変更管理プロセスは実際にはどのように見えますか？ （決定的なガイド）
公開: 2021-10-01ノキアを覚えていますか？ 確かにそうです。
1998年10月、ノキアはモトローラを追い抜き、世界で最も人気のある携帯電話ブランドになりました。
1995年から1999年にかけて、ノキアの営業利益は10億ドルから40億ドル以上になりました。
2003年、Nokia1100モデルは史上最も売れた携帯電話になりました。
その後、2007年に最初のiPhoneがリリースされました。
2007年末までに、世界で販売されたすべてのスマートフォンの半分はノキアでしたが、アップルのiPhoneはわずか5％の市場シェアしかありませんでした。 ノキアの市場価値はわずか6年間で90％以上下落しました。
2011年までに、ノキアの衰退は加速し、同社は2013年にマイクロソフトに買収されました。
なぜこれが起こったのですか？
彼らはより良い方向に変わることを拒否した。
これはすべて、変更プロセスを実装することで回避できた可能性があります。
多くの企業は、変化の結果について確信が持てないため、潜在能力を最大限に発揮することができません。 使用されなくなったプロセスは、成長を犠牲にして長すぎます。
今、あなたはおそらく次のように考えているでしょう。 」
さて、変更管理プロセスの実装を使用することによって。
見てみましょう。
変更管理プロセスとは何ですか？
変更管理プロセスは、ワークフローを中断したり損傷を与えたりすることなく、ある状態から別の状態にスムーズに移行できるように設計された一連の戦略です。 会社のコンテキストで変更を実装する場合、変更管理プロセスは常に存在しますが、それが成功するかどうかを確認するのは会社の責任です。
なんで？ ビジネス環境が急速に変化しているからです。
長期的には、変化する需要に適応できない企業は時代遅れになり、敗北します。
ブラックベリーの携帯電話のブランドを例にとってみましょう。 タッチスクリーン技術の適応に失敗したため、世界で8000万人以上のユーザーを抱えていたかつて支配的なスマートフォンは、2016年には0.2％の市場シェアしかありませんでした。
間違いなく、ビジネスの存続には変化が必要です。
多くの企業は変更の必要性を認識していますが、それを適切に実装するための知識が不足しています。 プロセスのギャップを通り抜けて、修復不可能な損傷が発生する可能性があります。
組織の変更管理は、企業が運用に影響を与えることなく重要な領域の変更を適切に処理するために使用する段階的な変更プロセスです。 労働倫理、企業文化、ビジネス手順、内部プロセス、運用、企業階層はそれらのほんの一部です。
変更管理プロセスはあなたの会社にどのように影響しますか？
変更管理プロセスを成功させるには、次のことが必要です。
- 事故防止
- 資産の信頼性の向上
- 変更のトレーサビリティ
- 代替案の評価
変更管理プロセスとは、人を管理することです。
これを考慮してください：新しい手順の実装を担当するのは誰ですか？ あなたの従業員と彼らによるプロジェクトの承認または拒否は、その結果に影響を与えます。
規範からの逸脱は、人々からあまり良くない反応を引き起こすことがあります。
未知のものを恐れているという理由だけで、ほとんどの従業員は、何か新しいことを試みる前に、いつもと同じ方法で物事を行うことを選択します。
効果的な変更プロセスは、最も効率的な従業員を刺激します。
したがって、変更を適切に管理することによって、移行の恐れを克服するのを支援するのはあなたの仕事です。
したがって、変更管理プロセスを成功させるための最初のステップは、組織内の全員が参加していることを確認することです。 1人の個人が配達に失敗した場合、それは会社全体に影響を及ぼします。
自分で組織に変更を加えてから、従業員に新しい注文を強制するというトップダウン戦略は効果がありません。 従業員は変更を直接拒否することはできませんが、変更をプッシュすることを少しためらう可能性があります。
覚えておいてください、人々は一般的に彼らが理解していないことを信じるのに苦労しています。
したがって、各従業員が変更の背後にある「理由」を確実に理解するためには、最後まで詳細に説明することが不可欠です。 変更の必要性が最も重要であると確信した従業員は、必要がない場合でも、関連するすべての活動に積極的に従事する可能性が高くなります。
さまざまな種類の変更管理プロセス
変化は多くのレベルで発生する一般的なことですが、それを効果的にするには、さまざまな手法を適用する必要があります。
個人の変更管理、組織の変更管理、および企業の変更管理は、変更管理の3つの基本的なタイプであるため、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
個別変更管理
個別の変更管理は、変更の影響を受ける人々に対応します。
人を効果的に管理するためには、まず人を理解する必要があります。
どのように？
そして、より個人的なレベルで従業員の感情に訴える心理的戦略を作成することにより、この目標を達成することができます。
組織変更管理
個人の変更管理は、組織の変更管理にまで及びます。
つまり、変更計画に参加してもらうために、従業員の心理的ニーズを満たすことに成功しました。 次に、特定された基本的な職場の問題に適切に対処します。
ビジネスの既存のプロセスまたは慣行が、実装しようとしている変更プロセスの妨げになっていますか？
