オフィス環境で生産性を維持する方法

生産性はストレスや不満の影響を受けます。 そして、これらの感情はオフィスで強化することができます–人々は自分自身を機械の歯車として見始めるでしょう。 特に企業環境では、機械の歯車のように感じ始めることが容易になり、生産性が低下します。 重要になり始めるのは締め切りとクライアントの満足度だけですが、彼ら自身はひどく無視されています。

オフィスの生産性に対処する方法は複数あります。 いくつかは実装が簡単で、これから見ていくように素晴らしい結果をもたらします。

物理的なスペース生産性ブースター

人々にいくつかの個人的な装飾的な選択を許可する

オープンプランのオフィスがあるか、チームごとに指定されたオフィススペースがあるかに関係なく、各従業員に自分自身を表現する機会を与える必要があります。

彼らは、よりリラックスした気分になるために、必要なだけスペースをパーソナライズするように奨励されるべきです。 オフィスにいるという感覚を強めるので、そうしないことを選択する人もいますが、これも問題ありません。 しかし、他の人にとっては、いくつかの机の植物、写真、ピンボード、置物、または彼らの個人的なマグカップが大いに役立つ可能性があります。 これらのアイテムは、会話のきっかけにもなります。

装飾は人のワークスペースにいくらかの色をもたらし、会社のより重要な部分のように感じるために必要な個性をもたらします。 その結果、彼らは自分たちの仕事、そして個人としての自分たちがより高く評価されていることを知っています。

自然光をたっぷりと入れましょう

オフィススペースは刑務所ではないことを従業員に思い出させてください。 ネオンライトの代わりに日光を入れるだけで、彼らの就業時間の進行と、それが終わりに近づくときを思い出させるでしょう。 それは彼らに時間通りに物事を終わらせるように促しますが、閉鎖されたスペースは時間の認識を歪め、それはより多くの残業と最終的な燃え尽き症候群につながる可能性があります。 Curbed.comのレイチェルハドラーのように、機知に富んだ言い方をします。

「具体的には、米国の主要なオフィス照明源であるLEDは、知覚できないレベルでちらつき、頭痛を引き起こし、私の場合は現実が主観的な経験であるという疑念を長引かせることで、人々をゆっくりと狂気に駆り立てることができます。」

予算と賃貸スペース/建物が許せば、適切な場所で新しい窓を壊してください。 たとえば、私たちのオフィススペースには、壁の周りにある大きな窓からたくさんの自然光が差し込んでいます。

もちろん、夏にはかなり不安になることがありますが、それは白いブラインドが適しています。 あなたが窓のそばにいるとき、それがどれほど簡単に働くことができるかは比類のないです。 目が疲れたら、通りや車、遠くの建物を見渡すことができます。 そして、一日が終わりに近づくにつれて、夕日の眺めに勝るものはありません。

感覚を刺激することに焦点を当てる

結論に飛びつく前に、香りのキャンドルやオイルでスペースを埋めたり、オフィスをミニチュアのジャングルに変えたりすることについては話しません。 それは、スペースを豊かにし、したがって、快適さを通じて生産性を高める簡単な小さなトリックについてです。

視力

会社の壁の塗装作業を分析します。 テキサス州オースティン大学のナンシー・クワレクとその仲間による研究では、労働者の認知能力と問題解決はオフィスの壁の色に依存していることが示されました。 しかし、彼らは、各個人が同じ色に対して異なる反応を示す可能性があることを強調しました。 たとえば、外部の刺激に気が散りやすいかどうか。

考慮すべきもう1つの便利なことは、整理整頓です。 必要に応じてスペースを再配置します。棚、プリンター、さらには邪魔になる場合は机を移動します。 たとえば、ハンガーをもっと配置して、人々が自分の机や椅子にジャケットを置いたままにしないようにします。 同じことがどんな壁の装飾にも当てはまります。 クラッターは気を散らすと同時に圧倒的です。

