従業員の完璧な勤怠管理ポリシーを作成する方法

私たちは幼い頃から、絶対に遅刻してはいけない、常に準備をしておくようにと教えられてきました。 親の声が耳の中で跳ね返るのが今でも聞こえる人もいます。学校に行く準備はできていますか?!

それでも、特に職場環境では、誰かが遅刻したり、欠席したりする理由を決定する要因は数多くあります。 病気、通勤、個人的な問題は、誰もが時々経験する遅刻の主な要因の一部です。

最近では、多くの雇用主は一定の点までは非常に寛容ですが、どこに線を引いているのでしょうか? その答えは、従業員の勤怠管理ポリシーにあります。

次の段落では、次のことを説明します。

• すべての従業員の勤怠ポリシーの要点を確認し、
• 無料のポリシーテンプレートを提供し、
• 記入方法の例を示します。
• 出席ポリシーに関する専門家からのヒントを提供します。
• 従業員の勤怠ポリシーに関するよくある質問のいくつかに答えます。

出席ポリシーとは何ですか?

これまで勤怠管理ポリシーについて聞いたことがない場合、または単に会社が勤怠管理ポリシーを採用していない場合のために、簡単な内訳を次に示します。

勤怠ポリシーは、特定のビジネスの従業員の勤怠に関する明確なガイドラインを確立する文書または一連の文書を表します。 このような文書により、すべての従業員が次のような事項に関する規則とガイドラインを確実に認識できるようになります。

• シフト、
• 昼休み、
• 遅刻、
• 手続き（有給休暇、休暇など）、および
• 規則に従わないことにより生じるあらゆる懲戒処分。

すべてのポリシーが同じというわけではなく、ニーズに合わせてポリシーをカスタマイズするのは雇用主次第です。

それに伴い、そのようなポリシーで提供される条件の数と正確な情報は雇用主次第です。

適切な出席ポリシーとは何ですか?

ルールを定義できる万能の基盤がないため、普遍的に「優れた」出席ポリシーを真に作成することはできません。

簡単に言えば、ビジネスは異なり、要件も異なります。 したがって、適切な勤怠管理ポリシーがビジネスに最も適しています。

ここでは、ビジネスに最適な勤怠ポリシーを作成したい場合に役立つ勤怠ポリシーのすべての内訳を示します。

優れた勤怠管理ポリシーは、貴社のニーズと従業員のニーズのバランスをとるのに役立ちます。

ビジネス界ではしばらくの間、9時から5時までのシフトが標準となっており、多くの人は他のシフトで働き、スケジュールを再構築することを想像できません。

ただし、事業の種類や各従業員の業務内容によっては、変化により自然なワークライフバランスが崩れる可能性があります。

たとえば、夜勤は従業員の個人的な家族の時間に影響を与え、睡眠スケジュールを妨げます。 したがって、良いポリシーには、全員のニーズを満たすために、すべての従業員は月/週に X 回を超えて夜勤をしてはならないという条項を含めることができます。

優れた勤怠管理ポリシーにより、労働時間の追跡が容易になります

労働時間を追跡するための時代遅れのシステムには、その運用方法に常に欠陥がありました。勤怠管理シートが紛失したり、誰かが出勤/退勤の打刻を忘れたりする可能性がありました。

現在では、誰もがタイム トラッカーを使用しているため、出席を監視するために追加の人員を雇用する必要はありません。 したがって、タイム トラッカーを使用するためのポリシーを設定すると、エラーが最小限に抑えられ、全員が自分の仕事に集中できるため、従業員と企業の両方にとって有益であることがわかります。

Clockify などの時間追跡システムは、簡単なログインと 2 回のクリックで出勤/退勤の記録が完了するまでプロセスを自動化し、シフトを開始して 1 日を終了します。

優れた勤怠管理ポリシーにより、従業員の権利をサポートするガイドラインが明確になります

明確なガイドラインを設定することで、全員がルールに従い、プロセスで混乱を避けることができます。 ただし、どこで線を引くかを知ることが重要です。 言い換えれば、ポリシーのポイントを合理的なものにするということです。

たとえば、勤務時間が午前 9 時から午後 6 時までの場合は、午後 12 時と午後 3 時など、適切な時間に昼休憩を取るための合理的な時間を従業員に与えます。

また、物理的な滞在が必要な場合、従業員の柔軟な勤務スケジュールは、シフトの前後に個人的な時間をあまり犠牲にすることなく、仕事に就くのに十分な時間を与えるので、間違いなく全員に利益をもたらします。

出席ポリシーには何を含めるべきですか?

