組織内の部門間のコラボレーションを改善する方法

この記事は、マーケティングチームとデザインチームの間のかなりの量の部門横断的なコラボレーションの結果です。 私たちのSEOウィザードであるRohitは、部門の枠を超えたコラボレーションは時間の必要性であると考えており、それを私たちが書くべきトピックとしてマークしています。 私が執筆を行い、サラが編集し、テッサが最終チェックを行います。 その間、必要なクリエイティブについてデザインチームに説明し、魔法をかける時間を与えます。 次に、開発者であるSachinがカスタマイズしたブログテンプレートを使用して、ようやく公開ボタンを押すことができます。

部門の枠を超えたコラボレーションは、まったく新しいアイデアではありません。企業はそれを活用して、サイロを解消し、イノベーションを促進し、長年にわたって生産性を向上させてきました。 しかし、世界中の企業がリモートで柔軟な作業の取り決めに移行するにつれて、部門間の効果的なコラボレーションを確保することがますます重要になり、困難になっています。

部門の枠を超えたコラボレーションとは何ですか？

一言で言えば、部門の枠を超えたコラボレーションとは、社内のさまざまな部門やチームの人々が力を合わせて、共通の目標やプロジェクトに取り組むことです。 製品の発売に向けて製品、販売、マーケティングのチームが協力し、顧客が要求する機能を開発するためにサポートと製品のチームが協力する場合でも、ソーシャルメディアのコメントに対応するマーケティングとサポートのチームである場合でも、部門間のコラボレーションは企業内で毎日行われます。

^{チームワークは夢を実現します！}

部門の枠を超えたコラボレーションが重要な理由

これは簡単なことです。他にどのようにビジネスを運営しますか？ サービスや製品を構築し、顧客を見つけて販売するには、部門を超えたコラボレーションが必要です。 先ほど述べたように、顧客をサポートする場合でも、マーケティングチームとサポートチームが協力してソーシャルメディア上のコメント/メンション/メッセージに対処する必要があります。

部門の枠を超えたコラボレーションにより、部門のサイロが解消され、革新的なアイデアとより優れた洞察が生まれます。 従業員のエンゲージメントレベルを高く保ち、役割や階層全体で学習、メンタリング、成長の機会を生み出します。 何よりも、効果的な部門間のコラボレーションにより、リーダーは従業員の多様性から利益を得て、強力なチーム文化を構築し、全体的な生産性を高めることができます。

部門の枠を超えたチームコラボレーションを改善するためのベストプラクティス

一元化されたコミュニケーションを確立する

明確でタイムリーなコミュニケーションは、部門の枠を超えたコラボレーションを機能させるための鍵です。 会話がメール、Googleドキュメントのコメント、Asanaのメモに分散していると、問題が発生しやすくなります。 チームのコミュニケーションを一元化することで、誰もが共通の目標に集中し、進捗状況を最新の状態に保つことが容易になります。

まだ行っていない場合は、Flockなどのチームコラボレーションツールを採用して、部門の枠を超えたワークフローを簡素化し、すべての利害関係者、会話、ファイル、会議、およびタスクを1つの集中型プラットフォームにまとめます。 さらに、North、Asana、Jiraなどのサードパーティツールの統合により、すべての人が接続を維持し、情報を入手し、組織の目標に合わせて調整することで、苦痛を大幅に軽減できます。

各機能にSPOCを割り当てます

部門の枠を超えたプロジェクトには、部門間でさまざまなレベルの専門知識を持つ従業員が関与することがよくあります。 この多様性は強みですが、対立や誤解を招く可能性もあります。 このようなプロジェクトの機能ごとに単一の連絡先（SPOC）を割り当てると、期待の管理、進捗状況の監視、およびタスクの重複の排除が容易になります。

特に大規模な部門の枠を超えたプロジェクトでは、SPOCを割り当てることで、質問があるときに誰に行くべきかを誰もが知っているため、コミュニケーションの途絶を減らすことができます。 SPOCは、それぞれの機能からのコミュニケーションを統合し、リーダーシップとタイムリーな更新を共有するのにも役立ちます。

部門の枠を超えたプロジェクトのOKRを設定する

他のプロジェクトと同様に、部門の枠を超えたプロジェクトの目標と主要な結果（OKR）を設定することは、プロジェクトの成功に不可欠です。 これは、共通の目標、イニシアチブ、成果物、指標、およびタイムラインについて、すべての利害関係者から賛同を得ることを意味します。 OKRを設定すると、部門の枠を超えたプロジェクト内の透明性が高まり、従業員は同僚が取り組んでいることを確認し、測定可能な目標に対する進捗状況を共有し、共通の目標に沿った状態を保つことができます。 これを各機能にSPOCを割り当てることと組み合わせると、部門の枠を超えたプロジェクト/チームの全員が、質問がある場合や特定の知識が必要な場合に、誰が何に責任を持ち、誰に行くかを知っています。

^{OKRのチェックインと計画}

共有言語を話すことで、全員の関心を維持できます

明確なOKRと定期的なチェックインは役立ちますが、共有言語の欠如のように部門の枠を超えたコラボレーションを損なうものはありません。 他の部門の同僚が自分の仕事に固有の頭字語を使用するとき、私たちは皆、「すべてを聞いた、何も理解しなかった」瞬間の公平なシェアを経験しました。 そのような瞬間をいくつかつなぎ合わせると、エンゲージメントレベルが低下し、誤解が避けられなくなります。 誰もが理解できる共通の組織言語を使用すると（専門用語がある場合は全員に簡単に説明します）、説明を求めるために費やす時間を削減し、部門の枠を超えたチーム内での知識の共有を強化します。

対立を解決するときはポジティブに焦点を合わせる

職場では対立が避けられず、部門の枠を超えたチームではさらに対立が避けられませんが、それは創造性の触媒にもなり得ます。 組織内の各部門には独自のやり方があり、それらをまとめることは、働き方の衝突、多様な背景、さまざまなレベルの知識、および強い意見に対処することを意味します。 リーダーが状況の短所を心配するのではなく、ポジティブな点、つまりチームがとることができる教訓や実行可能なステップに焦点を当てると、部門の枠を超えた対立を解決するのが簡単になります。 ロバート・タウンゼントが言ったように、「優れたマネージャーは紛争を排除しようとはしません。彼はそれが彼の人々のエネルギーを浪費しないようにしようとします。」

すべての利害関係者からのオープンなフィードバックを奨励する

クロスファンクショナルな環境では、オープンなフィードバックが不可欠です。 ワークフローとビジネスプロセスを最適化するだけではありません。 部門の枠を超えたチームで明確で率直なピアツーピアのフィードバックを奨励することも、従業員が信頼を築き、強力な協力関係を築くのに役立ちます。 これにより、従業員が同僚に背を向けて正直なフィードバックを提供することを信頼しているため、従業員が安全に新しいことに挑戦できるようになったときにイノベーションが促進されます。