仕事で使用してプロフェッショナルであり続けるためのメール挨拶!

公開: 2023-10-06

正しい言葉とほぼ正しい言葉の違いは、稲妻と稲妻虫の違いです。
マーク・トウェイン

適切な言葉といえば、電子メールでの挨拶について考えたことはありますか? 職場での電子メールでの挨拶は、細かいことのように思える単純な挨拶ですが、メッセージ全体の雰囲気を決めることができます。

「温かくよろしく」は気遣いを示すことができ、「こんにちは！」は気遣いを示すことができます。カジュアルすぎるように聞こえるかもしれません。電子メールによる挨拶の歴史は手書きの手紙に遡りますが、テクノロジーの新時代に入るにつれてその役割は発展し続けています。 1976年、エリザベス女王は「女王陛下からのメッセージ」という正式な挨拶を記した電子メールを送った。

さて、この絶え間なく変化するフェーズで次に何が起こるのでしょうか? それはあなたの職業上のイメージにどのような影響を与えますか？よく考えられた挨拶はメールが開封される可能性を高めることができるでしょうか? さて、このブログではこれらすべての質問に答えていきます。また、メールの種類に応じて、仕事で使用するのに最適なメールの挨拶文もいくつか紹介します。職場のコミュニケーションをレベルアップするチャンスを逃さないように、読み続けてください。

なぜ電子メールでの挨拶が不可欠なのか知っていますか?

会議室に入ると、全員が挨拶なしで話し始めたらどう思いますか? 気まずいですよね？適切な電子メールでの挨拶なしで電子メールを受け取った人も、これと同じ気まずさを感じます。

それでは、電子メールでの挨拶がなぜそれほど重要なのかに移りましょう。これらに注意を払うべき 3 つの魅力的な理由を次に示します。

1.第一印象を生み出す

初めて誰かに会うとき、挨拶の仕方が会話の調子を決めます。電子メールについても同様です。電子メールでの挨拶は、デジタル握手や最初の笑顔のようなもので、ポジティブな第一印象を与えます。

求職者から 2 通のメールを受け取ったと想像してください。 1 人は「こんにちは」で始まり、もう 1 人は「その仕事が欲しいです」と言います。候補者のプロフェッショナリズムと礼儀正しさについて、どちらの方が良い印象を持ちますか? もちろん、最初のものです。

知っていましたか？調査によると、電子メール受信者の 47% は、件名と送信者の名前に基づいて電子メールを開きます。 挨拶はメールを開封してもらうための第一歩です。

2. トーンを設定する

電子メールの挨拶文には、メッセージを伝えたい雰囲気も反映されます。 まず、このメールを誰に送信するかを決めます。 それは同僚へのフレンドリーなメールでしょうか、潜在的な顧客への正式なメッセージでしょうか、それとも友人へのカジュアルなメモでしょうか? 次に、それに応じて挨拶を調整して、電子メールのトーンを設定します。

たとえば、マネージャーにメールを送信する場合、明るい「おはようございます」で始めると、メッセージのトーンがポジティブになります。一方、新しいクライアントに対して敬意を持って「親愛なる」と呼びかけることは、プロフェッショナリズムを反映します。

3. 個人ブランドを構築する

イーロン・マスクについて考えるとき、彼の直接的で的を得たコミュニケーションを思い浮かべます。さて、考えてみましょう。彼のメールはどのようになるでしょうか? 通常は、短い一言の挨拶の後にメッセージが続きます。すっきりとコンパクトにまとめるこのアプローチは、彼の特徴的なスタイルです。

同様に、メールでの挨拶もブランドの構築につながります。 他の人に一貫して挨拶することは、あなた独自のスタイルとなり、デジタル世界の人々の記憶に残るものになります。

最初のメールは 1971 年にレイトムリンソンによって自分自身に送信されたことをご存知ですか? 正式な挨拶や承認はありませんでした。 それは単純なテストメッセージ「QWERTYUIOP」でした。 それ以来、メールのエチケットは進化しました。では、私たちのアプローチも変えてみてはいかがでしょうか?

