情報に基づいた購入者になる：ビジネスソフトウェアの真のコストを理解する
公開: 2022-05-07それはあなただけではありません。ビジネスソフトウェアの予算は複雑です。 私たちはそれを分解するためにここにいます。
注：この記事は、米国におけるビジネス関連の懸念について読者に通知することを目的としています。 経済的なアドバイスを提供したり、特定の行動方針を支持したりすることを意図したものではありません。 特定の状況に関するアドバイスについては、会計士または財務コンサルタントに相談してください。
理想的な世界では、ソフトウェアの購入は、他のほとんどすべてのものを購入するのと同じくらい簡単です。 設定された価格があり、あなたはそれを支払います、そしてそれはそれです-あなたはソフトウェアを所有しています！
ただし、ビジネス用のさまざまなソフトウェアオプションの調査を開始した場合は、それがそれほど単純ではないことはすでにご存知でしょう。 ソフトウェアベンダーは、大幅に異なる価格設定モデルを採用しているだけでなく、システムの所有と運用に固有の追加コストも負担しています。
中小企業におけるソフトウェア購入の傾向に関する2019年のCapterraの調査によると、コストが予算を超えることへの懸念は、ビジネスソフトウェアへの投資に対する最大の内部障壁です。 ソフトウェアを所有するための真のコストを知らない限り、予算を超過するリスクは非常に現実的です。
（予算を超えないようにするには、ここで総所有コスト計算ツールを確認してください。）
ここでは、ビジネスソフトウェアを所有するための総コストを構成する5つの主要なコンポーネントを分類します。 目標？ ソフトウェアの購入決定に自信を持てるように、ソフトウェアのコストを明確にすること。
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コストコンポーネント＃1：ソフトウェアライセンス自体
コストコンポーネント＃2：ハードウェア
コストコンポーネント＃3：実装
コストコンポーネント＃4：トレーニング
コストコンポーネント＃5：サポート
コストコンポーネント＃1：ソフトウェアライセンス自体
ソフトウェアライセンス（実際にソフトウェアを所有して使用するためのコスト）には、ソフトウェア価格のかなりの部分であるという二重の名誉と、ビジネスの規模を拡大するにつれて時間の経過とともに大幅に変化する可能性があるため、明確に特定するための困難なコストがあります。
遭遇するソフトウェアライセンスの価格設定モデルには、永続的な価格設定とサブスクリプション価格設定の2つがあります。
永続的な価格設定では、ソフトウェアを無期限に所有するために1つの価格を前払いします（つまり、永続的に、したがって名前が付けられます）。 この価格設定モデルは最も長く使用されており、通常、「オンプレミス」で展開されるソフトウェアに使用されます。つまり、ビジネスのローカルコンピューターまたはサーバーにダウンロードして保存されます。
H＆Rブロックは永続的な価格設定の一例です。 この中小企業の税務準備ソフトウェアは、89.95ドルの1回限りの料金で購入できます。
サブスクリプション価格では、ソフトウェアを使用するために月額または年額のサブスクリプション料金を支払います。 支払いをやめたり、契約を更新しなかったりすると、ソフトウェアを使用できなくなります。 この価格設定モデルは、より最近で人気があり、クラウドを介して展開されるソフトウェアによく使用されます（この展開モデルは「Software-as-a-Service」または「SaaS」とも呼ばれます）。 つまり、ソフトウェアベンダー独自のサーバーでホストされ、インターネットを介して顧客がアクセスします。
覚えておいてください：
多くの場合、ソフトウェアベンダーは、月次または年次のサブスクリプションを行うオプションを提供しています。年次オプションは、より長い契約に誘うために全体的に安価です。 ただし、その低コストは当然のことではありません。 計算を行って、状況に応じてどの支払いスケジュールが安いかを確認してください。
Basecampは、定額のサブスクリプション価格の例です。 このプロジェクト管理システムは月額99ドルで購入できます。
他にも3種類のサブスクリプション料金がありますが、料金は消費、サイズ、ユーザーベースの料金など、さまざまな要因によって異なります。
