9 つの主要なビジネス コミュニケーション チャネルと例

役員室から休憩室、高層ビルの本社からホームオフィスに至るまで、良好なコミュニケーションが優れたビジネスの基礎であるという共通認識は明らかです。

私たちは皆、メッセージングの効果を高めたいと考えていますが、非常に多くのチャネル、テクノロジー、チームの好みがある中で、そこに到達するための鍵は何でしょうか?

それはすべて、ニュアンスとニーズの理解、テクノロジーの賢明な使用、チームの連携方法の管理、人間心理の基本という 4 つの重要な要素に要約されます。 リーダーが成功するには、これらの要素の適切な組み合わせを見つける必要があります。

ビジネスを成功へ導くのに役立つ 9 つの最高のデジタル コミュニケーション チャネルを見てみましょう。

ビジネスコミュニケーションチャネルとは何ですか?

ビジネス コミュニケーション チャネルは、組織内の他の人々と情報やアイデアを共有する方法です。 通常、メッセージの受信者に応じて、外部チャネルまたは内部チャネルに分類されます。

外部チャネルは、顧客、パートナー、見込み客、社外のクライアントと通信することを目的としています。 内部チャネルは、従業員、リーダーシップ、および他のチームメンバー間のコミュニケーションを促進します。

コミュニケーションは、生産性、企業文化、従業員のエンゲージメントを維持するための鍵です。

これらの事実を見てください。

• 従業員の 95%以上が、コミュニケーションが職場での効率性に影響を与えることに同意しています。
• 米国の労働者の 80%以上が、企業と従業員の間の信頼を構築する最大の要因として従業員のコミュニケーションを挙げています。
• 従業員の 70%近くが、コミュニケーション プロセスが改善されれば生産性が向上すると回答しています。

コミュニケーション方法の変化

ビジネス コミュニケーション チャネルは、同期チャネルと非同期チャネルという 2 つの異なるカテゴリに分類されます。

同期コミュニケーションとは、情報交換がリアルタイムで行われることであり、目の前のタスクについて共通の理解を得るために、全員がその場にいて対話に集中する必要があります。 電話や会議は同期コミュニケーションの例です。

非同期通信とは、情報が先制的に配信されるため、誰もがリアルタイムの会話とは関係なく情報を利用し、それに基づいて行動できるようになります。 電子メール、録画したビデオ、ブログ投稿は非同期通信の例です。

これらの通信方法を組み合わせると、最良の結果が得られます。

在宅勤務が従業員の 58%に増加し、従業員がコラボレーション ツールの使用に週平均 20 時間を費やしているため、効率的なコミュニケーションが生産性の最優先事項となっています。

Grammarly が実施した調査では、新しいビジネス コミュニケーション エコシステムが形成されつつあります。 従業員は書面でのコミュニケーションが 18% 増加しており、非同期コミュニケーション チャネルの使用を好みます。

ビジネスコミュニケーションの課題

もう 1 つの成長傾向として、リーダーはコミュニケーション不足と、生産性の低下、納期の遅れ、コストの増加によって引き起こされる、コミュニケーション不足と収益への影響との関係に気づき始めています。

主要なビジネス コミュニケーション チャネルと例

インスタント メッセージングの速度から電子メールの形式性、 VoIP 電話の効率まで、最も重要なチャネルの長所と短所を以下で調べてください。

1) 対面でのコミュニケーション

対面でのコミュニケーションはつながりを育み、信頼関係を築きます。

チーム構築に不可欠であり、重要な会議にも不可欠な対面でのやり取りにより、人々はリスニング、口頭コミュニケーション、非言語コミュニケーションなどのさまざまな方法でコミュニケーションをとることができます。

対面での会議は非常に魅力的な性質を持っているため、人々はより注意深くなり、電話やビデオ通話で気を散らされることがなくなります。

オフィス内のミーティング、交流会、カンファレンスは、従業員や連絡先と集まるのに理想的な場所であり、デジタル化のみが進む職場で人間的なつながりを築くのに役立ちます。

対面コミュニケーションの長所

• 強力な関係:長期にわたるビジネス関係を構築するには、直接のつながりが無敵です。
• 明確なコミュニケーション:非言語的な手がかりが追加されるため、誤解が減少します。
• 即時フィードバック:対面での会話により、議論のトピックについての迅速なフィードバックが促進されます。

