クラウドベースの電話システムの長所と短所は何ですか?

すべてのビジネスには、効果的で信頼性の高い通信システムが必要です。 今日のほとんどの企業にとって、これはインターネット経由で動作するクラウドベースの電話システムを意味します。

クラウドベースの電話システムの柔軟性と拡張性により、外出中の中小企業からコールセンターを運営する企業まで、あらゆる規模の企業にとって魅力的な選択肢となります。

しかし、それはあなたのビジネスにとって最善の選択でしょうか?

この記事では、情報に基づいた意思決定を行うために、クラウドベースの携帯電話の長所と短所を詳しく見てみましょう。

ただし、時間がない場合は、必要な情報がすべて一目でわかるようになります。

クラウドベースの電話システムとは何ですか?

クラウドベースの電話システムは、Voice over Internet Protocol ( VoIP ) テクノロジーを使用して電話を接続します。

固定電話などの従来のテクノロジーとは異なり、VoIP 電話には特別なハードウェアやインフラストラクチャは必要ありません。 従来の固定電話のように、通話の発着信に銅線ネットワークに依存する必要はありません。 VoIP 通話を行うために必要なのは、高速インターネット接続だけです。

これにより、企業はクラウドベースの電話システムの使用を容易に開始でき、月々のランニングコストの削減、リモートワークのためのモビリティの向上、メンテナンスのほとんど不要などの利点を享受できます。

次のセクションでは、クラウドベースの電話システムを使用するメリットについて詳しく見ていきましょう。

クラウドベースの電話システムの利点

クラウド テクノロジーはますます標準となり、企業に多くのメリットをもたらします。 柔軟性からリモートワークの特典まで、これらのシステムは従業員のつながり、共同作業、コミュニケーションの方法を大きく変えています。

成長するビジネスにとってクラウドベースの電話システムが賢い選択となる利点を見てみましょう。

コストの削減

クラウドベースの電話システムは、従来の電話システムに比べてコスト効率が高くなります。

平均すると、固定電話システムの市内通話または国内通話の場合、企業は 1 回線あたり毎月 50 ドルの費用がかかります。 対照的に、VoIP プランは、国際通話、ビデオ会議、その他多くの機能を備え、1 回線あたり月額 20 ドル未満から始まります。

クラウド電話システムは通信コストを削減する効果的な方法です。 必要なのは、安定したインターネット接続と、VoIP 機能を有効にするソフトウェアだけです。

これは、そうでなければ発生するであろう次のような従来の電話関連の出費を削減できることを意味します。

• オンプレミスの構内交換機 ( PBX ) のセットアップ コストと先行投資
• 定期的なメンテナンス費用
• 自動応答、ボイスメールの文字起こし、通話キューなどの機能のアドオン。

VoIP を使用すると、無料の市内番号、フリーダイヤル番号、および安価な国際電話を利用できます。 従来の固定電話では、同じような費用対効果が得られることはありません。

信頼性とパフォーマンスの向上

クラウドベースの電話システムは、特に自然災害やサイバー攻撃などの予期せぬ事態により通常の業務が中断された場合に、事業継続計画にとって優れたセーフティ ネットとなります。

1 か所に拠点を置く従来の電話システムでは、ビジネスがダウンタイムやリスクに直面する可能性があります。 対照的に、クラウドベースの電話システムは、バックアップと冗長計画が組み込まれたリモート データ センターから動作します。 1 つのデータセンターに問題が発生した場合、他のデータセンターがシームレスに引き継ぎます。

これにより、ビジネスがスムーズに運営され、顧客に影響が及ぶことはありません。 彼らの情報も安全に保たれ、チームがすぐに利用できるため、接続が失われることはありません。

したがって、クラウド電話システムは信頼性の高いバックアップと一貫したパフォーマンスを提供し、予期せぬ問題が発生した場合でもビジネスを継続できるように支援します。

また、日常の業務運営においても、より信頼性の高い選択肢となります。 障害が発生した場合にサービスに影響を与える重要なポイントが少ないため、中断が起こりにくくなります。 この信頼性により、通常どおりの業務を中断することなく確実に行うことができます。

より迅速な実装とセットアップ

電話システムがビジネスの成長を妨げるものであってはなりません。

従来の電話システムでは、規模の追加には時間と費用がかかる場合があります。 各新入社員に電話番号を与えるには、新しい電話回線とポートを追加する必要があり、これには数週間かかる場合があります。 これでは生産性が大幅に失われます。