勤怠ポリシーの一般的な概念とその目的については理解できたので、次に、すべての企業がカスタマイズされた勤怠ポリシーに含めるべき一般的なポリシーとポイントのいくつかを列挙して説明します。

一般方針

前述したように、ほぼすべての企業の一連の勤怠ポリシーに含まれる一般的なポリシーがいくつかあるため、あなたも同様にする必要があります。

このようなポリシーは通常、次のことを指します。

• 労働時間（毎日および毎週）、および
• 職場への到着/出発 (オフィスまたはリモート)。

企業によっては、休暇を申請するための一般的なポリシーを設けている場合や、取得した休暇の条件や使用方法について詳しく規定した特別なポリシーを設けている場合があります。

遅刻

ほぼすべての企業では、遅刻に関する具体的なガイドラインを出勤表に明確に記載しています。

一般に、遅刻とは、正確な分や秒に関係なく、仕事に遅れることと定義されます。 それでも、さまざまな要因で人々が遅刻するのは当然のことです。そのため、企業はしばしば猶予期間を設けています。通常は 15 ～ 20 分の猶予期間が認められています。

繰り返しになりますが、猶予期間は従業員が行う仕事の種類によって異なります。 問題のタスクが時間に敏感な場合、遅刻は許容されない可能性があります。 これが、ほとんどの雇用主が次のことを明確に記載するガイドラインを設定している理由です。

• 猶予期間は、
• 上司に通知する期限、および
• 遅刻に対する懲戒処分。

有給休暇 (PTO) と欠勤の免除

従業員は PTO (居住地に応じて有給または無給) を取得する権利を持っている必要があり、使用される日数は通常、雇用主との契約によって異なりますが、州/国の最低日数が定められていることがよくわかります。利用できる日数です。

ただし、休暇中にビジネスを円滑に進めるためには、従わなければならない特定の規則があります。

さらに、そのようなポリシー条項には、従業員が次のことを行う必要があることを含める必要があります。

• 事前に上司に通知し、
• 同僚のほとんどが同じ期間に休暇を計画していないことを確認してください。

さらに、すべての雇用主は、次のような予期せぬ状況を考慮する必要があります。

• 病気、
• 出産、
• 事故や
• さまざまな緊急事態。

このような場合、ポリシーには、最短の期限内に上司に通知し、欠勤の理由を確認するために必要な情報と書類を提供する必要があると記載されています。

無断欠席

当然のことながら、雇用主は、正当な理由のない遅刻や欠勤が発生した場合に自らの身を守らなければなりません。

無断欠勤には次の 2 つのタイプがあります。

• ノーコールノーショーケース、そして
• 仕事放棄。

ノーコールノーショー

ノーコールノーショーは事実上それ自体を物語っています。事前の通知なしにリモートで作業が行われている場合、従業員は職場に出社せず、出勤もしないことになります。 雇用主は、このような場合に、ノーコール・ノーショーが許容されるかどうか、それが何回発生してもよいか、違反がノーコール・ノーショーの場合であるかどうかを判断する基準などのポリシーを設定する必要があります。

緊急事態が発生した場合には、従業員が上司に通知できなかったために、たとえ当該問題が原因で懲戒処分を受ける可能性も考えられます。 したがって、ノーコールノーショーとは何かというパラメータを明確に定義し、このカテゴリに該当する可能性のあるケースをリストアップすることが重要です。

