強調してください。
- それらはより組織化されます。
- 彼らの仕事と生活のバランスは改善されます。
- 彼らはより速く、より良い選択をするでしょう。
- 優先順位付けの方法などを学びます。
そして、これらは利点のほんの一部です。 「日常の活動や習慣を追跡する方法と理由」の記事では、プレゼンテーション資料として使用できるさらに多くの利点について概説しました。 タイムトラッキングを提唱する実践的なアドバイスと専門家の意見が付属しています。
時間追跡は、不十分な管理やコミュニケーションのためのバンドエイドではありません
生産性が問題になる場合は、管理が不十分である、通信チャネルが適切に機能していない（または利用されていない）、不十分な作業条件などが原因である可能性があります。
PPM Expressの専門家は、会社の経済的損失の理由についてCEOに問い合わせた素晴らしい実績があります。 最も一般的には、これらは次のとおりです。
- 市場に追いついていない;
- 劣悪な労働条件;
- 緊急時対応計画はありません。
- 対立とコミュニケーション不足。
しかし、彼らが目撃したように、同じCEOの多くは、時間とお金の両方の損失を考えて、単純な解決策として時間追跡に目を向けています。これは、従業員が時間を追跡できないためかもしれません。
したがって、時間追跡を導入する前に、まずオフィスとチームのすべてがスムーズに実行されることを確認する必要があります。 そうしないと、これらの外部要因がデータに大きな影響を及ぼします。
次のセクションでは、成功する会議を準備、実施、フォローアップする方法に関する特定の手順について説明します。ここでは、チームに時間追跡の必要性を説明します。
タイムトラッキングの必要性を従業員に伝える方法
すぐに、追跡がもたらす柱頭と戦う必要があります。
従業員の懸念に直接対処したいと考えています。 最初のセクションにリストした一般的な問題は、必ずしもチーム/従業員が抱えている問題と同じではありません。 そこで、チームの疑問を考慮しながら、時間追跡を前向きな変化として導入する方法をいくつか紹介します。
基本に同意し、ルールを設定します
チームリーダーまたはマネージャーを会議に集めて、時間追跡とそれがどのように役立つかについて話し合うことは常に良い考えです。 それらの間にいくつかの基本ルールを最初に設定すると、収集したデータを読み取るときに将来混乱することがなくなります。 これらには以下が含まれますが、これらに限定されません。
- チームが時間を追跡する理由。
- いつ特定の時間を費やし、いつ結果のみに焦点を当てますか。
- 毎週または毎月のレポートが必要です。
- プロジェクト管理と期限にタイムトラッキングを実装する方法。
目的は、競合や競合のポイントとしてではなく、時間の追跡が機能するように共通点を見つけることです。 発生する可能性のある最悪の事態は、一部のチームが遅れを取り始め、他のチームは時間と労力がかかりすぎることに気づき、構築した「インフラストラクチャ」全体をダウンさせる可能性があることです。
「ソフトアナウンス」を行う
ソフトローンチと同じように、「ソフトアナウンス」は、特別な詳細なしで、時間追跡のアイデアをスタッフに紹介するのに役立ちます。 あなたは彼らに会議があること、そして何が議論されるかについての一般的な考えを知らせます。 タイムトラッキングを開始する数週間前、最大で1か月前にこれを行うのが最善です。
時間の追跡は良い変化になることを強調することを忘れないでください。 チームとプロジェクトの両方へのプラスの影響に焦点を当て、誰の雇用も危険にさらさないことを付け加えます（これが一般的に頭に浮かぶ最初の懸念事項であるため）。
そうすることで、情報が漏洩した（おそらく間違っている）のではなく、オフィスの周りで自然に騒ぎが発生するようになります。 従業員からの情報を保持することは懸念を引き起こし、彼らが綿密に監視されて自由を失うことを恐れさせます。
従業員に聞いてもらう
練習を導入する約2週間前に、従業員が時間追跡に関する懸念事項を書き出すことができる匿名のフォームを送信します。 多くの従業員は匿名であるにもかかわらずフォームで言葉を使うことはめったにないので、可能な限り最良の応答を確実にするために情報を記入するさまざまな方法を提供します。 たとえば、次のことを試すことができます。
多肢選択式の答え：
会社が時間追跡を実装する場合、何が最も心配しますか？
- 私は非生産的に見えるでしょう。
- 時間がかかりすぎるのではないかと思います。
- それは私のプライバシーの侵害です。
- 時間追跡は私のワークフローを正確に反映していません。
- 気を散らすものが多すぎます。
- 時間を追跡するのを忘れます。
- 他の： _________________________________
または、自由形式の質問を選択します。
時間追跡の経験はありますか？ それはあなたのために働きましたか？
この種の調査を実施するには、人事担当者と緊密に連携する必要があります。 事前に複数の懸念に対処するために、可能な限り多くの根拠をカバーしてください。 収集したデータは、時間になったら、会議の最初の注文として提示する必要があります。
直接の話し合いを可能にする
可能であれば、人事部は、自分の意見を表明するために、直接自分のところに来ることもできることを全員に知らせる必要があります。 一部の従業員は、自分の考えを口頭でより明確に表現します。 紙で質問に答えることは、彼らの懸念が無視されるという空のジェスチャーとして認識されることがあります。
タイムトラッキングを紹介する会議を設定する
会議自体の1週間前に、対処するすべてのポイントを概説した大量の電子メールを送信します。 従業員の懸念、時間追跡自体に関するあなたの目的と目標、どのツールを使用するか、どのような支援が提供されるかなど。
