心の知能指数はプロジェクト管理の成功につながります

公開: 2022-05-07

PMは、ITから製造、経理に至るまでのプロジェクトを通じてチームを率いるときに、高いEQの価値を認識しています。

最近の調査では、心の知能指数（PM）は、このスキルを持たないPMと比較して、プロセスの管理、利害関係者の関与、スコープクリープの回避、およびリソースの効率的な使用において約11％成功していることがわかりました。

PMとして、感情的知性はあなたの立場にとって重要です。猫番は生計を立てるためのクレイジーな方法ですが、社会的な認識と思慮深い関与が混乱を減らします。心の知能指数は、利害関係者の緊張を和らげ、熱心なチームメンバーとの価値の高いプロジェクトを提供する能力を高めるのに役立ちます。

心の知能指数が職場の一般的な課題にどのように対処できるかを確認し、EQの使用法が同僚とどのように重なるかを確認するために読んでください。

主なハイライト

EQは重要なソフトスキルであり続けています。PMの78％が、過去2年間でこれまで以上にEQを使用していると報告しています。
47％が、EQが年次レビューで文書化されていると報告しています。 EQは個々のパフォーマンスレビューにとって重要です。 EQに関係する、またはEQの影響を受けるメトリックは、ほとんどのPMのパフォーマンスレビューに含まれています。
低EQPMは、PMが経験した上位5つの課題のうち4つで、高EQPMよりも苦労しています。
回答者の62％によると、正直さは高EQPMの最大の特徴です。

調査について：このレポートの目的は、プロジェクトマネージャーが心の知能指数（感情指数またはEQとも呼ばれる）を使用して、プロジェクト管理のアプローチと仕事上の関係を支援する方法を理解することです。このレポートでは、中小企業（2〜500人の従業員）でプロジェクトを管理している528人の米国を拠点とする専門家を調査しました。回答者は、プロジェクト管理への関与についてスクリーニングされました（非常に関与しています）。

回答者の82％は認定プロジェクト管理専門家（プロジェクトマネジメント協会を通じて認定されたPMP）であり、別の9％は認定に向けて積極的に取り組んでいます。

心の知能指数とは何ですか？プロジェクトマネージャーにとってなぜそれが重要なのですか？

私たちの心の知能指数の定義は、医療業界の標準に従います。心の知能指数は、自分自身や他の人の感情を認識、使用、理解、管理、および処理する能力です。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのすべての利害関係者の関与と期待を管理しなければならないという独特の立場にあります。そして、すべての利害関係者がそのプロジェクトに対して同じ動機と関心を持つことはめったにありません。 PMとして、あなたは常にあらゆる種類の性格タイプとコミュニケーションを取り、交渉しなければなりません。

パンデミックにより、すべての人のストレスレベルが指数関数的に増加しました。つまり、プロジェクトチーム内の社会的水域をナビゲートすることは、これまでになく困難になっています。これに応えて、ほとんどのPM（78％）は、成功したプロジェクトチームをリードし続けるために、過去2年間にEQの使用を増やしたと報告しています。

回答者がEQの使用をどのように変更したかについての完全な内訳は次のとおりです。

効果のないプロジェクトプロセスが最大の課題です

プロジェクトマネージャーに過去12か月間に経験した課題について尋ねたところ、回答者の67％が報告した最大の課題は、制限が厳しすぎたり複雑すぎたりするプロセスに対処することです。予算管理は2番目（59％）であり、利害関係者の関与の欠如（46％）が上位3つを締めくくりました。

すべての回答の内訳は次のとおりです。

過去12か月間にPMが経験した主な課題 — *注：回答オプションとして「その他」も提供しましたが、回答はありませんでした。*

ここでの朗報は、制限が厳しすぎる/複雑なプロセスのこの最大の課題は、ビジネスプロセスに加えられた変更についてリーダーシップに話しかけることで対処できることです。そして、EQは、これらの会話を成功させるための秘訣です。質問を明確かつ具体的にし、EQソフトスキルを使用して必要なものについて交渉します。

