建設プロジェクトのドキュメントの混乱を回避するための5つの最高のソフトウェアツール

適切なツールを使用していない場合、建設プロジェクトのドキュメントの管理は管理上の負担になる可能性があります。

請負業者と建設会社、警告：ライセンスを確保し、契約と設計を承認することが文書化に関する責任の終わりだと思う場合は、もう一度考えてみてください。

プロジェクトドキュメントが混乱していると、運用効率が目立たないほど低下します。 そして、それはあなたのビジネスにとって悪いことです。

PlanGridとコンサルティンググループFMIのレポートによると、2018年に建設業界は、プロジェクトデータ（改訂された図面、材料のカットシート、その他の情報）の検索などの活動に費やされた時間のために、約1,770億ドルの人件費を失うと予測されました。 。

平均的な中規模の建設会社の場合、損失は年間20億ドルを超えると推定されました。

幸いなことに、ビジネスがドキュメント管理プロセスを改善するのに役立つ特殊な機能を提供する建設管理ソフトウェアソリューションがあります。 Capterraユーザーから高い評価を得ている5つの建設管理ツールのこのレポートをまとめました。

ソフトウェアを使用して建設プロジェクトのドキュメントを管理する主な利点は次のとおりです。

• トレーサビリティの向上：関連するドキュメントを中央の場所に整理して、簡単に検索できるようにします。
• ドキュメントの精度を向上させる：手動のデータ入力に起因するエラーを最小限に抑えます。
• コンプライアンスの問題を回避する：契約契約、ライセンス、および認証の更新された検索可能なリポジトリを維持します。
• チームのコラボレーションを改善する：チームがプロジェクト関連の情報をより迅速に文書化して共有できるようにします。

このレポートに選ばれるには、ツールの全体的な評価が平均を上回り（5つのうち少なくとも4.5）、関連するドキュメント管理機能を提供する必要がありました。

選択方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

建設プロジェクト文書を管理するための5つの最高のソフトウェアツール（アルファベット順に表示）

1.アサイナ

使いやすさの評価： 5.0 / 5 カスタマーサービスの評価： 5.0 / 5 総合評価： 5.0 / 5

Assignarは、企業が認証やライセンスなどのコンプライアンス関連情報を1か所に保存および追跡するのに役立つドキュメント管理機能を提供します。 このツールは、期限切れが近づいている、またはすでに期限切れになっているコンプライアンス証明書に関する自動アラートを送信します。

必要な場合： OSHA基準に準拠しない場合のコストは、違反ごとに少なくとも5,000ドルかかる可能性があり、規制機関の建設会社が準拠しなければならないのはOSHAだけではありません。 規制が頻繁に変更される業界では、進化するコンプライアンス要件に対応することが重要な課題です。

Assignarは、従業員/下請け業者のライセンス、経験、認定などの情報の一元化されたリポジトリを維持するのに役立ちます。 このツールは、従業員が労働法と安全基準に準拠していることを確認するために、認定の有効期限についても警告します。

Assignarでのコンプライアンスの追跡（ソース）

2. CoConstruct

使いやすさの評価： 4.5 / 5 カスタマーサービスの評価： 5.0 / 5 総合評価： 4.5 / 5

CoConstructは、プロジェクトファイナンスの管理に必要なドキュメントの作成、追跡、および整理を支援するように設計されています。 これらには、プロジェクトの予算や請求書などの明白な財務文書だけでなく、財務プロセスでの使用が拡大したタイムシートも含まれます。

必要な場合：建設業が成長するにつれて、プロジェクトの財務プロセスとドキュメントを一元化および合理化するための業界固有の会計ツールが最終的に必要になります。 ただし、現時点では、CoConstructなどの財務ドキュメントをすばやく作成、管理、追跡するためのテンプレートを提供するツールで満たすことができるほど、ビジネスの会計上のニーズは単純である可能性があります。

ツールの予算追跡テンプレートは、ユーザーが初期見積もりを追跡し、実際のプロジェクトコストと比較するのに役立ちます。 同様に、そのタイムシートテンプレートを使用すると、ユーザーは従業員がタスクに費やした時間を記録できます。これにより、最終的には、クライアントに送信する請求可能な時間レポートを生成できます。