- 消費ベースの価格設定は、サブスクリプション料金を、ソフトウェアまたはそれに関連するサービスを実際に使用する量に関連付けます。 課金プラットフォームであるCheddarは、消費ベースの価格設定を使用し、月額99ドルに加えて、システムを介して行われたトランザクションの数に基づいた料金を請求します。
- サイズベースの価格設定は、サブスクリプション料金を組織のサイズ（従業員数や顧客数など）に関連付けます。 HR部門向けのソフトウェアプラットフォームであるWebHRは、サイズベースの価格設定を使用しています。 150人の従業員を抱える会社の場合、WebHRは従業員1人あたり月額1.85ドルを請求します。
- ユーザーベースの価格設定は、サブスクリプション料金をソフトウェアを使用している人数に関連付けます。 オンシェイプ、エンジニアリング設計ソフトウェアは、ユーザーベースの価格設定を使用します。 彼らの「プロフェッショナル」プランの費用は、ユーザー1人あたり年間2,100ドルです。
覚えておいてください：
名前付きユーザーの料金と同時ユーザーの料金の違いを理解することが重要です。 名前付きユーザーの価格設定では、各ユーザーが独自のログインを持ち、すべてのユーザーがソフトウェアを同時に使用できます。 同時ユーザー料金では、誰でも使用できる一定数のログインを取得できますが、同時にログインできるのはその固定数のみです。
ソフトウェアを一度に使用する必要がある20人のチームがある場合は、20ユーザーの名前付きユーザーの価格設定を使用する必要があります。 ただし、20人のうち5人だけが一度にソフトウェアを使用する必要がある場合は、5人のユーザーの同時ユーザー料金を選択する方が安い場合があります。
ほとんどの場合、あなたの手はあなたが選択するソフトウェアの価格設定モデルに縛られます。 ソフトウェアベンダーが自社製品の永続的なオプションとサブスクリプションオプションの両方を提供することはめったにありません。
それでも、選択肢がある場合、または永続的な製品をサブスクリプション製品と比較している場合は、それぞれの長所と短所を比較検討して、ビジネスに最適なモデルを決定します。
コストコンポーネント＃2：ハードウェア
当然のことながら、購入したソフトウェアを実行するためのハードウェアのコストを考慮することは依然として重要です。 これは、ソフトウェアをホストするサーバーを購入する必要があるだけでなく、適切なオペレーティングシステムを使用する新しいデバイスも購入する必要があるオンプレミス展開にとって特に重要です。 言い換えれば、Macを使用しているが、必要なソフトウェアがWindowsのみである場合、それを考慮するとかなりのコストがかかります。
SaaSの展開では、Webブラウザーからアクセスできるため、ハードウェアの柔軟性が大幅に向上します。 コンピューター、タブレット、またはスマートフォンが機能します。 企業は、従業員が自宅から自分のデバイスを持ち込めるようにすることで、ハードウェアのコストを節約することもできます（ただし、ITの脆弱性を減らすには、これを包括的なBYOD（Bring-Your-Own-Device）ポリシーと組み合わせる必要があります）。
ソフトウェアの特定のカテゴリでは、追加のハードウェアの購入も必要になります。 たとえば、生体認証システムは、人の指紋またはその他の一意の識別子を使用して、誰かが本人であることを確認します。 これらのプラットフォームでは、生体認証を正確に登録するために専用のハードウェアが必要です。
uAttendは、自社のソフトウェアと互換性のあるタイムレコーダーを自社のWebサイトで販売しています（出典） 。
一部のベンダーは、関連するハードウェアをソフトウェアと一緒に使用することを要求する場合があります。または、自由に買い物をすることができます。
コストコンポーネント＃3：実装
ベンダーは、ソフトウェアを実装してビジネスで稼働させるために、購入時に1回限りの料金を請求することができます。 基本的なインストールとセットアップに加えて、実装コストは次のようなニーズもカバーできます。
- ソフトウェアのカスタマイズ
- 以前のシステムからのデータ移行
- 現在のシステムとの統合
ソフトウェアの実装を自分で処理できる場合、ベンダーはこのコストを免除することができます。 たとえば、エンタープライズリソースプランニング（ERP）プラットフォームであるOdooは、支援が必要な場合に、有料オプションに加えて無料のセルフサービス実装オプションを提供します。
Odooの実装オプション（出典）
