エンタープライズ コンテンツ管理: 5 つの簡単なステップで混乱を制御!

ナレッジ コンテンツ管理はコンテンツを整理して管理するもので、ここ数年でさらに普及してきました。 あなたの会社のファイルが、整理整頓されていない状態で、あちこちに散らばっている状況を想像してみてください。 心配しないで; エンタープライズ コンテンツ管理が役に立ち、混乱を整理されたワークスペースに変換します。 そして、その卓越した機能により、エンタープライズ コンテンツ管理市場は 2017 年以来、316 億 6000 万ドルから671 億 4000 万ドルへと倍増しました。

組織がクライアント、従業員、パートナー、チーム リーダーなどと共有するコンテンツを定期的に作成している場合は、「あれをどこに置いたっけ?」という気まずい瞬間に直面する必要がないように、コンテンツが適切に整備されていることを確認する必要があります。 この記事では、ECM の秘密を一緒に探っていきましょう。

エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) とは何ですか?

エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) は、デジタル資産の形ですべての情報が 1 つにまとめられ、適切な場所を見つける魔法の世界です。 これは、重要なコンテンツのキャプチャ、記録、保存から取得まで、コンテンツ関連のあらゆる要望を満たすために多くの大規模組織が採用している戦略です。

さて、次の質問はわかりました。「なぜエンタープライズ コンテンツ管理に注意を払う必要があるのですか?」 さて、友人、いくつかの統計を使ってこの混乱を解消させてください。 このデジタル化された世界でも、コンテンツ管理が不十分なために企業は生産性の21%を失っていることをご存知ですか? 貴重な時間を窓から放り出すようなものではありませんか？ これだけでなく、組織は置き忘れたり紛失した文書の検索に週に平均 15 時間を費やしています。

ECM には、組織がビジネス全体の情報の流れに確実に対応し、特に生産性など、重要なものが失われないようにするために必要なさまざまなツールとプロセスが含まれています。

ECM を使用する最も優れた点は、構造化情報と非構造化情報を効率的に管理できることです。 構造化ドキュメントとは、スプレッドシート、連絡先、フォーム、SQL データベースなどの標準化された形式のデータを指します。 一方、非構造化データには、画像、マルチメディア、会議メモ、PowerPoint プレゼンテーションなど、あらゆる形式、形状、サイズがあり、標準化されていません。

ECM がなければ、組織はファイルの紛失、期限の遅れ、文書の整理の欠如、従業員の不満のループに陥る危険にさらされます。 この混乱から組織を救うことができる ECM の機能については、次のセクションで説明します。 だから、待ってはいけません。 読む。

エンタープライズ コンテンツ管理はなぜ重要ですか?

今日、データは王様であり、成長と成功の秘密を握っています。 データとコンテンツは意思決定を導き、イノベーションを促進するための洞察を提供するため、その重要性はどれだけ強調してもしすぎることはありません。

そして、データの増加に伴い、データ侵害の事件も急増しています。 したがって、このデータが無秩序になり、企業の競争力を失わないようにする必要があります。 貴重な契約書やファイルを電子メールや安全でないデータ ストレージに依存することはできません。

代わりに、ファイルを柔軟なフォルダーに管理して簡単かつ安全にアクセスできるようにする ECM ソフトウェアへの投資を検討してください。 したがって、ECM の力と主要な要素の背後にある秘密を紹介する旅の準備をしてください。

エンタープライズ コンテンツ管理の重要な要素

エンタープライズ コンテンツ管理システムは、5 つの基本コンポーネントに分割できます。 ECM 戦略を準備するときは、何も取り残されず、すべてがスムーズに動作するように、各コンポーネントを適切に配置する必要があります。 あなたのビジネスが貴重な情報の宝物であると想像してください。 しかし、宝物は、それを捕獲し、管理し、最終的には最も必要とする人々にその恩恵を届けることができなければ役に立ちません。 それでは、このエキサイティングな旅を始めて、ECM の重要な要素を探ってみましょう!