次に、自己申告による高EQと低EQのPMSが経験する課題の違いを詳しく見ていきます。次に、PMが直面する課題に対してEQがどのように機能するかについてさらに詳しく説明します。

EQが低いPMは、ソフトスキルが必要な課題に苦労しています

回答者に、自分の心の知能指数を1から5のスケールでランク付けするように依頼しました（1つが最低、5つが最高）。すべての調査回答者のわずか10％が、EQレベルが1または2と低いと報告しています。しかし、このグループと他のグループの違いについてもう少し深く掘り下げてみましょう。

これは、過去12か月間に、心の知能指数が低いプロジェクトマネージャーと高いプロジェクトマネージャーが経験した主な課題の内訳です。

ここでは、上位5つの課題のうち4つについて、低EQのPMが高EQのPMよりも苦労していることがわかります。これらの4つは、交渉と説得力がそれらを改善するための鍵となるタイプの課題でもあります。（予算管理は、他の課題ほどソフトスキルの影響を受けません。）

心の知能指数がこれらの課題にどのように、そしてなぜ役立つのかを理解するために、いくつかの例を使用する必要があります。次のセクションでそれを行います。

興味深い発見の1つは、低EQのプロジェクトマネージャーの93％が、スプレッドシートと手動プロセスを使用してプロジェクトを管理しているのに対し、高EQのPMはわずか44％であると報告していることです。 EQとPMソフトウェアの使用が相互に関連しているとは想定していません。ただし、適切なツール（PMソフトウェアと高EQ）の両方が不足しているプロジェクトマネージャーの仕事は、一方または両方を備えたPMよりも難しいことに注意してください。

プロジェクト管理の現実の世界での心の知能指数はどのように見えるか

それでは、EQを活用してこれらの主要な課題に対処する方法を見ていきましょう。会計ソフトウェアの実装にアジャイルプロジェクトの例を使用します。

チャレンジ：

プロセスが制限的/複雑すぎる

EQ特性：

行動を起こす前に質問する

この特性の使用方法：

あなたは新しい会計ソフトウェアのデモの準備をしていて、12人以上の人々が会議の招待状に追加することを求めています。それらを無意識に追加するのではなく、それぞれが何を望んでいるか、何が必要かを理解するために、それぞれに数分かかります。ソフトウェアに特定の機能があるかどうか、またはプロジェクトでの自分の役割を理解していないかどうかを知りたい場合があります。多くの場合、デモは彼らが必要な情報を入手するのに最適な場所ではなく、別の方法で彼らと協力することができます。

チャレンジ：

予算管理

EQ特性：

透明で正直なコミュニケーション

この特性の使用方法：

定期的なステータスレポートには、プロジェクトの予算に関する最新情報を含める必要があります。予算の正直な状態をビジネス/プロダクトオーナーおよびマネージャーと共有することを躊躇しないでください。問題が発生する前に必要に応じて調整できるようにするには、現在の状況と知識に基づいた予測を明確に記載する必要があります。

チャレンジ：

利害関係者の関与の欠如

EQ特性：

意識と共感

この特性の使用方法：

主要な利害関係者、たとえば経理部長が、プロジェクトの最後のいくつかのスプリントデモに参加していないことに気づきました。彼らの関与の欠如は、あなたが彼らにとって重要であると知っている機能についてのフィードバックと承認を得るあなたのチームの能力を遅くしています。彼らと1対1でスケジュールを組むと、彼らは彼らのスケジュールがあまりにも詰め込まれていて、システムを使用しているチームの日常のタスクに十分に精通していないとあなたに言います。一緒に、あなたはプロジェクトでその役割を引き継ぐために上級マネージャーを選びます。その後、シニアマネージャーはこの積極的な役割を引き受けることに興奮し、プロジェクトチームと深く関わっています。

