より良いBIレポートのための7つのベストプラクティス

BIレポートは、BI実装の最も重要な側面の1つです。 不適切に設定された場合、これらのレポートは混乱を引き起こし、場合によっては、自分のエンドユーザーを誤った方向に導く可能性があります。 言い換えれば、システムはそれを最も必要とする人々にとって意味をなさないかもしれません。

一方、適切に設計されたBIレポートとダッシュボードは、重要な洞察をすばやく導き出し、データの隠れたパターンを発見するのに役立ちます。

レポートの収益を最大化するために、組織のBIレポートを設計する際に留意すべき7つのことを次に示します。

1.レポート要件を特定する

最初のステップは、レポートのすべての利害関係者、意思決定者、およびエンドユーザーの完全なリストを作成することです。 これにより、成果物の対象読者について明確なアイデアが得られます。

関連する利害関係者との面接（対面会議、電話、またはSkypeを介して）をスケジュールして、それらからすべての報告要件を収集します。 これらの会議には、実際にBIレポートを定期的に確認するすべてのエグゼクティブ、マネージャー、およびデータアナリストを含める必要があります。

すべての利害関係者に同時に会うことができない場合があります。 そのような場合は、書面による仕様書や電子メールでやり遂げることは避けてください。 代わりに、一連の対面会議をスケジュールし、各ユーザーグループとのフォローアップを行って、すべての要件を完全に特定します。 これにより、矛盾する要件や矛盾する要件を発見し、事前に解決して、将来の時間を大幅に節約できます。

2.各BIレポートのKPIとメトリックを特定します

次に、各BI成果物に表示するKPIとメトリックのリストを作成します。

関連する利害関係者とのインタビューをスケジュールして、彼らがレポートに何を見たいかを見つけます。

ほとんどの企業はすでに報告プロセスを実施しています。 必要な情報が提供されていないか、手動またはアドホックスクリプトを使用してExcelワークブックのエラーが発生しやすいシステムであるため、ユーザーがこれに満足していないだけです。

重要なのは、現在のレポートシステムを分析して、現在追跡しているものを把握し、改善の領域を特定することです。 レポートに何を見たいかを直接尋ねるのは避けてください。 エンドユーザーを混乱させるだけです。

懸念がある場合は、利害関係者に戻って、考えられる次のステップについて話し合ってください。 2〜3回の反復が必要ですが、最終的には、ユーザーはBIレポートで何を期待するかについての良いアイデアを得ることができます。

3.各メトリックに適切な視覚化を選択します

情報を視覚的に提示する際によくある間違いの1つは、間違ったグラフや視覚化を使用することです。 それは間違ったメッセージを伝えるだけでなく、場合によっては混乱を招くことさえあります。

これが同じ情報を示す2つのチャートです。 どちらがより直感的だと思いますか？

基になるデータをサポートする視覚化を選択します

最初のグラフでは、視聴者はグラフの凡例と円グラフの間を行ったり来たりする時間を無駄にすることになります。

一方、2番目のグラフでは、実際の数を見なくても販売傾向を簡単に見つけることができます。

指標ごとに、データの基になるメッセージをサポートする視覚化を選択することが不可欠です。

以下は、KPIとメトリックを表示するために使用する視覚化を、それらに含まれる情報の種類に応じて決定するのに役立つフローチャートです。

データに適したグラフを見つける（出典）

4.BIレポートにレポート要素をレイアウトします

レポートに表示する内容（メトリック）と方法（視覚化）を理解したら、レポートのモックアップを設計するために、わかりやすい方法でそれらを配置します。

さまざまな視線追跡調査から、人間がWebページを読むとき、私たちの目はページの左上隅から始まることがわかっています。 ページのコンテンツを読むと、目が左から右に移動し、F字型またはZ字型のパターンを形成します。

重要なのは、この自然な読書パターンを活用して、直感的な方法で情報を提示することです。 レポートの左上隅に最も重要で緊急の情報を表示します。 優先度が低く変化の遅い情報は、レポートの下半分に表示する必要があります。

レポートの左上隅に重要かつ緊急の情報を表示します

設計が不十分なBIダッシュボードの例を次に示します。

設計が不十分なBIダッシュボード

上位2つのグラフ（「年初来の収益別の上位10人の顧客」と「年齢層別のユーザー数」）は頻繁に変更されません。

一方、「1か月あたりの登録数」や「日次メトリクス」など、頻繁に変更されるテーブルが下部に配置されています。

その結果、エンドユーザーは毎日このレポートを確認し、定期的に変更される情報にアクセスする前に、ほとんどの場合同じように見える上位2つのグラフを確認する必要があります。