クラウドベースの電話システムを使用すれば、いつでもビジネスを拡大できます。 すべてのビジネスコミュニケーションをシームレスに実行しながら、チームの増大するニーズに対応できるように拡張します。

プロのヒント:従業員のコラボレーションと生産性を大幅に向上させたい場合は、従来の電話システムを仮想電話サービスに交換してみてください。

関連項目:クラウド通信の詳細を理解する

メンテナンスの軽減

メンテナンスは不必要なオーバーヘッドであり、従業員のエクスペリエンスに悪影響を与える可能性があります。 また、メンテナンスに必要な労力と投資は、すぐに膨大になる可能性があります。

従来の電話システムには、システムの維持管理を専門に行う担当者が少なくとも 1 人以上必要です。 ほとんどの企業は、すでに手一杯になっている IT チームに過剰な負担を強いるか、外部の請負業者を雇うためにより多くの資金を費やすことになります。

さらに、企業は故障のトラブルシューティングや修理の実施に費やした時間と労力を考慮していません。 これは従業員の生産性や士気に影響を与えるだけでなく、ビジネスの成長も鈍化します。

代わりに、クラウド PBX を使用する場合 システムでは、VoIP プロバイダーがこれらすべての面倒な作業を専門的に処理します。 電話システムを完全にオフサイトのクラウド上で管理し、中断のないサービスを優先的に確保します。

さらに、問題解決を迅速化するために、厳格なサービス レベル アグリーメント (SLA) と 24 時間体制のカスタマー サービスを提供します。 これらすべてを、チームのタスクや顧客が期待するビジネス コミュニケーションの品質を妨げることなく実行できます。

堅牢な通話機能へのアクセス

クラウドベースの電話システムは、ビジネス コミュニケーションを強化する最先端のVoIP 機能を提供します。 ビジネスオーナーが価値があると考える人気の機能には次のようなものがあります。

クラウドベースの電話システムには、ビジネス コミュニケーションをレベルアップできる高度な機能が備わっていることは明らかです。 さらに、機能にアクセスすると、チームが顧客とより適切にコミュニケーションできるようになり、顧客サービスの品質が常に向上します。

特にコールセンターを運営している場合、クラウドベースの電話システムは安心して運営するのに役立ちます。 電話システムを CRM や会計ソフトウェアなどのサードパーティ ツールと統合して、チーム用の一元的なリポジトリを構築することもできます。

一番良いところ？ 優れたサービス プロバイダーであれば、ハードウェアのアップデート、複雑なリクエスト、わかりにくい専門用語を必要とせずに新機能を追加できます。 進化するビジネス ニーズに合わせて、必要に応じてクラウド電話システムをカスタマイズできます。

顧客エクスペリエンスの向上

今日の顧客は価格に敏感ではなくなりました。 実際、彼らは優れた顧客エクスペリエンスのためにプレミアムを支払うことを気にしません。 さらに、将来的にこれらの企業から製品やサービスを購入する可能性が高くなります。

最近の顧客サービス統計により、次のことが確認されています。

• 消費者の 42% は、フレンドリーで歓迎的な顧客サービス エクスペリエンスに対しては、より多くのお金を払うと考えています。
• 顧客の 91% は、優れた顧客サービス体験の後、次の購入を行う可能性が高くなります。
• 顧客の 68% は、ポジティブな顧客体験によりブランド ロイヤルティが大幅に向上したと回答しました。

クラウドベースの電話システムは、企業に優れた柔軟性、拡張性、アクセシビリティを提供し、優れた顧客エクスペリエンスを保証します。

通話量が効率的に管理され、次に対応可能なサポート チーム メンバーに通話がリダイレクトされるため、お客様は待つ必要がありません。 サービスエージェントが顧客情報をすぐに利用できるため、よりパーソナライズされた対話が可能になり、顧客に好印象を与えます。

さらに、クラウドベースの電話プロバイダーにより、サービス エージェントはどこからでも作業でき、迅速かつ効率的に中断のないサポートを提供できます。 結局のところ、知識が豊富で幸せなカスタマー サービス エージェントは、多くの場合、幸せな顧客を意味します。

