コラボレーション、コミュニケーション、チームワークを改善するための 8 つの方法

全国のビジネス リーダーと会って、彼らの成功の鍵について尋ねた場合、職場でのコラボレーションについて繰り返し言及される可能性があります。 職場でのコラボレーションは、成功の指標と呼ばれることがよくありますが、この用語が何を意味するのかは必ずしも明確ではありません。

職場でのコラボレーションとは

職場でのコラボレーションとは、2 人以上の個人が協力して共通の問題を解決することです。 職場でのコラボレーションは非常に効果的です。 さまざまな専門知識、視点、アイデアを持つ個人がブレインストーミングを行い、革新的なソリューションを見つけてアイデアを実装できます。 企業が問題をより迅速かつ効率的に解決できるようになるため、これは重要です。

職場でのコラボレーションの欠如は、企業がその可能性を最大化していないことを示している可能性があります。 Fierce Inc. の調査に対する回答者の 86% が、コラボレーションの欠如または効果のないコミュニケーションが職場の失敗の原因であると報告しています。

コラボレーションには、買い物客が店舗に行かなくても時計やメガネなどのアクセサリーを「試着」できる拡張現実など、さまざまな形があります。 職場では、割り当てられた座席を取り除くような単純なことでも、従業員の相互作用を増やし、コラボレーションを促進することができます.

あなたの会社は、コラボレーションを促進することで生産性を最大化していますか? 職場でのコラボレーションを改善するための 8 つのヒントをまとめました。

職場のコラボレーションを強化するための 8 つのヒント

1. 代替通信チャネルを活用する

電子メールは依然としてオンラインでの仕事上のコミュニケーション手段として主流ですが、実際には電子メールが生産性の足かせになっていることを示す多くの証拠があります。

次のような落胆させるような数字を考えると、職場の生産性が打撃を受けるのも不思議ではありません。

Slack は、作業チーム向けに設計されたインスタント メッセージングおよびコラボレーション システムです。 Slack は、チャネル、ダイレクト メッセージ、および通知を使用して、電子メールではできない方法で余分な情報をカットします。 従業員は、Slack の基本設定を設定して、必要な関連情報のみを取得できるようにすることができます。 これにより、大量のメッセージをふるいにかけるプロセスの時間が短縮されます。

Slack の人気が近年急上昇した主な理由は、メールの効果的な代替手段であることです。 Slack ユーザーを対象とした調査では、このサービスを使用したチームの生産性が 32% 向上したことがわかりました。 重要な理由の 1 つは、チームがメールの使用を 48.6 % 削減したことです。

2. ファイル共有プロセスを簡素化する

編集のために電子メールの添付ファイルをやり取りしなければならなかったことがある場合は、このプロセスがどれほどイライラし、時間がかかるかを理解しています。 多くの貢献者がいるドキュメントは、何十回もやり取りされる可能性があり、古いバージョンのドキュメントを受け取ると、プロセス全体が数日または数週間遅れる可能性があります.

Dropbox や Box などのファイル ストレージ アプリケーションは、企業がファイルをクラウドに保持し、1 つのドキュメントのみを共有できるようにすることで、このプロセスに革命をもたらし、古いファイル バージョンの問題を解消しました。

Dropbox のファイル同期機能は、共有ファイルを即座に更新します。 これにより、ユーザーはさまざまな場所から共同作業を行うことができ、常に最新バージョンのファイルを使用できます。 古いバージョンを参照する必要がある場合、ユーザーは古いバージョンのファイルを 30 日間復元できます。

Dropbox と同様に、Box では、クラウドに保存されているデータをデスクトップにミラーリングして、簡単にアクセスできるようにすることもできます。 デスクトップでローカルにファイルを変更すると、クラウドと同期され、Box アカウントに保存されているファイルが更新されます。

TrackVia は、クラウド ストレージを使用している企業が、サービスが自社の有効性にプラスの影響を与えていると考えていることを発見しました。 調査対象の企業の 47% が、クラウドによって生産性が向上すると述べており、40% が柔軟性が向上すると述べています。

クラウドによってファイル共有プロセスが簡素化され、Dropbox や Box などのサービスを使用する企業の割合が年々増加しています。 古いファイルや電子メールの添付ファイルの問題を取り除くことで、クラウドはコラボレーションのための貴重なツールになりました。

3. ネットワーク セキュリティの向上

コラボレーションについて考えるとき、最初に頭に浮かぶのは、おそらくサーバーのセキュリティではありません。 しかし、クラウドからアップロード/ダウンロードされるファイルの量は膨大であり、これまで以上に多くの従業員が自分のデバイスを仕事に持ち込んでいます。 ネットワークの使用量が非常に多いため、ハッカーやマルウェアがシステムにアクセスする機会が増えています.