1. キャプチャ

ファイルとドキュメントを整理するための最初のステップは、それらをキャプチャして新しいエンタープライズ コンテンツ管理システムに取り込むことです。 これは、PDF や Word ドキュメントなどの紙のドキュメントを電子形式に変換するか、ECM に保存する必要がある既存の電子ファイルをインポートするプロセスです。

これには、契約書、提案書、請求書、注文書、報告書、従業員ファイルなどの文書が含まれる場合があります。

これらすべての重要なファイルをデジタル化して一元的な場所に保存すると、組織のプロセスが合理化され、ビジネス コンテンツへのアクセスがさらに容易になります。

2. 管理する

コンテンツをキャプチャした後の次のコンポーネントは、コンテンツの管理です。 ECM は、情報を簡単にアクセスできる形式で分類するコンテンツ キュレーターです。 共同で簡単にアクセスでき、検索機能を備えている ECM ツールのインターフェイスを確認する必要があります。 エンタープライズ コンテンツ管理システムは、すべての構造化データと非構造化データを論理形式に配置するパーソナル アシスタントとして機能します。

3.ストア

春よ、データが十分ではありません。 データを安全に保存することが重要です。 エンタープライズ コンテンツ管理システムは中央リポジトリとして機能し、すべてのファイルが安全に保護され、不正なアクセス、損失、損傷から保護されます。 データや頻繁に変更される情報のバックアップも提供する必要があります。 ユーザーがドキュメントやスプレッドシートを手間なく編集できるように、編集を簡素化する必要があります。

4. 保存する

ECM システムは、コンテンツの信頼性と完全性を長期間にわたって保護します。 保存コンポーネントは、レコード管理を利用して、頻繁に変更されるコンテンツを管理します。 保持ポリシーを適用し、定期的にアクセスする必要があるファイル用のスペースを確保し、不要なドキュメントをアーカイブし、データ セキュリティのためにバージョン履歴を管理します。

保存されたファイルを利用することもできますが、頻繁に変更される文書やアクセスの少ない文書を分離するのに最適な方法です。

5. 納品

エンタープライズ コンテンツ管理の最後の要素は、コンテンツと情報を必要とする人に最も効率的に配信することです。 チームメンバーからクライアントまで誰でも構いませんが、この要素により、情報が適切な手に渡されることが保証されます。 ファイルを社内外に配信することで、コラボレーションと生産性が向上します。

したがって、エンタープライズ コンテンツ管理の主要な要素に関する説明はここで終了します。 さまざまなコンポーネントとその機能について理解できたと思います。 そして今こそ、ECM の利点を深く理解するときです。 次のセクションでは、エンタープライズ コンテンツ管理が提供するさまざまな利点について詳しく説明します。 ぜひご参加ください。

エンタープライズ コンテンツ管理の利点

「エンタープライズ コンテンツ管理システムに時間と資金を投資することがなぜ重要なのでしょうか?」と考えているなら、 このセクションではすべての疑問を解決します。 エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) は、セキュリティ リスクと混乱が消え、ドキュメントが適切な場所を見つける場所です。 それでは、その利点をさらに深く掘り下げて学びましょう。

1. 書類を整理する

私たちは皆、最も必要なときに重要な文書が見つからないという厄介な状況に直面したことがあります。 しかし、エンタープライズ コンテンツ管理を使用すると、ドキュメントを検索して保存するための簡単にナビゲートできる構造を簡単に作成できるため、このようなケースを心配する必要はありません。 これは、すべてのドキュメントに家を割り当てるようなもので、すべての貴重なコンテンツを 1 か所に安全に保管できるようにします。 文書の重複、エラー、紛失がないことを保証します。

2. セキュリティリスクの軽減

ECM は、承認されたアクセスのみを許可し、パスワードで保護することでドキュメントのセキュリティを確保します。 データ侵害の心配で眠れない夜を過ごしていても、エンタープライズ コンテンツ管理が助けてくれるので心配する必要はありません。 ファイルを安全なリポジトリに保存し、セキュリティとコンプライアンスに関連する問題への取り組みを支援しながら、許可されたファイルへの簡単なアクセスを提供します。