大企業が従来の固定電話を使い続けると、スピード、品質、顧客サービスの最新性に対する認識が危険にさらされる可能性があります。

リモートワークやハイブリッドワークを簡単にサポート

数日間オフィスで働き、数日間自宅で仕事をするというハイブリッドな勤務モデルが、今や新たな常態となっています。

従来の電話システムを依然として使用している企業にとって、これは 2 つの問題です。 まず、オフィスの既存のインフラを維持する必要があります。 第 2 に、リモートの従業員に力を与えるために時間とリソースを費やす必要があります。

これには、従業員が効率的に業務を遂行するために必要な適切なツールとすべての顧客情報を提供することが含まれます。

クラウドベースの電話は、この使用例に最適です。 リモート作業機能は、複雑な設定をしなくてもすぐに利用できます。 チームは、オフィスではVoIP 固定電話を使用し、在宅勤務時にはビジネスフォン アプリを使用できます。 それは両方の長所です!

勤務地に関係なく、チームの全員が次のことができます。

• 同じ電話番号を維持し、顧客や同僚がアクセスできるようにする
• VoIP ソフトフォン アプリを使用して電話をかけたり受けたりする
• 通話転送、仮想ボイスメール、通話録音などの高度な機能を使用する
• HD Voice により通話品質が大幅に向上し、明瞭な通信が可能

ユニファイドコミュニケーション

クラウドベースの電話システムを使用すると、既存のインフラストラクチャや在宅勤務テクノロジーを変更することなく、すべてのビジネス コミュニケーションを1 つのプラットフォームに簡単に一元化できます。

このソリューションは、Unified Communications as a Service ( UCaaS ) と呼ばれ、通話、ビデオ会議、インスタント メッセージング、電話会議、ファイル共有を包含します。

UCaaS は、生産性を向上させ、現場の従業員とリモート チーム間のコラボレーションを向上させます。 誰もが日常生活に必要な関連コミュニケーション ツールにアクセスできます。

クラウド電話サービスは、従業員のオンボーディングを加速し、仮想会議を簡素化します。 これにより、これらの高度な機能が欠けていることが多い従来の電話などの古い通信システムに関連する障壁やサイロが取り除かれます。

クラウドベースの電話システムの欠点

クラウドベースの電話システムにはいくつかの欠点がありますが、完璧なテクノロジーはありません。 クラウドベースの電話システムを選択肢として魅力的にしていないという、ビジネスにとって特に重要な固有の課題が存在します。

ビジネスフォン システムを完全にインターネット上で実行する場合に生じる潜在的な欠点を次に示します。

価格が加算される可能性があります

現在のクラウドベースの電話システムは、ユーザーごとに月額料金が請求されることがよくあります。 時間の経過とともに、これらのコストが増加する可能性があります。

使用する予定のないアドオン機能に対して料金が請求されたり、頻繁に使用する他の機能に対して従量料金が発生したりする場合があります。 中小企業の場合、既存の従来の電話回線を単に使用する場合と比べて、加入料金が高額になる可能性があります。

ただし、今日のほとんどのクラウドベースの電話システムには、コラボレーション ツールが組み込まれています。 これにより、Zoom、Slack、または個別の会議ブリッジなどの高価なコラボレーション ツールが不要になります。

さらに、IT サポート、システムの問題の修復、セキュリティとコンプライアンスの確保などに費やす時間と費用も節約できます。

これらすべての利点により、クラウドベースの電話システムの月額コストを相殺できるため、一見安価な従来の電話よりもコスト効率が高くなります。

Nextiva のクラウドベースの電話システムの費用が会社にいくらかかるかまだ不明な場合は、義務なしの価格見積もりをリクエストできます。

高速なネットワーク機器が必要です

クラウドベースの電話システムには、高速ブロードバンド インターネット接続が必要です。

クラウドベースの電話システムは Wi-Fi を使用して機能しますが、Wi-Fi は壁を越えるとうまく機能しません。 オフィスがワイヤレス サイトの監査を実施していない場合は、いくつかのデッド スポットが存在する可能性があります。

しかし、この問題には簡単に解決でき、手頃な価格で解決できる方法があります。 ジッターを防ぐために、ネットワークのサービス品質 ( QoS ) を設定する必要がある場合があります。

