7つの一般的なプロジェクトリスクとそれらを軽減する方法（専門家のヒントが含まれています）
公開: 2022-06-12さまざまな種類のプロジェクトリスクとそれらを軽減する方法について学びます。
すべてのプロジェクトには、どんなによく計画されていても、プロジェクトを狂わせ、挫折を引き起こす可能性のあるリスクがあります。 適切に管理されていない場合、これらのリスクは時間、お金、および顧客の損失にもつながる可能性があります。
そのため、今日の企業は、リスクを処理するために必要なスキルを備えたプロジェクトマネージャーを探しています。 職場調査におけるCapterraの心の知能指数によると、プロジェクトマネージャーの52％は、リスク管理が職務遂行能力の不可欠な部分であり、年次レビューに含まれていることに同意しています。 （ここで調査方法を参照してください。）
プロジェクトを時間どおりに提供する責任があるプロジェクトマネージャーの場合は、さまざまな種類のプロジェクトリスクとそれらを軽減する方法について知っておく必要があります。 このブログには、7つの一般的なプロジェクトのリスクと、それらを防ぐためのいくつかの実証済みの方法がリストされています。 詳細については、以下をお読みください。
プロジェクトリスクとは何ですか？
プロジェクトリスクとは、プロジェクトの結果または成功を危険にさらす可能性のあるイベントです。 プロジェクトがその目的を達成できない原因となる可能性のあるものであれば何でもかまいません。 技術的な問題、スケジュールの遅延、予算超過などがその例です。
プロジェクトのリスクは、単純な挫折からプロジェクトの完全な失敗に至るまで、深刻な結果をもたらす可能性があります。 適切に管理されていない場合、リスクが障害となり、プロジェクトの進行が停止し、遅延が発生する可能性があります。
スコープクリープ
スコープクリープは、プロジェクトに関連する最も一般的なリスクの1つです。 これは通常、プロジェクトの成果物がすでに定義された後に変更された場合に発生します。 これは、予算の制約や利害関係者によって追加された新しい要件など、さまざまな理由で発生する可能性があります。 スコープクリープは、プロジェクトの遅延やコスト超過を引き起こすことがよくあります。
- すべての成果物と目的を特定することにより、プロジェクトの開始時に明確で簡潔なプロジェクト範囲を作成します。
- すべての利害関係者から賛同を得て、プロジェクトの範囲を承認してもらいます。
- 変更管理プロセスを設定して、プロジェクトスコープへの変更の可能性を評価することにより、変更を管理します。
- プロジェクトを綿密に監視し、実際の進捗状況を計画された進捗状況と比較することにより、スコープクリープを早期に検出します。
続きを読む：プロジェクトのスコープクリープを管理するための3つのヒント
コミュニケーションの問題
このリスクは、プロジェクトチームと利害関係者の間のコミュニケーションが途絶えた場合に発生します。 たとえば、プロジェクトチームが利害関係者のニーズを理解していない場合や、利害関係者がプロジェクトの進捗状況を把握していない場合があります。 誤解や誤解を招き、プロジェクトが失敗する可能性が高くなります。
- プロジェクトの進捗状況について利害関係者がいつどのように更新されるかを明確に示したコミュニケーション計画を作成します。
- すべてのプロジェクトチームメンバーが、コミュニケーションの観点から自分の役割と責任を理解していることを確認します。
- チームメンバーや利害関係者と定期的に会議を行い、コミュニケーションのギャップを回避し、全員が同じページにいることを確認します。
- 人々が質問したり懸念を提起したりするのに快適な環境を作ることにより、オープンなコミュニケーションを奨励します。
プロジェクトのライフサイクル全体を通じてスムーズで効果的なコミュニケーションを確保するために、Capterraの最高のチームコミュニケーションソフトウェアのショートリストをチェックしてください。
技術の問題
ご想像のとおり、これらのリスクは、プロジェクトで使用されるテクノロジーに問題がある場合に発生します。 古いソフトウェアや互換性のないハードウェアから、システム統合や互換性の問題まで、何でもかまいません。 テクノロジーのリスクは、プロジェクトの進捗を停滞させたり、完全な失敗につながる可能性があります。
- プロジェクトの開始時に、選択した技術がプロジェクトに適切であり、技術的な問題を引き起こさないかどうかを確認するための実現可能性調査を実施します。
