チームに新しいコラボレーション ソフトウェアをインテリジェントに導入する方法
公開: 2017-02-07チームにその新しいツールを採用させるのは、思ったほど簡単ではありません。 実際、それらを強制すると、ビジネス全体が混乱に陥る可能性があります.
調査によると、従業員の無関心、退職の事例、マネージャーに対する敵意はすべて、間違った方法で変更を実装すると増加する可能性があります。
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エンタープライズ コラボレーション システムは、よりまとまりのあるワークフローにとって重要であるため、チームに新しいソフトウェアを導入する方法を知っておく必要があります。 これを正しく行う方法は次のとおりです。
コラボレーション ソフトウェアの評価に招待する
約 65 年前、研究者のレスター・コックとジョン・フレンチ・ジュニアは、衣料品工場で驚くべき発見をしました。
組織の変更が従業員に与える影響を測定することを目的とした調査で、彼らは従業員を、結束力と運用効率のレベルが似ている 4 つのグループに分けました。 これら 4 つのグループのうち 3 つのグループで、行動にいくつかの大きな違いがあることがわかりました。
(グループ 2 は、テスト結果に影響がなかったため、含まれませんでした)
- グループ 1:
このグループは、研究者によって「参加なし」グループと分類されました。 グループ 1 のメンバーは、上層部から会議室に呼び出され、組み立てプロセスを改善する必要があると告げられました。
次に、マネージャーは、組み立て速度を改善するための具体的な方法を彼らに与えました。 彼らは、そのプロセスが何を伴うかについて何も言いませんでした。 彼らはステーションに戻り、それに従うように指示されました。
- グループ 3 & 4:
この 2 つのグループを「総参加」グループと呼びました。 彼らは経営陣から、ワークフローを改善する必要があると言われたので、それを修正する方法についてブレインストーミングを行うよう求められました。
オペレーターが省略できるステップと合理化できるプロセスについて合意したとき、両方のグループが新しい方法で完全にトレーニングされました。 グループ 1 とは異なり、これらの労働者は、新しい方法が必要とするものについて完全に発言権を持っていました。
次に起こったことは、実験者を唖然とさせました。 グループ1について彼らが書いたものは次のとおりです。
「変化が起こった直後に抵抗が生じました。 方法論エンジニアとの対立、監督者に対する敵意、生産の意図的な制限、監督者との協力の欠如など、経営陣に対する攻撃の顕著な表現が発生しました。 最初の 40 日間で 17% が禁煙しました。 単価について苦情が申し立てられました。 しかし、レートを確認すると、少し「緩い」ことがわかりました。」
新しいプロセスが実装される前と比較すると、これらの労働者は約 65% の効率で稼働していました。 そして、変更が行われてから 30 日間、そのレベルにとどまりました。
グループ 3 と 4 も、最初は効率の低下が見られましたが、グループ 1 で見られたものよりも劇的ではありませんでした。また、それほど長くは続きませんでした。
新しいプロセスに慣れると、「全員参加」グループの労働者は、以前のレベルの生産効率に戻るだけでなく、それを上回りました。 そして、彼らは経営陣に対する敵意や攻撃性なしにそうしました。
ここの教訓？ 新しいツールを採用するプロセスにチームを参加させます。 たとえば、Instapage の使用に興味がある場合は、チーム全体で試用できるようにします。 新しいコラボレーション ソリューションを使用して、プラットフォームを使用して簡単に一緒にページを作成できるようにします。
彼らのフィードバックを求め、それを考慮に入れます。 彼らがそれを使用する場合、ソフトウェアのすべての機能は、あなただけでなく、彼らのためにも機能する必要があります.
新しいエンタープライズ ソフトウェアの採用に伴う社会的変化を最小限に抑える
Coch と French がその衣料品工場に足を踏み入れてから 4 年後、Paul Lawrence と Harriet Ronken は電気工場で目を見張るようなやり取りを観察する機会を得ました。
この特定の設定では、エンジニアとオペレーターのチームは毎日互いに連絡を取り合っていました。 エンジニアがオペレーターに手順の改善を提案したり、その逆の提案をしたりすることは珍しくありませんでした。 部品やプロセスが効果的ではないと判断された場合、チームはそれを一緒に修正しようとしました。
システムはほとんどの場合に機能しましたが、機能しなかったものもありました。 エンジニアが、定期的に仕事をしていない特定のオペレーターにアプローチして、新しい部品を試すよう提案したとき、状況は通常とは少し異なりました.
それを適切にテストする代わりに、彼女は「いつもの注意で部品を扱っていませんでした。 彼女は製品を組み立てた後、それをテストしましたが、検査に合格しませんでした。 彼女は新しいエンジニアの方を向いて、勝ち誇った様子で『うまくいかない』と言いました。」
エンジニアがさらに多くの部品をテストすることを提案したとき、彼女は — 再び中途半端に — 研究者が「異常に大雑把な方法」と呼んだ方法でそれらを取り付けました。 繰り返しますが、それらは機能しませんでした。
意図的に、彼女は新しいデザインを妨害した.