これらの問題を最初に解決して、プロセスで潜在的な障害に直面しないようにし、新しいタスクを正常に完了するために必要なスキルを従業員に身に付けさせます。
エンタープライズ変更管理
トップダウンから、企業の変更管理は会社のあらゆる側面を処理します。その一部には、リーダーシップと管理の役割、構造、プロセス、および手順が含まれます。
すべての部門が独立して運営されているにもかかわらず、共通の目的のために協力しなければならないため、1つの問題が組織全体に悪影響を与える可能性があります。
したがって、アジャイルな変更管理プロセスを目指す場合は、すべての部門が変更プロセスに等しく関与し、すべてが結びついていることを確認してください。
変更管理プロセスを成功させるための9つの重要なステップ
変更管理に関しては、万能のアプローチなどはありません。
変更に寄与する要因は企業によって大きく異なる場合がありますが、変更管理プロセスを成功させるための基本的な概念は同じです。
変更管理プロセスを成功させるための9つの重要なステップは次のとおりです。
1.目標を定義する
変更管理プロセスの最初のステップは、最終的な目標を決定することです。
明確で具体的な目標を設定するには、会社が現在どこにあり、将来どこになりたいかを理解する必要があります。
あなたの目標があなたの会社のビジョンと矛盾する場合、あなたの変更管理プロセスは最初から運命づけられます。 あなたの会社は時間とともに進化するかもしれませんが、そのビジョンに固執することはあなたがあなたのアイデンティティと独自性を維持するのを助けることができます。
2.管理チームから賛同を得ます
変更管理プロセスを単独で行うのは良い考えではありません。
すべての情報と技術的ノウハウを持っていても、自分で変更を実装することはできません。
物事を動かすには、管理チームの助けが必要です。
実装する変更プロセスで解決される、会社で最も一般的な問題の概要を説明することから始めます。
3.キープレーヤーを選択します
変更管理プロセスは大規模で複雑な作業であり、ビジネスのすべての人のサポートが必要です。
成功させるには、組織内のさまざまな部門やレベルで変化を積極的に推進している主要なプレーヤーが何人かいる必要があります。
これらの人々は、彼らが監督する各分野のマネージャーのようなものです。 これらはマイクロレベルでの操作の調整に役立ち、内部で不確実性が多すぎるこの期間中にすべてがスムーズに実行できるようにします。
これらの個人と彼らの役割が何を伴うかについて正直に話し合い、キックオフの前に準備ができていることを確認してください！
4.ビジョンをチーム全体に伝えます
次の段階は、社内の全員から賛同を得ることです。
あなたが上司であるという理由だけで、全員に変更計画への賛同を強いるのは最善の戦略ではありません。
人々があなたのビジョンを共有しているためにあなたの計画に賛同するとき、それはあなたが最良の結果を確実にするときです。
あなたのビジョンを情熱を持って共有してください。 チームメンバーはあなたが考えていなかった良いアイデアを持っているかもしれないので、提案を受け入れてください。
5.障害物を取り除きます
全員が参加したので、障害物がないことを確認する必要があります。 そうしないと、チームは最高のパフォーマンスを発揮できなくなります。
- 新しい手順やシステムのためのスペースを作るために、どのような古い手順やシステムを一掃する必要がありますか？
- システムを実装するために新しい機器に投資する必要がありますか？
- 新しいシステムでタスクを完了するには、チームメンバーが新しいスキルのトレーニングを受ける必要がありますか？
- チームメンバーの役割と義務を再割り当てする必要がありますか？
これらの質問に対する答えを見つけたら、変更プロセスの障害を簡単に取り除くことができます。
6.目標をマイルストーンに分割します
おそらく、最終的な変更の目標が大きい場合、またはこれまでに試みたことのないものである場合、達成することは不可能だと感じる可能性があります。
だからこそ、小さなマイルストーンを設定し、それを1つずつ達成することで、旅がより楽しくなるだけでなく、関係者全員が新しい成功のたびに達成感を得ることができます。これにより、私たちのエネルギーがさらに向上します。
7.早期勝利の準備をする
変更管理プロセスの間、初期の勝利は従業員に刺激を与え、彼らの努力が報われていることを彼らが見ているので、彼らがより多く働くように動機づけます。 しかし、人々の初期の努力が時間の無駄のように見えるときは、その逆が当てはまります。
達成可能な目標から始めて、それらの目標を達成するために重要な役割を果たすチームメンバーを関与させて、彼らの努力を最大限に活用するようにしてください。
8.進捗状況を追跡します
変更管理プロセスには、広範な計画、調整、制御、および評価が必要です。
目標を達成するには、これらすべての要素が調和している必要があります。 このため、物事がどのように進行しているかに注意を払う必要があります。
目標を達成するのに時間がかかりすぎていませんか？ その場合、遅延の原因は何ですか？ あなたの会社にはまだつまずきがありますか？
数週間または数か月後、あなたの熱意とチームメンバーの熱意は衰え始めるでしょう。 チームのモチベーションを維持するために、チームと定期的にミーティングを行います。