- 選択したテクノロジの使用方法についてプロジェクトチームメンバーをトレーニングします。 また、彼らがその制限を理解していることを確認してください。
- 選択したテクノロジーが失敗したり、意図したとおりに機能しない場合に備えて、バックアップ計画または代替テクノロジーツールを用意します。
- テクノロジーの問題の兆候がないかプロジェクトを注意深く監視し、すぐにトラブルシューティングします。
プロジェクトの実行を合理化するための最高のプロジェクト管理ソフトウェアのCapterraのショートリストをチェックしてください。
スケジューリングの問題
スケジュールのリスクは通常、プロジェクトのタイムラインが現実的でない場合、またはプロジェクトのスケジュールに遅延がある場合に発生します。 たとえば、プロジェクトチームがプロジェクトの完了に必要な時間を誤って計算したり、テクノロジーの問題やスコープクリープなどの予期しない状況によって遅延が発生したりする場合があります。
- 各タスクに必要な時間を正確に見積もり、予期しない状況に備えてバッファーを追加することにより、現実的なプロジェクトスケジュールを作成します。
- プロジェクトスケジュールの変更は、事前にすべての利害関係者に伝えてください。
- プロジェクトのスケジュールに柔軟に対応し、必要に応じて変更を加えてください。
- プロジェクトの進捗状況を定期的に監視し、遅れないようにそれに応じてスケジュールを更新します。
効果的なプロジェクトスケジュールを確実にするために、Capeterraの最高のタスク管理ソフトウェアのショートリストをチェックしてください。
予算超過
もう1つの一般的なプロジェクトリスクである予算超過は、実際のプロジェクト費用が推定プロジェクト予算を超えると発生します。 予算超過はさまざまな理由で発生する可能性があります。 たとえば、プロジェクトチームは、材料費を過小評価したり、プロジェクトの過程で予期しない費用が発生したりする可能性があります。
- すべての材料と労力のコストを正確に見積もることにより、現実的な予算を作成します。
- プロジェクト予算の変更は、事前にすべての利害関係者に伝えてください。
- プロジェクトの予算に柔軟に対応し、必要に応じて変更を加えてください。
- プロジェクトの進捗状況を定期的に監視し、それに応じて予算計画を更新して、過剰な支出を回避します。
面倒なことなくプロジェクト予算を割り当て、追跡し、管理するための最高の予算編成ソフトウェアのCapterraのショートリストをチェックしてください。
市場の不確実性
市場の不確実性は、プロジェクトの過程で発生する可能性のある前例のない市場リスクです。 これは、市場または経済状況の不確実性がプロジェクトの結果に影響を与える場合に発生します。 たとえば、政府の規制の変更や顧客の需要の低下は、プロジェクトの遅延やキャンセルにつながる可能性があります。
- プロジェクトを開始する前に、詳細な市場調査を実施して、現在の市場の傾向と状況を理解してください。
- プロジェクト計画に柔軟に対応し、必要に応じて喜んで変更を加えます。
- プロジェクトに影響を与える可能性のある政治的、経済的、社会的、またはその他の変化については、市場を綿密に追跡してください。
- 市況が予期せず変化した場合に備えて、緊急時対応計画を作成します
外部の危険
外部ハザードとは、社外から発生し、プロジェクトチームの管理が及ばないリスクです。 それらには、自然災害、政情不安、さらにはパンデミックなどが含まれます。 これらのタイプのイベントを予測または防止することはできません。 外部リスクはプロジェクトに深刻な損害を与える可能性があり、プロジェクトの失敗につながる可能性さえあります。
- プロジェクトに影響を与える可能性のある潜在的な危険を特定するために、リスク評価を実施します。
- 潜在的な外部の危険を管理し、すべての利害関係者が計画を認識していることを確認するための緊急時対応計画を作成します。
- 潜在的な危険の兆候がないかプロジェクトを注意深く監視し、損傷を避けるためにすぐに行動を起こします。
業界の専門家からのプロジェクトリスク軽減のアドバイス
数人の業界の専門家に話を聞いて、彼らが頻繁に遭遇するプロジェクトのリスクと、プロジェクトの成功を確実にするためにそれらを軽減するために彼らが何をしているのかについて学びました。