対面コミュニケーションのデメリット

• 費用:旅費、宿泊費、食費、娯楽費はすぐに膨れ上がる可能性があります。
• リソースの使用:直接会う手配をするのは、バーチャルで会う場合と比べて時間がかかります。
• 地理的な制限:グローバルなチームやクライアントにとって、対面でのミーティングは不便です。

2) ビデオ会議

従業員が在宅勤務している場合でも、世界中の顧客とやり取りしている場合でも、ビデオ会議は分散したチームを結び付けるコミュニケーション チャネルです。

対面でのコミュニケーションに次ぐ最善策であると考えてください。 これにより、出席者は顔の手がかりを受け取り、人間の感情を伝え、アイコンタクトをとり、その人のユニークな性格を理解することができます。

人気のあるビデオ会議ソフトウェアには、Zoom、Google Meet、 Nextiva などがあります。 これらの高性能ツールを使用すると、チームはビデオ会議の実施、画面の共有、出席者とのライブ チャットなどを行うことができます。

ビデオ会議の長所:

• グローバルな展開:世界中のどこにいてもクライアント、パートナー、同僚、顧客とつながります。
• 時間とお金の節約:対面での会議に費やすリソースの数を削減します (ディナー、ホテル、コーヒーなど)。
• 記録可能および文字起こし可能:将来の参考のために、会議を簡単に記録または文字起こしできます。
• コミュニケーションの微妙さ:ビデオを通じて社会的な合図を観察することで、誤解を避け、信頼関係を築きます。

ビデオ会議の短所:

• 接続要件:高品質で信頼性の高い会議を行うには、出席者は強力なインターネット接続を持っている必要があります。
• 個人的ではない:バーチャル会議は、対面での会議ほど個人的ではありません。
• 画面疲労:仮想会議の過負荷により、画面疲労が発生する可能性があります。 一般的な症状には、目の疲れ、頭痛、集中力の低下などがあります。

3) 電話

電話は、迅速かつ直接的かつ即時のコミュニケーション手段です。 これらは個人的で実用的なので、答えが必要なときに最適です。

これらは、チームが電子メール スレッドの本題に集中し、仮想会議のスケジュール設定の煩わしさを回避しながら、接続に人間的な要素を提供するのに役立ちます。 モバイル ワーカーの 67% が、簡単な電話をかけることで生産性が向上し、問題解決ができたと報告しているのはこのためです。

ビジネスコミュニケーションの縁の下の力持ちである電話は比較的簡単です。 参加者は従来の固定電話、携帯電話、または VoIP サービスにアクセスする必要があります。

電話のメリット

• 個性的なタッチ:声の抑揚や休止などの微妙な表現が可能です。
• 素早くて便利:緊急の連絡や、特定の人の入力が必要な単純な質問に最適です。
• アクセシビリティ:ほとんどの人はすでに電話にアクセスできます。
• 低コスト:電話システムは予算に優しく、 VoIP により企業のコストを最大 60% 節約できます。

電話のデメリット

• 非個人的:ボディランゲージやアイコンタクトなどの非言語的コミュニケーションの合図が利用できません。
• ビジュアルがない:ビジュアルなコンテキストが欠如していると、口調やメッセージの誤解につながる可能性があります。

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4) テキストメッセージング

テキスト メッセージは、迅速かつ効率的で目立たないコミュニケーション形式です。 これらは、チームの迅速な最新情報、簡単な質問、および長い応答を必要としない「参考」の瞬間に理想的な選択肢です。

また、SMS の開封率が 98% という非常に高いことから、企業は顧客との主要なコミュニケーション チャネルとしてSMSを採用することが増えています。 この高いエンゲージメント率により、多くの企業にとって SMS は簡単なものとなり、90% の企業が SMS マーケティング キャンペーンが成功したと報告しています。

WhatsApp、Facebook Messenger などの基本的なテキスト メッセージング アプリ、携帯電話の標準メッセージング アプリ、または Nextiva などの VoIP ベースのサービスだけで、この形式のコミュニケーションを開始できます。

テキストメッセージングの長所

• スピード、効率、アクセシビリティ:メッセージ配信はリアルタイムで行われ、チームとのコラボレーションを向上させ、顧客とのつながりを構築します。 さらに、ほぼ全員がテキスト メッセージ アプリを備えた携帯電話にアクセスできます。
• 最小限の中断:電話や仮想会議は、多くの場合、ユーザーのワークフローを妨げます。 テキスト メッセージはスケジュールに影響を与えることはほとんどありません。
• 記録保持機能:電話とは異なり、テキスト メッセージングでは会話の詳細なアーカイブを保存できます。