職場でのメール挨拶の利点について説明しましたが、効果的なメールの始め方を知りたくありませんか? 次のセクションでは、メールを始めるための 10 の最適な方法を見ていきます。これらのヒントは、最初の単語から読者の注意を引きつける魅力的な冒頭を書くのに役立ちます。だから、私たちと一緒にいてください！

メールを始めるための 10 の最良の方法

ユニークな個性や好みを持つ人々でいっぱいの部屋に入ることを想像してみてください。あなたは彼らにどのように挨拶しますか？メールを始めるのもそれとよく似ています。冒頭部分でメッセージの雰囲気が決まり、つながりが生まれます。効果的に関与するには、挨拶を調整する必要があります。それぞれ魅力と目的を備えた、メールを始めるための 10 の最良の方法を見てみましょう。

1. こんにちは、

フレンドリーな「こんにちは」でメールを始めると、画面越しの簡単な握手のようなもので、即座に緊密なつながりが構築されます。 同僚や気軽に話せる相手に手紙を書く場合は、メールを「こんにちは」で始めることができます。

ここで覚えておくべきことは、厄介な状況を避けるために、名前のスペルを常に再確認することです。サナという名前の同僚に次のように手紙を書くことを考えてみましょう。

「こんにちは、サナさん」

素晴らしい週末を過ごせたことを願っています!」

2. こんにちは。

「こんにちは」も、フォーマルさとフレンドリーさの間のバランスを保つ、柔軟な挨拶の一種です。初期の企業は主に、契約時にこのメール挨拶文を使用します。部屋に入るときに丁寧にうなずくようなものです。 John という名前の潜在的なクライアントに手紙を書くことを検討してください。

"こんにちは、ジョン、

このメールがあなたを元気にしてくれると信じています。」

ここでは、個人的なタッチを保ちながらプロフェッショナリズムを示しています。統計の話になりますが、 73% の人がビジネスコミュニケーションに電子メールを好むことをご存知ですか? これにより、肯定的な第一印象を与えるために、挨拶がさらに重要になります。

3. 親愛なる、

この挨拶は主に正式または公式の電子メール用に予約されています。フォーマルな印象があり、誰かに専門的に話しかけるときに使用されます。たとえば、仕事に応募する場合:

「採用マネージャー様、

での役割に興味があることを表明するためにこの手紙を書いています。」

「Dear」は敬意とプロフェッショナリズムを表します。ただし、前の 2 つのオプションほど個人的なものではありません。「Dear」を使用する場合は、該当する敬称と名前を使用します。平均的な会社員は 1 日に 121 通の電子メールを受信することをご存知ですか? それはたくさんの「Dear」の瞬間です！

4. こんにちは。

通りの向こうにいる友達に手を振ったことがありますか? 「こんにちは」も同様です。これは、カジュアルな会話や昔の同僚との再会に適した、カジュアルでフレンドリーな電子メール挨拶です。

フォーマルな電子メールや仕事上の電子メールには適していないかもしれませんが、リラックスした雰囲気があり、つながりを復活させ、会話を簡単にセットアップする力を持っています。次のように昔の同僚に連絡を取ることを検討してください。

"やあ、

追いついてから何年も経ちました！」

5. ごきげんよう

「挨拶」は古い形式の挨拶で、「こんにちは」や「こんにちは」よりも少しフォーマルですが、それでも歓迎の雰囲気をもたらします。たとえば、次のように新しい隣人に手紙を書きます。

「こんにちは、

あなたを私たちの隣人として迎えることができてとてもうれしいです!」

この挨拶は、ある程度のフォーマルさを保ちながら、ちょっとした親しみやすさを加えます。新しい仲間を歓迎するときから、新進気鋭のビジネスパートナーとの会話を始めるときまで、さまざまな状況に適しています。