チャレンジ：

スコープクリープ

EQ特性：

感情のエスカレーション解除と紛争解決

この特性の使用方法：

熱心な利害関係者は、運用開始日の前に最終会議の1つに参加し、いくつかの新機能のリストを積極的に要求しています。あなたは彼らの要求と彼らが主張している緊急性を認めますが、彼らに現在の会議の目的を思い出させ、すぐに彼らとつながる計画を立てます。後で彼らと交渉して、ビジネスアナリストと協力して要件を文書化し、プロジェクトの第2フェーズで提供します。

企業は、正式なトレーニングとメンターシップにより、PMがEQを改善するのを支援しています

調査回答者に、プロジェクトマネージャーとしての役割について心の知能指数を改善または維持するために何をしているのかを尋ねたところ、企業が予想以上のサポートを提供していることがわかりました。

大多数（60％）は、EQでスピーカーやプレゼンターを視聴します。回答者の54％は、EQに関する正式なトレーニングを受けており、40％は、どちらも自社が提供するメンターと協力していると答えています。

プロジェクトマネージャーが心の知能指数をどのように改善しているか — *注：6人の回答者がEQの改善に取り組んでいないと報告しています。* *これらの6つは、上のグラフで「上記のどれでもない」を選択した1％でもあります。* *回答オプションとして「その他」も提供しましたが、回答はありませんでした。*

あなたはこのレポートを読んでいるので、あなたは感情的知性について読んでいるPMの47％にいます。しかし、あなたの会社もサポートを提供していますか？そうでない場合は、今がリクエストを行うときです。これらの数値を使用して、マネージャーまたはプロジェクト管理オフィス（PMO）に、多くの企業がすでにEQの専門能力開発を提供しており、それに値することを示します。

最近、私はデジタルプロジェクトマネージャーチームと協力して、PM用のEQでポッドキャストを録音しました。こちらで確認できます。その中で、HBOの「ホワイトロータス」などの視聴番組が、キャラクターの長所と短所を特定することで、EQを改善するのにどのように役立つかを説明します。（よく書かれた文字分析を見る理由を探している場合。）

結果に見られる他のPMとEQのトレンド

調査から収集したその他の重要なポイントは次のとおりです。

回答者の62％が、プロジェクトあたり平均50,000ドルから200,000ドルの予算を管理していると報告しています。
回答者の63％が、一度に2つのプロジェクトを管理していると報告しています。
回答者の80％は、5年以内にプロジェクトを管理しています。
IT部門は、回答者数が37％で最も多く、経理は12％で2番目、プロジェクト/製品管理は8％で3番目です。
「サービス：情報技術サービスとソフトウェア」は21％でトップの業界であり、「銀行/金融サービス」（14％）と「製造」（10％）がそれに続きます。

プロジェクト管理の傾向と同僚が何をしているのかを引き続き学びたい場合は、ここにいくつかの記事をお勧めします。（ネタバレ注意、彼らは私によって書かれています。）

プロジェクト管理の未来はハイブリッドです

「プロジェクト管理の成功の未来は、私たちが知っているように、機能的な企業のサイロを壊すプロジェクトマネージャー（PM）にあります。成功するPMは、ハイブリッドなアプローチと考え方で作業するPMになります。」

従来のプロジェクト管理の強みを再発見する

「アジャイルがブロックの新しい子供になった今、従来のプロジェクト管理はどういうわけか劣っていたり、クールではなかったりすることを誤解しないでください。アジャイルは、特にソフトウェア開発プロジェクトでその地位を占めています。しかし、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを管理するための従来のアプローチを知っている必要があります。」

DACIとは：説明者

「DACI（別名RACI）マトリックスは、プロジェクト中に迅速かつ効果的な意思決定を行うための最良のツールです。その理由を説明し、作成するための5つのヒントを紹介します。」

調査方法

Capterraは、2021年12月に、中小企業でプロジェクトを管理する528人の米国を拠点とする専門家の職場調査で心の知能指数を実施しました。回答者は、雇用状況（フルタイム）、事業規模（2〜500人の従業員）、およびプロジェクト管理への関与（非常に関与）についてスクリーニングされました。