8 代理店請求システムですべきこと、してはいけないこと

公開: 2022-09-14

すべての請求書のほぼ半数が支払いが遅れていることをご存知ですか? ビジネスリーダーらはまた、顧客の支払い慣行が昨年より悪化していると報告している（Atradius）。多くの人はこの状況がすぐに好転することを期待している。それが起こるまで、あなたのような代理店のリーダーは、どうすれば確実に報酬を得ることができるかを考えています。結局のところ、特にビジネスを成長させたい場合は、期限内に支払いを受け取ることが重要です。優れた請求システムを味方につけることが、その目標を達成するための鍵となります。

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これら 8 つの「すべきこと」と「してはいけないこと」は、請求システムを合理化し、クライアントが予定通りに支払いやすくするのに役立ちます。

#1. すべきこと: 支払いに関して明確な期待を設定する

どの請求書発行プラットフォームを採用する場合でも、常に明確な支払いポリシーを持つ必要があります。仕事を開始する前に、請求に関するクライアントの期待を明確にしてください。支払いポリシーを確立してからしばらく時間が経っている場合は、代理店、顧客ベース、毎月の経常収益が成長しているため、支払いポリシーを再検討し、必要に応じて変更を加えるのは問題ありません。

一部のクライアントは月次請求を希望する場合があります。他の人は、あなたがすべてを終えてから、あなたが行っている大きな仕事に請求書を請求することを好むかもしれません。クライアントのために多くの仕事をしている場合は、クライアントへの請求方法について明確なポリシーが必要になります。彼らは 1 つの請求書を受け取りますか、それともあなたが取り組んでいるサービス、製品、またはプロジェクトごとに請求書を受け取りますか? より多くのクライアントを受け入れると、さまざまな種類のアカウントやプロジェクトに対して複数の請求ポリシーを作成する必要があることに気づくかもしれません。

支払い条件と延滞ポリシーを確認して、予定通りに支払いを受けるために変更を加えることができるかどうかを判断することを検討してください。顧客が常に支払いに遅れている場合、支払いを分割するオプションを提供できますか? 顧客が遅刻した場合はどうなりますか? 明確なポリシーを定め、それをクライアントに伝えることは、請求プロセスを合理化するのに役立ちます。

#2. 推奨事項: 請求システムを使用して請求を自動化する

これで、請求ポリシーがハッシュ化されました。選択した請求システムでそれらを機能させる時が来ました。

このシステムは、請求書発行の面倒な部分の一部を自動化するのに役立つはずです。これには、定期的な支払いのための請求書の生成と送信が含まれる場合があります。

使用している他のソフトウェアと統合された請求システムを使用すると、このプロセスを合理化できます。請求ソフトウェアは、マーケティングまたは販売からデータを抽出して請求書を生成することもできる場合があります。

さらに良いのは、適切な請求プラットフォームを使用することで、クライアントが予定通りに支払いやすくなるはずです。彼らは請求書を確認し、同じダッシュボードから希望する方法で支払うことができます。

#3. してはいけないこと: サービスごとに個別の請求システムを用意する

請求システムに関して言えば、統合は最も重要です。適切な請求プラットフォームを使用すると、会計チームが代理店独自の請求書を簡単に支払うことができます。このプラットフォームにより、料金を支払うベンダーの数も減らすことができます。つまり、複数のプラットフォームにまたがる数十の請求書ではなく、1 か所に 1 つの請求書が存在することになります。

これは、あなたとあなたの顧客に請求書を発行するときにも役立ちます。すべての請求書を一元化された場所に保管すると、クライアントは請求書を簡単に見つけて支払うことができます。統合された支払いプラットフォームを備えた請求書発行システムにより、予定通りの支払いがさらに容易になります。

サービスごとに別々の請求書を作成したり、さまざまな部門が独自の請求書を送信したりすると、チームの作業が増えることになります。また、クライアント側で混乱が生じる可能性もあります。すでに 1 つの請求書を支払ったと思っていても、それが別のプロジェクトまたはサービスに対するものであったことに気づくかもしれません。