6. おはよう/午後/夕方、

時間帯に応じて丁寧な挨拶でメールを始めると、フレンドリーな雰囲気を作り出すことができます。「おはようございます」は一日の始まりに、「こんにちは」は正午に、「こんばんは」は遅い時間に最適です。

これは、受信者のスケジュールを確認し、敬意を示すためのシンプルですが効果的な方法です。この電子メール挨拶の種類は、同僚、連絡先、または適度に友好的な関係を共有している人に最適です。

覚えておくべき重要な点:

時間帯に応じた正しい挨拶を使用してください。
受信者のタイムゾーンまたはスケジュールを推定する際の正確性を確保します。

7. 関係各位、

この正式な挨拶は、受信者の名前がわからない場合によく使用されます。未知の連絡先に手紙を書くときや、求人応募やカバーレターなどの一般的な文脈で手紙を書くときに便利です。たとえば、仕事に応募する場合、その会社の Web サイトには採用担当者の名前が掲載されません。この場合、「関係者に向けて」が適切な選択です。

覚えておくべき重要な点:

頻繁に使用しないでください。可能な限り受信者の名前を見つけるようにしてください。
場合によっては、「Dear Hiring Manager」がよりパーソナライズされた代替手段になることがあります。

8. 全員/全員、

複数の人々にまとめて呼びかける場合は、「全員」または「全員」が簡潔で包括的な選択肢です。これは、チームの電子メール、お知らせ、または幅広い聴衆への呼びかけでよく使用されます。

たとえば、新しいポリシーに関する最新情報を全社に送信する場合などです。全員が参加し、情報を知っていると感じられるように、「全員」から始めます。電子メールの内容が宛先全員に当てはまる場合にのみ使用してください。

9. へ、

パーソナライゼーションが重要です! 受信者の名前を使ってメールを始めると、受信者の注意を引き、大切にされていると感じさせます。会話を始めるための親切でフレンドリーな方法です。これは 1 対 1 の会話で最も重要であり、仕事上および個人的な電子メールでも問題なく機能します。

受信者の名前を正しく使用すると、時間をかけて個人的に対応したことがわかり、つながりを築くのにさらに役立ちます。これだけでなく、 Aberdeen Groupの調査では、パーソナライズされた電子メールによりクリックスルー率が 14%、接続数が 10% 増加する可能性があることが示されています。

10. このメールがあなたに元気を与えてくれることを願っています。

これは、相手の健康を気遣いながらメールを始めるための丁寧な表現です。さまざまな状況に適しており、共感を伝えるオールラウンダーです。

プロジェクト後にクライアントをフォローアップしているとします。「このメールでお元気になれば幸いです」という文言で始めて、相手の現状を気にかけていることを示します。そうすることで、クライアントの幸福を願う心からの願いを反映したフレンドリーな口調が保たれます。

覚えておくべき重要な点:

これはメールを始めるための礼儀正しい方法ですが、使いすぎないでください。
誠実さを確保します。単なる形式的なものとして使用しないでください。

結論として、個人または仕事上の電子メールを正しい方法で開始すると、強力なつながりを構築するのに大きな違いが生じます。時間帯の考慮から受信者の名前での呼びかけまで、それぞれのアプローチは特定の目的を果たします。したがって、次回メールを作成するときは、共有したいメッセージについて考えて、挨拶を賢明に選択してください。次のセクションでは、さまざまな目的のために予約されているさまざまな電子メール挨拶文を見てみましょう。準備を整えて、下にスクロールして詳細をご覧ください。

コールドメールでの挨拶（フォーマル）

コールドメールは、クライアント、パートナー、就職希望者など、会ったことのない人に書かれます。それは彼らとの仮想握手のようなものです。初めて人と対話するときは、礼儀正しく、プロフェッショナルな態度で接する必要があります。あまりにも馴れ馴れしい印象を与えず、それでもある程度の優しさを保つ必要があります。コールドメールは通常フォーマルなものであるため、カジュアルになりすぎたり、コールドメールで「こんにちは」や「こんにちは」などの挨拶を使用したりすることは、プロフェッショナルでないとみなされる可能性があるため避けてください。適切なバランスを保つコールドメールの挨拶をいくつか紹介します。

