あなたの作品を分類してクライアントに提示する方法

私たちは皆、タスクを分類する方法と、新しいプロジェクトごとにタスクをスケジュールする方法を持っていますが、進捗状況をクライアントに提示する必要があるときが来ます。 ほとんどの場合、彼らが見たいと思うデータに基づいてレポートを作成します。 ただし、レポートアプローチにいくつかの簡単な変更を加えるだけで、両方の当事者に計り知れない価値をもたらし、クライアントの満足度を高め、返品の可能性を高める方法を紹介します。

すべての新しいクライアントとチャットする

彼らがどのような情報を大切にしているかを知る必要があります。 これは、彼らとの関係を維持し、お互いに何を期待できるかを知っていることを保証するためです。 追加されたボーナスは次のとおりです。

• より明確に設定された目標;
• あなたのクライアントがビジネスパーソンとしてどのようなものかを感じ取ってください。
• 彼らが好きなレポートの種類を知り、締め切りを交渉する。
• 時間の見積もりと費用の透明性。

交換する情報が多ければ多いほど、実際にレポートをまとめる必要がある場合の準備が整います。 彼らがどの情報を見たいかがわかるので、二度と推測することはほとんどありません。

この会議を（もちろん、クライアントの許可を得て）記録するか、詳細なメモをとってください。 これにより、情報の分類とレポートが数字によるペイントと同じくらい簡単になります。

あなたの仕事を分類する方法

作業を分類すると、生産性とタスクへの取り組み方が反映されます。 ただし、報告するときは、それらの決定を説明するためのクライアントの質問に備えてください。 ほとんどのレポートは、いくつかの分類方法に依存しています。

優先度による分類

優先度は最も頻繁な方法の1つです。 すべてのプロジェクトにとって時間が重要であるため、クライアントと請負業者の両方で機能します。 すべてが時間どおりに行われると、クライアントのお金を節約し、生産性を高め、ビジネス関係を円滑に維持できます。

プロジェクトのどの側面が最も重要かを判断します。 たとえば、ライターとして、クライアントが私に一連のトピックを提供してくれた場合、私は彼らが主に調査、インタビュー、データシート、または他の何かを完全に必要としているかどうかを見極めます。 テキストの種類とその目標によって、私が行う必要のある準備の種類が決まるからです。 インタビューに基づく記事は他の人との調整が必要なので、それを私の最初の目的として、それを中心にタスクを整理することになるでしょう。

同様に、私の計画と決定をクライアントに説明し、私の戦略が長期的にプロジェクトにどのように役立つかを説明します。

使用するタスクタイプまたはテクノロジーによる分類

次の方法は、プロジェクトの内訳に依存しています。 大きな目標を小さなステップに分解したら、それらをさまざまなタイプにまとめることができます。 例：調査、設計、レビュー、フィードバックなど。

さらに、タスクタイプには、さまざまなプラットフォームまたはソフトウェアを含めることができます。 ソーシャルメディアマネージャーは、キャンペーンを宣伝するために使用するプラットフォームごとに自分の仕事を分類できます。 そして、彼らはそれぞれに費やされた時間を追跡し、後でクライアントに提示することができます。 自分の推論と戦略に裏打ちされて、その人はプロジェクトがどのように進んでいるか、そしてそれを最もよく進めるためにどのような選択がなされたかをよりよく説明することができます。

時間の見積もりによる分類

プロジェクトがタスクに分割されている場合、それらのほとんどについてすでに精神的な時間の見積もりを行っている可能性があります。 したがって、作業を分類する別の方法は、作業を完了するのに必要な時間によるものです。

この方法は毎日のスケジュールに最も役立ちますが、クライアントにも役立つ洞察を提供できます。 時間の見積もりは、リソースと財務がどのように費やされているかを示す優れた指標であるため、この分類を使用することにはいくつかの利点があります（クライアントにとって重要）。 たとえば、 Clockifyでは、実行する各タスクの推定時間を設定できます。