これらのポイントは短く簡潔にしてください。 このメールは、従業員が調査で言及するのを忘れた可能性のある質問やコメントを準備するのに十分な時間を与えます。 さらに、議論されたポイントの順序を知っていると、文脈から外れたことを尋ねて余談を引き起こすのではなく、正しい質問に飛び込む時期を人々が知る可能性が高くなります。
注：私が目撃し、個人的に採用した良い習慣は、人々にノートブックを持ってくるように、あるいは一枚の紙のようにさえ持ってくるように勧めることです。 ミーティング中に時々、彼らが対処したい追加の質問を見つけるかもしれないので、それは最後まで彼らの心を滑らせるかもしれません。
チームに時間追跡を導入するための9つのステップ
実際に時間追跡を導入する場合、次の手順により、すべてを明確かつ正確に伝えることができます。
1.紹介を短くします
長い会議が好きな人は誰もいません。特に、もっと良いことがあるときや、「メールだったかもしれない」ときはそうです。 来てくれてありがとう、そしてもう一度あなたが以前に確立したビジネスの順序を紹介してください。 また、最後にすべての質問に答えることを発表します。
2.懸念事項から始めて、最初にそれらに対処します
調査から収集されたデータを使用して、従業員が全体的に時間追跡に関して抱えている最大の問題を指摘します。 これは彼らに彼らが聞いたことがあることを知らせ、彼らが会社の問題で発言権を持っているという事実を補強します。
その後、プロセスの最初にチームリーダーと交渉した詳細と、それが各部門/チームにどのように影響するかを明らかにします。
3.次の5つの重要なポイントをチームに説明します
ここClockifyでは、全体的な生活を改善する方法として時間追跡を使用することを提唱しています。 詳細な情報であなたを圧倒したくないので、リストは短くしておきます。 さらに詳しく調べたい場合は、各ポイントにそれらのトピックへのリンクがあります。
- 時間を追跡することは、彼らが残業を伝え、利益を交渉するのに役立ちます
- それは彼らが気を散らすものや無駄な時間を簡単に特定するのに役立ちます
- 彼らは残業にもっと気づき、時間内に燃え尽き症候群を防ぐことができます
- 彼らは彼らが補償時間の資格があるときを知っています
- それは事務的なエラーと時間の盗難を防ぎます–それは彼らの権利を保護する確かな証拠です
4.十分なデータを提供する
事前にいくつかのデータを準備します（会議を動的に保つためにインフォグラフィックを使用するのが最善です）。 時間追跡を彼らの利益のために働かせた会社の事例研究を見つけてください。 時間追跡がテーブルにもたらすものの不確実性により、一部の人はGoogleに急いで行き、時間追跡が失敗した例を見つけるかもしれません。 これにより、彼らは防御的になり、対位法を提供するようになります。これに対しても準備する必要があります。
5.HRを存在させる
補足として、会議と調整プロセス全体を通して人事担当者が出席するようにしてください。 従業員の間に座ってもらい、可能であればディスカッションに参加してもらいます。 彼らの存在は、この困難な仕事の間にあなたにサポートを提供します。 同時に、チーム間で発生する可能性のある疑問、混乱、または戦闘性を鎮めることができます。
6. Q＆Aにオープンになります
最後に、しかし最も重要なことは、人々が自分の意見を共有できるようにすることです。 主にコオロギやタンブルウィードでない限り、オープンフォーラムにしてください。 次に、特定の質問をして、それらが議論のきっかけになるかどうかを確認することを選択できます。
7.紹介会議の後にフォローアップメールを作成します
これは会議を要約するのに最適な方法であり、必要に応じて詳細または簡潔に保つことができます。 それが大変な作業のように思われる場合は、2020年に最適な時間管理アプリのリストを用意しています。その中には、会議を記録し、それらを転記してタイムスタンプを付けてレポートを生成するアプリであるOtterがあります。
8.リソースを提供する
会議の数日後、情報が確定したら、リソースの概要を記載した大量の電子メールを送信します。 時間をうまく管理する方法から、タイムトラッカーを使用する方法、そしてそれを習慣に変える方法まで、それはほとんど自動になります。
どこから探し始めるかわからない場合は、正しい方向に進むための記事をいくつか紹介します。
- コンピューターでの作業中に時間を追跡するための4つの簡単な方法
- チームの時間管理を構築および改善するための12のヒント
- 時間を追跡する習慣を身につける方法
さらに実用的な資料が必要な場合は、あなたとあなたのチームのために膨大な数の無料のリソースとテンプレートを提供しています。
9.ソフトウェアのサポートを受けることをチームに安心させます
私たちが広く取り上げていないが言及する価値のある問題の1つは、多くの人がタイムトラッカーの使い方を学ばないとばかげているように見えることを恐れているということです。 最善の行動は、誰が学習に問題を抱えているかを直接尋ねることではなく（ほとんどの人がそれを認めないため）、代わりに、クラッシュコースと、運用、技術に精通した従業員、またはソフトウェア自体の開発者からの1対1の支援を提供します。 オンサイトヘルプを提供する人、つまり。
要約する
子供たちがクローゼットの中のモンスターを恐れているとき、それは実際には未知のものを恐れていることを私たちは知っています。 彼らの部屋は暗く、シルエットはいたるところに不気味な形を形成しており、彼らの個人的な空間の内外に騒音があります。 彼ら自身の想像力に任せて、彼らが最も恐ろしいシナリオを解釈するのも不思議ではありません。
年をとっても、プロセスはそれほど変わりません。 同様に、私たちの脳が十分な事実情報を持っていない場合、時間追跡のような単純なものはより恐ろしいように見える可能性があります。 私たちがレイアウトした方法を採用することで、その暗い部屋の明かりをつけ、不気味なクローゼットのドアを開けて、恐れるものが何もないことを示すことができます。 情報、思いやり、理解、そしてたくさんの安心感で彼らの懸念に対処してください。