CoConstructのプロジェクトで費やされた時間の追跡（ソース）

3.ダッシュピボット

使いやすさの評価： 5.0 / 5 カスタマーサービスの評価： 4.5 / 5 総合評価： 5.0 / 5

Dashpivotは、現場データをキャプチャして整理するための機能を提供する建設プロジェクト管理ツールです。 そのデジタルフォームは写真とビデオファイルのアップロードをサポートしているため、現場の乗組員はプロジェクト関連のデータを中央の場所で収集、アップロード、および維持できます。

必要な場合：現場のデータを手動で処理するのは時間がかかるだけでなく、データ収集エラーの影響を受けやすくなります。

たとえば、変更命令を文書化する現場作業員は、クライアントによって要求された変更の正確なセットまたは完全なセットについて言及できない場合があります。 500人以上の建設およびエンジニアリングの専門家を対象にしたTrackViaが実施した調査によると、マネージャーの65％は、手動プロセスによって変更が発生し、少なくとも一部の時間は作業指示が失われると考えています。

建設現場のデータをより正確に取得するために、Dashpivotなどのツールを活用して、従業員の標準化されたテンプレートとして機能するデジタルフォーム/調査を作成できます。 たとえば、「変更注文」テンプレートを作成して、フィールドクルーが変更注文を記録するときに必要な情報を忘れないようにすることができます。

Dashpivotを使用したデジタルフォームの作成（ソース）

4.ロケットを見積もる

使いやすさの評価： 4.5 / 5 カスタマーサービスの評価： 5.0 / 5 総合評価： 5.0 / 5

Estimate Rocketは、請負業者がプロジェクトのコスト見積もりや入札提案など、プロジェクトの管理に重要なドキュメントを作成するのに役立ちます。 このツールは、請負業者がプロ並みのドキュメントを設計し、コスト計算を行う際のエラーを減らすのに役立つ組み込みのテンプレートを提供します。

必要な場合：請負業者の種類に関係なく、必然的に入札提案書や建設見積もりなどの文書を作成して管理する必要があります。 急いで作成されたコスト見積もりレポートには、計算エラー、データの重複または欠落、および契約を失う可能性のあるその他の見積もりの​​失敗が含まれる可能性があります。

Estimate Rocketは、データ入力エラーを回避しながらコスト見積もりを計算するのに役立つテンプレートを提供します。 必要な材料の量と寸法を追加することができ、人件費と材料のコストが自動的に計算されます。

Estimate Rocketを使用したコスト見積もりレポートの作成（ソース）

5. JobNimbus

使いやすさの評価： 4.5 / 5 カスタマーサービスの評価： 4.5 / 5 総合評価： 4.5 / 5

JobNimbusは、請負業者がすべてのプロジェクト関連ドキュメント（法的契約や債券を含む）の集中ライブラリを作成できるようにする建設管理ソリューションです。 追加のドキュメント管理機能には、ファイル共有と電子署名が含まれます。

必要な場合：契約上の合意の最新の記録を作成して維持することは、すべての建設業にとって重要なタスクです。

これは、JobNimbusなどのツールが役立つ場合があります。 このツールを使用すると、特定のクライアント、下請け業者、またはベンダーと共有され、それらから受信されたすべてのドキュメントを追跡するための中央リポジトリを作成できます。

また、利害関係者から電子署名を取得して契約を承認し、契約を管理するプロセスをより迅速かつ完全に証明することもできます。

JobNimbusでの契約書のステータスの追跡（ソース）

結論と次のステップ

上記の5つのツールは、Capterraのユーザーから高い評価を受けていますが、必ずしもすべてのビジネスニーズに対応しているとは限りません。

その他のソリューションを確認するには、建設管理ソフトウェアのカテゴリページにアクセスしてください。 そこで、カスタムフィルタを適用して、サポートされているユーザー数、価格設定モデル、展開オプションなどのパラメータに基づいて製品を候補リストに追加できます。

方法論

最終選考に残るには、製品は次の基準を満たしている必要があります。

• 製品は、次のドキュメント管理機能を提供する必要がありました。
  • 中央の場所でのクラウドドキュメントの保存とアーカイブ
  • ドキュメントをスキャンしてアップロードする機能を備えたドキュメントキャプチャ
  • ユーザーがドキュメントを検索および取得できるようにする全文検索
• 製品には、Capterra（過去2年間に公開）で最低20のユーザーレビューが必要でした。
• 製品は、高い「推奨される可能性」の評価（Capterraでの10のうち少なくとも9の平均推奨評価）を持っている必要がありました。