離職

さらに深刻な違反は離職です。これは、事前の通知なしに数日間勤務先に出社しなかったり、遠隔で出勤しなかったりすることです。 繰り返しになりますが、何日間の欠勤が離職とみなされるかを定義するのは雇用主次第です。

懲戒処分

上記のポリシーに違反し、適切に遵守していない場合、雇用主は基準を満たす懲戒処分を自由に行使できます。 通常、違反の重大度によって、次のような懲戒処分の種類が決まります。

• 直属の上司からの初犯警告、
• マネージャーからの書面による警告、
• 最後の警告 — 人事部門とのミーティング、そして
• 終了。

ただし、すべての懲戒処分が有効であるためには、出席規定に明確に記載する必要があります。

例外

法律に従って懲戒処分に対する適切な例外を設けるかどうかは、雇用主と法務チームの責任です。 多くの場合、従業員は次のような法的または州の要件により欠勤し、免除される可能性があります。

• 陪審義務、
• 兵役義務、
• 家族および医療休暇法 — FMLA 休暇、
• 投票休暇、
• 緊急対応休暇等

従業員の勤怠ポリシーのテンプレート

以下は、ダウンロードして独自のガイドラインを作成するために使用できるサンプルの従業員勤怠ポリシーです。

従業員出勤ポリシー (無料テンプレート) のコピーをダウンロードするには、この形式へのリンクをクリックすると、次の質問が表示された新しいタブが表示されます。

従業員出勤ポリシー テンプレートのコピーを作成しますか?

[コピーを作成] ボタンをクリックすると、テンプレートをコピーして編集できます。 コピーがドライブに保存されると、必要に応じて編集したりカスタマイズしたりできるようになります。

️ 従業員の勤怠規定（無料テンプレート）

出席ポリシーのテンプレートに記入するにはどうすればよいですか?

次に、最終的な製品がどのように見えるべきかをよりよく理解できるように、テンプレートに記入します。 この例の情報は架空のものであり、実際の会社の勤怠管理ポリシーを反映していないことに注意してください。

従業員勤怠規定（テンプレート）導入部の例

勤怠管理ポリシーの導入部分は、文書の雰囲気を決め、従業員に何が期待されるかを確実に理解してもらうために重要です。 使用できる例を次に示します。

WHMOFで妥協して中間点を見つけることが、絶対的なプロフェッショナリズムを確保し、目標を達成するための鍵となります。 したがって、以下の方針は当社の従業員一人ひとりへの期待を表しています。 この文書に同意して署名することにより、提供されたすべての規定を遵守することになり、懲戒処分を回避するために遵守する義務があることに注意することが重要です。

労働時間ポリシーの例

ビジネスに使用できる労働時間ポリシーの例を次に示します。

遅刻ポリシーの一例

遅刻ポリシーは、従業員の勤怠ポリシーに含める最も重要なセグメントです。 独自に作成する方法は次のとおりです。

有給休暇 (PTO) および欠勤免除ポリシーの例

あなたの会社が PTO を提供している場合、ビジネスに使用できるポリシーの例を次に示します。

無断欠勤ポリシーの一例

以下は、無断欠勤に対して設定できるポリシーの例です。

懲戒方針の例

当然のことながら、ガイドラインに従わない場合は懲戒処分の対象となります。 ビジネスで使用またはカスタマイズできる制裁の一部を以下に示します。

例外の例

法的文書では、規則の例外が非常に一般的です。 米国で最も一般的な例外の一部を以下に示します。

私はここに従業員出勤ポリシーの利用規約に同意し、当該ポリシーを遵守しなかった場合に生じる可能性のある懲戒処分を読んで理解したことを確認します。

出席ポリシーをどのように改善しますか?

