オーディオ メッセージでビジネス コミュニケーションをアップグレードする方法

ボイス メッセージは、複数の利点があるにもかかわらず、ビジネス コミュニケーション手段として見過ごされがちです。オフィスにいなくても、自分のペースで表現力豊かにコミュニケーションできます。

企業は音声メッセージをすばやく作成して、顧客または従業員のグループに送信できます。 これは、チームと連絡を取り合い、クライアントとコミュニケーションを取るための便利な方法です。

ここでは、音声テキスト メッセージのしくみと、視聴者をその場で引き付けるメッセージを送信する方法について説明します。

音声テキスト メッセージの仕組み

音声テキスト メッセージ (ボイス テキストとも呼ばれます) は、1 人または複数の受信者に送信できる短い録音された音声メッセージです。

音声テキスト メッセージを使用すると、録音した音声メッセージやその他の音声を受信者の電話に送信できます。 メッセージは電話として送信され、電話に出られない場合は自動ボイスメールとして残されます。

ボイス メッセージの送信方法

Android 搭載携帯電話を使用してテキスト メッセージで音声録音を送信するには、次の手順に従います。

• 「メッセージ」に移動し、受信者を選択します。
• メッセージを録音している間、(画面の右下にある) [録音] アイコンをクリックしたままにします。
• 矢印アイコン (右下にもあります) をクリックして、音声ファイルを送信します。

IOS が動作する携帯電話を使用している場合の手順は次のとおりです。

• [音声の録音] ボタンを長押しして、音声メッセージを録音します。
• メッセージを送信する前にメッセージを聞くには、[メッセージを再生] ボタンをタップします。
• 「オーディオの送信」ボタンをタップしてメッセージを送信するか、「オーディオ録音の削除」ボタンをタップしてメッセージを削除します。

ボイス メッセージは読まれる前に消えますか?

[保持] をクリックしない限り、iPhone は音声メッセージを聞いてから 2 分後に自動的に削除します。 これを防ぐには、[設定] > [メッセージ] > [有効期限] ([音声メッセージ] の下) に移動し、[無効にする] をクリックします。 保存された音声メッセージは、iOS 12 のメッセージ アプリと以前のバージョンのボイスメモ アプリに保存されます。

音声テキスト メッセージのヒント

人々を惹きつけて返信を生成する音声テキスト メッセージを作成することは、思ったほど難しくありません。 次の 4 つの簡単なルールに従うだけです。

1.専門用語を避ける

受信者が理解できない専門用語や専門用語は、混乱を招くだけです。 受信者はすぐに返信できるように、メッセージの内容をすぐに理解する必要があります。

2. シンプルにする

メッセージは短く、要点を絞ってください。 その結果、それらはより明確になり、覚えやすくなります。 これは、早口で話すのを防ぐのにも役立ちます。

3. 練習すれば完璧に

ボイスメールとは異なり、音声テキスト メッセージは必要な回数だけ録音できるため、時間をかけて正しく録音してください。 たとえば、慣れていない言語でビジネス メッセージを送信する場合は、声優を雇って音声メッセージを録音することができます。

4. 次のステップを明確にする

メッセージの終わりまでに、受信者は次に何をしてほしいかを正確に理解する必要があります。 明確な行動を促すフレーズは、視聴者からの反応を引き起こすものです。そのため、すべてのコミュニケーションにそれを含めるようにしてください。

TextMagic で音声メッセージを送信する方法

TextMagic を使用して音声テキスト メッセージを送信するのは簡単で、いくつかの手順で実行できます。

音声テキスト メッセージのもう 1 つの利点は、スケジュールできることです。 選択した時間に複数の人に連絡できます。

テキスト読み上げ

テキスト読み上げメッセージでは、テキスト読み上げプログラムによって処理され、オーディオ ファイルに変換されるテキストを送信します。 これにより、録音できない場合でも緊急の音声メッセージを送信できます。

• メイン メニューから [作成] を選択します。
• [テキスト読み上げ] を選択します。

• テキスト ボックスに受信者を入力するか、ポップアップ ウィンドウを開く連絡先/リストに移動します。
• 音声を送信する番号またはリストを確認し、[x 個の連絡先/リストを追加] をクリックして確認します。 これにより、メイン画面にも戻ります。
• メッセージを送信する番号を選択します。
• メッセージ ボックスにテキストを入力します。 さらに、カスタム フィールドを使用してメッセージをパーソナライズできます。
• メッセージを聞くには、[プレビュー] をクリックします。

• [送信] をクリックしてメッセージをすぐに送信するか、[メッセージのスケジュール] をクリックして後で送信します。
• TextMagic は無料のテキスト読み上げツールを提供します。音声ファイルに変換するテキストを送信できます。 同時に複数のメッセージに音声で返信したい場合は、このツールを使用する必要があります。