頻繁なコミュニケーションがなければ、変更プロセスはうまくいきませんでした。
9.継続的に改善する
変化は終わりのないプロセスです。
目標を達成した後は、自己満足しないでください。 代わりに、現在のビジネスプロセスを常に評価し、改善してください。 そうすれば、実装している新しいシステムの結果として発生する可能性のある潜在的なボトルネックを検出できます。
したがって、変更プロセスを実行し続けます。
組織全体で安定性と一貫性を維持するには、行った変更を組織文化に組み込みます。
変更プロセスの一般的な課題
組織の変更とは、通常、組織が業務を合理化するための断固とした取り組みを指します。または、やむを得ない状況での行動方針に関連する場合もあります。 いずれにせよ、それは私たちが成功するためにナビゲートしなければならない独自の障害物のセットアップが付属しています。
障害にぶつかったときに役立つ可能性のある変更を管理するときに、企業が一般的に直面するいくつかの課題を見てみましょう。
複数のチームの管理
変更管理プロセス中に必要なすべてのタスクを実行するには、単一のチームでは不十分な場合があります。 したがって、物事を円滑に進めるためには、責任の異なる複数のチームが協力する必要があります。
ただし、複数のチームを管理することは非常に困難な場合があります。
すべてがスムーズに実行され、誰もが失敗しないようにするには、標準の操作手順（SOP）を作成し、チェックリストやプロジェクトのタイムラインなどの効果的な変更管理ツールを使用して、各自がそれを実行するときに何をする必要があるかを正確に把握できるようにします。 –どんなに小さな役割を果たしても！
複数の分野で上昇する変化を管理する
組織のある側面の変更が他の側面に影響を与える可能性があり、その結果、処理すべき他の多くの問題が発生する可能性があります。 十分に注意しないと、自分が輪になっていくことに気付くかもしれません。
さまざまな分野での問題を防ぐために、変更管理プロセスは、組織内のすべてのレベルで徹底的かつ一貫している必要があります。
これを効果的に行うには、変更プロセスに関与するすべての人がプロジェクトレポート、現在のタスク、および会話にアクセスできるようにする、包括的なワークフローシステムが必要です。
コミュニケーションの内訳
変更管理プロセスでは、定期的な連絡と会社のビジネス手順の更新が必要です。
情報の失敗を最小限に抑えるには、正確で完全なデータをチームと定期的に共有する必要があります。また、関係するすべての関係者が常に更新されたドキュメントを利用できるようにする必要があります。
シンプルなビジネスプロセスのドキュメント機能を備えたワークフローツールを採用して、各手順の記録を簡単に作成し、チームに伝達できるようにします。
従業員の抵抗
一部の従業員が変更に熱心でない場合、それは正常です。 変化は人々が自然に抵抗するものです。
無関心、拒絶、疑い、中立、実験、そしてコミットメントは、変化を構成する6つのフェーズです。
では、どのように対処しますか？
忍耐をもって。
従業員の準備のレベルを判断し、各段階を適切に通過するのに十分な時間を与えます。
失敗した変更システムの修正
効果的な変更管理には、ある程度推奨される原則に従う必要がありますが、結果が必ずしも期待に応えるとは限りません。
行った変更を元に戻すことはできますか？
はいといいえ。
よく考えられた変更管理戦略と作業を追跡するためのツールがなければ、ステップをたどることは困難な作業になる可能性があります。
ただし、失敗を受け入れてより良い変更プロセスに進むことは常に可能であり、失敗した場合に推奨されます。 覚えておいてください：あなたは負けていません、あなたはただ失敗しました。
即時承認の取得
新しいシステムを使用する前に、関係者によって徹底的にテストおよび承認されていることを確認してください。 ビジネスの性質に応じて、評価は社内または社外の従業員によって実施される場合があります。
事業運営を継続するための最良の方法は、承認プロセスを自動化することです。 効率的なワークフローシステムは、保留中の承認について従業員に警告し、承認が完了するまで従業員に通知し続けることができます。
変更管理に関する追加の記事は次のとおりです。
1-マッキンゼーの7-S変更管理モデルとは何ですか？その使用方法
2-コッターの8ステップ変更管理モデルとは何ですか（あなたが知る必要があるすべて）
結論
変化の必要性を認識し、それを適切なタイミングで実行することは、ビジネスの存続と発展にとって重要です。 変化する企業の要求に適応できないと、競争に勝ち残る可能性があります。それはあなたが望んでいないことだと私は確信しています。
変更は難しいかもしれませんが、適切な変更管理プロセスが整っていれば、はるかに簡単になる可能性があることを忘れないでください。
よくある質問
変更管理プロセスとは何ですか？
変更管理プロセスは、ワークフローを中断したり損傷を与えたりすることなく、ある状態から別の状態にスムーズに移行できるように設計された一連の戦略です。
変更管理にはどのような種類がありますか？
個人の変更管理、組織の変更管理、および企業の変更管理は、変更管理の3つの基本的なタイプです。
診断を変更管理計画の重要な部分にするのはなぜですか？
診断の目的は、問題を発見し、問題が発生した理由を特定して、管理者が解決策を見つけられるようにすることです。