一般的な経験則では、オンプレミスシステムは、クラウドベースのシステムよりも実装にコストがかかります。 より複雑なシステムは、基本的なアプリよりも実装にコストがかかります。
場合によっては、実際のソフトウェアライセンスと同じくらい（それ以上ではないにしても）実装に費やすことができます。 ベンダーに、実装オプションの詳細とそれに応じた予算を立てるための料金について尋ねます。
コストコンポーネント＃4：トレーニング
ソフトウェアライセンスの費用には通常、ヘルプガイドやサポートフォーラムへのアクセスが含まれますが、ベンダーは追加のトレーニングに対して別途オプションの料金を請求する場合もあります。 選択したソフトウェアの複雑さとそれがビジネスにとってどれほど重要かによっては、このトレーニングは価値のある投資になる可能性があるため、従業員はプラットフォームにすばやく慣れることができます。
トレーニングはさまざまな形式で提供できますが、費用は次のとおりです。
- ベンダートレーニングサイトへの従業員の派遣
- あなたの会社にトレーナーを連れてくる
- バーチャルウェビナーセッション
- 自習型eラーニングコース
著名なソフトウェアベンダーは、ユーザーがプラットフォームに精通していることを示すために取得できる証明書を提供する場合もあります。 たとえば、Salesforceは、200ドルから6,000ドルのさまざまな証明書を提供しています。
Salesforce管理者認定のリスト（出典）
どのようなトレーニングオプションを選択する場合でも、最初のユーザーだけでなく、将来的にシステムを学習する必要がある新入社員にも予算を立ててください。
コストコンポーネント＃5：サポート
ライセンスのコストに組み込まれることもありますが、継続的なサポートは、メンテナンス、アップグレード、さらにはプレミアム形式のカスタマーサービスをカバーする個別の料金になることもあります。
たとえば、アドビのお客様は、アドビプラチナメンテナンスおよびサポートプログラムにオプトインするオプションがあります。このプログラムは、ライセンス費用の約20％の年会費で24時間年中無休のカスタマーサポートを優先的に提供します。
サポートには、コンサルティングのオプションも含まれる場合があります。これは、アカウント担当者とペアを組み、定期的に会って目標を確認し、ソフトウェアから最大の価値を引き出す方法を示します。 マーケティングシステムであるHubSpotは、月額400ドルから1,600ドルの範囲の4つの異なるコンサルティングオプションを提供します。
HubSpotのコンサルティングオプション（出典）
提供するサポートサービスによっては、ベンダーが処理できない重大な管理上の負担を負う可能性があります（たとえば、一部の給与ソフトウェアベンダーは、会社の給与ニーズを処理できます）。
これらのタスクを社内で完了するコストと、ソフトウェアベンダーにアウトソーシングするコストを比較検討してください。
ソフトウェアを節約するための最後のヒント
ソフトウェアの価格設定は、ベンダーのWebサイトに表示されるほど単純ではありません。 隠れたコストは横行しており、それらを考慮しない限り、ソフトウェアの予算を超えてしまうことに気付くでしょう。
ビジネスソフトウェアの真のコストに含まれるすべての要素を理解することは、コストを準備して抑えるのに役立ちます。
これらの最後のヒントは、全体的な価格をさらに下げることができます。
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注：この記事に記載されているソフトウェアベンダーは、さまざまなソフトウェアの価格設定モデルを説明するためだけに選択されたものであり、推奨または推奨を目的としたものではありません。 これらの価格戦略はこれらの企業に固有のものではなく、他の多くのソフトウェアベンダーによって提供されています。
Capterraの2019スモールビジネスソフトウェア購入傾向調査に関する情報
Capterraは、2019年9月から10月にかけて、米国を拠点とする中小企業のリーダー129人を対象にこの調査を実施しました。 企業は、従業員が2〜249人で、企業全体の年間収益が1億ドル未満の企業について規模別に選別されました。 過去12か月間に、少なくとも1つのソフトウェアを5,000米ドル以上で購入する必要がありました。 回答者は、組織内のソフトウェア購入の決定に影響を与える、少なくともオフィスマネージャーである必要もありました。