テキストメッセージの短所

• ニュアンスの欠如:口調、意味、現代のテキストの略語は誤解されやすいです。
• カジュアルなコミュニケーション:すべてのビジネス メッセージ、特に一か八かのコミュニケーションには適していない可能性があります。
• 煩わしさを感じる場合がある:一日の特定の時間帯にテキスト メッセージが多すぎると、人によっては煩わしさを感じる場合があります。

5) 録画されたビデオ

バーチャル会議では、多くの場合、メッセージを適切に伝えるために必要な時間と深みが不足します。 録画したビデオはギャップを埋めるのに役立ちます。

ビデオを録画すると、ビジュアルの有無にかかわらず、カバーする必要があるすべてのポイントを伝えることができ、受信者は長期の参照用に録画を保存できます。

かつてビデオは制作と編集が複雑なメディアでしたが、現在では、YouTube、Vidyard、Loom などの革新的な編集およびホスティング プラットフォームのおかげで、数秒以内にビデオをすばやく作成して共有できるようになりました。

録画したビデオの長所

• 利便性:メッセージを一度録音すれば、必要な数の受信者と共有できます。 受信者は自分のスケジュールに合わせてビデオを視聴できます。
• 再利用性: 1 つのビデオを作成し、必要に応じて複数回送信または編集します。 教育目的に最適です。
• パーソナライゼーション:録画をカスタマイズして視聴者に固有の参照を含め、信頼性を高め、メッセージの有効性を高めます。

録画したビデオの短所

• インタラクションの欠如:ビデオには、強力な関係を形成するために必要な双方向のエンゲージメントと信頼性が欠けています。
• 時間がかかる:録音がより複雑になると、制作、撮影、編集にさらに時間がかかる場合があります。
• 編集スキルが必要:携帯電話を使用している場合でも、洗練されたビデオを作成している場合でも、最終カットを適切に仕上げるには編集スキルが必要な場合があります。

6) チームチャット

チーム チャット プラットフォームは、多くのチームの主要なコミュニケーション手段として電子メールに取って代わり、フォーチュン 100 企業の 65% がビジネス コミュニケーション技術スタックの一部としてこれらのアプリに依存しています。

電子メールよりも形式的ではないチーム メッセージングプラットフォームは、オンラインでチームの雰囲気を醸成し、急速に変化するビジネス文化を促進し、コラボレーション能力を高めます。

Microsoft Teams、Slack、Nextiva などの主要ツールは、チャットしたり、情報やファイルを共有したり、ビジネスを迅速に進めたりするための場所を必要とするチームにとってのデジタル ハブです。

チームチャットの長所

• 即時コミュニケーション:テキスト メッセージングと同様に、チーム チャットにより、コミュニケーションやリクエストに対する迅速な応答が容易になります。
• コラボレーションの向上:ファイル、コメント、アイデアをリアルタイムで簡単に共有できます。
• モビリティ:デスクトップ アプリとモバイル アプリを使用すると、いつでもどこでも最新のチーム チャット ツールにアクセスできます。

チームチャットのデメリット

• カジュアルなコミュニケーション:電子メールとは異なり、チーム チャットは形式的ではないコミュニケーション チャネルとみなされ、プロフェッショナルではないように見える可能性があります。
• 気が散る通知:通知が絶え間なく流れてくると、日々の生産性が阻害される可能性があります。
• メッセージの欠落:大規模なチームでは、毎日の通知の数が多いため、メッセージが欠落する可能性があります。

7) 電子メール

電子メールはビジネス コミュニケーションの信頼できるデジタル主力製品であり、従業員は1 日あたり平均 74 通の電子メールを受信し、1 日あたり 26 通の電子メールを送信しています。

書面によるチャネルは、詳細なメッセージの送信、正式な連絡先とのコミュニケーション、ビジネス関連の会話の明確な記録の維持に最適です。

電子メールのセキュリティは大幅に向上しましたが、ビジネス上の機密情報を電子メールで送信することはお勧めできません。

電子メールに対する証拠は圧倒的な場合があります。世界の組織の 80% が電子メール フィッシング攻撃の増加を経験しており、2022 年には組織の 92% がこれらの罠の被害に遭いました。