音声ブロードキャスト

音声ブロードキャストでは、最大 90 秒の音声ファイルをアップロードできます。 その後、音声メッセージとして受信者に送信できます。

• メイン メニューから [作成] を選択します。
• 「音声ブロードキャスト」を選択します。

• テキスト ボックスに受信者を入力するか、ポップアップ ウィンドウを開く連絡先/リストに移動します。
• 音声を送信する番号またはリストを確認し、[x 個の連絡先/リストを追加] をクリックして確認します。 これにより、メイン画面にも戻ります。
• メッセージを送信する電話番号を選択します。
• [音声の選択] をクリックすると、新しいポップアップが表示されます。[新しい音声のアップロード] を選択して、コンピューターからファイルを取得するか、TextMagic アカウントに既に音声ファイルがある場合は、これらが下に表示され、簡単にアップロードできます。送信したいものにチェックを入れます。

• 終了したら、[Use Recording] をクリックしてメイン ウィンドウに戻ります。
• [送信] または [メッセージのスケジュール] をクリックします。

ビジネスに役立つ音声テキスト メッセージ

オーディオ テキスト メッセージングは​​、ビジネスに多くのメリットをもたらします。 スタッフやクライアントとのコミュニケーションの改善や、マーケティング ツールとしても使用できます。

あなたのチームと話してください

移動中の多忙なチーム メンバーには、立ち止まってテキストを入力する時間がない場合があります。 電話をかける代わりに、メッセージを録音してすばやく送信できるため、現場やオフィスのスタッフの時間を節約できます。 同様に、テキストやメールを読む時間がないチーム メンバーは、メッセージを聞くことができます。 電話の画面を見る必要はありません。

音声テキスト メッセージは電話として配信されるため、従業員にメッセージをすぐに聞く必要がある場合に便利です。

たとえば、衣料品小売業者の Bob's Stores は、ハリケーン サンディの影響で 35 店舗を閉鎖することを決定し、アラートを送信する必要がありました。 音声ブロードキャストを使用して、わずか数分で 200 人以上の従業員に警告することができました。

ボイス メッセージを使用すると、他のタイム ゾーンのチーム メンバーとより個人的にコミュニケーションを取ることもできます。

離れた場所にいるチームにとって、テキスト メッセージとインスタント メッセージングだけでのコミュニケーションは非個人的なものになる可能性があります。 音声テキスト メッセージングは​​、全員が同時にオンラインになれない場合に、より人間味を加えることができます。

顧客とつながる

オーディオ テキスト メッセージングは​​、クライアントとのコミュニケーションを向上させることができます。 たとえば、プロジェクトの進捗状況、予定のリマインダー、または予約の確認に関する最新情報を提供する音声メッセージを送信できます。

音声ブロードキャストまたはテキスト読み上げメッセージを送信すると、クライアントがアラートやリマインダーを受け取る可能性が高くなります。 その結果、これにより、クライアントがサービスを使いやすくなります。

これにより、顧客が予約を覚えやすくなるだけでなく、予約を逃したことによる利益の損失も防ぐことができます。

たとえば、歯科医は予約を逃して年間平均 31,500 ドルを失っています。 このため、RevenueWell は音声ブロードキャストを使用して、月に 80,000 件の個別の予約リマインダーを送信しています。

音声テキスト メッセージは、日常的な顧客とのやり取りに、電子メールやテキストよりも個人的なタッチを与えることができます。 また、あなたが特別なレベルのケアを提供していることをクライアントに示します。

より多くのリードを変換

音声テキスト メッセージは、見込み客や連絡先にマーケティング コミュニケーションを送信する最も魅力的な方法です。 スケジュールされたメッセージを使用して、任意のタイム ゾーンで連絡を取ることができます。

見込み客との対話のあらゆる段階で音声ファイルを作成してパーソナライズすることで、音声テキスト メッセージにより、より一貫したフォローアップ コンタクトが可能になります。

見込み客からの情報提供依頼を受けてから 1 分以内に返答できれば、売り上げにつながる可能性が高くなります。 それにもかかわらず、5 分以内に応答する企業はわずか 7% です。 自動化された音声テキスト メッセージにより、リードにほぼ瞬時に応答できます。 これにより、営業チームは既存のリードからより多くのコンバージョンを得ることができます.

音声テキスト メッセージングにより、より迅速に応答できるだけでなく、ライブ エージェントが適格な見込み客との会話により多くの時間を費やすことができ、見込み客が電話に出るのを待つ時間を短縮できます。

音声メッセージを始める準備はできましたか?

音声テキスト メッセージングは​​、タイピングよりもはるかに速く機能し、あらゆるビジネス、特に従業員が複数の言語で通信する国際ビジネスにとってより実用的です。 入力ミスがなく、時間を節約でき、受信者にとって最も都合のよい時間にメッセージを開くことができます。