尊敬される、
こんにちは、
ご担当者様、
良い一日、
ごきげんよう、
自己紹介させてください、
手を差し伸べているのは…

カジュアルな電子メールでの挨拶

カジュアルなメールは、家族、友人、同僚など、親しい人たちに最適です。これらのメールは、お茶を飲みながらチャットしているようなものです。一番良いのは、堅苦しくする必要がなく、個性と温かさを加えることで自分らしくいられることです。「こんにちは！」「こんにちは」などのフレンドリーなフレーズを気軽に使って、退屈な「こんにちは」は忘れてください。挨拶が過度にカジュアルになったり、不適切になったりしないように注意してください。これらの非公式な電子メールでの挨拶は、次のような場合に役立ちます。

こんにちは、
おい、
やあ、
おい、
どうしたの、？
よーい！
ご健勝のことと存じます。
素晴らしい一週間をお過ごしください。

チーム（複数人）向けの電子メールでの挨拶

チームメールは、プロジェクト、イベント、会議中にチームをまとめるための仮想的な接着剤です。 これらの電子メールは、組織内のグループ、つまり同僚やチームメンバーに送信されます。これらの電子メールでの挨拶文を書く際に心に留めておく必要がある唯一のことは、フォーマルな態度を保ち、全員が参加していると感じられるようにすることです。シンプルな「こんにちは、皆さん」で始めてメッセージ全体に適切なトーンを設定するか、次の電子メール挨拶のいずれかを使用してグループ会話の完璧なバランスをとります。

こんにちは、チーム、
やあみんな、
皆さん、こんにちは。
親愛なる同僚の皆様
チームの皆さん、こんにちは。
やあチーム、
チームメンバーの皆さん、こんにちは。
こんにちは皆さん、
こんにちは皆さん。
チームの仲間たちへ、
親愛なるみんな、

フォローアップメールでの挨拶

重要な議論が保留になっていないことを確認するために、最初の連絡後にフォローアップメールが送信されます。これは、誰かに思い出させたり、プロセスに関する最新情報を入手したりするための穏やかなナッジのようなものです。これらの電子メールは通常、クライアント、雇用主、さらにはすでにコミュニケーションを築いている同僚に送信されます。したがって、プロ意識と親しみやすさのレベルを維持する必要があります。それでは、職場でのフォローアップメールの挨拶をいくつか見てみましょう。

チェックインしたばかりですが、
これで元気になれるといいのですが、
迅速なフォローアップ、
優しい思い出、
進捗状況を確認しながら、
ベースに触れると、
私たちの会話の続きとして、
以前に説明したように、
折り返しご連絡させていただきますが、
さらに詳しい情報は次のとおりです…

返信用の電子メール挨拶文

電子メールに返信すると、一時停止していた会話の流れが再開されます。これらの電子メールは通常、仕事上または友好的な関係を共有する同僚、顧客、またはその他のつながりに送信されます。

コールドメールとは異なり、これらのメールには継続性と進行中の会話についての認識が含まれており、受信者は大切にされていると感じます。

礼儀を保つために、礼儀正しく敬意を持った挨拶を使用してください。メッセージに最適なトーンを選択するのに役立つ、返信用の電子メールの挨拶をいくつか紹介します。

またあったね、
ご協力いただきありがとうございます、。
お久しぶり！
ご連絡いただきありがとうございます。
あなたの努力に感謝します、
最新情報をありがとうございます!
ご連絡いただきありがとうございます。

これで、さまざまな電子メールの種類に応じた挨拶の種類についてよく理解できました。それでは、次のセクションに進み、仕事に適した電子メールの挨拶を選択するための戦術を学びましょう。準備をして下にスクロールしてください！

自分にぴったりのメール挨拶文をどうやって選べばよいでしょうか?