Gmail、Outlook、Yahoo Mail などの従来のツールは、あらゆる規模の企業に安全で信頼性の高い機能を提供する巨大な電子メール プラットフォームです。

電子メールの長所

• アクセシビリティ:電子メールはさまざまな一般的なデバイスで動作するため、柔軟で便利な通信形式となります。
• 広く使用されている:電子メールはデジタル ビジネス コミュニケーションの形式として広く受け入れられており、ほとんどの人が慣れています。
• プロフェッショナル:電子メールは、あらゆる種類のビジネス通信に適した正式かつプロフェッショナルなコミュニケーション手段とみなされます。

電子メールの短所

• 安全でない:従業員は、ビジネスの機密情報を侵害する可能性のあるフィッシング攻撃やその他の電子メール詐欺の餌食になりやすいです。
• 望ましくない:ビジネスの受信トレイはスパム メールでいっぱいになることがよくあります。
• 安全ではない:適切な暗号化がないと、電子メールは不正に傍受されやすくなり、ビジネスの機密情報が危険にさらされます。

8) ソーシャルメディア

ソーシャル メディアは、企業がオンラインで新しい関係を刺激し、促進できるようにする重要なコミュニケーション チャネルです。

新規顧客とのつながりを築いたり、コメントで潜在顧客と関わったり、ダイレクト メッセージで長時間会話したりする場合でも、ソーシャル メディアでの会話は、企業が信頼を築き、ブランド価値を伝え、視聴者と関わるためのもう 1 つの方法です。

多くの企業にとって、LinkedIn、X、Facebook、Instagram、TikTok などのソーシャル メディア プラットフォームにより、新しいタイプの顧客とつながることができます。 さらに、チャネルのカジュアルな性質により、プラットフォームに固有の本格的なコンポーネントが追加されます。

ソーシャルメディアの長所

• 直接的なエンゲージメント:ターゲットのクライアントや顧客にソーシャル メディア ページ経由で直接アプローチすることで、接続障壁を回避します。
• ブランドと権威の構築:自分の権威を確固たるものにし、ブランド ストーリーを幅広い視聴者に伝えるコンテンツと会話を作成します。
• グローバルな展開:世界中の既存および潜在的な顧客やクライアントと交流します。

ソーシャルメディアの短所

• 世間の反発の対象:コメント内の否定的な会話は裏目に出て、広報上の悪夢を引き起こす可能性があります。
• リソースを大量に消費する:ソーシャル メディアでは、視聴者への認知度を高めて維持するために、コンテンツの継続的なストリームが必要です。
• 視認性の低さ:混乱を招くソーシャル メディア アルゴリズムにより、コンテンツが適切な視聴者に届かない可能性があります。

9) ブログ

ブログは、ビジネス関連のトピックを探索し、専門知識を紹介し、最も忠実な顧客、クライアント、または従業員の間でコミュニティを構築するためのユニークな方法です。

まず自分のビジネスに関連するニッチ分野を選択することで、ブログを始めることができます。 ターゲット ユーザーの興味をそそり、彼らの最大の課題を解決し、より大きなコミュニティ意識を植え付けるコンテンツを作成します。

企業が検討する可能性のあるブログの例には、会社のブログや内部チームのブログなどがあります。

ブログの長所

• ソート リーダーシップ:長い形式のブログ コンテンツのように権威を構築するコミュニケーション チャネルはほとんどありません。
• オンラインでの知名度:効果的な SEO 戦略を備えた公開ブログは、Google などの検索プラットフォームに対する Web サイトの魅力を高めます。
• 見込み客の発掘:説得力のある行動喚起を備えた価値主導のブログは、ビジネスの見込み客獲得戦略にとって効果的なツールとなり得ます。

ブログの短所

• リソースを大量に消費する:一貫したブログを作成するには、毎週長い形式のコンテンツが必要であり、作成にはコストと時間がかかります。
• 結果が遅い:高品質のコンテンツの結果を確認するには、数か月とは言わないまでも、数週間かかることがあります。
• コンテンツの量:ブログを成長させるには、毎週一貫したコンテンツを出力する必要があります。

最適な通信方法の選択

1 つ以上のコミュニケーション ツールを選択する場合は、選択する前にいくつかの要素を考慮してください。 自問してみてください：

• あなたと受信者はコミュニケーション チャネルをどの程度信頼していますか?
• あなたのメッセージが意図する影響は何ですか?
• プライバシーやセキュリティ上の懸念はありますか?
• どれくらい早く配達してほしいですか？

目的に注意してください。また、選択したメディアとメッセージの組み合わせが受信者にどのような影響を与えるかを考慮してください。 期待している返事が返ってくるでしょうか？ それはあなたのビジネス関係にプラスまたはマイナスの影響を及ぼしますか?