その後、推定時間と実際の追跡時間を比較します。 そこから、重要な情報のみを含むクライアントレポートを生成できます。

出典：正確な作業時間の見積もりを作成する

Clockifyには、プロジェクトの見積もりとそのプレゼンテーションの追跡をはるかに簡単にするのに役立つ堅牢なレポートシステムがあります。

難易度/エネルギーレベルによる分類

この最後のものは少し奇妙に聞こえるかもしれません。 仕事をエネルギーレベルでどのように分類しますか？

さて、あなたが受け入れた仕事を分解するとき、あなたは日中のあなたの生産性に応じてあなたのスケジュールでタスクをシフトする可能性があります。 私にとって、朝は最初の1時間は簡単なタスクと電子メールのチェックから始まり、その後、ランチタイムまでより難しいタスクに移ります。

自然に、より集中、努力、または調査を必要とするタスクを1日の最も生産的な時間にシフトします。 朝、午後、夕方のいずれであっても。 この種の内訳を要求するクライアントは実際にはまれですが、洞察は次のことを報告するときに役立ちます。

• 締め切りに間に合わないことに気付いた場合は、この分類を使用して、クライアントがあなたの視点から作業を確認できるようにすることをお勧めします。 単に「タスクはよりエネルギーを消費するので、期限を変更することにしました」と言って、彼らがあなたの言葉を受け入れることを期待する代わりに、実際にはそれをバックアップするためのデータがあります。
• 収集された情報は、独自のワークフローを研究する場合にも非常に役立ちます。
• プロジェクト全体の進捗状況と、困難なタスクと簡単なタスクの比率が明らかになります。

作業自体に取り組むさまざまな方法について説明したので、クライアントに報告する必要がある場合を見てみましょう。

クライアントに報告する時期

幸いなことに、圧倒的なクライアントは徐々に過去のものになりつつあります。 新しい世代では、耳を傾け、交渉することをいとわない専門家が増えています。 ただし、その見返りとして、完全な透明性と公平性も必要です。 これが、報告プロセスがほとんどの場合、あなたと彼らの間の交渉の問題になる理由です。

レポートスケジュールの交渉

クライアントには2つのタイプがあります–プロジェクトを（健全に）監督するのが好きなクライアント

• 信頼関係のないクライアント–最初のミーティングでテンプレートを用意します。 彼らがあなたとのミーティングを本当に気にしない（または計画する時間がない）と言ったとしても、彼らにスケジュールを提供することは非常に専門的です。

このような場合に使用できるテンプレートスケジュールを考え出すために時間をかけてください。 たぶん、クライアントは、彼らが彼らを始めるための基盤を持っているとき、スケジューリングにもっと積極的に参加するでしょう。

そのテンプレートがどのように見えるかの例を次に示します。

もちろん、レポートのスケジュールとレポートの種類は、この例とは異なります。 カレンダーは、あなたが働いている業界、あなたのクライアントがどのように働いているか、そして最も重要なことに、あなたがプロジェクトにどのように取り組んでいるかに従って作成されるべきです。

• 信頼関係のあるクライアント–期待について尋ね、作業プロセスと通常の報告方法を明確に述べてください。 両方の当事者のために働く共通の根拠を見つけてください。 たとえば、一部のクライアントは、電子メールを読む時間がなく、15分間の画面共有通話を希望しているため、すぐにフィードバックを提供できます。

最初と最後のプレゼンテーション

これは、プロジェクトの開始時と終了時に開催される会議を意味します。

あなたが最初に会うとき、あなたとクライアントは料金、費用、締め切り、そして目標についてより詳細に話し合うかもしれません。 ただし、数日または1週間後にその会議をフォローアップし、プロジェクトレポートでそれらすべての詳細を説明することをお勧めします。 これは、同じページにいることを確認し、作業がすでに開始されていることをクライアントに安心させる方法です。 この「初期」レポートには、次のものを含めることができます。

• プロジェクト全体のレイアウト。
• タスクの分類;
• 初期費用・時間査定等

ただし、情報は一般的なものにしてください。個々のタスクやそれぞれの時間の評価には進まないでください。 クライアントは、月曜日の1時間ごとの計画ではなく、包括的なタスクと目標についてこれらの評価を確認します。 これらは、より頻繁なチェックインのために残しておく必要があります。