私たちが提供したテンプレートと例は、皆勤賞ポリシーに対する決定的な答えではありませんが、独自のテンプレートを作成する方法についての一般的なアイデアを提供できるはずです。

繰り返しになりますが、ポリシー自体は常にビジネスのニーズに依存しているため、普遍的な勤怠ポリシーは存在しません。

ただし、独自のドキュメントを作成する場合には、注意すべき点がいくつかあります。

ヒント #1: 常に具体的にする

従業員が利用できる隙間がないようにしてください。 たとえば、遅刻は常に15 分まで許容されるとポリシーに記載されている場合、従業員はそれに気づき、常に午前 9 時 15 分にシフトを開始します (シフトが午前 9 時に開始する場合)。

したがって、従業員が 1 週間または 1 か月以内に遅刻できる回数を記載します。

ヒント #2: 公正かつ公平であること

過酷な労働条件を容認する人はいません。 それでも、ビジネスの繁栄に密接に関係する厳格なポリシーがあるのであれば、それは理解できます。 したがって、妥協して全員のコンテンツを確認してください。

たとえば、全従業員が遅くとも午前 9 時までに現場に到着することが重要であり、遅刻は許されない場合は、長い昼休みや追加の休暇を与えることで補いましょう。

ヒント #3: 全員がポリシーを理解していることを確認する

従業員や雇用主を含む私たちのほとんどが、書類を読まずに署名するだけだと主張するのはばかばかしいことではありません。 また、法律用語は人によっては難しく、追加の説明が必要になる場合があります。

したがって、あなたまたはあなたの人事部門は、従業員全員が出席して自分の仕事に集中できるように、従業員の勤怠ポリシーのポイントをすべての従業員に必ず確認してください。

ヒント #4: 報酬のコンプライアンス

この本に記載されているすべてのポリシー、ガイドライン、規則に従っている従業員も確実に存在するでしょう。 したがって、彼らの勤勉と献身に対して報わないのは不公平です。

また、皆勤記録から得られる報酬は他の従業員のモチベーションとなり、生産性の向上にも役立ちます。

従業員の勤怠管理ポリシーに関するよくある質問

前述の用語のいくつかが少しわかりにくい場合は、FAQ セクションを参照するとすべてが明確になるはずです。

標準的な出席ポリシーとは何ですか?

簡単に言えば、標準勤怠ポリシーは、勤怠に関する従業員の行動を規制する一連の文書を表します。 上記で詳しく説明したポリシーには、通常、次に関する詳細が含まれます。

• 勤務シフト、
• 遅刻、
• PTO、および
• その他出席に関する事項。

合理的な出席ポリシーとは何ですか?

合理的な勤怠管理ポリシーは、従業員と雇用主の両方に適したものです。 言い換えれば、従業員には私生活と仕事のバランスを取る十分な余裕があり、雇用主には皆勤と成果が認められるということです。

6 か月のローリング出席ポリシーとは何ですか?

通常、ローリング 6 か月の期間は、特定の出来事 (この場合は出席) を計算するための基礎として使用される過去 6 か月の期間として定義されます。

一般に、そのような基盤で運営されている企業や企業では、勤怠の良さを表彰し、遅刻を「罰する」ために勤怠ポイント システムも使用しています。 ただし、6 か月が経過すると、すべての勤怠ポイントとデータが消去され、従業員は新たにスタートできるようになります。

無過失出席ポリシーとは何ですか?

無過失出席システムは、私たちが学生時代からよく知っているものです。 遅刻や欠勤に対しては減点制度があり、十分な点数がたまると懲戒処分となります。

出席簿とは何ですか？

勤怠記録は、各従業員の勤怠情報を収集して保存し、当該従業員のパフォーマンスの全体像を編集するために使用されます。

このような文書には通常、次のものが含まれます。

• 出退勤記録、
• 月/年間の総労働時間、
• 月または年に取得される休憩、
• 月/年に取得される病気の日数、および
• 1 か月または 1 年で使用される休暇。

結論: 良好な勤怠管理ポリシーは、専門的な目標の達成に役立ちます

タイトルが示すように、勤怠管理システム全体を改善し、ポリシーを更新することは大きな効果があります。

それは効率に影響を与え、すべての従業員がシフト期間中ずっとそこにいることを保証するだけでなく、皆勤賞を与えることで生産性も向上します。

全体として、正確さと明確なガイドラインは、全員が同じ認識を持つのに役立ちます。

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