サイバー攻撃の規模、範囲、および中断は拡大しています。 ネットワーク サービスに対するこれらの攻撃は、従業員と顧客に重大な問題を引き起こす可能性があります。 今年初めに 150 か国以上を襲ったランサムウェア攻撃は、数千台のデバイスをオフラインにし、企業に数万ドルの損害を与えました。 Ponemon Institute for HPE の 2016 年のレポートによると、1 日あたりのデータ侵害の平均コストは 21,155 ドルでした。

従業員はマルウェアのリスクを知らないことが多いため、強力なネットワーク セキュリティを確立することが重要です。 フリードリッヒ・アレクサンダー大学の調査によると、78% の人がメール内の未知のリンクの危険性を認識していると主張しているにもかかわらず、45% はとにかくそれらをクリックしています。

会社のファイルを暗号化し、ハッキングから保護することは、安全なコラボレーションを維持するための重要な鍵です。 会社のプロジェクトやデータを安全に保つために必要な予防措置を講じて、脅威に対して脆弱にならないようにしてください。

4.重複ゾーン

ミシガン大学の研究者は、空間デザインを使用して計画外の相互作用を促進すると、実際に科学者の全体的なパフォーマンスが向上することを発見しました. コラボレーションを促進したいデザイナーは、従業員間の予定外の相互作用の機会が増加する「オーバーラップ ゾーン」と呼ばれるものを作成しています。

これらの計画外の相互作用は、コラボレーションとイノベーションを引き起こす可能性があります。これは、スティーブ ジョブズがピクサー本社の設計を計画したときにまさに念頭に置いていたことです。

ジョブズはメールボックス、会議室、カフェテリアをアトリウムに移し、スクリプト ライター、アーティスト、アニメーターが他の場所よりも交流できるようにしました。 ピクサーは、職場でのコラボレーションの最良の例の 1 つです。 従業員は頻繁に道を渡り、プロジェクトについて話し合い、アイデアを共有する必要があります。

オーバーラップ ゾーンは、ピクサー本社ほど精巧である必要はありません。 それらは、共有階段や複数の部門間で共有される屋外スペースのように単純なものにすることができます. 目標は、定期的に交流することのない従業員同士がより簡単に会話できるようにすることです。

5.ホットデスキング

仕事はもはやグラマースクールのようなものではなく、厳格なルールによって隣に座る人が決まります。 職場でのコラボレーションは、ラウンジ エリア、ソファ、カフェテリアなどで行われています。 新しい仕事の傾向は、生産的な従業員と見なされるために、8 時間デスクに縛り付けられる必要はないことを示しています。 ホットデスキングに入る。

ホットデスキングは、従業員が強制的に割り当てられた座席を持たなくなった新しい傾向です。 割り当てられたデスクの代わりに、従業員は公共のオープン スペースをローテーションします。 現代の職場での共同作業は流動的であり、従業員は、通常は部門外で会話することのない他の人々とやり取りすることが奨励されます。

共同作業の機会が増えるだけでなく、ホット デスキングは企業の経費を節約します。 コンサルティングおよびデザイン会社の Strategy Plus は、特定の日のオフィス使用率が 42% でピークに達すると推定しています。 英国に本拠を置くワークスペース管理会社である Condeco は、ほとんどの企業がワークスペースの使用率を 60 ～ 70% と想定していることを発見しました。

ホット デスキングを使用すると、企業は従業員がより頻繁にやり取りしてコラボレーションできるようになるだけでなく、余分なスペースの一部を取り除くことができます。 ホット デスキングによって節約されたお金は、実際には積み重なる可能性があります。Vodafone の調査によると、この慣行により、英国企業は年間 340 億ポンド (または 43 兆ドル) を節約できる可能性があります。

6. 現在のソフトウェアに満足しない

職場でのチームワークとコラボレーションを改善するということは、会社の問題に対する新しい解決策を常に探しているということです。 Google ドキュメントのようなテクノロジーは、ビジネスをより効率的にし、従業員、チーム、クライアント間のコミュニケーションを改善することができます。