音

オープンプランのオフィスは、生産性に関して大きな打撃を与える可能性があります。 私の経験と私の同僚（現在と過去）の経験から、人々が静かに仕事をしようとしているときでさえ、騒々しい環境よりも悪いことは何もありません。 そしてしばらくすると、ノイズキャンセリングヘッドホンでさえ、頻繁に装着することで耳が痛くなり始めた場合には役に立ちません。

口頭での話し合いのためのスペースを指定します。これにより、ある同僚から別の同僚へのワークステーションの訪問を思いとどまらせ、他のすべての人の焦点を混乱させます。 最も焦点を絞った個別のオフィス、またはオープンプランのより静かなスペースを必要とするチームに提供します。

におい/空気

多くの人が自分の香りが強すぎるか侵襲的であると感じるので、芳香剤は必須ではありません。 ここで重要なこともかなり単純です。高品質の空調と換気に投資することです。 きれいな空気が不足すると、眠気や血圧の低下につながり、作業中の倦怠感が加速します。

他の形態の生産性向上

オフィスを全体的に快適な職場に保つ以外にも、人々の生産性に貢献したり、生産性を低下させたりする要因が他にもあります。 使用するツールの種類から、スタッフの管理方法までさまざまです。

完璧なソフトウェアを選択してください

業界によっては、あらゆる種類のソフトウェアを使用することになります。 通常、私たち全員が必要とする最も基本的なものは次のとおりです。

1. タイムトラッカー
2. プロジェクト管理ツール
3. 画像処理ソフトウェア
4. クラウドベースのサービス（Googleドキュメント、スプレッドシート、ズームなど）

これらのツールをどのように使用して生産性を向上させることができますか？ あなたはいくつかのよく考えられた選択をします。 つまり、手に取りやすく、使いやすいだけでなく、真に習得するための課題を提供するソフトウェアを見つけることができます。

そうすれば、技術にあまり関心のない人々は、ツールを理解しようとして貴重な時間を失うことに不満を感じることはありません。 そして、技術に精通している人にとっては、それのより複雑な側面についての学習曲線がまだあります。

ブレーンストーミングセッションはチームの結束を実現します

企業環境はすぐに「グラインドモード」に移行することが知られています。 締め切りに間に合わせるために全員が来て仕事をする必要があり、コミュニケーションはチームチャットメッセージ、電子メール、および何時間も続く一方的な会議に低下します。

大規模なオフィスの生産性を高めるには、チームを関与させて、個人間で協力するようにします。 ブレーンストーミングセッションを通じて彼らの仕事のどの部分を実行できるかを調べ、それを促進するのに十分な空のオフィスがあることを確認します。

人々がより頻繁に一緒に働くことを奨励するだけで、多くの誤解を防ぎ、プロセスをスピードアップしながら、モチベーションを高めることができます。 さらに、全社的な会議（または電子メール）がある場合は、この方法を使用するチームを公然と称賛または感謝します。 それは他の人にとって良い例であり、その方向へのさらなる前向きな推進力として役立ちます。

また、模範を示して、同じオフィスで会議やブレーンストーミングセッションを行うこともできます。

定期的なチェックインを行う

従業員数が数百人ではないにしても数十人の場合、オフィスでの満足度を定期的に「パルスチェック」することが重要です。 たぶん、彼らは自分のキャリアの進歩に不満を持っているか、仕事量に苦労している、または他の従業員に問題を抱えています。 そして、これらすべてが大企業の生産性に影響を与えるもう1つの要因です。

ほとんどの人は自分の不満について前に出ることを避けます。 彼らは、それが彼らに仕事を休む日を奪うか、彼らのエネルギーレベルを著しく失い、彼らの健康に影響を与えるまで、彼らを怒らせさえします。 したがって、最初にそれらにアプローチすることは重要な助けであり、生産性の向上に向けた一歩です。

ここにいくつかの出発点があります：

• 従業員の満足度に関する一般的な質問を含む隔月または月次の匿名調査を導入します。
• HRを使用して、より個人的なアプローチのために1：1セッションを計画します（人々に意見を表明させますが、HRに門戸を開くのに苦労する人もいるため、強制しないでください）。
• 燃え尽き症候群、自己主張に関する教育会議やトレーニングを開催し、会話を前進させるための公開フォーラムとして扱います。