すべてを 1 つのバナーの下にまとめることで、誰にとっても簡単になります。

#4. 推奨事項: 自動リマインダーと領収書を送信する

請求システムでは、自動リマインダーと領収書を送信できる必要もあります。領収書は、チームとクライアントの両方がすでに支払った金額を追跡するのに役立ちます。自動化すると、領収書がクライアントに届くまでの時間が短縮され、チームの時間が解放されます。

すべての請求書のほぼ半分の支払いが遅れている世界では、自動リマインダーは重要です。場合によっては、クライアントに必要なのはナッジだけです。クライアントの 21% は、最初の督促後に期限を過ぎた請求書を支払っています (Moula)。しかし、顧客のほぼ半数が支払いに遅れている場合、その督促状を送信することは経理チームの時間を大幅に浪費することになります。

請求書発行システムの自動化により、請求書とリマインダーが予定どおりに発行されるため、より早く支払いを受け取ることができます。クライアントの半数に遅延通知を送信する必要がなければ、チームはより多くの時間を過ごすことができます。

#5. してはいけないこと: 詳細を忘れる

悪魔はしばしば細部に宿ります。クライアントの請求情報を請求書に追加することを忘れないでください。しかし、自分自身の詳細情報を追加することも忘れないでください。請求書発行システムでは、これをシンプルかつ簡単に実行できるようにする必要があります。

適切なプラットフォームはテンプレートを提供することで役立ちます。代理店ですでに使用している他のソフトウェアと接続することもできます。例としては、請求プラットフォームが顧客の詳細が正しいことを確認するために利用できる販売 CRM があります。

法案をまとめる際には、詳細を正確に把握することも重要です。マーケティングソフトウェアやパイプラインの他の部分に接続するプラットフォームにより、クライアントの購入に適切な詳細を追加できます。

#6. すべきこと: 支払いを簡単にする

統合は、クライアントが請求書の支払いを容易にする 1 つの方法です。請求システムが支払いプラットフォームに接続されていることを確認することもまた別のことです。

このように、クライアントは 1 つのダッシュボードにサインインするだけで、請求書を確認して支払うことができます。数回クリックするだけで希望の方法で支払うことができれば、より早く支払う可能性が高くなります。部分支払いや早期支払いの割引を提供することも選択できます (FitSmallBusiness)。

つまり、支払い遅延が少なくなります。さらに、チームは未払いの請求書を追跡する時間を短縮できます。

＃7。してはいけないこと: デザインの力を過小評価する

専門的にデザインされた請求書は、クライアントにとって印象的なものになる可能性があります。また、支払う金額や期日などの重要な詳細を強調表示することもできます。これらの詳細が目立つ場合、顧客はより早く支払う可能性が高くなります。

デザインもブランドを表すため重要です。請求部門であっても、普及しているブランドは重要です。それはあなたをプロフェッショナルに見せ、クライアントにあなたのことを覚えてもらうのにも役立ちます。あなたが請求書の支払いも楽にできるようにすれば、彼らはあなたと仕事をするのがどれほど簡単かを考えるでしょう。

#8. すべきこと: アップセルを可能にする請求システムを使用する

マーケティング、販売、パイプラインの他の部分と連携する請求書発行システムを使用することのもう 1 つの利点は、販売の増加に役立つことです。これにより、クライアントはより多くの製品をバスケットに迅速かつ簡単に追加できるようになります。

請求システムは、クライアントへの推奨事項を作成するのにも役立ちます。他の顧客が購入したものに関するデータを使用して、プラットフォームは解決策を提案できます。その結果、代理店の営業チームにとってクロスセルやアップセルが容易になります。取引が成立したら、請求部門が定期的な請求書に新しい明細を簡単に追加することもできます。

支払い方法をアップグレードする

請求システム内でこれらの「すべきこと」と「してはいけないこと」をテストし、未払いの請求書を求めて顧客を追いかける時間を短縮します。

使用している請求プラットフォームが、一括請求や自動化などの必要なツールを提供していない場合はどうすればよいでしょうか? 切り替える時期が来たのかもしれない。

適切な請求プラットフォームを使用すると、予定どおりに支払いを受けることができます。その結果、最も貴重なリソースがさらに解放され、ビジネスの拡大に集中できるようになります。