ZevoHealthのマーケティング責任者であるKevinDalyが、彼と彼のチームがプロジェクトのリスクを管理する方法について説明します。
「コミュニケーションをとる人はリスクを減らし、より多くのことを成し遂げます。」
ケビン・デイリー
ZevoHealthのマーケティング責任者私たちは、クライアントが不安定で期限を守らなかったプロジェクトや、難しい資料のソースに対処しなければならなかったプロジェクトに取り組んできました。 また、チームメンバーがいくつかのニッチ固有のプロジェクトを完了するために必要なスキルを欠いている状況も見られました。
すべての場合において、私たちのソリューションは同じです。つまり、コミュニケーションです。
私たちは、チームの各メンバーが自分の責任、プロジェクトで何が起こっているのか、そして他のすべての人の成功をどのように支援できるのかを認識していることを確認します。 つまり、割り当てられた仕事で1人の人が困難に直面した場合、その人は単にそれを伝え、より専門知識のあるチームの誰からも助けを得ることができます。逆もまた同様です。 これまでのところ、この戦略は毎回うまくいきました！
セブンフィギュアエージェンシーのCEOであるジョシュネルソンは、明確さの欠如、それがプロジェクト全体にどのように影響するか、そして彼がこの種のリスクをどのように管理するかについて話します。
「明確で共有されたビジョンは、通常、チームがプロジェクトの問題を回避し、プロジェクトの成功を達成するための意欲を維持するのに役立ちます。」
ジョシュ・ネルソン
セブンフィギュアエージェンシーのCEOほとんどの人は、プロジェクトにかなりの時間を費やして、要求を誤って解釈したことに気付くという残念な経験をしました。 クライアントと利害関係者の間のコミュニケーション不足は非難されるべきであり、しばしばスコープクリープにつながります。
プロジェクトの目的と最終結果から何が期待されるかを明確に定義することで、この種のリスクを軽減できます。 効果的なコミュニケーターであり、優れたリスターであり、クライアントが何を必要とし、何を望んでいるかについてクライアントから説明を得ます。 要件と使用目的を明確に把握するために、必要な数の質問をしてください。
プロジェクトの潜在的なリスクを早期に特定するためのヒント
プロジェクトのリスクを早期に特定して、その影響を軽減する方法を知ることが重要です。 ここにあなたが試すべきいくつかのリスク識別テクニックがあります：
- リスク評価を実施します。 このプロセスは、プロジェクトの結果に影響を与える可能性のあるリスクを特定して評価するのに役立ちます。
- プロジェクトを注意深く監視します。 これには、プロジェクトの進捗状況を追跡し、潜在的なリスクを示す可能性のある危険信号または警告サインを探すことが含まれます。
- 市場の変化を監視します。 これには、現在の市況と傾向に遅れずについていき、プロジェクトへの影響の可能性を特定することが含まれます。
- 利害関係者と通信します。 これには、誤解を避け、全員が同じページにいるように、すべてのプロジェクトの利害関係者と定期的に連絡を取ることが含まれます。
- 柔軟であること：これは、潜在的なリスク要因を回避するために、必要に応じてプロジェクト計画にオープンであるか、または進んで変更を加えることを意味します。
リスク管理ソフトウェアを使用して、リスクを早期に特定して管理するもう1つの実証済みの方法があります。 プロジェクトにリスク管理ソフトウェアを使用することの長所と短所を確認してください。
このビデオを見て、情報に基づいた決定を下してください。
プロジェクトのリスク管理に関する詳細情報が必要ですか？ これらの関連するCapterraリソースを確認してください。
- プロジェクトリスク管理とは何ですか？ ここにあなたが知る必要があるすべてがあります
- プロジェクトの効果的なリスク管理計画を作成する方法
- 効果的なプロジェクトリスク管理プロセスを構築するための4つのステップ
- リスクを管理する方法：プロジェクトマネージャーのためのガイド
- プロジェクトを成功させるための4つのリスク管理戦略
調査方法
職場調査におけるCapterraの心の知能指数は、2021年12月に、中小企業でプロジェクトを管理する528人の米国を拠点とする専門家を対象に実施されました。 回答者は、雇用状況（フルタイム）、事業規模（2〜500人の従業員）、およびプロジェクト管理への関与（非常に関与している）についてスクリーニングされました。