あなたが人々が彼らが抱えている問題について理解し、オープンになるのを助けるほど、彼らが彼らの仕事の問題について心配することに費やすエネルギーは少なくなります。

意味のある詳細なフィードバックを提供する

このトピックについては、ブログで従業員のパフォーマンスの追跡について詳しく説明しました（テンプレートも含まれています）。

パフォーマンスシートを通じて、チームリーダーとHRの助けを借りて、各部門がどのように機能し、どの従業員が追加の学習や課題などを必要としているかをよく理解できます。

ソース：Clockify.me

これらにより、パフォーマンス基準をより正確に設定し、将来のプロジェクトでの期待を管理することもできます。

透明性を促進する

誰が何に取り組んでいるのかを明確にするタイムシートを通して。 一部の同僚がチームメートに連絡できる時期を明確にすることでショートカットを提供し、更新の必要性を排除します。 たとえば、 Clockifyでは、従業員が集合的なタイムシートを表示して、同僚が現在何をしているかを認識できるようにすることができます。

ソース：Clockify.me

このことから、たとえば、ナディアは現在バグ修正に取り組んでおり、彼女がさらに焦点を合わせる必要があることを知っているので、1時間かそこらで彼女に連絡できることがわかります。 ハンナがクライアントミーティングを行っている間、私はそれがどのように進んだかを聞きたいと思っています。 30分以上前の仕事を見て、私は彼女にメッセージを送ってそれについて尋ねることができます。

それは時間の相互尊重を確立するための素晴らしい方法です。 さらに、人々は誰かからの応答を待つ時間を無駄にすることが少なくなり、たとえば別のタスクに取り組むことを選択します。

過去にマイクロマネジメントを残す

この慣行は、従業員を苛立たせ、上層部をはるかに信頼させないようにするだけです。

いつでも何が起こっているかについて、ゆるやかな統治を維持するように努めてください。 できることは何でもあなたの真下に委任しますが、全員の肩越しにホバリングしないように彼らにも懇願します。 あなたができる他のこと：

• 会議の数を減らす–重要でない会議を除外し、更新のために週に1回または月に1回に制限します。
• 電子メールをスパムしないでください;
• 勤務時間外に従業員に連絡しないでください（できるだけ自分の時間でリラックスするようにしてください。他の人はあなたとは異なるワークロードを持っており、24時間年中無休で対応できないことを忘れないでください）。 よく休んでいる従業員は生産的な従業員です。
• 他の人の判断を信頼してください-あなたは部屋の中で最も賢い人である必要はなく、最良の解決策を持っている唯一の人である必要はありません。 その制御の一部を放棄し、他の人と解決策をブレインストーミングし、意思決定を自分に任せます。 そうすることで、あなたは他の人を重要な問題に含め、彼らの信頼を築くだけでなく、あなたの肩から体重の一部を持ち上げました。

キャリアアップのための条件を提供する

最大の生産性キラーの1つは、進歩が欠けているという感覚です。 あなたの周りのみんなが前進している間、あなたはその場に立っているということ。 特に職場では、これはより大きな不幸に貢献します。 自分の会社で前進するための十分な方法がないと感じているため、多くの人が仕事を辞めます。

したがって、HRと会議、トレーニング、社内教育などのキャリア向上オプションを手配することは、あなたとあなたの会社の最大の利益になります。それぞれが後で何らかの証明書を授与することを確認してください。彼らの履歴書。 それは素晴らしい動機付けであるだけでなく、彼らが獲得または完成させた別のスキルの物理的な証拠でもあります。

結論は

生産性の低下には多くのコストがかかります。 そして、それは複数の側面からオフィスに忍び込むことができる卑劣なものであることも知っています。 従業員の生産性が低下する場所を見つけて、時間内に対処することが重要です。 一方では、物理的な空間、壁の色、雑然としたもの、さらには匂いでさえ、出力の低下を引き起こす可能性があることについて説明しました。 そして反対側には、フィードバックの欠如、誤解、マイクロマネジメントなどがあります。 これらの各面で少しずつ改善していくと、時間の経過とともに大きな変化が見られるはずです。