その新しいエンジニアが去ったとき、オペレーターは彼女が定期的に一緒に働いていたエンジニアの方を向いて、新しいエンジニアのアイデアはただ「ダメだ」と言った。
そのとき研究者たちは、技術的側面と社会的側面の両方を変える必要があることに気付きました。 この場合、技術的な変更は、オペレーターの作業設計への調整でした。 社会の変化は、その変化を実行するなじみのないエンジニアでした。
あなたの場合、技術的な変更は新しいコラボレーション ツールの実装です。 しかし、その変化はどのような社会的影響をもたらすのでしょうか? たとえば、このツールはチームの運営方法をどのように変えますか?
誰が変更を実装しますか? 指揮系統を再構築するのか？ スタッフの役割は変わりますか？ なじみのないチーム メンバー同士が接触することになりますか?
キャリア コーチでフォーチュン 500 の元幹部であるリサ クアストは、彼女自身の経験からの言葉で実験のポイントを追加します。
「マネージャーが一定期間にわたって信頼を築いてきたために、部門内の個人がマネージャーを非常に尊敬している場合、チームは変更をより受け入れるようになります。 マネジャーが新人で、まだ部下の信頼を得ていない場合、不信感が変化への抵抗として現れる可能性があります。」
「新しい」とは、必ずしも「会社にとって新しい」という意味ではありません。 オペレータ/エンジニアの例では、「新しい」というのは単に、オペレータが一緒に仕事をするのに慣れていない人を意味していました。 変更の実施者に対するこの信頼と親しみは、変更の他の社会的影響と同様に非常に重要です。
可能であれば、会社の上級メンバーに新しいコラボレーション ソフトウェアの導入を開始してもらいます。 その前に、その変更の影響を予測していることを確認してください。
チームを無傷に保ち、役割を同じに保つことで、抵抗を最小限に抑えるために最善を尽くしてください。 そうしないと、部門全体が頑固で自己破壊的なオペレーターになってしまう可能性があります。
変更の理由を明確に示す
「スタッフが変更の必要性を理解していない場合、抵抗が予想されます」と、変更管理の専門家である Tobin Rick 氏は言います。 「特に、現在のやり方がうまく機能していると強く信じている人たちから…そして20年間やっている人たちから！」
MIT Sloan Management Review と Capgemini Consulting が実施した共同調査では、マネージャーの 63% が、テクノロジーの変化をビジネスに導入するのに時間がかかりすぎたと報告しており、その最大の理由の 1 つは、新しいツールの利点についての不明確なコミュニケーションでした。
電気工場での成功の鍵の 1 つを思い出してください。 おなじみのエンジニアは、オペレーターに変更を依頼する前に、変更を行う必要がある理由を説明しました。
なじみのないエンジニアは、オペレーターに新しい部品をテストしてほしいと、説明なしに単に「身振りで示す」だけでした。 そして彼女は抵抗した。 説明がない場合は、スタッフも同様です。
なぜ今なのか？ この新しいエンタープライズ コラボレーション ツールを採用する理由は何ですか? 古い方法の何が問題になっていますか？
彼らは間違いなく「なぜ？」と尋ねるので、答えを用意しておいてください。
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新しいコラボレーション ソフトウェアを導入する適切な時期を待ちます
変化は容易ではありません。それは、一度に起こる場合に特に当てはまります。
組織が短期間にいくつかの大きな変更を行った場合は、新しいツールの採用を実装する前に待機することを検討してください。 Quast 氏によると、そうしないと反対を招く可能性もあります。
「古いことわざにあるように、「タイミングがすべて」です。 短期間に従業員に多くの変更を加えすぎると、抵抗が生じる可能性があります。」
最近誰かを雇ったり解雇したりした場合、または組織内の役割やプロセスを再構築した場合は、従業員にさらに別の変更を加える前に、従業員に調整する時間を与えてください。
チームの前に新しいコラボレーション ツールの詳細を学ぶ
使用するコラボレーション ソフトウェアを (できればチームの助けを借りて) 決定したら、チームにとって最も価値のある機能を学びます。 今後の質問に備えておく必要があります。
各機能のトレーニングを開始する前に、新しいツールをどのように学習したいかを尋ねてください。 技術に精通したスタッフ メンバーは、集中コースが時間の無駄であると考える可能性が高く、他のスタッフ メンバーは追加のサポートが必要な場合があります。
各メンバーに合わせて学習プロセスをカスタマイズするためのトレーニングを開始する前に、チームの理解度を測定します。
新しいコラボレーション ツールをうまく導入する
組織に変更を加える前に、従業員とその役割に対する技術的および社会的影響を考慮してください。 これは、現在ランディング ページ ツールを評価している場合にも当てはまります。 市場にも出回っています。
チームが同じクリック後のランディング ページでより迅速かつ簡単に作業できるようにするには、今すぐ Instapage Enterprise のデモにサインアップしてください。