契約更新ワークフローのガイド

公開: 2022-06-03

契約更新ワークフローとは何ですか？

契約更新ワークフローは、契約が毎年更新されるようにするために使用できる最も強力なツールの1つです。

契約の契約更新ワークフローを設定するときは、更新プロセスの最初から最後までの移動を処理する自動化されたプロセスを作成します。また、契約の各部分の責任者、および今後のタスクに関する通知をいつどのように受け取るかを指定します。

結果？

契約は時間どおりに毎回更新されます。手動での作業や、詳細を見逃したり取引を失ったりする可能性はありません。

契約更新ワークフローが重要な理由

契約はビジネスの生命線です。クライアント、ベンダー、およびパートナーとの一貫した関係を維持するためにそれらが必要です。しかし、データベースに数百または数千の契約がある場合、簡単に隙間をすり抜けることができます。

さらに悪いことに、契約更新を逃したことは、年間収益に大きな打撃を与える可能性があり、さらに悪いことに、法的罰則を意味する可能性があります。コストのかかるミスを避けるために、すべての契約と更新を常に把握しておくことが重要です。

契約更新ワークフローの大きな価値は、期限が発生する前に有効期限が表示されることです。このようにして、既存の契約が失効する前に、条件を再交渉するか、交渉フェーズに再び入る時間があり、パートナーシップを成功させることができます。

契約更新ワークフローがユニークな理由は何ですか？

契約更新ワークフローは、契約承認および交渉ワークフローに似ています。それらをユニークにしているのは、その名前にあります：更新。存在するすべての契約には終了日があり、ビジネスが再署名して更新する機会を逃したくない場合は、それらを常に把握するためのワークフローが必要です。

契約更新時間は、次のような絶好の機会にもなります。

あなたの顧客があなたの製品/サービスにまだ満足していることを確認してください。
解約のリスクがある顧客を特定します。
新製品と機能のアップセル/クロスセル。

契約更新の作成方法

締め切りに間に合わないと想像してみてください。

あなたの最も重要な顧客の1人との契約を更新する時が来ました、そしてあなたはちょうど正しい条件を得る必要があります。

必要なすべての情報と署名を、適切な順序で、適切なタイミングで確実に入手する必要があります。

しかし、どのようにしてすべてがスムーズに進むようにしますか？

そこで、契約更新ワークフローが登場します。

契約更新管理は、従来、手動で非体系的なプロセスであるため、契約更新のステータスを追跡することは困難です。このプロセスは通常、電子メール、スプレッドシート、およびその他のばらばらのツールを介して完了します。これにより、重要な契約の詳細や期限を把握することが難しくなり、機会を逃したり、費用のかかる過払いにつながる可能性があります。

契約更新ワークフローを設定/最適化する方法

これを回避するために、多くの企業は契約更新プロセスを合理化するために契約自動化ソフトウェアに目を向けています。契約の自動化は、組織が契約の更新をプロアクティブかつ迅速にレビューして、時間どおりに完了する契約の更新の量を最大化するのに役立ちます。

ほとんどの企業にとって、更新ワークフローは複雑すぎてスプレッドシートで管理できません。そのため、Proposifyは、すぐに使用できる構成可能な契約更新ワークフローを製品に組み込んでいます。 Proposifyのワークフローツールを使用すると、次のことができます。

初期のアウトリーチ、クライアントのフィードバック、および内部レビューの段階を簡単に設定できます。
ワークフローツールで更新提案を作成し、それらをクライアントに割り当てて、フィードバックとeSignatureを追加します。
締め切り、リマインダー、その他のカスタムの詳細を使用して、さまざまな方法でステージを構成し、販売プロセスに完全に合わせられるようにします。
ダッシュボードでワークフローレポートをカスタマイズして、チームのパフォーマンスを追跡し、ボトルネックや改善領域を特定します。

上級者向けのヒント：自分で簡単に作成し、Proposifyの契約テンプレートライブラリを使用することから始めます

なぜ契約更新プロセスを自動化するのですか？

大企業の更新の処理は簡単な作業ではありません。定期的に対処する必要のある、数十または数百もの異なるタイプの契約が存在する可能性があります。これらの更新を手動で管理している場合は、ドキュメントをメールでやり取りしたり電話をかけたりするなどの忙しい作業に必要以上の時間を費やしている可能性があります。

自動化された契約更新プロセスにより、締め切りの遅れや事務処理の遅れを心配する必要はありません。代わりに、ワークフローツールを使用して、契約に注意が必要な場合や更新の準備ができたときにチームに警告するプロンプトを設定できます。すべてが1つの場所で追跡され、通知は事前に計画されます。これにより、人為的ミスによる手動ミスや遅延の可能性を防ぎます。さらに、ワークフローが設定されると、自分で指を離さずにこれらすべてを実行できます。

契約更新ワークフローの一般的な落とし穴/ベストプラクティスを回避する方法

契約更新ワークフローは、時間のかかるタスクを自動化し、顧客のフォローアップに費やす時間を削減する能力によって定義されます。これは理論的には素晴らしいように聞こえますが、注意しなければならないいくつかの欠点があります。

事前に多くの作業が必要です
個別の注意を払う機会を逃す可能性があります
間違いは増幅される可能性があります

契約更新ワークフローの自動化には、構築と実装に時間と労力がかかります。すべてのプロセス改善と同様に、評価する必要があるのは時間とリソースの投資です。多くの企業は、最終的に、先行作業がビジネスにもたらす利益によって正当化されると判断します。彼らが言うように、「長期的な利益のための短期的な痛み」。契約更新ワークフローの自動化には、事前に多くの作業が必要ですが、長期にわたって時間を節約できます。

他に考慮すべきことは、個人的なカスタマイズです。自動化された電子メールとフォローアップに問題がないクライアントもいれば、翌年に手書きの手紙を受け取らなかったり、更新時に信頼できるアドバイザーからの電話を受けなかったりすると、軽視されていると感じるクライアントもいます。特に、自動化された電子メールではなく、直接に育てられるべき大規模な契約関係の場合、どのクライアントがよりパーソナルなケアを必要とするかを知るのはあなた次第です。

そして最後に、自動化を間違えないように細心の注意を払う必要があります。ここでのタイプミスやリンク切れは、1人のクライアントにとって大きな問題ではないかもしれませんが、それが自動的に発生してすべてのクライアントに送信される場合は、補うための多くの根拠があります。

結論

あなたの収入の流れを保護することは、すべてのフリーランサーの日常業務の重要な部分です。契約更新ワークフローは、時間をかけすぎて更新に集中することなく、できるだけ頻繁に支払いを受けるための優れた戦略です。注意すべき落とし穴がいくつかありますが、常識を働かせて契約の状況を常に注意深く見守っていれば、ワークフローはすぐにスムーズに実行されます。