適切な電子メールの挨拶文を選択することは、ドレスを作るのと似ており、完璧にフィットする必要があります。効果的なコミュニケーションを目指す中で、受信者の特定、電子メールの目的の理解、およびメッセージに最適な電子メールの挨拶を決定する際に役立つその他の要素の重要性を探っていきます。

1. 受信者を特定する

受取人を特定することは、封筒の住所欄に記入することに似ています。封筒を正しい場所に送るには、正しく送る必要があります。

それはあなたの上司でしょうか、同僚でしょうか、それとも家族でしょうか？ 挨拶を書く際には、状況ごとに異なるアプローチが必要になります。見知らぬ人に冷たいメールを送信する場合は、正式な挨拶である必要があります。

同僚の場合は、カジュアルな挨拶を使用する必要があります。たとえば、上司であればフォーマルな「Dear Mr. Jake」で問題ありませんが、友人の場合は「Hey、Sam!」となります。のほうが適切です。ただし、どのような場合でも常にプロ意識を維持する必要があります。

2. メールの目的

受信者を特定したら、電子メールの目的を理解する必要があります。 重要なニュースを共有していますか、助けを求めていますか、それとも単に近況を報告していますか? 目的によって挨拶の調子が決まります。

同僚とエキサイティングなニュースを共有する場合は、フレンドリーな「こんにちは」の後に名前を続けると効果的です。ただし、顧客からの苦情に対処する場合は、よりフォーマルな「Dear 」の方が適切かもしれません。

3. 会話の中でのポイント

電子メールは進行中の会話のようなものであり、その会話の中であなたがどの位置にいるかが重要です。 始めたばかりですか、前のメールの続きですか、それとも完了したばかりですか?

会話の内容は何ですか? これがシリーズの最初のメールの場合は、単純な「こんにちは」が適切です。ただし、誰かと常に連絡を取っている場合は、「こんにちは」またはその人の名前を考慮してください。これにより、物事が簡潔かつ友好的に保たれます。

たとえば、誰かと話したことがなく、冷たいメールを送信する場合は、正式な挨拶が不可欠です。ただし、メールに返信する場合は、正式な挨拶をまったく省略して、話し合っている主題に直接移っても問題ありません。

4. 追加の考慮事項

ここで、完璧な挨拶のためのヒントをいくつか追加しましょう。

メールの口調はどんな感じですか？

軽いトーンの場合は、カジュアルな「こんにちは!」から始めることができます。ただし、メッセージがよりフォーマルな場合は、「Good , .」を使用してください。

文化的規範を知っていますか？

「田中さん」のように、受取人の名前を挨拶文に使用するのは日本では一般的です。ここで、「Tanaka」は受信者の名前であり、「San」には「Mr」、「Mrs」、「Miss」がすべて含まれます。したがって、文化的慣習を知ることで、個人的なタッチを加えることができます。

あなたの電子メールの署名はトーンと一致していますか?

電子メールの署名が選択した挨拶と一致していることを確認してください。フォーマルな場合は、専門家の署名が重要です。カジュアルなメールの場合は、「よろしくお願いします」や「乾杯」などの親しみやすい挨拶を追加できます。

メールを送信するのに最適な時間帯はいつですか?

近くに住んでいる人にメールを送信する場合、メールを書いている同じ時間にメールが届くことがわかっている場合は、「おはようございます」や「こんにちは」などの挨拶を使うことができます。

やあ、まだ終わってないよ！次のセクションでは、いくつかの貴重なヒントと戦略を紹介して議論を締めくくります。仕事での挨拶メールの書き方のエキスパートになるまで、ぜひお付き合いください。

結論

さて、ブログも終わりに達し、電子メールでの挨拶のさまざまな要素について説明してきましたが、それが思っている以上に重要であることがわかります。しかし、これらの洞察を実際に活用するには、さらなる旅が待っています。

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