5.重要な情報を強調表示する

BIレポートには多くの情報が詰め込まれており、すぐに視覚的に気が散ることがあります。 視覚的な手がかりを使用して、ソフトウェアのユーザーを適切な数と傾向に導きます。

適切な色を使用することは、BIレポートとダッシュボードで重要な情報を強調するための強力な方法です。

たとえば、次のダッシュボードを見ると、どこに目を向けていますか？

色を使用して、レポートユーザーの目を重要な情報に引き付けます

色が原因で、右下の円グラフ、または左上の領域の折れ線グラフを見た可能性があります。 それはまさにこのチャートがあなたにやる気を起こさせるはずです。 とはいえ、視覚的なノイズにつながる可能性があるため、あまり多くの色を使用することは避けてください。

一部の色は他の色よりも目を引くことを覚えておくことも重要です。 したがって、特定のグラフや視覚化を際立たせる場合は、ゲシュタルトの原則に従って、そのレポートコンポーネントにさらに注意を払い、なぜそれが異なるのかを理解しようとします。

たとえば、以下の2つのグラフは同じ情報を示しています。

色を使用してグラフまたはチャートの情報を強調表示する

ただし、最初のグラフの追加の色は、追加情報を提供しません。 それどころか、「緑は10月に何か良いことが起こったことを意味するのか」と私たちに思わせます。

2番目のグラフでは、単一の色を使用すると、すべてのバーが同じメトリック（つまり売上高）を測定していることがわかります。 また、販売動向を確認し、比較するのにも役立ちます。

したがって、重要なのは、色を戦略的に使用して、BIレポートの重要な情報を強調し、重要でない/緊急でない情報を抑えることです。

6.関連するKPIとメトリックをグループ化します

BIレポートは洞察を導き出し、行動を起こすために使用されるため、エンドユーザーがデータ内ですばやく接続を確立できるようにすることが重要です。

これを行う最も効果的な方法の1つは、関連情報をグループ化し、その情報をまとめることです。 以下のダッシュボードを見てください。

関連情報をグループ化して接続を表示

上記のダッシュボードでは、グラフの色と位置により、関連情報をすばやく理解して比較できます。

1. 最初の行には、収益、利益、市場シェアなどの全体的な指標に関する情報が含まれています
2. 2行目は、個々の製品に関する販売指標を示しています
3. 3行目は、地域の販売情報を示しています

同様に、関連情報を遠くに配置すると、混乱を招き、ユーザーが接続を確認しにくくなる可能性があります。

7.モックアップのサインオフを取得します

モックアップに満足したら、関係者に戻って承認を得てください。関係者は定期的にレポートを使用することになります。

レポートに表示される情報とその使用方法を理解していることを確認してください。 たとえば、レポートにドロップダウン、ファイラー、ドリルダウンなどのインタラクティブな機能がある場合は、エンドユーザーがそれらを使用して必要な情報を取得する方法を知っていることを確認してください。

これは反復的なプロセスであり、利害関係者がレポートに何を表示したいか、またはレポートをどのように表示したいかがわからない場合があるため、数週間から数か月かかる場合があります。 レポートレビュー会議の数を制限し、事前に伝達することをお勧めします。 たとえば、通常、1〜2か月の期間にわたって、クライアントとのレポートレビューを最大3回繰り返します。

最も重要なことは、実際のレポートの作成を開始できるように、モックアップの正式な書面による承認を取得することです。 これは、プロジェクトを遅らせる可能性のある不要な反復を回避するのに役立ちます。 それ以外の場合は、実装全体を通じて変更要求を受け取り続けます。

まとめ

適切に設計されたBIレポートを使用すると、エンドユーザーは、日常業務の監視、問題を調査するためのアドホック分析の実行、新しい成長機会のデータの探索など、より良い仕事をするために必要な情報を簡単に入手できます。

重要なのは、ターゲットオーディエンスを理解することです。つまり、ターゲットオーディエンスが誰であるか、どのような問題に直面しているか、どのような情報が必要か、どのように使用するかを理解することです。 これを理解したら、エンドユーザーが迅速に洞察を引き出して意思決定できるような方法で情報を提示します。