3. コンテンツを見つけやすくする

エンタープライズ コンテンツ管理のシンプルさと効率性により、生産性の向上を誰にも妨げられません。 キーワードや語句を入力してファイルやドキュメントにアクセスできる強力な検索機能があります。 まるでインテリジェントで機敏なパーソナルアシスタントがいるようなものです。 チームの全員が必要なコンテンツが安全に保存されていることを認識できるため、日常のタスクを完了するために必要なファイル、スプレッドシート、レポート、ドキュメントを簡単に見つけることができます。

4. 効率の向上

このペースの速い世界では、ECM は時間節約のパートナーとなります。 手作業を減らして作業とプロセスを自動化できます。 また、タスクを完了するために必要な情報を提供することで、シームレスなコラボレーションを保証します。 エンタープライズ コンテンツ管理により、失われたファイルの再作成などの繰り返しタスクの必要性が減り、全体的な生産性と効率が向上します。

エンタープライズ コンテンツ管理というこの驚くべきトピックについてさらに議論を進めていくと、「このシステムを組織にどのように導入するか?」という 1 つの疑問が浮かび上がります。 さて、議論を終える前にこの質問に答える必要があります。次のセクションでは非常に興味深い洞察が得られるので、準備をしてください。 次のパートを読んだ後は、ECM を組織に簡単に導入できるようになります。 それでは、これ以上遅らせることなく、始めましょう。

エンタープライズ コンテンツ管理システムを実装するにはどうすればよいですか?

ファイルが数分で見つかる世界を夢見ているなら、心配する必要はありません。 このステップバイステップのガイドに従って、エンタープライズ コンテンツ管理システムの魔法を組織に実装してください。 ここでは、ECM を実装するための 6 つの重要な手順を説明します。

1. 組織内の既存のコンテンツ管理プロセスを監査する

新しいコンテンツ管理システムを導入する前に、既存のコンテンツ管理システムを監査することが重要です。 現在のシステムを徹底的に調査し、それがどのように機能するか、ドキュメントがどのように保存、共有、抽出されるかを理解します。 次に、生産性に悪影響を与える現在のプロセスの欠点や機能の欠如を分析します。

「古いシステムを使用しているのではないか?」などの質問を自問してください。 または「このシステムは十分に安全ですか?」 現在のプロセスにアクセスすると、この過程で克服する必要がある課題がわかります。 また、PDF、レポート、契約書、スプレッドシートなどのすべてのドキュメントのリストと、それらが現在保存されている場所に関する情報を収集します。これは、先を行き、取得する必要があるすべての情報を把握するのに役立ちます。

2. 主要なチームメンバーを集める

優れたエンタープライズ コンテンツ管理システムは、コラボレーションを提供し、チームワークを促進します。 誰にファイルへのアクセスを許可するかを事前に計画してください。 各チームにチーム リーダーまたは部門長を割り当て、彼らの支援を受けて ECM システムを実装することもできます。 各メンバーは独自のスキルや思考プロセスを持ち込んでいます。 これにより、多様性とイノベーションが促進され、組織の目標を達成できるようになります。

3. 目標と目的を定義する

この旅を始める前に、目的地を明確にしてください。 エンタープライズ コンテンツ管理の助けを借りて達成したい期待と目標を明確にしてください。 セキュリティリスクを軽減したいですか? 紙の無駄を減らすには？ コラボレーションと従業員の効率を向上させたいですか? これらの質問をして、目標を決めてください。 旅の指針となる目標を書き留めることもできます。

4. ECM プラットフォームを調査して選択する

さまざまな ECM プラットフォームが利用可能です。 目標を定義し、予算を決定し、要件を完全に満たすプラットフォームを選択する必要があります。 このためには、徹底的な調査を実施し、レビューを確認し、さまざまなプラットフォームを比較する必要があります。 アクセスのしやすさ、カスタマイズ、セキュリティ オプションなどの要素を考慮してください。 また、チームからの提案を取り入れ、ビジネスに最適な ECM ソフトウェアの決定にチームを積極的に参加させることもできます。

