すべてのサービス ビジネスが新しいチーム メンバーを採用するために必要なドキュメント

サービス ビジネスにおける雇用と管理に関するこの記事は、米国東部全体で企業サービス ビジネスを展開している HR コンサルタントの Sharon DeLay によるものです。

シャロン・ディレイ

従業員の雇用と管理は、サービス ビジネスのオーナーにとって最も困難な作業の 1 つです。 次のすべてを実行する 1 つの単純なドキュメントについて、あなたは何をあげますか?

• 役職の役割と責任に関するガイダンスを提供する
• ポジションの免除ステータスを判断するための分析を実行できます
• 補償が確立されるフレームワークを示します
• ポジションを埋めるためのインタビューの質問を設定する
• ポジションを埋める個人のキャリアパスを確立します
• 職場環境や報告体制など、仕事に対する主な期待の概要を説明します
• 基本的なパフォーマンス レビュー ドキュメントとして機能します。
• 宿泊や休暇の決定に必要な情報を概説
• 業績の悪い従業員を会社から引き離す時期のバロメーターとして機能します

仕事内容

仕事の説明を見てください。 この非常に悪名高く、しばしば無視される文書は、チーム メンバーの採用、管理、および分離において重要な役割を果たします。 これは、最初の雇用を行うずっと前から、雇用主と従業員の関係の基礎となるものです。

「離職率が高い」と見なされている業界から、職務記述書を作成するのは時間の無駄であるとよく耳にします。 職務記述書の複数の用途を理解すると、それがチーム メンバーの採用と昇進に不可欠なツールである理由が理解できます。

初めて採用する前に

ビジネスのために必要なポジションを徹底的に分析することは非常に重要です。 なぜこの新しいポジションが必要なのかを自問することから始めましょう。 あなたのようなリーダーをお探しですか？ または、現場であなたのチームの一員になる人はいますか? 雇用ではなく契約を通じて、より費用対効果の高い効率的な作業（簿記、電話対応、人事など）を行うことができるサービスがあるかもしれないことを覚えておいてください.

職務記述書を完成させる際の質問

• この作業を行うには、どのようなツールとリソースが必要ですか? 仕事は主にコンピュータ上で行われますか? その人は、特定のトレーニングを必要とする他のツールを操作しますか? ポジションは、電話に出て顧客と話すことができる必要がありますか?
• この仕事をするためには、どのレベルの教育または資格が必要で、希望されていますか? 実際に学位が必要な職種はほとんどないため、必要なものと希望するものについては十分に注意してください。
• この役職にはどのような監督責任があり、役職はいくつありますか? その役職は、すべての決定に対してあなたの承認を得る必要がありますか? それとも、その役職には重要な意思決定権限がありますか?
• 物理的条件と環境条件は？ そのポジションは一日中座っている必要がありますか？ たくさん歩く必要がある倉庫内のポジションですか？ 繰り返しの動きが多いですか？ 仕事のすべての物理的および環境的考慮事項を客観的に評価します。
• ポジションの報酬は？ 役割と責任、および可能な役職に基づいた給与調査は、そのポジションの経済的影響を理解するのに役立ちます。
• そのポジションの人があなたの期待通りに仕事をしているかどうかをどのように評価し、測定しますか? その情報を記録します。

会社での責任を十分に果たしていると考えている場合でも、これは完了するのに適した分析です。 2019 年に予想される残業免除の変更に対応するのに役立つ、包括的で更新された職務記述書を確実に入手できます。

職務記述書の作成

これらの質問を完了し、客観的に回答すると、職務記述書のフレームワークができあがります。 また、次のことを判断するのに役立つ分析も行いました。

• ポジションの免除ステータス、または週の労働時間で 40 時間以上働いた場合に残業代を支払う必要があるかどうか。
• あらゆる作業サイクル（毎日、毎週など）におけるポジションの主な責任
• 購入予定の候補者が必要とする能力レベルを確保するために、どのような追加ツールを購入する必要があるか。
• ポジションに必要な身体能力と持久力。 たとえば、そのポジションが 1 日のかなりの時間、限られたスペースで働いており、候補者が閉所恐怖症であることを明らかにした場合、あなたはそれらに対応できない可能性があります。
• 必要な質の高い人材を確保するのに役立つ、競争力のある給与。
• 仕事を引き受ける人のパフォーマンスをどのように評価するか。

採用と面接

明確に定義された職務内容を要約すると、魅力的な求人情報になるだけでなく、面接プロセスや質問を作成するための基礎にもなります。

たとえば、そのポジションで候補者がかなり電話に出る必要がある場合、最初の面接は電話を介して実施し、候補者の電話のプレゼンスを評価する必要があることがわかりました。 職位が化学物質を仕事の通常の部分として扱う場合、面接プロセス中に使用する評価を開発して、特定の仕事に使用する適切な洗浄剤とそれらを安全に取り扱う方法について候補者に「クイズ」することができます。 仕事で経験した実際の状況に基づいて、状況に応じたインタビューの質問を作成することもできます。

面接中に確認する完全で詳細な職務記述書を持っていると、あなたと候補者が仕事について話し合い、提示されたとおりにそれを行う能力を証明することもできます。

新しいチームメンバーを雇った後

徹底した職務記述書は、優れたトレーニング ガイドラインおよびパフォーマンス評価ツールになります。

毎日、毎週、毎月、四半期ごと、および毎年の観点からの職務の責任の概要は、その人がタスクを学ぶ必要がある順序を特定したことを意味します。 次に、これらのトレーニング タスクと完了順序を強化するためのトレーニング チェックリストを作成します。 これにより、従業員が業績を上げ、ビジネスの収益を生み出すまでにかかる時間を短縮できることがよくあります。

パフォーマンス・レビュー

さらに、事前に決められた評価ポイントで、各責任の横にチェックまたはマイナス記号を付けて、新入社員がタスクを達成したかどうかを簡単に記録できます。 まだ学習または改善する必要があるタスクについては、目標シートを作成して添付し、その後のパフォーマンス ディスカッションの基礎として使用します。 これで、簡単な 1 ステップでパフォーマンスのレビューと文書化が完了しました。

職務記述書のすべての責任を習得することは、昇進または職務拡大の時期の手がかりを提供します。 これは、従業員のキャリア開発に役立ちます。 キャリア開発の機会は、エンゲージメントを高め、離職率を低下させます。

物事がうまくいかないとき

新しい従業員がいくつかの重要な責任を果たしていないことに気付くかもしれません。 設定した目標や提供した追加のトレーニング (上記のレビュー文書に記載されているとおり) に関係なく、従業員から離れる時が来る可能性があります。

職務記述書、パフォーマンス レビュー、目標設定に関するドキュメントを確認することで、別れの時期かどうかを判断できます。

徹底的な職務分析の実施、書面による文書の起草、新しい研修生とのレビュー、および職務記述書をパフォーマンス評価ツールとして使用するフロントエンドへの投資は、あなたを助けるのに大いに役立つはずの紙の証跡を作成しますあなたに対して提起された場合、不当な解雇請求と戦う。

プロモーションが注文されている場合

新しい人を雇ったり、誰かを新しい役職に昇進させたりすることの背後にある考え方の多くは、同じように当てはまります。 事前に職務記述書を作成するために余分な時間を投資することで、トレーニング、開発、文書化、および報酬に関して、ポジションの在職期間中の時間と労力を節約できます.

チーム メンバーが元の職務記述書に記載されている基準を満たしている場合は、社内での昇進を検討する時期かもしれません。