あなたのメッセージをよりよく伝えるための7つのビジネス提案書作成のヒント
公開: 2022-05-06平易な英語としても知られる平易な言葉の書き方は、まさにそのように聞こえます—読者があなたが言おうとしていることを簡単に理解できるように、はっきりと簡潔に書くことです。 ビジネス提案の文脈では、平易な言葉で書くことは、提案を書くことからすべての曖昧さ、紛らわしい言葉、専門用語を取り除くことです。
わかりやすい言葉で提案を理解しやすく、覚えやすく、購入者が「はい」と答えやすくなります。
メッセージを伝え、人々がそれを思い出せるようにするには、提案を書くときに次の7つのヒント（および文法規則）を念頭に置いてください。
平易な言葉の提案を書くためのヒント：
簡単な用語を使用する
ネガティブな言葉よりもポジティブな言葉
単語の文字列の代わりに単純なコネクタ
能動態>受動態
より正確な動詞、抽象度の低い名詞
短くて日常的な言葉、長くはない、学術的な言葉
1つの主要なアイデアで短い文章を使用する
1.難しくない、抽象的な用語ではなく、単純で具体的な用語を使用する
「少ないほど多い」という言葉を耳にしますが、事業提案も例外ではありません。 提案書をシンプルに保つことで、見込み客があなたが伝えようとしているポイントを理解する可能性が高くなります。 業界用語や専門用語を使用できますが、見込み客が専門家であるか、あなたが話していることを彼らが知っていると確信している場合を除いて、それらを最小限に抑えるようにしてください。
これは、必ずしもあなたの事業分野の専門家ではなく、業界固有のフレーズに慣れていない可能性のある見込み客を扱う場合に特に重要です。 単純な用語を使用するか、本当に抽象的な用語を使用する必要がある場合は、必ず説明してください。
2.否定的な言葉の代わりに肯定的な言葉を使う
ポジティブであることは、態度の観点からも、明快さの観点からも優れています。
たとえば、新しいプロジェクトの可能性について、チームの誰かに熱心にメールを送信したとします。
「このプロジェクトをやるべきではない理由はありません。」
私たちが読むとき、私たちは皆スキミングします。 すべての文、またはすべての文のすべての単語を読むわけではありません。 この文の言い回しは、「できない」と「できない」という単語を強調しており、読者はそれが否定的な反応であると思い込んでいます。 解釈のために何も残さずに、同じことを言うためのより良い方法は次のとおりです。
「私たちはこのプロジェクトを行う必要があります！」
3.単語の文字列の代わりに単純なコネクタを使用します。
単語をリンクすると、単純な文が複雑な文に変わる可能性があります。 それはまたあなたを大げさに聞こえさせることができます。
提案書にこのようなものを書いたことはありますか？
「このプロジェクトの目的のために、そして私たちがより多くの情報を必要とすると決定された場合、私たちはあなたの顧客の役割を引き受け、あなたのウェブサイトの監査を行います。」
次回は、これを試してください：
「さらに情報が必要な場合は、お客様の視点からWebサイトの監査を行います。」
4.受動態の代わりに能動態を使用する
能動態は行動を明確に識別し、その行動を実行している読者に伝えます。 読者は能動態を好みます。能動態はより自然なコミュニケーション方法であり、誰が何をしているのか誤解がないことも保証するからです。
たとえば、あなたが提案を書いていて、あなたの代理店が開発した素晴らしいキャンペーンについて自慢したい場合、あなたはどちらがより強力な声明だと思いますか？
「オンラインキャンペーンが開発され、月間400人の新規加入者が集まりました。」
または：
「私たちのデジタル専門家チームは、400人の新しい月間加入者を呼び込むオンラインキャンペーンを開発しました。」
2番目のステートメントは、成功したアクションに重点が置かれていることを確認します。 さらに、誰が何をしたかについてのあいまいさはありません。 これは、クライアントとビジネスの間の役割と責任の概要を説明するときに特に重要です。
5.抽象的な名詞の代わりに正確な動詞を使用する
動詞は行動を説明するために存在するので、彼らに仕事をさせてください。 そして、あなたがそれにいる間、それを単純にしてください。
なぜ言うのか
「私たちの提案アプリはあなたの成約率を改善します。」
あなたが言うことができるとき、
「私たちの提案アプリはあなたの成約率を改善します。」
よりシンプルで、より短く、そしてより自信があります。 付加価値のない単語を取り除きます。
6.短くて日常的な言葉、長くはない、学術的な言葉
あなたがあまりにも派手に聞こえようとすると、人々はあなたが彼らの上で話そうとしている、またはあなたがあなたよりも賢く聞こえようとしていると思うでしょう。 人々は彼らが理解している人々を好きで、信頼し、そして雇います。
提案ソフトウェアが優れている理由を見込み客に説明しようとしている場合は、次のように言うことができます。
「当社の提案ソフトウェアは、提案エコシステムのあらゆる側面を合理化して、内部の利害関係者間の簡単なコラボレーションを促進し、比類のない顧客体験を提供します。」
しかし、あなたは間違いなくあなたが一生懸命努力しているように聞こえるでしょう。
代わりに、会話で実際に使用する可能性のある短い単語に固執します。
「当社の提案ソフトウェアは、より多くの取引を成立させるために必要な制御と可視性を提供します。」
7.1つの主要なアイデアで簡潔な文章を使用する
複数のアイデアを1つの文に詰め込もうとすると、混乱する可能性があります。 そして、より多くの文脈に合うように文を拡張しようとすると、それはあなたがとりとめのないように聞こえるかもしれません。
文を分割できるかどうかをテストする簡単な方法は、「and」という単語を探して、それをピリオドに置き換えることができるかどうかを確認することです。
言う代わりに：
「私たちのビジネスは、オフィス、住宅スペース、および商業施設に一連のクリーニングサービスを提供します。また、手頃な価格と素晴らしい評判もあります。」
あなたはあなたのポイントを2つの文に分けることができます：
「私たちのビジネスは、オフィス、住宅スペース、および商業施設向けの一連のクリーニングサービスを提供しています。 さらに、私たちは市内で最も安い価格であり、私たちをバックアップするための高い評判を持っています。」
ゴングラボは最近の記事で大きなポイントを挙げています。短いものと簡潔なものには根本的な違いがあります。 短いとは長さですが、簡潔とは長さと意味です。 長い文でもうまくいく可能性がありますが、それは価値が詰まっている場合に限られます。 長い文を避けられない場合もあるので、そのような状況では、各単語が目的を果たしていることを確認してください。
最終的な考え
あなたの提案の内容と形式を超えて、あなたの文章はあなたが思っているよりもはるかに大きな影響を及ぼします。 口調とスタイルを適切に使用することでメッセージを調整できますが、使用する言語は、見込み客を獲得するか、次のより適切に書かれた提案に取り掛かるかの違いになる可能性があります。
人々があなたが話していることを理解できない場合、彼らはあなたが言わなければならないことによって説得されないことを覚えておいてください。 次回、パイプラインで有望な見込み客がいる場合は、取引を確保するための成功するビジネス提案を書くためのガイドを確認してください。