開始に役立つように、考慮すべきいくつかのソフトウェア オプションを以下に示します。

• ビットアイ
• 屋外
• ハイランド
• M ファイル
• 共有ポイント
• ニュージェン
• 戦略を立てて実行する

最適な ECM ツールを決定したら、次のステップは、その導入を成功させるための戦略を作成することです。 ロードマップを作成してリソースを割り当て、タイムラインとコミュニケーション計画を作成します。 このロードマップは、チームがさまざまなポイントを結び付け、最終的に目標に到達するのに役立ちます。 すべての関係者を巻き込み、新しいシステムとプロセスをできるだけ早くセットアップします。 そして最後のステップとして、コンテンツのサインアップ、キャプチャ、保存、記録、整理を行います。

成功へのロードマップができたので、今度はこの冒険を始めます。 次のセクションでは、エンタープライズ コンテンツ管理システムとして Bit.ai を使用する必要がある理由を説明します。

エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) システムとしての Bit.ai

Bit.ai は、現代の職場向けに設計されたオールインワンのナレッジ管理およびドキュメント コラボレーション プラットフォームです。 Bit のプラットフォームは、チームが 1 か所で知識を作成、共同作業、共有、追跡、管理するのに役立ちます。 Bit.ai の魅力的な機能を詳しく見て、なぜ Bit.ai がコンテンツ管理システムの勝者なのかを理解しましょう。

1. 素晴らしいテンプレート

Bit を使用すると、あらゆる種類のドキュメントをすばやく簡単に楽しく作成できます。 どうやって？ Bit の広範なテンプレート ギャラリーを使用すると、70 以上の専門的にデザインされたテンプレートから選択して、ドキュメントを迅速に作成できます。 カスタマイズしたコンテンツを入力するだけで、ドキュメント全体をすぐに共有できるようになります。

Bit がドキュメント全体を自動的にフォーマットするため、ドキュメントのフォーマットを修正するために時間を無駄にする必要はありません。 ワンクリックでドキュメント全体の外観を変えるレイアウトと色のテーマのコレクションから選択します。

2. スマートワークスペース

Bit の主な機能の 1 つは、複数のワークスペース、ドキュメント、フォルダーを作成して、すべてのものを効率的に保存および管理し、整理できることです。 つまり、Bit を使用すると、仕事、従業員、顧客、部門などの周囲に複数のワークスペースを作成できます。

ビット ワークスペースについて注意すべき点の 1 つは、誰がアクセスできるかを決定できることです。 他のコラボレーターを追加または招待し、読み取り専用アクセス、コメント専用アクセス、さらには編集のための完全なアクセス許可を与えることができます。

3. コンテンツライブラリ

Bit の各ワークスペースには、さまざまなデジタルまたはメディア アセットを追加できるコンテンツ ライブラリがあります。 コンテンツ ライブラリは Bit ドキュメントに接続されているため、対話型ドキュメントの共同作業、検索、挿入、構築をすばやく行うことができます。

Bit のコンテンツ ライブラリは、画像、ファイル、PDF、Google ドキュメント、Dropbox ファイル、SlideShares、YouTube ビデオ、ビジュアル Web リンク、プレゼンテーション、その他の種類のメディアなど、あらゆる種類のデジタル コンテンツにわたってリソースを共有するための賢い場所です。 、 もっと。

4. リアルタイムコラボレーション

Bit を使用すると、あなたとあなたのチームがリアルタイムで同じドキュメント上で共同作業し、同時に作業することができます。 変更を加えたり、リアルタイムで編集したり、セクションを強調表示したり、コメントを残したり、ユーザーに @メンションしたりすることができます。

同僚やマネージャーを招待し、コメントやフィードバックを受け取るための編集アクセスを提供することもできます。 共有するマテリアルに応じて、そのマテリアルが属しているワークスペースへの読み取り専用、コメント専用、または編集アクセス権を付与できます。

5. リッチメディア統合 / インタラクティブドキュメント

Bit を使用すると、インタラクティブな職場ドキュメントを作成し、100 以上のリッチ メディア統合を使用してそれらを実現できます。 Bit を使用すると、画像、PDF、クラウド ファイル、地図、プレゼンテーション、チャート、ビデオ、GIF (基本的にあらゆる種類のリッチ メディア) をドキュメントに追加し、自動的にそれらをインタラクティブなビジュアル カードとその中に存在するリッチな埋め込みに変換できます。 これにより、仕事関連のすべてのドキュメントと知識の共有がより包括的で魅力的なものになります。