これらの重要なポイントを把握すると、社内コミュニケーションを形成する際の意思決定が容易になります。

信頼と親しみやすさ

あなたと受信者が選択したチャネルにどれだけ精通しているかを考慮してください。 頻繁に使用する共通のメディアは信頼を強化し、将来的にはより効果的なコミュニケーションにつながる可能性があります。

メッセージの影響

声の調子、緊急性、明快さ、プロフェッショナリズム、権威を伝える際、各プラットフォームにはそれぞれ長所と限界があります。 メッセージのトーンは選択したチャンネルと一致していますか?

機密性の高いトピックは電子メールまたは対面でのコミュニケーション用に予約し、インスタント メッセージングで最新情報を迅速に配信します。

プライバシーとセキュリティ

共有している情報の機密性はどれくらいですか? 機密通信には、暗号化、2 要素認証、厳格なデータ保護を提供するプラットフォームが不可欠です。

これは、機密の個人データ、知的財産、または財務詳細を扱う企業にとって特に重要です。

速度と拡張性

配達速度がビジネス取引の成否を左右する場合があります。 即時性と即応性を促進するチャネルにアクセスできることは、特定のビジネス ケースでは不可欠です。

スケーラビリティについても同様です。 中小企業は、最初は電子メールのみを使用してうまく機能する可能性があります。 彼らが成長するにつれて、より洗練されたプラットフォームが彼らの複雑なニーズにとってより合理的になる可能性があります。

複数のタイムゾーンにまたがって作業するグローバル チームの場合、非同期コミュニケーションツールを優先するプラットフォームが最適に機能する可能性があります。

ビジネスコミュニケーションのベストプラクティス

グローバルなリモートワークの可能性を導入する企業が増えるにつれ、コミュニケーションに関する現代のベストプラクティスは継続的に変化しています。

オフィス内、ハイブリッド、リモートファーストの企業がコミュニケーションを管理し、同時に生産性を向上させるために採用できる 3 つのベスト プラクティスを次に示します。

• 複数のチャネルにメッセージを配信する:さまざまな種類のコミュニケーション チャネルがあると、メッセージの影響力が高まり、チームのさまざまなコミュニケーション ニーズをより多く満たし、メッセージと受信者を適切なチャネルに合わせることができます。
• 単一のビジネス コミュニケーション プラットフォームを使用する: オールインワンのビジネス コミュニケーション プラットフォームを選択すると、複数のプラットフォームのセキュリティとプライバシーの要求を管理するストレスが軽減されます。 すべてのビジネスコミュニケーションを 1 つの中央ハブで行うことで、エンゲージメントと生産性が向上します。
• 非同期コミュニケーションを選択して効率を高める: 非同期コミュニケーション ツール (電子メール、録画ビデオ、チーム チャット、チャットボットなど) を使用すると、チーム メンバーやクライアントが自分のペースでメッセージを利用して応答できるため、仕事がより楽しくなります。

コミュニケーションを合理化するための最良のソリューション

ビジネスに最適なコミュニケーション チャネルを選択することは、最も優れたツールを選択することではなく、特定のニーズに合わせた理想的なチャネル ミックスを決定することです。

適切なコミュニケーション チャネルとプロジェクト管理ツールは企業ごとに異なります。 考慮すべき重要な点には、プライバシーとセキュリティの要件、配信速度などがあります。

選択するツールが多すぎるのも理想的ではありません。

そのため、Nextiva のようなオールインワン プラットフォームは、ビジネス コミュニケーションを管理するための優れた選択肢となります。 Nextiva は、1 つの集中プラットフォームにさまざまなチャネルを備えているため、ビジネスの膨大な数の会話を管理するタスクを簡素化します。

バーンアウト率が上昇し、企業の健全性が優先されるにつれ、非同期コミュニケーション ツールが不可欠になっています。 チームメンバーが自分のペースで情報を利用し、メッセージに応答できるようにすることで、気が散ることが減り、生産性が向上します。これは全員にとってwin-winです。

よくある質問