大規模なオフィスの場合は、速度と通信範囲を最大化するためにメッシュ Wi-Fi ネットワークの追加を検討してください。

安定したインターネット接続がないと動作しません

電話システムをクラウドに移行するメリットを左右するのは、インターネット接続です。

インターネット接続に障害が発生すると、クラウドベースの電話システムが機能しなくなる可能性があります。 それでも、クラウドベースの電話システムのシステム要件は、信頼性の高いインターネット接続だけです。

しかし、今日では安定したインターネットがどこにでもあります。 ほとんどのカフェでは、ビデオ通話やストリーミングに十分な強度の Wi-Fi を提供しています。

過去 10 年間でインターネットの速度が向上し、その信頼性も向上しました。 自宅や職場で 100 Mbps 以上の速度が見られることも珍しくありません。 この帯域幅は、一度に 1,000 を超える VoIP 通話をサポートできます。

インターネット接続の信頼性がわからない場合は、無料の VoIP 容量テストを受けて、ネットワークが VoIP に対応できるかどうかを確認できます。

また、ISP がダウンした場合、あなたとあなたのチームは携帯電話で自動的に電話に応答したり、フォローアップのためにボイスメール ボックスに転送されたりすることができます。 クラウドベースの VoIP では、基本的に「話中信号」は発生しません。

別のインターネット接続が利用できない場合は、サポート チームにお電話ください。緊急のリクエストに対応いたします。

詳細情報:ビジネス電話の転送とは何ですか? 設定方法は?

緊急通報の場合、位置情報は制限されます

ほとんどの人にとってこれは問題になりませんが、インターネットベースの 911 への電話には、必ずしも正確な位置データが添付されているとは限りません。

インターネット ベースの通話が緊急コールセンター (PSAP と呼ばれる) に転送される場合、オペレーターはあなたの位置や電話番号さえも知らない場合があります。 デフォルトでは、通話はアカウント所有者の住所に基づいて最も近い PSAP に到着します。

これを解決するには、クラウド電話システムの各ビ​​ジネス電話回線に割り当てられている固定アドレスを更新します。 この設定は拡張 911として知られています そしてそれはあなたがよく知っておくべきことです。 従業員が自宅またはオフィスから離れて勤務している場合は、すぐに更新する必要があります。

GPS データと携帯三角測量による位置データがすぐに近くの PSAP に渡されるため、インターネット ベースの通話にはスマートフォンを使用することをお勧めします。

アナログデバイスとの限定的な互換性

ファックスなどの従来の電話機器が好きなら、クラウド電話システムにはあまり興奮しないでしょう。 この機器は 90 年代に全盛期でしたが、現在ではその時間は限られています。

セキュリティ システムまたはゲート間で PSTN 接続が必要な場合は、アナログ電話アダプタ (略して「ATA」) を使用する必要がある場合があります。 その一方で、これらのサービスのセルラー接続も安定した信頼性で広く利用可能です。

電話サービスをクラウドに移行するためのヒント

私たちは、企業がクラウドにアップグレードすることで、かなりの成功を収めてきました。 少し怖いかもしれませんが、少し計画を立てれば、きっと成功します。

オフィスの電話システムをクラウドに移行すると、従来の固定電話では得られないメリットが得られます。 単純に長所が短所を上回ります。

クラウドへの移行をスムーズに行うためのアクション アイテムをいくつか紹介します。

• 事前に計画を立てる– 会社の成長、ネットワーク要件、ISP の帯域幅、チームのワークフローを予測します。
• 強力な VoIP 機能を活用する– クラウドベースの電話システムを最大限に活用するには、チームの使用例と最も必要となる組み込み機能を徹底的に評価します。
• VoIP プロバイダーの推奨事項に従ってください– クラウドベースの電話システムに移行する場合は、よく質問してください。 信頼できるサービス プロバイダーが時間をかけて質問に答え、スムーズな移行をお手伝いします。

ビジネス コミュニケーション システムを選択する際には、多くのことが重要になります。 クラウドベースの電話システムは、成長するビジネスに必要な適切な柔軟性、拡張性、機能を提供します。

ただし、クラウドベースの電話システムへの移行においては、必ず適切なパートナーを選択してください。 これにより、クラウドへのスムーズな移行、最適化されたパフォーマンス、そして顧客と従業員の両方にとってよりポジティブなエクスペリエンスが保証されます。