チェックイン

チェックインは、プロジェクトの定期的な更新です。 上記の表の例では、月曜日のレポートと隔週の金曜日のレポートがチェックインと見なされます。

特別な報告がない場合でも、報告する必要があることに注意してください。 たとえ週が無事だったとしても、プロジェクトがどのように進行しているかをクライアントに知らせる必要があります。 フィードバックと比較することができます。会社で働いているときに、私は自分が良い仕事をしているかどうかをどうやって知ることができるかを部門のリーダーに尋ねました。 彼が言ったのは：

「そうでない場合は、誰かがあなたにそれを指摘するでしょう。 誰も何も言わない限り、あなたは素晴らしいことをしています。」

最初は、フィードバックを期待することは自分自身の中心にあるように見えたので、問題はありませんでした。 しかし、私はすぐに時々緊張し、悪いフィードバックがいつ来るのだろうと思っていました。 ほぼ同じように、遅い週の最も基本的な情報であっても、報告する必要があります。 締め切りのプッシュバックまたはプロジェクトの問題がある場合にのみ報告する場合、クライアントは受信トレイにあなたの電子メールを表示することを恐れてしまう可能性があります。

チェックインはいつスケジュールする必要がありますか（プロジェクトの種類によって異なります）。

• 毎週;
• 週に2回または月に2回。
• 毎月（より広い範囲のチェックイン）。

言うまでもなく、レポートはチェックインの頻度に応じて作成する必要があります。 要するに、あなたとクライアントの時間とエネルギーを節約するために、情報は毎週のチェックインに最適です。 メールと、必要に応じて非常に短い通話（最大15分）に固執します。

簡単なステップでの分類とプレゼンテーション

時間の追跡に加えて、 Clockifyでのクライアントの請求レポートにも細心の注意を払っています。 デジタル時間追跡は、クライアントと請負業者の間の信頼と透明性の最も信頼できる情報源になっているため、レポートは、必要に応じて、簡単で、詳細で、用途が広いものになっています。

カスタムフィールドを使用してカテゴリを指定する

Clockifyでは、カスタムフィールドのおかげで手間のかからないレポートを作成できます。 これらは各タスクのオプションのテキストボックスであり、追跡しているものを正確に指定できます。 カスタムフィールドでは、テキスト、数字、リンク、コード、場所などを入力できます。特定のタスクに費用がある場合は、費用を入力するオプションもあります。

Clockifyのカスタムフィールド

時間を追跡する

これは、報告プロセスの肉とジャガイモです。

分類したら、各カテゴリのタスクごとに作業時間を追跡する必要があります。 また、見積もりを行った場合は、ワンクリックですべてを完了するのにかかった実際の時間と比較できます。

Clockifyでプロジェクトの進捗状況の見積もりを追跡します。

レポートを作成する

最近のデジタルタイムトラッカーには、レポートにできるだけ多くのレイヤーを提供できる膨大な機能セットが備わっています。 それらは、単純または詳細にすることも、重要なポイントのみを要約することもできます。

上記のようなレポートでは、追跡された時間全体を取得し、いつでも提示したいものを選択できます。 たとえば、数か月の作業の後にチェックインコールがあり、週次レポートを提供している場合、クライアントは、いくつかの数値を確認するために、プロジェクト全体の進捗状況について尋ねる場合があります。

このような同期レポートを使用すると、その情報を簡単に取得できます。 クライアントの要求に応じて、あるタブから別のタブに切り替えるだけです。 会議の流れに適応でき、必要なデータが手元にないために「その場で」配置されることはめったにありません。

レポートを提示する

可能であれば、最初の会議でクライアントに、レポートをどのように配信して提示するかを尋ねます。 実際のスライドを好む人もいれば、Excelシートやグラフを好む人もいます。 また、レポートの頻度と性質によっても変化します。

彼らに最適なものを見つけて、1つの形式に固執してみてください。 ただし、グラフやチャートは最もわかりやすい視覚的表現であるため、必ず手元に用意してください。

要約する

クライアントの報告は、あなたの仕事のブギーマン側である必要はありません。 両者が合意した理由で作業を分類するだけで、多くの混乱や誤解を防ぐことができます。 それ以降は、時間を追跡し、ソフトウェアに適切なレポートを生成させるだけです。 電話やメールを報告する時間をスケジュールし、新しいものがほとんどない場合でも、それらに固執します。 クライアントと請負業者の関係は透明性に基づいていますが、このようなソフトウェアはどのソフトウェアを提供できますか？