6. スマート検索機能

組織には管理すべき情報やデータが大量にある場合があり、すべての文書の中から特定の情報を見つけるのが難しい場合があります。 しかし、Bit の堅牢なスマート検索機能を使用すると、リッチ テキスト検索、タイトル、説明を使用してワークスペース全体のフォルダー、ドキュメント、コンテンツを検索でき、すぐに表示されます。

Bit のもう 1 つの優れた機能は、頻繁にアクセスする必要がある重要なドキュメントをワークスペース内に固定できることです。 これにより、誰でも簡単かつ迅速にアクセスできるようになります。

7. 文書追跡

Bit を使用すると、追跡可能なリンクを介して世界中の他のユーザーとドキュメントを共有できます。 このドキュメント追跡機能を使用すると、共有ドキュメントを閲覧した人、費やした時間、アクセス頻度など、共有ドキュメントに関するライブ分析と詳細な洞察を得ることができます。これは、人々がどのように関与または対話しているかを知るための優れた方法です。あなたの書類。 リードの獲得、パスワード保護、リンクの有効期限などのオプションから選択します。

8. 権限と情報アクセスの管理

Bit を使用すると、組織固有のニーズに合わせて権限と情報へのアクセスを管理できます。 各ワークスペースでは、コラボレーターとゲストの権限とアクセス レベルを設定できます。 ユーザーにフルアクセス、編集者、コメントアクセス、または読み取り専用アクセスを割り当てることができ、ゲストにはコメントアクセスまたは読み取り専用アクセスを与えることができます。 ワークスペースに追加された共同作業者とゲストのみが、そのワークスペース内のドキュメントにアクセスできます。

組織に追加された各ユーザーに対して、オーナー、マネージャー、メンバー、ゲストなどの全体的な役割を設定することもできます。 各ロールには、ユーザーの招待、サブスクリプション設定の変更などを行うためのさまざまなアクセス レベルがあります。

Bit ドキュメントを外部と共有するときは、いつでもカスタム パスワードを追加したり、リンクの有効期限を有効にしたり、共有可能なリンクを無効にしたりできます。

9. シンプルかつミニマルな美学

Bit の興味深い点は、エキサイティングで便利な機能にもかかわらず、シンプルでユーザーフレンドリーなインターフェイスを備えていることです。 これは、テクノロジーの初心者でコーディングについて何も知らない場合でも、Bit プラットフォームを簡単に使い始めることができることを意味します。

Bit のミニマルなデザイン美学と優れた UX により、ドキュメントからデジタル ワークスペースへのフローがクリーンかつ迅速になります。 プロセス全体に対して体系的かつ専門的なアプローチを提供するだけです。

総じて、Bit はコンテンツ管理と作業プロセスの合理化をより簡単かつインタラクティブにするため、会社全体にとって夢のツールです。 何を求めている？ ぜひ今すぐ Bit を手に入れてください!

そして今、まとめの準備をしてください。そこでは、行動を起こす動機となり、ビジネスの混乱を排除する真の力を発見するでしょう。 乞うご期待！

まとめ

おめでとうございます、コンテンツヒーローの皆さん！ 私たちは、エンタープライズ コンテンツ管理に関するこの長くて興味深い旅を取り上げ、その秘密、重要性、メリット、コンポーネント、実装手順を明らかにしてきました。 知識をすべて集めたので、今度はドキュメントの構成力と効率性をテストします。

さあ、コンテンツ管理のスーパーヒーローである Bit.ai を使ってみましょう! 混乱との戦いにおける信頼できるパートナーとして、ドキュメントの安全性とシームレスなコラボレーションを確保しましょう。 Bit.ai の場合は覚えておいてください。 コンテンツを管理しているだけではありません。 生産性の波をもたらしています。 ですから、今すぐにでも行動を起こしてください。

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