クリック後のランディング ページのデザインは、コラボレーションが不可欠なプロセスですが、コミュニケーションの問題により、作業が非効率的で時間がかかる場合があります。 クリック後のランディング ページの作成プロセスには、コンテンツを作成するコピーライター、ワイヤーフレームを作成してページをカスタマイズするデザイナー、プロセスを監督するマネージャー、意見を聞いてもらいたいクライアントなど、多くの利害関係者が関与する可能性があります。

シームレスな通信方法ではないことは明らかです。

全員が異なるチャネルを介して通信している場合、これにより時間が過剰に追加され、重大な問題が発生する可能性があります。 コピーライターがメールの添付ファイルを送信し、プロジェクト マネージャーが Slack でやり取りし、クライアントが Google ドキュメントを使用している場合はどうなるでしょうか? コミュニケーションの中心となる場所がなく、公開の遅延が発生するため、イライラします。

Instapage コラボレーション ソリューションは、クリック後のランディング ページのデザイン プロセスを合理化することで、この非効率的なワークフローに対抗するために作成されました。 コピーライター、編集者、マネージャー、およびクライアントはすべて、ページに直接コメントを残し、リアルタイムでフィードバックを受け取ることができます.

Instapage プラットフォームでは、ユーザーが自分のページをパスワードで保護し、セキュリティ層を追加して、特定の意思決定者だけがアクセスできるようにすることもできます。 さらに、コメント フィードにより、ユーザーがプラットフォームを離れることさえ必要としない会話を実行できます。

7. ビデオ会議でリモート ワーカーの関与を維持

今年、Gallup は調査を発表し、アメリカの従業員の 43% が少なくともある程度の時間をリモートで働いていた (2012 年から 4% 増加) という調査結果を発表しました。 より多くの従業員が柔軟なスケジュールを利用しています。 企業は、より厳しい予算で専門的な仕事を完了するために、リモートで作業するフリーランサーをより多く採用しています。

しかし、リモート ワーカーはオフィスにいないため、ボディ ランゲージや非言語コミュニケーションを逃すことがよくあります。 ほとんどのコミュニケーションは非言語的であり、同僚と視覚的に対話しない従業員は孤立感を感じ、生産性が低下する可能性があります。 そこで、ビデオ会議がそのギャップを埋めることができます。

調査によると、ビデオ会議により、リモート ワーカーはチームとのつながりをより強く感じることができます。 ポリコムは、企業はビデオ会議が全面的にメリットをもたらすと考えていると述べています。

• 回答者の 94% が生産性が向上すると述べています
• 87% が意思決定のスピードを加速すると主張
• 87% が出張費の大幅な削減を確認

複数の場所とタイムゾーンで行われるビジネスの量が増えるにつれて、ビデオ会議プラットフォームがより多くのコラボレーションと効率的なワークフローを可能にするのも不思議ではありません.

8. 会議の非効率を減らす

エグゼクティブは、会議の 67% が失敗であると考えています。 これらの非効率性は、ビジネスの時間とお金を浪費しています。

毎年、企業は非生産的な会議に 370 億ドル以上の時間を費やしています。 中間管理職は、時間の約 3 分の 1 を会議に費やします。 従業員は、ステータス更新会議の準備に週に最大 4 時間も費やしています。

上の図によると、組織全体の時間の 15% が会議に費やされています。 これは企業の時間のかなりの部分を占めており、これを無駄にすると、生産性とコラボレーションの機会の両方が減少します。 企業は、マルチタスクやリモート ワーカーの孤立などの問題を考慮する必要があります。この 2 つは、会議の効率を大幅に低下させる可能性があります。

マルチタスクは、非生産的な会議の最大の原因の 1 つです。 従業員の約半数が関係のないプロジェクトに取り組んでいることを認め、70% 近くがメールをチェックしています。 リモート ワーカーは、電話会議で孤立感を覚えることがよくあります。これは、コミュニケーションの大部分がボディ ランゲージや、電話では聞き取れない非言語的な合図によるものだからです。

会議の質の向上を目指す企業は、会議を短くし、マルチタスクの削減に重点を置く必要があります。 リモート ワーカーは、可能な場合はビデオ会議を介して通信する必要があります。 彼らは非言語的な合図を拾い、グループの他のメンバーと視覚的に関わることができます。 事前に明確な期待事項と議題を設定することで、全員がプロセス全体に関与し続けることができます。

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ビデオ会議、データ共有、オーバーラップ ゾーンは、企業がコラボレーションを改善するための手段を講じているほんの一例です。

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